Elektroninis duomenų apsikeitimas (Edi)
Kas yra elektroninis duomenų apsikeitimas (EDI)?
Elektroninis duomenų apsikeitimas (EDI) – tai struktūrizuotų verslo dokumentų mainai tarp organizacijų iš kompiuterio į kompiuterį, naudojant sutartus standartus. Logistikos, elektroninės prekybos ir tarptautinės prekybos srityse jis leidžia pirkėjų, tiekėjų, sandėlių, vežėjų ir kitų prekybos partnerių valdomoms sistemoms keistis tokia informacija kaip pirkimo užsakymai, pranešimai apie siuntas, transportavimo instrukcijos ir sąskaitos faktūros, nereikalaujant žmonėms iš naujo įvesti kiekvieno dokumento.
Pagrindinis EDI bruožas nėra vien tai, kad informacija siunčiama elektroniniu būdu. Informacija suskirstoma į laukus, segmentus ir pranešimus, kuriuos gaunanti programinė įranga gali interpretuoti pagal sutartą specifikaciją. Todėl prie el. laiško pridėta PDF formato sąskaita faktūra savaime nėra EDI sąskaita faktūra: prieš verslo sistemai ją panaudojant, žmogui arba dokumentų apdorojimo įrankiui vis tiek gali reikėti išgauti jos turinį.
EDI apibūdina verslo informacijos mainų metodą, o ne vieną programinės įrangos produktą, tinklą ar failo formatą. Veikianti sąranka priklauso nuo suderinamų dokumentų apibrėžčių, ryšio metodų, identifikatorių ir verslo taisyklių.
EDI logistikoje ir elektroninėje prekyboje
EDI sujungia veiklas, kurios peržengia organizacijų ribas. Mažmenininko pirkimo sistema gali sugeneruoti užsakymą, tiekėjo sistema gali jį patvirtinti, o sandėlis gali gauti instrukcijas prekėms paruošti. Tada siuntų informacija ir sąskaitos faktūros gali judėti tarp atitinkamų sistemų kaip atskiri pranešimai.
Elektroninėje prekyboje EDI gali palaikyti verslas verslui procesus, vykstančius už vartotojams skirtos elektroninės parduotuvės. Pavyzdžiui, internetinis mažmenininkas gali jį naudoti atsargoms užsakyti iš tiekėjo arba vykdymo informacijai keistis su sandėliu. Vartotojo atsiskaitymo operacija ir vėlesni mažmenininko EDI pranešimai yra susiję verslo įvykiai, tačiau nebūtinai yra ta pati operacija ir nebūtinai naudoja tą pačią techninę sąsają.
Tarpvalstybinėje prekyboje EDI gali perduoti informaciją, reikalingą tarptautiniam transportavimui ir komerciniams dokumentams. Muitinės administracijos taip pat gali naudoti struktūrizuotus elektroninius pranešimus pagal savo specifikacijas. Tačiau EDI pranešimo apsikeitimas su tiekėju ar vežėju savaime nėra muitinės deklaracija, nepatvirtina atitikties teisės aktų reikalavimams ir nesuteikia leidimo išleisti prekes.
Įprasti verslo dokumentai
Toliau pateikti pavyzdžiai iliustruoja dokumentų paskirtį, o ne privalomą seką. Naudojami pranešimai priklauso nuo prekybos santykių ir taikomo įgyvendinimo vadovo.
| Dokumentas arba pranešimas | Verslo paskirtis | Logistikos arba elektroninės prekybos pavyzdys |
|---|---|---|
| Pirkimo užsakymas | Perduoda pirkėjo užsakymą prekėms arba paslaugoms. | Mažmenininkas užsako papildomas atsargas iš tiekėjo. |
| Užsakymo atsakymas arba patvirtinimas | Perduoda tiekėjo atsakymą į užsakymą. | Tiekėjas patvirtina kiekius arba pasiūlo pakeitimus, jei tai leidžia sutartas pranešimas. |
| Išankstinis pranešimas apie išsiuntimą arba išsiuntimo patarimas | Apibūdina siuntą prieš jai atvykstant. | Sandėlis gauna informaciją apie laukiamas dėžes, prekes ir kiekius. |
| Transportavimo instrukcija | Perduoda transportavimo paslaugos instrukcijas. | Siuntėjas perduoda sutartą judėjimo informaciją transporto partneriui. |
| Siuntos būsenos pranešimas | Perduoda transportavimo įvykį arba būseną. | Vežėjas praneša apie su siunta susijusį įvykį. |
| Sąskaita faktūra | Perduoda atsiskaitymo informaciją. | Tiekėjas pateikia mažmenininkui sąskaitą už pristatytas prekes. |
Išankstinis pranešimas apie išsiuntimą, dažnai trumpinamas ASN, apibūdina laukiamą siuntą; jis neįrodo, kad prekės atvyko. Taip pat siuntos būsenos pranešimas automatiškai nėra pristatymo įrodymas. Jo reikšmė priklauso nuo nurodyto įvykio ir jį pagrindžiančios informacijos.
