Электрондық деректер алмасу (Edi)
Электрондық деректер алмасуы (EDI) дегеніміз не?
Электрондық деректер алмасуы (EDI) — келісілген стандарттарды пайдалана отырып, ұйымдар арасында құрылымдалған іскерлік құжаттарды компьютерден компьютерге алмасу. Логистикада, электрондық коммерцияда және халықаралық саудада ол сатып алушыларға, жеткізушілерге, қоймаларға, тасымалдаушыларға және басқа сауда серіктестеріне тиесілі жүйелерге сатып алу тапсырыстары, жөнелту хабарламалары, тасымалдау нұсқаулары және шот-фактуралар сияқты ақпаратты әр құжатты адамдардың қайта теруін қажет етпей алмасуға мүмкіндік береді.
EDI-дің негізгі ерекшелігі ақпараттың жай ғана электрондық түрде жіберілуінде емес. Ақпарат қабылдаушы бағдарламалық жасақтама оны келісілген спецификацияға сәйкес түсіндіре алатындай өрістерге, сегменттерге және хабарламаларға ұйымдастырылады. Сондықтан электрондық поштаға PDF түрінде тіркелген шот-фактура өздігінен EDI шот-фактурасы болып саналмайды: бизнес жүйесі оны пайдалана алуы үшін адамға немесе құжаттарды өңдеу құралына оның мазмұнын алдымен шығарып алу қажет болуы мүмкін.
EDI бір бағдарламалық өнімді, желіні немесе файл пішімін емес, іскерлік ақпарат алмасу әдісін сипаттайды. Жұмыс істейтін жүйе құжаттардың үйлесімді анықтамаларына, байланыс әдістеріне, идентификаторларға және іскерлік ережелерге байланысты болады.
Логистика мен электрондық коммерциядағы EDI
EDI ұйымдық шекаралардан өтетін әрекеттерді байланыстырады. Бөлшек саудагердің сатып алу жүйесі тапсырыс жасай алады, жеткізушінің жүйесі оны растай алады, ал қойма тауарларды дайындау жөніндегі нұсқауларды ала алады. Содан кейін жөнелту туралы ақпарат пен шот-фактуралар тиісті жүйелер арасында бөлек хабарламалар ретінде берілуі мүмкін.
Электрондық коммерцияда EDI тұтынушыға бағытталған дүкеннің артындағы бизнес-үдерістерді қолдай алады. Мысалы, онлайн бөлшек саудагер оны жеткізушіден тауар қорына тапсырыс беру немесе қоймамен орындау туралы ақпарат алмасу үшін пайдалана алады. Тұтынушының төлем рәсіміндегі транзакциясы мен бөлшек саудагердің кейінгі EDI хабарламалары өзара байланысты іскерлік оқиғалар болғанымен, олар міндетті түрде бір транзакция емес және бір техникалық интерфейсті пайдаланбауы мүмкін.
Шекарааралық саудада EDI халықаралық тасымалдау мен коммерциялық құжаттамаға қажетті ақпаратты жеткізе алады. Кеден әкімшіліктері де өз спецификацияларына сәйкес құрылымдалған электрондық хабарламаларды пайдалануы мүмкін. Алайда жеткізушімен немесе тасымалдаушымен EDI хабарламасын алмасудың өзі кедендік декларация болып саналмайды, нормативтік талаптарға сәйкестікті орнатпайды және тауарларды шығаруға рұқсат бермейді.
Кең таралған іскерлік құжаттар
Келесі мысалдар міндетті реттілікті емес, құжаттардың функцияларын көрсетеді. Пайдаланылатын хабарламалар сауда қатынастарына және қолданылатын енгізу нұсқаулығына байланысты.
| Құжат немесе хабарлама | Іскерлік мақсаты | Логистика немесе электрондық коммерция мысалы |
|---|---|---|
| Сатып алу тапсырысы | Сатып алушының тауарларға немесе қызметтерге берген тапсырысын жеткізеді. | Бөлшек саудагер жеткізушіден қорды толықтыруға арналған тауарларға тапсырыс береді. |
| Тапсырысқа жауап немесе растау | Жеткізушінің тапсырысқа берген жауабын жеткізеді. | Жеткізуші мөлшерлерді растайды немесе келісілген хабарлама қолдаған жағдайда өзгерістер ұсынады. |
| Алдын ала жөнелту туралы хабарлама немесе жөнелту кеңесі | Жөнелтілім келгенге дейін ол туралы сипаттама береді. | Қойма күтілетін қораптар, заттар және олардың саны туралы ақпарат алады. |
| Тасымалдау нұсқауы | Тасымалдау қызметіне арналған нұсқауларды жеткізеді. | Жөнелтуші келісілген қозғалыс мәліметтерін тасымалдау серіктесіне жібереді. |
| Жөнелту мәртебесі туралы хабарлама | Тасымалдау оқиғасын немесе мәртебесін жеткізеді. | Тасымалдаушы жөнелтілімге қатысты оқиға туралы хабарлайды. |
| Шот-фактура | Есеп айырысу туралы ақпаратты жеткізеді. | Жеткізуші жеткізілген тауарлар үшін бөлшек саудагерге шот ұсынады. |
Көбіне ASN деп қысқартылатын алдын ала жөнелту туралы хабарлама күтілетін жөнелтілімді сипаттайды; ол тауарлардың келгенін дәлелдемейді. Сол сияқты жөнелту мәртебесі туралы хабарлама да автоматты түрде жеткізілгенін растамайды. Оның мағынасы хабарланған оқиғаға және оны растайтын ақпаратқа байланысты.
