Електронска размена на податоци (Edi)
Што е електронска размена на податоци (EDI)?
Електронската размена на податоци (EDI) е размена од компјутер на компјутер на структурирани деловни документи меѓу организации со користење договорени стандарди. Во логистиката, електронската трговија и меѓународната трговија, таа им овозможува на системите што ги користат купувачите, добавувачите, магацините, превозниците и другите трговски партнери да разменуваат информации како што се нарачки за набавка, известувања за испорака, упатства за транспорт и фактури, без луѓето да мора повторно рачно да го внесуваат секој документ.
Определувачката карактеристика на EDI не е само тоа што информациите се испраќаат електронски. Информациите се организирани во полиња, сегменти и пораки што приемниот софтвер може да ги толкува според договорена спецификација. Затоа, фактура прикачена на е-пошта како PDF, сама по себе, не е EDI-фактура: лице или алатка за обработка на документи можеби сè уште ќе треба да ја извлече нејзината содржина пред деловниот систем да може да ја користи.
EDI опишува метод за размена на деловни информации, а не еден софтверски производ, мрежа или формат на датотека. Функционалниот аранжман зависи од компатибилни дефиниции на документи, методи на комуникација, идентификатори и деловни правила.
EDI во логистиката и електронската трговија
EDI ги поврзува активностите што ги преминуваат организациските граници. Системот за набавки на трговецот може да генерира нарачка, системот на добавувачот може да ја потврди, а магацинот може да добие упатства за подготовка на стоката. Информациите за испораката и фактурите потоа можат да се пренесуваат меѓу релевантните системи како одделни пораки.
Во електронската трговија, EDI може да ги поддржи деловните процеси меѓу компании што стојат зад продавница наменета за потрошувачи. На пример, онлајн трговец може да го користи за нарачување залихи од добавувач или за размена на информации за исполнување на нарачките со магацин. Трансакцијата на потрошувачот при наплатата и последователните EDI-пораки на трговецот се поврзани деловни настани, но не се нужно иста трансакција и не мора да го користат истиот технички интерфејс.
Во прекуграничната трговија, EDI може да пренесува информации потребни за меѓународен транспорт и комерцијална документација. Царинските администрации исто така можат да користат структурирани електронски пораки според сопствени спецификации. Сепак, размената на EDI-порака со добавувач или превозник сама по себе не претставува царинска декларација, не утврдува усогласеност со прописите и не го одобрува пуштањето на стоката.
Вообичаени деловни документи
Следните примери ги илустрираат функциите на документите, а не задолжителен редослед. Користените пораки зависат од трговскиот однос и од важечкиот водич за имплементација.
| Документ или порака | Деловна намена | Пример од логистиката или електронската трговија |
|---|---|---|
| Нарачка за набавка | Ја соопштува нарачката на купувачот за стоки или услуги. | Трговец нарачува дополнителни залихи од добавувач. |
| Одговор или потврда на нарачката | Го соопштува одговорот на добавувачот на нарачката. | Добавувачот ги потврдува количините или предлага промени, кога договорената порака го поддржува тоа. |
| Претходно известување за испорака или испратница | Опишува пратка пред нејзиното пристигнување. | Магацинот добива информации за очекуваните пакети, производи и количини. |
| Упатство за транспорт | Пренесува упатства за транспортна услуга. | Испраќачот му ги испраќа договорените детали за движењето на транспортниот партнер. |
| Порака за статусот на пратката | Пренесува транспортен настан или статус. | Превозникот известува за настан поврзан со пратка. |
| Фактура | Пренесува информации за наплата. | Добавувачот му фактурира на трговецот за испорачаната стока. |
Претходното известување за испорака, често скратено како ASN, опишува очекувана пратка; тоа не докажува дека стоката пристигнала. Исто така, пораката за статусот на пратката автоматски не е доказ за испорака. Нејзиното значење зависи од пријавениот настан и од придружните информации.
Стандарди, формати и методи на комуникација
Стандардите на EDI дефинираат како се структурирани деловните пораки и што значат нивните елементи на податоци. Две воспоставени фамилии стандарди се X12 и правилата на Обединетите нации за електронска размена на податоци за администрација, трговија и транспорт, познати како UN/EDIFACT. GS1 исто така одржува EDI-стандарди, вклучувајќи ги EANCOM, кој се заснова на UN/EDIFACT, и GS1 XML.
Во рамките на X12, примери се 850 Purchase Order, 856 Ship Notice/Manifest и 810 Invoice. UN/EDIFACT обезбедува пораки како ORDERS за нарачки за набавка, DESADV за испратници и INVOIC за фактури. Овие примери имаат сродни деловни намени низ стандардите, но нивните структури и барања за имплементација не се заменливи.
