Shkëmbimi Elektronik i të Dhënave (Edi)
Çfarë është shkëmbimi elektronik i të dhënave (EDI)?
Shkëmbimi elektronik i të dhënave (EDI) është shkëmbimi kompjuter me kompjuter i dokumenteve të strukturuara të biznesit midis organizatave, duke përdorur standarde të dakordësuara. Në logjistikë, tregtinë elektronike dhe tregtinë ndërkombëtare, ai u mundëson sistemeve të përdorura nga blerësit, furnizuesit, magazinat, transportuesit dhe partnerët e tjerë tregtarë të shkëmbejnë informacione si porosi blerjeje, njoftime dërgese, udhëzime transporti dhe fatura, pa qenë nevoja që njerëzit ta rishkruajnë çdo dokument.
Tipari përcaktues i EDI nuk është thjesht fakti që informacioni dërgohet në mënyrë elektronike. Informacioni organizohet në fusha, segmente dhe mesazhe që programi marrës mund t'i interpretojë sipas një specifikimi të dakordësuar. Prandaj, një faturë e bashkëngjitur në një email si PDF nuk është vetvetiu faturë EDI: një person ose mjet për përpunimin e dokumenteve mund të duhet ende të nxjerrë përmbajtjen e saj përpara se një sistem biznesi ta përdorë.
EDI përshkruan një metodë për shkëmbimin e informacionit të biznesit dhe jo një produkt të vetëm softuerik, rrjet ose format skedari. Një marrëveshje funksionale varet nga përkufizime të përputhshme dokumentesh, metoda komunikimi, identifikues dhe rregulla biznesi.
EDI në logjistikë dhe tregtinë elektronike
EDI lidh veprimtari që kalojnë kufijtë organizativë. Sistemi i blerjeve të një shitësi me pakicë mund të gjenerojë një porosi, sistemi i furnizuesit mund ta konfirmojë atë dhe një magazinë mund të marrë udhëzime për përgatitjen e mallrave. Informacioni i dërgesës dhe faturat mund të kalojnë më pas midis sistemeve përkatëse si mesazhe të veçanta.
Në tregtinë elektronike, EDI mund të mbështesë proceset biznes-me-biznes që qëndrojnë pas një dyqani të orientuar ndaj konsumatorit. Për shembull, një shitës online mund ta përdorë për të porositur inventar nga një furnizues ose për të shkëmbyer informacion mbi përmbushjen e porosive me një magazinë. Transaksioni i blerjes së konsumatorit dhe mesazhet e mëvonshme EDI të shitësit janë ngjarje biznesi të lidhura, por jo domosdoshmërisht i njëjti transaksion ose e njëjta ndërfaqe teknike.
Në tregtinë ndërkufitare, EDI mund të përcjellë informacionin e nevojshëm për transportin ndërkombëtar dhe dokumentacionin tregtar. Administratat doganore mund të përdorin gjithashtu mesazhe elektronike të strukturuara sipas specifikimeve të tyre. Megjithatë, shkëmbimi i një mesazhi EDI me një furnizues ose transportues nuk përbën vetvetiu një deklaratë doganore, nuk vendos pajtueshmëri rregullatore dhe nuk autorizon lirimin e mallrave.
Dokumente të zakonshme të biznesit
Shembujt e mëposhtëm ilustrojnë funksionet e dokumenteve dhe jo një renditje të detyrueshme. Mesazhet e përdorura varen nga marrëdhënia tregtare dhe udhëzuesi i zbatimit në fuqi.
| Dokumenti ose mesazhi | Qëllimi i biznesit | Shembull nga logjistika ose tregtia elektronike |
|---|---|---|
| Porosi blerjeje | Komunikon porosinë e blerësit për mallra ose shërbime. | Një shitës me pakicë porosit inventar rimbushjeje nga një furnizues. |
| Përgjigje ose konfirmim porosie | Komunikon përgjigjen e furnizuesit ndaj një porosie. | Një furnizues konfirmon sasitë ose propozon ndryshime, kur mesazhi i dakordësuar i mbështet ato. |
| Njoftim paraprak i dërgesës ose këshillë dërgese | Përshkruan një dërgesë përpara mbërritjes së saj. | Një magazinë merr informacion mbi kutitë, artikujt dhe sasitë e pritshme. |
| Udhëzim transporti | Komunikon udhëzime për një shërbim transporti. | Dërguesi i përcjell partnerit të transportit detajet e dakordësuara të lëvizjes. |
| Mesazh për statusin e dërgesës | Komunikon një ngjarje ose status transporti. | Një transportues raporton një ngjarje të lidhur me një dërgesë. |
| Faturë | Komunikon informacionin e faturimit. | Një furnizues i faturon një shitësi me pakicë mallrat e furnizuara. |
Njoftimi paraprak i dërgesës, shpesh i shkurtuar si ASN, përshkruan një dërgesë të pritshme; ai nuk provon se mallrat kanë mbërritur. Në mënyrë të ngjashme, një mesazh për statusin e dërgesës nuk është automatikisht provë e dorëzimit. Kuptimi i tij varet nga ngjarja e raportuar dhe informacioni mbështetës.
