การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (Edi)

Electronic Data Interchange (EDI) คืออะไร

Electronic Data Interchange (EDI) คือการแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจที่มีโครงสร้างระหว่างองค์กรในรูปแบบคอมพิวเตอร์กับคอมพิวเตอร์ โดยใช้มาตรฐานที่ตกลงร่วมกัน ในด้านโลจิสติกส์ อีคอมเมิร์ซ และการค้าระหว่างประเทศ ระบบนี้ช่วยให้ระบบที่ดำเนินการโดยผู้ซื้อ ซัพพลายเออร์ คลังสินค้า ผู้ขนส่ง และคู่ค้ารายอื่น ๆ แลกเปลี่ยนข้อมูล เช่น ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งการจัดส่ง คำสั่งการขนส่ง และใบแจ้งหนี้ได้ โดยไม่จำเป็นต้องให้บุคคลพิมพ์เอกสารแต่ละฉบับใหม่

คุณลักษณะสำคัญของ EDI ไม่ได้อยู่ที่การส่งข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์เพียงอย่างเดียว ข้อมูลจะถูกจัดระเบียบเป็นฟิลด์ เซกเมนต์ และข้อความ ซึ่งซอฟต์แวร์ปลายทางสามารถตีความได้ตามข้อกำหนดที่ตกลงร่วมกัน ดังนั้น ใบแจ้งหนี้ที่แนบเป็นไฟล์ PDF ในอีเมลจึงไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ EDI โดยตัวมันเอง เพราะบุคคลหรือเครื่องมือประมวลผลเอกสารอาจยังต้องดึงเนื้อหาออกมาก่อนที่ระบบธุรกิจจะนำไปใช้งานได้

EDI อธิบายวิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางธุรกิจ ไม่ใช่ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ เครือข่าย หรือรูปแบบไฟล์ใดรูปแบบหนึ่ง การทำงานร่วมกันจำเป็นต้องมีคำจำกัดความของเอกสาร วิธีการสื่อสาร ตัวระบุ และกฎทางธุรกิจที่เข้ากันได้

EDI ในโลจิสติกส์และอีคอมเมิร์ซ

EDI เชื่อมโยงกิจกรรมที่ข้ามขอบเขตขององค์กร ระบบจัดซื้อของผู้ค้าปลีกอาจสร้างคำสั่งซื้อ ระบบของซัพพลายเออร์อาจยืนยันคำสั่งซื้อ และคลังสินค้าอาจได้รับคำสั่งให้เตรียมสินค้า จากนั้นข้อมูลการจัดส่งและใบแจ้งหนี้สามารถส่งระหว่างระบบที่เกี่ยวข้องในรูปแบบข้อความแยกกัน

ในอีคอมเมิร์ซ EDI สามารถสนับสนุนกระบวนการระหว่างธุรกิจกับธุรกิจที่อยู่เบื้องหลังหน้าร้านที่ให้บริการผู้บริโภค ตัวอย่างเช่น ผู้ค้าปลีกออนไลน์อาจใช้ EDI เพื่อสั่งซื้อสินค้าคงคลังจากซัพพลายเออร์ หรือแลกเปลี่ยนข้อมูลการดำเนินการตามคำสั่งซื้อกับคลังสินค้า ธุรกรรมการชำระเงินของผู้บริโภคและข้อความ EDI ที่ผู้ค้าปลีกส่งต่อมานั้นเป็นเหตุการณ์ทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกัน แต่ไม่จำเป็นต้องเป็นธุรกรรมเดียวกันหรือใช้ส่วนติดต่อทางเทคนิคเดียวกัน

ในการค้าข้ามพรมแดน EDI สามารถส่งข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการขนส่งระหว่างประเทศและเอกสารทางการค้า หน่วยงานศุลกากรอาจใช้ข้อความอิเล็กทรอนิกส์ที่มีโครงสร้างตามข้อกำหนดของตนเองด้วย อย่างไรก็ตาม การแลกเปลี่ยนข้อความ EDI กับซัพพลายเออร์หรือผู้ขนส่งไม่ได้ถือเป็นการยื่นใบขนสินค้าศุลกากร ไม่ได้ยืนยันการปฏิบัติตามข้อกำหนด และไม่ได้อนุญาตให้ปล่อยสินค้าโดยตัวมันเอง

เอกสารทางธุรกิจที่พบบ่อย

ตัวอย่างต่อไปนี้แสดงหน้าที่ของเอกสาร ไม่ใช่ลำดับที่จำเป็นต้องปฏิบัติตาม ข้อความที่ใช้จะขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ทางการค้าและคู่มือการนำไปใช้งานที่เกี่ยวข้อง