Самиот стандард не го дефинира секој детал од трговскиот однос. Партнерите мора да се договорат и за применливата верзија и водичот за имплементација, задолжителните полиња, дозволените кодови, идентификаторите и правилата за валидација. Две организации можат да ја поддржуваат истата фамилија стандарди, а сепак да имаат потреба од мапирање пред нивните системи да можат да разменуваат употребливи пораки.
| Компонента | Што одредува | Пример |
|---|---|---|
| Стандард на порака | Структурата и значењето на деловната порака. | X12-фактура или UN/EDIFACT-испратница. |
| Водич за имплементација | Како се користи одредена порака во трговскиот однос. | Задолжителни идентификатори на пратката и дозволени мерни единици за количина. |
| Метод на комуникација | Како се пренесува порака меѓу системите. | AS2 или договорен безбеден аранжман за пренос на датотеки. |
| Превод и мапирање | Како полињата од надворешната порака одговараат на податоците во внатрешната апликација. | Мапирање на влезната ставка од нарачката во записот на системот за управување со нарачки. |
AS2 е спецификација за комуникација за размена на деловни податоци преку HTTP, со механизми за безбедност и потврди за прием. Тој не е формат за нарачки за набавка или фактури. Мрежата со додадена вредност, или VAN, може да обезбеди посреднички услуги за размена на пораки; и таа е различна од стандардот за деловни документи.
Како функционира EDI-размената
- Деловен настан создава податоци. На пример, купувачот одобрува нарачка за набавка во систем за планирање на ресурсите на претпријатието или во систем за управување со нарачки.
- Податоците се мапираат во порака. Софтверот за превод ги претвора внатрешните полиња во структурата што ја бараат договорениот стандард и водичот за имплементација.
- Појдовната порака се проверува. Валидацијата може да ги проверува синтаксата, задолжителните полиња, вредностите на кодовите и барањата специфични за партнерот.
- Пораката се пренесува. Таа патува низ договорениот комуникациски канал до примачот или посредникот.
- Примачот ја проверува и преведува. Приемниот систем ја проверува пораката и ги мапира прифатените информации во својот внатрешен формат на апликацијата.
- Следи деловна обработка. Приемната апликација може да создаде нарачка, да евидентира очекуван прием или да проследи исклучок на проверка.
- Одговорите се усогласуваат. Техничките потврди за прием, потврдите и деловните одговори му помагаат на испраќачот да утврди што се случило со размената.
Овие чекори не гарантираат дека секоја трансакција ќе се обработи автоматски. Непознат идентификатор на производ, невалидна локација за испорака, дуплиран број на документ или неподдржана мерна единица може да бараат интервенција дури и кога пораката е структурно валидна.
Прием, валидација и деловно прифаќање
EDI-потврдите функционираат на различни нивоа. Потврдата за транспорт може да укаже дека пораката стигнала до комуникациска крајна точка. Функционалната или имплементациската потврда може да ги извести резултатите од структурните проверки. Деловниот одговор може да соопшти дали нарачката или друго барање е прифатено, одбиено или изменето.
Овие сигнали не треба да се сметаат за еднакви. Успешниот пренос не значи нужно дека нарачката е прифатена или дека стоката ќе биде испратена. Специфичното значење на потврдата мора да се толкува според релевантната спецификација и договорот со трговскиот партнер.
Илустративен пример од нарачка до испорака
Трговец може да испрати нарачка за набавка до странски добавувач преку EDI. Системот на добавувачот ги проверува идентификаторите на производите, количините и бараните информации за испораката. Ако трговскиот аранжман вклучува одговор на нарачката, добавувачот може да го соопшти прифаќањето или предложените промени преку одделна порака.
Кога стоката е подготвена, добавувачот може да издаде претходно известување за испорака со идентификација на пратката и нејзината содржина. Приемниот магацин може да ги користи тие информации за да се подготви за прием и да ги спореди очекуваните количини со навистина примената стока. Добавувачот исто така може да испрати фактура за обработка во финансискиот систем на трговецот.
Овој пример покажува како EDI ги поврзува записите меѓу организациите. Тој не подразбира дека секоја страна го користи истиот софтвер, дека секоја порака се доставува во реално време или дека комерцијалните документи ги заменуваат транспортните и царинските барања. Усогласувањето на нарачките за набавка, референците на пратките и фактурите сè уште бара доследни идентификатори и договорена деловна логика.