Standardet, formatet dhe metodat e komunikimit
Standardet EDI përcaktojnë mënyrën e strukturimit të mesazheve të biznesit dhe kuptimin e elementeve të të dhënave. Dy familje të konsoliduara standardesh janë X12 dhe rregullat e Kombeve të Bashkuara për shkëmbimin elektronik të të dhënave për administratën, tregtinë dhe transportin, të njohura si UN/EDIFACT. GS1 mirëmban gjithashtu standarde EDI, përfshirë EANCOM, i cili bazohet në UN/EDIFACT, si dhe GS1 XML.
Brenda X12 përfshihen shembujt 850 Purchase Order, 856 Ship Notice/Manifest dhe 810 Invoice. UN/EDIFACT ofron mesazhe si ORDERS për porositë e blerjes, DESADV për këshillat e dërgesës dhe INVOIC për faturat. Këta shembuj kanë qëllime të lidhura biznesi në standarde të ndryshme, por strukturat dhe kërkesat e zbatimit të tyre nuk janë të këmbyeshme.
Vetëm një standard nuk përcakton çdo hollësi të një marrëdhënieje tregtare. Partnerët duhet të bien dakord edhe për versionin dhe udhëzuesin e zbatimit, fushat e kërkuara, kodet e lejuara, identifikuesit dhe rregullat e vlefshmërisë. Dy organizata mund të mbështesin të njëjtën familje standardesh dhe përsëri të kenë nevojë për punë hartëzimi përpara se sistemet e tyre të mund të shkëmbejnë mesazhe të përdorshme.
| Komponenti | Çfarë përcakton | Shembull |
|---|---|---|
| Standardi i mesazhit | Strukturën dhe kuptimin e një mesazhi biznesi. | Një faturë X12 ose një këshillë dërgese UN/EDIFACT. |
| Udhëzuesi i zbatimit | Mënyrën se si përdoret një mesazh i caktuar në një marrëdhënie tregtare. | Identifikuesit e kërkuar të dërgesës dhe njësitë e lejuara të sasisë. |
| Metoda e komunikimit | Mënyrën se si një mesazh transferohet midis sistemeve. | AS2 ose një marrëveshje e dakordësuar për transferim të sigurt skedarësh. |
| Përkthimi dhe hartëzimi | Mënyrën se si fushat e mesazhit të jashtëm korrespondojnë me të dhënat e aplikacionit të brendshëm. | Hartëzimi i një rreshti porosie hyrëse me një regjistrim në sistemin e menaxhimit të porosive. |
AS2 është një specifikim komunikimi për shkëmbimin e të dhënave të biznesit përmes HTTP, me mekanizma sigurie dhe dëftesash. Ai nuk është format porosie blerjeje ose fature. Një rrjet me vlerë të shtuar, ose VAN, mund të ofrojë shërbime ndërmjetësuese të shkëmbimit të mesazheve; edhe ai është i dallueshëm nga standardi i dokumenteve të biznesit.
Si funksionon një shkëmbim EDI
- Një ngjarje biznesi krijon të dhëna. Për shembull, një blerës miraton një porosi blerjeje në një sistem të planifikimit të burimeve të ndërmarrjes ose të menaxhimit të porosive.
- Të dhënat hartëzohen në një mesazh. Softueri i përkthimit i shndërron fushat e brendshme në strukturën e kërkuar nga standardi dhe udhëzuesi i zbatimit të dakordësuar.
- Mesazhi në dalje kontrollohet. Vlefshmëria mund të kontrollojë sintaksën, fushat e detyrueshme, vlerat e kodeve dhe kërkesat specifike të partnerit.
- Mesazhi transmetohet. Ai kalon përmes kanalit të dakordësuar të komunikimit te marrësi ose një ndërmjetës.
- Marrësi e vërteton dhe e përkthen. Sistemi marrës kontrollon mesazhin dhe hartëzon informacionin e pranuar në formatin e brendshëm të aplikacionit.
- Vijon përpunimi i biznesit. Aplikacioni marrës mund të krijojë një porosi, të regjistrojë një pranim të pritshëm ose të dërgojë një përjashtim për shqyrtim.