ใบแจ้งการจัดส่งล่วงหน้า ซึ่งมักย่อว่า ASN อธิบายการจัดส่งที่คาดว่าจะเกิดขึ้น ไม่ได้เป็นหลักฐานว่าสินค้ามาถึงแล้ว เช่นเดียวกัน ข้อความสถานะการจัดส่งไม่ได้เป็นหลักฐานการส่งมอบโดยอัตโนมัติ ความหมายของข้อความขึ้นอยู่กับเหตุการณ์ที่รายงานและข้อมูลประกอบ

มาตรฐาน รูปแบบ และวิธีการสื่อสาร

มาตรฐาน EDI กำหนดวิธีจัดโครงสร้างข้อความทางธุรกิจและความหมายขององค์ประกอบข้อมูล มาตรฐานที่เป็นที่ยอมรับสองตระกูล ได้แก่ X12 และกฎของสหประชาชาติสำหรับ Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport ซึ่งรู้จักกันในชื่อ UN/EDIFACT นอกจากนี้ GS1 ยังดูแลมาตรฐาน EDI รวมถึง EANCOM ซึ่งพัฒนาบนพื้นฐานของ UN/EDIFACT และ GS1 XML

ภายใน X12 ตัวอย่างได้แก่ 850 Purchase Order, 856 Ship Notice/Manifest และ 810 Invoice ส่วน UN/EDIFACT มีข้อความ เช่น ORDERS สำหรับใบสั่งซื้อ DESADV สำหรับคำแนะนำการจัดส่ง และ INVOIC สำหรับใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างเหล่านี้มีวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกันในแต่ละมาตรฐาน แต่โครงสร้างและข้อกำหนดการนำไปใช้งานไม่สามารถใช้แทนกันได้

มาตรฐานเพียงอย่างเดียวไม่ได้กำหนดรายละเอียดทุกประการของความสัมพันธ์ทางการค้า คู่ค้ายังต้องตกลงเรื่องเวอร์ชันและคู่มือการนำไปใช้งานที่เกี่ยวข้อง ฟิลด์ที่จำเป็น รหัสที่อนุญาต ตัวระบุ และกฎการตรวจสอบ องค์กรสองแห่งอาจรองรับมาตรฐานตระกูลเดียวกัน แต่ยังจำเป็นต้องทำการแมปข้อมูลก่อนที่ระบบจะแลกเปลี่ยนข้อความที่ใช้งานได้

AS2 เป็นข้อกำหนดการสื่อสารสำหรับแลกเปลี่ยนข้อมูลทางธุรกิจผ่าน HTTP พร้อมกลไกด้านความปลอดภัยและการรับแจ้งการรับข้อมูล ไม่ใช่รูปแบบใบสั่งซื้อหรือใบแจ้งหนี้ เครือข่ายมูลค่าเพิ่ม หรือ VAN สามารถให้บริการแลกเปลี่ยนข้อความในฐานะตัวกลางได้ และแยกต่างหากจากมาตรฐานเอกสารทางธุรกิจเช่นเดียวกัน

การแลกเปลี่ยน EDI ทำงานอย่างไร

1. เหตุการณ์ทางธุรกิจก่อให้เกิดข้อมูล ตัวอย่างเช่น ผู้ซื้ออนุมัติใบสั่งซื้อในระบบวางแผนทรัพยากรองค์กรหรือระบบจัดการคำสั่งซื้อ
2. ข้อมูลถูกแมปเป็นข้อความ ซอฟต์แวร์แปลข้อมูลจะแปลงฟิลด์ภายในให้เป็นโครงสร้างที่มาตรฐานและคู่มือการนำไปใช้งานที่ตกลงกันกำหนด
3. ตรวจสอบข้อความขาออก การตรวจสอบอาจครอบคลุมไวยากรณ์ ฟิลด์ที่จำเป็น ค่ารหัส และข้อกำหนดเฉพาะของคู่ค้า
4. ส่งข้อความ ข้อความจะเดินทางผ่านช่องทางการสื่อสารที่ตกลงกันไปยังผู้รับหรือตัวกลาง
5. ผู้รับตรวจสอบและแปลข้อความ ระบบปลายทางตรวจสอบข้อความและแมปข้อมูลที่ยอมรับเข้าสู่รูปแบบแอปพลิเคชันภายใน
6. ดำเนินการทางธุรกิจต่อ แอปพลิเคชันของผู้รับอาจสร้างคำสั่งซื้อ บันทึกการรับสินค้าที่คาดไว้ หรือส่งข้อยกเว้นให้ตรวจสอบ
7. กระทบยอดการตอบกลับ ใบรับทางเทคนิค การรับทราบ และการตอบกลับทางธุรกิจช่วยให้ผู้ส่งทราบว่าเกิดอะไรขึ้นกับการแลกเปลี่ยน