Standartai, formatai ir ryšio metodai
EDI standartai apibrėžia, kaip struktūrizuojami verslo pranešimai ir ką reiškia jų duomenų elementai. Dvi nusistovėjusios standartų šeimos yra X12 ir Jungtinių Tautų administravimo, prekybos ir transporto elektroninio duomenų apsikeitimo taisyklės, žinomos kaip UN/EDIFACT. GS1 taip pat palaiko EDI standartus, įskaitant EANCOM, pagrįstą UN/EDIFACT, ir GS1 XML.
X12 standarte pateikiami, pavyzdžiui, 850 pirkimo užsakymas, 856 pranešimas apie išsiuntimą / manifestas ir 810 sąskaita faktūra. UN/EDIFACT pateikia tokius pranešimus kaip ORDERS pirkimo užsakymams, DESADV išsiuntimo patarimams ir INVOIC sąskaitoms faktūroms. Šių standartų verslo paskirtys yra susijusios, tačiau jų struktūros ir įgyvendinimo reikalavimai nėra tarpusavyje keičiami.
Vien standartas neapibrėžia visų prekybos santykių detalių. Partneriai taip pat turi susitarti dėl taikomos versijos ir įgyvendinimo vadovo, privalomų laukų, leidžiamų kodų, identifikatorių ir tikrinimo taisyklių. Dvi organizacijos gali palaikyti tą pačią standartų šeimą, tačiau prieš jų sistemoms apsikeičiant tinkamais naudoti pranešimais vis tiek gali reikėti atlikti susiejimo darbus.
| Komponentas | Ką jis nustato | Pavyzdys |
|---|---|---|
| Pranešimo standartas | Verslo pranešimo struktūrą ir reikšmę. | X12 sąskaita faktūra arba UN/EDIFACT išsiuntimo patarimas. |
| Įgyvendinimo vadovas | Kaip konkretus pranešimas naudojamas prekybos santykiuose. | Privalomi siuntos identifikatoriai ir leidžiami kiekio vienetai. |
| Ryšio metodas | Kaip pranešimas perduodamas tarp sistemų. | AS2 arba sutartas saugus failų perdavimo būdas. |
| Vertimas ir susiejimas | Kaip išorinio pranešimo laukai atitinka vidinės programos duomenis. | Gaunamos užsakymo eilutės susiejimas su užsakymų valdymo įrašu. |
AS2 yra ryšio specifikacija verslo duomenims keistis per HTTP, apimanti saugumo ir gavimo patvirtinimo mechanizmus. Tai nėra pirkimo užsakymo ar sąskaitos faktūros formatas. Pridėtinės vertės tinklas, arba VAN, gali teikti tarpines pranešimų mainų paslaugas; jis taip pat skiriasi nuo verslo dokumentų standarto.
Kaip vyksta EDI mainai
- Verslo įvykis sukuria duomenis. Pavyzdžiui, pirkėjas patvirtina pirkimo užsakymą įmonės išteklių planavimo arba užsakymų valdymo sistemoje.
- Duomenys susiejami su pranešimu. Vertimo programinė įranga vidinius laukus konvertuoja į struktūrą, kurios reikalauja sutartas standartas ir įgyvendinimo vadovas.
- Išeinantis pranešimas patikrinamas. Tikrinant gali būti vertinama sintaksė, privalomi laukai, kodų reikšmės ir partnerio reikalavimai.
- Pranešimas perduodamas. Jis sutartu ryšio kanalu keliauja gavėjui arba tarpininkui.