Стандарттар, пішімдер және байланыс әдістері
EDI стандарттары іскерлік хабарламалардың қалай құрылымдалатынын және олардың деректер элементтері нені білдіретінін анықтайды. Қалыптасқан екі стандарттар тобы — X12 және әкімшілік, коммерциялық және көлік деректерімен электрондық алмасуға арналған Біріккен Ұлттар Ұйымының ережелері, яғни UN/EDIFACT. GS1 де EDI стандарттарын, соның ішінде UN/EDIFACT негізінде жасалған EANCOM және GS1 XML стандарттарын қолдайды.
X12 ішінде 850 Purchase Order, 856 Ship Notice/Manifest және 810 Invoice мысалдары бар. UN/EDIFACT сатып алу тапсырыстарына арналған ORDERS, жөнелту кеңесіне арналған DESADV және шот-фактураларға арналған INVOIC сияқты хабарламаларды ұсынады. Бұл мысалдардың әртүрлі стандарттарда іскерлік мақсаттары ұқсас болғанымен, олардың құрылымдары мен енгізу талаптары бір-бірін алмастырмайды.
Стандарттың өзі сауда қатынастарының барлық егжей-тегжейін анықтамайды. Серіктестер қолданылатын нұсқа мен енгізу нұсқаулығын, міндетті өрістерді, рұқсат етілген кодтарды, идентификаторларды және тексеру ережелерін де келісуі керек. Екі ұйым бір стандарттар тобын қолдағанымен, жүйелері қолдануға жарамды хабарламалармен алмасуы үшін оларға деректерді сәйкестендіру жұмыстары қажет болуы мүмкін.
| Компонент | Нені анықтайды | Мысал |
|---|---|---|
| Хабарлама стандарты | Іскерлік хабарламаның құрылымы мен мағынасын. | X12 шот-фактурасы немесе UN/EDIFACT жөнелту кеңесі. |
| Енгізу нұсқаулығы | Белгілі бір хабарламаның сауда қатынасында қалай пайдаланылатынын. | Қажетті жөнелту идентификаторлары және рұқсат етілген мөлшер бірліктері. |
| Байланыс әдісі | Хабарламаның жүйелер арасында қалай берілетінін. | AS2 немесе келісілген қауіпсіз файл тасымалдау жүйесі. |
| Аудару және сәйкестендіру | Сыртқы хабарлама өрістерінің ішкі қолданба деректеріне қалай сәйкес келетінін. | Келіп түскен тапсырыс жолын тапсырыстарды басқару жазбасымен сәйкестендіру. |
AS2 — қауіпсіздік пен қабылдау туралы хабарламалар тетіктері бар, HTTP арқылы іскерлік деректер алмасуға арналған байланыс спецификациясы. Ол сатып алу тапсырысының немесе шот-фактураның пішімі емес. Қосылған құн желісі немесе VAN делдалдық хабарлама алмасу қызметтерін ұсына алады; ол да іскерлік құжат стандартына жатпайды.
EDI алмасуы қалай жұмыс істейді
- Іскерлік оқиға деректерді жасайды. Мысалы, сатып алушы кәсіпорын ресурстарын жоспарлау немесе тапсырыстарды басқару жүйесінде сатып алу тапсырысын бекітеді.
- Деректер хабарламаға сәйкестендіріледі. Аударма бағдарламасы ішкі өрістерді келісілген стандарт пен енгізу нұсқаулығы талап ететін құрылымға түрлендіреді.
- Шығыс хабарламасы тексеріледі. Тексеру синтаксисті, міндетті өрістерді, код мәндерін және серіктеске тән талаптарды қамтуы мүмкін.
- Хабарлама жіберіледі. Ол келісілген байланыс арнасы арқылы алушыға немесе делдалға өтеді.
- Алушы оны тексеріп, аударады. Қабылдаушы жүйе хабарламаны тексеріп, қабылданған ақпаратты өзінің ішкі қолданба пішіміне сәйкестендіреді.