ขั้นตอนเหล่านี้ไม่ได้รับประกันว่าธุรกรรมทุกรายการจะได้รับการประมวลผลโดยอัตโนมัติ ตัวระบุสินค้าที่ไม่รู้จัก สถานที่จัดส่งไม่ถูกต้อง หมายเลขเอกสารซ้ำ หรือหน่วยวัดที่ไม่รองรับอาจต้องมีการดำเนินการด้วยตนเอง แม้ว่าข้อความจะมีโครงสร้างถูกต้อง

การรับข้อมูล การตรวจสอบ และการยอมรับทางธุรกิจ

การรับทราบ EDI มีหลายระดับ ใบรับการส่งข้อมูลอาจระบุว่าข้อความไปถึงจุดปลายทางการสื่อสารแล้ว การรับทราบเชิงฟังก์ชันหรือการนำไปใช้งานอาจรายงานผลการตรวจสอบโครงสร้าง ส่วนการตอบกลับทางธุรกิจอาจแจ้งว่าคำสั่งซื้อหรือคำขออื่นได้รับการยอมรับ ปฏิเสธ หรือเปลี่ยนแปลง

ไม่ควรถือว่าสัญญาณเหล่านี้มีความหมายเท่ากัน การส่งข้อมูลสำเร็จไม่ได้หมายความว่าคำสั่งซื้อได้รับการยอมรับหรือสินค้าจะถูกจัดส่งเสมอไป ความหมายเฉพาะของการรับทราบต้องตีความตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องและข้อตกลงกับคู่ค้า

ตัวอย่างการสั่งซื้อจนถึงการจัดส่ง

ผู้ค้าปลีกอาจส่งใบสั่งซื้อให้ซัพพลายเออร์ต่างประเทศผ่าน EDI ระบบของซัพพลายเออร์ตรวจสอบตัวระบุสินค้า จำนวน และข้อมูลการจัดส่งที่ร้องขอ หากข้อตกลงทางการค้ารวมการตอบกลับคำสั่งซื้อ ซัพพลายเออร์สามารถแจ้งการยอมรับหรือการเปลี่ยนแปลงที่เสนอผ่านข้อความแยกต่างหาก

เมื่อเตรียมสินค้าแล้ว ซัพพลายเออร์อาจออกใบแจ้งการจัดส่งล่วงหน้าซึ่งระบุการจัดส่งและสิ่งที่อยู่ภายใน คลังสินค้าปลายทางสามารถใช้ข้อมูลดังกล่าวเพื่อเตรียมรับสินค้าและเปรียบเทียบจำนวนที่คาดไว้กับสินค้าที่ได้รับจริง ซัพพลายเออร์อาจส่งใบแจ้งหนี้เพื่อประมวลผลในระบบการเงินของผู้ค้าปลีกด้วย

ตัวอย่างนี้แสดงให้เห็นว่า EDI เชื่อมโยงระเบียนระหว่างองค์กรอย่างไร แต่ไม่ได้หมายความว่าทุกฝ่ายใช้ซอฟต์แวร์เดียวกัน ข้อความแต่ละรายการถูกส่งแบบเรียลไทม์ หรือเอกสารทางการค้าสามารถทดแทนข้อกำหนดด้านการขนส่งและศุลกากรได้ การจับคู่ใบสั่งซื้อ ข้อมูลอ้างอิงการจัดส่ง และใบแจ้งหนี้ยังคงต้องใช้ตัวระบุที่สอดคล้องกันและตรรกะทางธุรกิจที่ตกลงร่วมกัน

EDI และเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้อง

EDI และ API ไม่ใช่ทางเลือกที่ต้องเลือกอย่างใดอย่างหนึ่งในทุกสถาปัตยกรรม องค์กรอาจใช้ข้อความ EDI สำหรับธุรกรรมกับคู่ค้า และใช้ API เพื่อเชื่อมธุรกรรมเหล่านั้นกับแอปพลิเคชันภายใน การจัดการที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของเอกสาร ความสามารถของคู่ค้า ความต้องการด้านเวลา และการควบคุมการดำเนินงาน ไม่ใช่เพียงชื่อเรียกของเทคโนโลยี

ข้อควรพิจารณาและข้อจำกัดในการนำไปใช้งาน

EDI สามารถลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองซ้ำ ๆ เมื่อระบบแลกเปลี่ยนและประมวลผลข้อความที่เข้ากันได้สำเร็จ แต่ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลต้นทางที่ไม่ถูกต้อง แก้ไขข้อขัดแย้งทางการค้า หรือขจัดความจำเป็นในการจัดการข้อยกเว้นได้ ระบบอัตโนมัติขึ้นอยู่กับทั้งความเข้ากันได้ทางเทคนิคและคุณภาพของข้อมูลทางธุรกิจที่แลกเปลี่ยน