- Përgjigjet rakordohen. Dëftesat teknike, konfirmimet dhe përgjigjet e biznesit e ndihmojnë dërguesin të përcaktojë se çfarë ndodhi me shkëmbimin.
Këta hapa nuk garantojnë që çdo transaksion të përpunohet automatikisht. Një identifikues i panjohur produkti, një vend i pavlefshëm dorëzimi, një numër dokumenti i dyfishuar ose një njësi matëse e pambështetur mund të kërkojë ndërhyrje edhe kur mesazhi është strukturorisht i vlefshëm.
Marrja, vlefshmëria dhe pranimi i biznesit
Konfirmimet EDI funksionojnë në nivele të ndryshme. Një dëftesë transporti mund të tregojë se një mesazh ka mbërritur në një pikë komunikimi. Një konfirmim funksional ose i zbatimit mund të raportojë rezultatet e kontrolleve strukturore. Një përgjigje biznesi mund të komunikojë nëse një porosi ose kërkesë tjetër është pranuar, refuzuar ose ndryshuar.
Këto sinjale nuk duhet të trajtohen si të barasvlershme. Transmetimi i suksesshëm nuk do të thotë domosdoshmërisht se një porosi është pranuar ose se mallrat do të dërgohen. Kuptimi specifik i një konfirmimi duhet të interpretohet sipas specifikimit përkatës dhe marrëveshjes me partnerin tregtar.
Shembull ilustrues nga porosia te dërgesa
Një shitës me pakicë mund t'i dërgojë një porosi blerjeje një furnizuesi jashtë shtetit përmes EDI. Sistemi i furnizuesit kontrollon identifikuesit e produkteve, sasitë dhe informacionin e kërkuar të dorëzimit. Nëse marrëveshja tregtare përfshin një përgjigje porosie, furnizuesi mund të komunikojë pranimin ose ndryshimet e propozuara përmes një mesazhi të veçantë.
Kur mallrat përgatiten, furnizuesi mund të lëshojë një njoftim paraprak dërgese që identifikon dërgesën dhe përmbajtjen e saj. Magazina marrëse mund ta përdorë këtë informacion për t'u përgatitur për pranimin dhe për të krahasuar sasitë e pritshme me mallrat e marra realisht. Furnizuesi mund të dërgojë gjithashtu një faturë për përpunim në sistemin financiar të shitësit me pakicë.
Ky shembull tregon se si EDI lidh regjistrimet midis organizatave. Ai nuk nënkupton që çdo palë përdor të njëjtin softuer, që çdo mesazh dërgohet në kohë reale ose që dokumentet tregtare zëvendësojnë kërkesat e transportit dhe doganave. Përputhja e porosive të blerjes, referencave të dërgesave dhe faturave kërkon ende identifikues të qëndrueshëm dhe logjikë biznesi të dakordësuar.
EDI dhe teknologjitë e lidhura
| Koncepti i lidhur | Marrëdhënia me EDI | Dallimi i rëndësishëm |
|---|---|---|
| Ndërfaqja e programimit të aplikacioneve (API) | Një ndërfaqe përmes së cilës softueri shkëmben kërkesa dhe të dhëna. | EDI thekson mesazhet e standardizuara të biznesit; një API përcakton ndërveprimin me një shërbim softuerik. Të dyja mund të bashkëekzistojnë. |
| XML | Një gjuhë shënjimi e përdorur për strukturimin e të dhënave. | Vetëm sintaksa XML nuk krijon një standard të dakordësuar për mesazhet e biznesit. |
| Faturimi elektronik | Lëshimi dhe shkëmbimi elektronik i faturave. | EDI mund të mbështesë faturimin elektronik, por kërkesat ligjore dhe teknike ndryshojnë sipas juridiksionit. |
| Sistemi ERP ose i menaxhimit të magazinës | Një aplikacion që krijon ose konsumon informacion biznesi. | Këto sisteme menaxhojnë operacionet; EDI ofron një mënyrë për shkëmbimin e informacionit me organizata të tjera. |
| Gjurmimi i dërgesës | Raportimi dhe interpretimi i ngjarjeve të dërgesës. | EDI mund të përcjellë informacion statusi, por nuk është vetë një faqe interneti gjurmimi ose një shërbim i plotë gjurmimi. |
EDI dhe API-të nuk janë alternativa reciprokisht përjashtuese në çdo arkitekturë. Një organizatë mund të përdorë mesazhe EDI për transaksionet me partnerët dhe API për t'i lidhur këto transaksione me aplikacionet e brendshme. Marrëveshja e përshtatshme varet nga kërkesat e dokumenteve, aftësitë e partnerëve, nevojat kohore dhe kontrollet operacionale, jo vetëm nga emërtimi i teknologjisë.