- Іскерлік өңдеу жалғасады. Қабылдаушы қолданба тапсырыс жасап, күтілетін қабылдауды тіркеп немесе ерекше жағдайды қарау үшін бағыттауы мүмкін.
- Жауаптар салыстырылады. Техникалық қабылдау туралы хабарламалар, растаулар және іскерлік жауаптар жіберушіге алмасудың нәтижесін анықтауға көмектеседі.
Бұл қадамдар әрбір транзакцияның автоматты түрде өңделетініне кепілдік бермейді. Белгісіз өнім идентификаторы, жарамсыз жеткізу орны, қайталанған құжат нөмірі немесе қолдау көрсетілмейтін өлшем бірлігі хабарлама құрылымдық жағынан дұрыс болғанның өзінде араласуды қажет етуі мүмкін.
Қабылдау, тексеру және іскерлік қабылдау
EDI растаулары әртүрлі деңгейде жұмыс істейді. Тасымалдау туралы қабылдау хабарламасы хабарламаның байланыс соңғы нүктесіне жеткенін көрсетуі мүмкін. Функционалдық немесе енгізуді растау хабарламасы құрылымдық тексерулердің нәтижелерін хабарлай алады. Іскерлік жауап тапсырыстың немесе басқа сұраудың қабылданғанын, қабылданбағанын немесе өзгертілгенін жеткізе алады.
Бұл сигналдарды бірдей деп қарастыруға болмайды. Сәтті жіберілуі тапсырыстың қабылданғанын немесе тауарлардың жөнелтілетінін білдірмейді. Растаудың нақты мағынасы тиісті спецификация мен сауда серіктесі туралы келісімге сәйкес түсіндірілуі керек.
Тапсырыстан жөнелтуге дейінгі мысал
Бөлшек саудагер EDI арқылы шетелдегі жеткізушіге сатып алу тапсырысын жібере алады. Жеткізушінің жүйесі өнім идентификаторларын, мөлшерлерді және сұралған жеткізу ақпаратын тексереді. Егер сауда келісімінде тапсырысқа жауап қарастырылса, жеткізуші қабылдағанын немесе ұсынған өзгерістерін бөлек хабарлама арқылы жеткізе алады.
Тауарлар дайын болған кезде жеткізуші жөнелтілімді және оның құрамын анықтайтын алдын ала жөнелту туралы хабарлама шығаруы мүмкін. Қабылдаушы қойма бұл ақпаратты тауарларды қабылдауға дайындалу және күтілетін мөлшерлерді нақты алынған тауарлармен салыстыру үшін пайдалана алады. Жеткізуші бөлшек саудагердің қаржы жүйесінде өңдеу үшін шот-фактура да жібере алады.
Бұл мысал EDI-дің ұйымдар арасындағы жазбаларды қалай байланыстыратынын көрсетеді. Ол барлық тарап бір бағдарламалық жасақтаманы пайдаланады, әр хабарлама нақты уақытта жеткізіледі немесе коммерциялық құжаттар тасымалдау мен кеден талаптарын алмастырады дегенді білдірмейді. Сатып алу тапсырыстарын, жөнелту сілтемелерін және шот-фактураларды сәйкестендіру әлі де тұрақты идентификаторлар мен келісілген іскерлік логиканы талап етеді.
EDI және байланысты технологиялар
| Байланысты ұғым | EDI-мен байланысы | Маңызды айырмашылығы |
|---|---|---|
| Қолданбалы бағдарламалау интерфейсі (API) | Бағдарламалық жасақтама сұраулар мен деректерді алмасатын интерфейс. | EDI стандартталған іскерлік хабарламаларға мән береді; API бағдарламалық қызметпен өзара әрекеттесуді анықтайды. Екеуі қатар қолданылуы мүмкін. |
| XML | Деректерді құрылымдау үшін қолданылатын белгілеу тілі. | XML синтаксисінің өзі келісілген іскерлік хабарлама стандартын белгілемейді. |
| Электрондық шот-фактура | Шот-фактураларды электрондық түрде шығару және алмасу. | EDI электрондық шот-фактураларды қолдай алады, бірақ заңдық және техникалық талаптар юрисдикцияға қарай өзгереді. |
| ERP немесе қойманы басқару жүйесі | Іскерлік ақпаратты жасайтын немесе пайдаланатын қолданба. | Бұл жүйелер операцияларды басқарады; EDI басқа ұйымдармен ақпарат алмасу тәсілін ұсынады. |
| Жөнелтілімді қадағалау | Жөнелту оқиғаларын хабарлау және түсіндіру. | EDI мәртебе туралы ақпаратты жеткізе алады, бірақ оның өзі қадағалау веб-сайты немесе толық қадағалау қызметі емес. |
EDI мен API әр архитектурада бір-бірін жоққа шығаратын баламалар емес. Ұйым серіктестік транзакциялар үшін EDI хабарламаларын, ал сол транзакцияларды ішкі қолданбаларға қосу үшін API интерфейстерін пайдалана алады. Тиісті жүйе тек технология атауына емес, құжат талаптарына, серіктестердің мүмкіндіктеріне, уақыт қажеттіліктеріне және операциялық бақылауға байланысты.