ก่อนสร้างการเชื่อมต่อ EDI คู่ค้าควรชี้แจงประเด็นด้านการดำเนินงานต่อไปนี้:

• ขอบเขตเอกสาร: ต้องใช้ข้อความใดบ้าง และเหตุการณ์ทางธุรกิจใดเป็นตัวกระตุ้น
• ตัวระบุ: จะระบุและจับคู่สินค้า สถานที่ ฝ่ายต่าง ๆ คำสั่งซื้อ และการจัดส่งอย่างไร
• ข้อกำหนดของข้อความ: ต้องใช้เวอร์ชัน ฟิลด์บังคับ รายการรหัส และกฎการแมปข้อมูลใด
• การสื่อสารและความปลอดภัย: ต้องใช้วิธีการเชื่อมต่อ การยืนยันตัวตน และการควบคุมการเข้าถึงใด
• การรับทราบ: การตอบกลับใดบ่งชี้ถึงการส่งมอบ การตรวจสอบ และการยอมรับทางธุรกิจ
• การจัดการข้อยกเว้น: ใครเป็นผู้ตรวจสอบข้อความที่ถูกปฏิเสธ การตอบกลับที่หายไป และข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกัน
• การป้องกันรายการซ้ำ: จะแยกการส่งซ้ำออกจากธุรกรรมทางธุรกิจใหม่อย่างไร
• การทดสอบและการควบคุมการเปลี่ยนแปลง: จะทดสอบการแมปข้อมูลและข้อกำหนดของคู่ค้าก่อนนำการเปลี่ยนแปลงเข้าสู่ระบบจริงอย่างไร

การตรวจสอบการดำเนินงานควรแยกความล้มเหลวด้านการสื่อสารออกจากความล้มเหลวในการตรวจสอบข้อมูลและข้อยกเว้นทางธุรกิจ การส่งข้อความซ้ำอาจช่วยแก้ปัญหาการถ่ายโอนที่ล้มเหลว แต่ไม่สามารถแก้รหัสสินค้าที่ไม่ถูกต้องได้ หากไม่มีการควบคุมรายการซ้ำ การส่งคำสั่งซื้อที่ประมวลผลสำเร็จแล้วซ้ำอาจสร้างธุรกรรมที่สองโดยไม่ได้ตั้งใจ

คำถามที่พบบ่อย

EDI ในโลจิสติกส์หมายถึงอะไร

EDI ย่อมาจาก electronic data interchange หรือการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึงการแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจที่มีโครงสร้างระหว่างระบบ ในโลจิสติกส์ เอกสารเหล่านี้อาจรวมถึงใบแจ้งการจัดส่ง คำสั่งการขนส่ง ใบแจ้งหนี้ และข้อความสถานะการจัดส่ง

ไฟล์ PDF ที่ส่งทางอีเมลถือเป็นเอกสาร EDI หรือไม่

ไม่ใช่โดยตัวมันเอง PDF สามารถนำเสนอเอกสารทางธุรกิจในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ แต่ EDI ต้องใช้ข้อมูลที่มีโครงสร้างซึ่งระบบปลายทางสามารถตีความได้ตามข้อกำหนดที่ตกลงร่วมกัน

EDI เหมือนกับ API หรือไม่

ไม่เหมือนกัน EDI เกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจที่เป็นมาตรฐาน ขณะที่ API กำหนดวิธีที่ซอฟต์แวร์โต้ตอบกับบริการอื่น การผสานรวมหนึ่งรายการสามารถใช้ทั้งสองอย่างได้

การรับทราบ EDI หมายความว่าคำสั่งซื้อได้รับการยอมรับแล้วหรือไม่

ไม่จำเป็น การรับทราบอาจยืนยันการส่งข้อมูลหรือการตรวจสอบโครงสร้างเท่านั้น ไม่ใช่การยอมรับทางธุรกิจ ประเภทข้อความและข้อตกลงกับคู่ค้าเป็นตัวกำหนดความหมาย

แหล่งข้อมูล

• UNECE: UN/EDIFACT — กรอบอย่างเป็นทางการสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลด้านการบริหาร การค้า และการขนส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ที่มีโครงสร้าง
• X12: Transaction Sets — คำอธิบายอย่างเป็นทางการของชุดธุรกรรมทางธุรกิจ รวมถึงใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งการจัดส่ง และการรับทราบ
• GS1: Electronic Data Interchange — มาตรฐานข้อความทางธุรกิจและความสัมพันธ์ระหว่าง GS1 EDI, EANCOM และ GS1 XML
• RFC 4130: MIME-Based Secure Peer-to-Peer Business Data Interchange Using HTTP, Applicability Statement 2 — การส่งข้อมูลผ่าน AS2 กลไกความปลอดภัย และการแจ้งรับข้อมูล