Konsideratat dhe kufizimet e zbatimit
EDI mund të reduktojë futjen manuale të përsëritur të të dhënave kur sistemet shkëmbejnë dhe përpunojnë me sukses mesazhe të përputhshme. Ai nuk korrigjon të dhëna burimore të pasakta, nuk zgjidh mosmarrëveshjet tregtare dhe nuk eliminon nevojën për trajtimin e përjashtimeve. Automatizimi varet si nga përputhshmëria teknike, ashtu edhe nga cilësia e informacionit të biznesit që shkëmbehet.
Përpara krijimit të një lidhjeje EDI, partnerët tregtarë duhet të qartësojnë këto pika operacionale:
- Fusha e dokumenteve: Cilat mesazhe kërkohen dhe cilat ngjarje biznesi i aktivizojnë?
- Identifikuesit: Si do të identifikohen dhe përputhen produktet, vendndodhjet, palët, porositë dhe dërgesat?
- Kërkesat e mesazheve: Cilat versione, fusha të detyrueshme, lista kodesh dhe rregulla hartëzimi zbatohen?
- Komunikimi dhe siguria: Cila metodë lidhjeje, marrëveshje autentikimi dhe kontrolle aksesi kërkohen?
- Konfirmimet: Cilat përgjigje tregojnë dorëzimin, vlefshmërinë dhe pranimin e biznesit?
- Trajtimi i përjashtimeve: Kush heton mesazhet e refuzuara, përgjigjet që mungojnë dhe të dhënat e papërputhshme?
- Parandalimi i dublikatave: Si do të dallohen ritransmetimet nga transaksionet e reja të biznesit?
- Testimi dhe kontrolli i ndryshimeve: Si do të testohen hartëzimet dhe kërkesat e partnerëve përpara se ndryshimet të kalojnë në prodhim?
Monitorimi operacional duhet të dallojë dështimet e komunikimit nga dështimet e vlefshmërisë së të dhënave dhe përjashtimet e biznesit. Ridërgimi i një mesazhi mund të zgjidhë një transferim të dështuar, por nuk do të korrigjojë një kod produkti të pavlefshëm. Pa kontrolle dublikimi, ridërgimi i një porosie të përpunuar me sukses mund të krijojë gjithashtu një transaksion të dytë të paqëllimshëm.
Pyetje dhe përgjigje
Çfarë do të thotë EDI në logjistikë?
EDI do të thotë shkëmbim elektronik i të dhënave: shkëmbim i strukturuar i dokumenteve të biznesit midis sistemeve. Në logjistikë, këto dokumente mund të përfshijnë njoftime dërgese, udhëzime transporti, fatura dhe mesazhe për statusin e dërgesës.
A është një PDF i dërguar me email dokument EDI?
Jo, jo vetvetiu. Një PDF mund të paraqesë elektronikisht një dokument biznesi, por EDI kërkon informacion të strukturuar që sistemet marrëse mund ta interpretojnë sipas një specifikimi të dakordësuar.
A është EDI e njëjtë me një API?
Jo. EDI lidhet me shkëmbimin e standardizuar të dokumenteve të biznesit, ndërsa një API përcakton mënyrën se si softueri ndërvepron me një shërbim tjetër. Një integrim mund t'i përdorë të dyja.
A do të thotë një konfirmim EDI se një porosi është pranuar?
Jo domosdoshmërisht. Konfirmimet mund të vërtetojnë transmetimin ose vlefshmërinë strukturore dhe jo pranimin e biznesit. Lloji i mesazhit dhe marrëveshja me partnerin tregtar përcaktojnë kuptimin e tij.
Burimet
- UNECE: UN/EDIFACT — Kuadri zyrtar për shkëmbimin elektronik të strukturuar të të dhënave administrative, tregtare dhe të transportit.
- X12: Transaction Sets — Përshkrime zyrtare të grupeve të transaksioneve të biznesit, përfshirë porositë e blerjes, faturat, njoftimet e dërgesave dhe konfirmimet.
- GS1: Electronic Data Interchange — Standardet e mesazheve të biznesit dhe marrëdhënia midis GS1 EDI, EANCOM dhe GS1 XML.
- RFC 4130: MIME-Based Secure Peer-to-Peer Business Data Interchange Using HTTP, Applicability Statement 2 — Transporti AS2, mekanizmat e sigurisë dhe njoftimet e marrjes.