Енгізу мәселелері мен шектеулер
Жүйелер үйлесімді хабарламаларды сәтті алмасып, өңдеген кезде EDI деректерді қолмен қайта енгізуді азайта алады. Ол бастапқы деректердегі қателерді түзетпейді, коммерциялық келіспеушіліктерді шешпейді және ерекше жағдайларды өңдеу қажеттілігін жоймайды. Автоматтандыру техникалық үйлесімділікке де, алмасылатын іскерлік ақпараттың сапасына да байланысты.
EDI байланысын орнатпас бұрын сауда серіктестері келесі операциялық мәселелерді нақтылауы керек:
- Құжаттар аясы: Қандай хабарламалар қажет және оларды қандай іскерлік оқиғалар іске қосады?
- Идентификаторлар: Өнімдер, орындар, тараптар, тапсырыстар және жөнелтілімдер қалай анықталып, сәйкестендіріледі?
- Хабарлама талаптары: Қандай нұсқалар, міндетті өрістер, кодтар тізімдері және сәйкестендіру ережелері қолданылады?
- Байланыс және қауіпсіздік: Қандай қосылу әдісі, аутентификация тәртібі және қолжетімділікті басқару қажет?
- Растаулар: Қандай жауаптар жеткізуді, тексеруді және іскерлік қабылдауды білдіреді?
- Ерекше жағдайларды өңдеу: Қабылданбаған хабарламаларды, келмеген жауаптарды және сәйкес келмейтін деректерді кім зерттейді?
- Қайталануды болдырмау: Қайта жіберулер жаңа іскерлік транзакциялардан қалай ажыратылады?
- Тестілеу және өзгерістерді бақылау: Сәйкестендірулер мен серіктес талаптары өзгерістер өндірістік ортаға енгізілмес бұрын қалай тексеріледі?
Операциялық мониторинг байланыс ақауларын деректерді тексеру ақауларынан және іскерлік ерекше жағдайлардан ажыратуы керек. Хабарламаны қайта жіберу сәтсіз тасымалдауды түзетуі мүмкін, бірақ жарамсыз өнім кодын түзетпейді. Қайталануды бақылау болмаса, сәтті өңделген тапсырысты қайта жіберу күтпеген екінші транзакцияны да тудыруы мүмкін.
Жиі қойылатын сұрақтар
Логистикада EDI нені білдіреді?
EDI электрондық деректер алмасуын білдіреді: жүйелер арасындағы құрылымдалған іскерлік құжаттар алмасуы. Логистикада бұл құжаттарға жөнелту туралы хабарламалар, тасымалдау нұсқаулары, шот-фактуралар және жөнелту мәртебесі туралы хабарламалар кіруі мүмкін.
Электрондық пошта арқылы жіберілген PDF EDI құжаты болып санала ма?
Өздігінен емес. PDF іскерлік құжатты электрондық түрде көрсете алады, бірақ EDI қабылдаушы жүйелер келісілген спецификацияға сәйкес түсіндіре алатын құрылымдалған ақпаратты талап етеді.
EDI API-мен бірдей ме?
Жоқ. EDI стандартталған іскерлік құжаттар алмасуына қатысты, ал API бағдарламалық жасақтаманың басқа қызметпен қалай әрекеттесетінін анықтайды. Интеграция екеуін де пайдалана алады.
EDI растауы тапсырыстың қабылданғанын білдіре ме?
Міндетті түрде емес. Растаулар іскерлік қабылдауды емес, жіберуді немесе құрылымдық тексеруді растауы мүмкін. Оның мағынасын хабарлама түрі мен сауда серіктесі туралы келісім анықтайды.
Дереккөздер
- UNECE: UN/EDIFACT — әкімшілік, коммерциялық және көлік деректерін құрылымдалған электрондық алмасуға арналған ресми негіз.
- X12: Transaction Sets — сатып алу тапсырыстарын, шот-фактураларды, жөнелту туралы хабарламаларды және растауларды қоса алғанда, іскерлік транзакциялар жиынтықтарының ресми сипаттамалары.
- GS1: Electronic Data Interchange — іскерлік хабарлама стандарттары және GS1 EDI, EANCOM мен GS1 XML арасындағы байланыс.
- RFC 4130: MIME-Based Secure Peer-to-Peer Business Data Interchange Using HTTP, Applicability Statement 2 — AS2 тасымалдауы, қауіпсіздік тетіктері және қабылдау туралы хабарламалар.