EDI и сродни технологии
| Сроден концепт | Однос со EDI | Важна разлика |
|---|---|---|
| Интерфејс за програмирање апликации (API) | Интерфејс преку кој софтверот разменува барања и податоци. | EDI нагласува стандардизирани деловни пораки; API ја дефинира интеракцијата со софтверска услуга. Двата можат да коегзистираат. |
| XML | Јазик за означување што се користи за структурирање податоци. | Самата XML-синтакса не воспоставува договорен стандард за деловни пораки. |
| Електронско фактурирање | Електронско издавање и размена на фактури. | EDI може да поддржува електронско фактурирање, но правните и техничките барања се разликуваат според јурисдикцијата. |
| ERP или систем за управување со магацин | Апликација што создава или користи деловни информации. | Овие системи управуваат со работењето; EDI обезбедува начин за размена на информации со други организации. |
| Следење на пратки | Известување и толкување на настаните поврзани со пратката. | EDI може да пренесува информации за статусот, но самиот не е веб-страница за следење или целосна услуга за следење. |
EDI и API не се меѓусебно исклучиви алтернативи во секоја архитектура. Организацијата може да користи EDI-пораки за трансакции со партнери и API за поврзување на тие трансакции со внатрешните апликации. Соодветниот аранжман зависи од барањата на документите, можностите на партнерите, потребите за навременост и оперативните контроли, а не само од називот на технологијата.
Размислувања и ограничувања при имплементацијата
EDI може да го намали повторното рачно внесување податоци кога системите успешно разменуваат и обработуваат компатибилни пораки. Тој не ги исправува неточните изворни податоци, не ги решава комерцијалните несогласувања и не ја елиминира потребата од обработка на исклучоци. Автоматизацијата зависи и од техничката компатибилност и од квалитетот на разменетите деловни информации.
Пред воспоставување EDI-врска, трговските партнери треба да ги разјаснат следните оперативни точки:
- Опфат на документите: Кои пораки се потребни и кои деловни настани ги активираат?
- Идентификатори: Како ќе се идентификуваат и усогласуваат производите, локациите, страните, нарачките и пратките?
- Барања за пораките: Кои верзии, задолжителни полиња, листи на кодови и правила за мапирање се применуваат?
- Комуникација и безбедност: Кој метод на поврзување, аранжмани за автентикација и контроли на пристап се потребни?
- Потврди: Кои одговори укажуваат на доставување, валидација и деловно прифаќање?
- Обработка на исклучоци: Кој ги истражува одбиените пораки, недостасувачките одговори и неконзистентните податоци?
- Спречување дупликати: Како повторните испраќања ќе се разликуваат од новите деловни трансакции?
- Тестирање и контрола на промени: Како ќе се тестираат мапирањата и барањата на партнерите пред промените да влезат во продукција?
Оперативното следење треба да ги разликува комуникациските неуспеси од неуспесите при валидација на податоците и деловните исклучоци. Повторното испраќање порака може да реши неуспешен пренос, но нема да поправи невалиден код на производ. Без контроли за дупликати, повторното испраќање успешно обработена нарачка може да создаде и ненамерна втора трансакција.
ЧПП
Што значи EDI во логистиката?
EDI значи електронска размена на податоци: структурирана размена на деловни документи меѓу системите. Во логистиката, тие документи можат да вклучуваат известувања за испорака, упатства за транспорт, фактури и пораки за статусот на пратките.
Дали PDF испратен по е-пошта е EDI-документ?
Не, не само по себе. PDF може електронски да претстави деловен документ, но EDI бара структурирани информации што приемните системи можат да ги толкуваат според договорена спецификација.
Дали EDI е исто што и API?
Не. EDI се однесува на стандардизирана размена на деловни документи, додека API дефинира како софтверот комуницира со друга услуга. Интеграцијата може да ги користи и двата.
Дали EDI-потврдата значи дека нарачката е прифатена?
Не нужно. Потврдите можат да го потврдат преносот или структурната валидација, наместо деловното прифаќање. Типот на пораката и договорот со трговскиот партнер го одредуваат нејзиното значење.
Извори
- UNECE: UN/EDIFACT — Официјална рамка за структурирана електронска размена на административни, комерцијални и транспортни податоци.
- X12: Transaction Sets — Официјални описи на деловните трансакциски множества, вклучувајќи нарачки за набавка, фактури, известувања за испорака и потврди.
- GS1: Electronic Data Interchange — Стандарди за деловни пораки и односот меѓу GS1 EDI, EANCOM и GS1 XML.
- RFC 4130: MIME-Based Secure Peer-to-Peer Business Data Interchange Using HTTP, Applicability Statement 2 — AS2-транспорт, безбедносни механизми и известувања за прием.