- Gavėjas jį patikrina ir išverčia. Gaunanti sistema patikrina pranešimą ir priimtą informaciją susieja su savo vidinės programos formatu.
- Vykdomas verslo apdorojimas. Gaunanti programa gali sukurti užsakymą, užregistruoti laukiamą gavimą arba perduoti išimtį peržiūrai.
- Atsakymai sutikrinami. Techniniai gavimo patvirtinimai, patvirtinimai ir verslo atsakymai padeda siuntėjui nustatyti, kas įvyko su mainais.
Šie veiksmai negarantuoja, kad kiekviena operacija bus apdorota automatiškai. Nežinomas produkto identifikatorius, netinkama pristatymo vieta, pasikartojantis dokumento numeris arba nepalaikomas matavimo vienetas gali pareikalauti įsikišimo, net jei pranešimas struktūriškai galiojantis.
Gavimas, tikrinimas ir verslo priėmimas
EDI patvirtinimai veikia skirtingais lygiais. Transportavimo gavimo patvirtinimas gali parodyti, kad pranešimas pasiekė ryšio galinį tašką. Funkcinis arba įgyvendinimo patvirtinimas gali pranešti apie struktūrinio tikrinimo rezultatus. Verslo atsakymas gali nurodyti, ar užsakymas arba kitas prašymas priimtas, atmestas ar pakeistas.
Šie signalai neturėtų būti laikomi lygiaverčiais. Sėkmingas perdavimas nebūtinai reiškia, kad užsakymas priimtas arba kad prekės bus išsiųstos. Konkreti patvirtinimo reikšmė turi būti aiškinama pagal atitinkamą specifikaciją ir susitarimą su prekybos partneriu.
Užsakymo ir siuntos pavyzdys
Mažmenininkas gali per EDI išsiųsti pirkimo užsakymą užsienio tiekėjui. Tiekėjo sistema patikrina produktų identifikatorius, kiekius ir prašomą pristatymo informaciją. Jei prekybos susitarime numatytas užsakymo atsakymas, tiekėjas gali atskiru pranešimu perduoti jo priėmimą arba pasiūlytus pakeitimus.
Paruošęs prekes tiekėjas gali išduoti išankstinį pranešimą apie išsiuntimą, kuriame nurodoma siunta ir jos turinys. Gaunantis sandėlis gali naudoti šią informaciją pasiruošdamas priėmimui ir palygindamas laukiamus kiekius su faktiškai gautomis prekėmis. Tiekėjas taip pat gali išsiųsti sąskaitą faktūrą apdoroti mažmenininko finansų sistemoje.
Šis pavyzdys parodo, kaip EDI sujungia įrašus tarp organizacijų. Tai nereiškia, kad visos šalys naudoja tą pačią programinę įrangą, kad kiekvienas pranešimas pristatomas realiuoju laiku arba kad komerciniai dokumentai pakeičia transportavimo ir muitinės reikalavimus. Pirkimo užsakymų, siuntų nuorodų ir sąskaitų faktūrų sutapdinimui vis tiek reikia nuoseklių identifikatorių ir suderintos verslo logikos.
EDI ir susijusios technologijos
| Susijusi sąvoka | Santykis su EDI | Svarbus skirtumas |
|---|---|---|
| Taikomųjų programų programavimo sąsaja (API) | Sąsaja, per kurią programinė įranga keičiasi užklausomis ir duomenimis. | EDI pabrėžia standartizuotus verslo pranešimus, o API apibrėžia sąveiką su programinės įrangos paslauga. Jos gali būti naudojamos kartu. |
| XML | Duomenims struktūrizuoti naudojama žymėjimo kalba. | Vien XML sintaksė nenustato sutarto verslo pranešimų standarto. |
| Elektroninis sąskaitų faktūrų išrašymas | Elektroninis sąskaitų faktūrų išrašymas ir mainai. | EDI gali palaikyti elektroninį sąskaitų faktūrų išrašymą, tačiau teisiniai ir techniniai reikalavimai skiriasi pagal jurisdikciją. |
| ERP arba sandėlio valdymo sistema | Programa, kuri kuria arba naudoja verslo informaciją. | Šios sistemos valdo operacijas, o EDI suteikia būdą keistis informacija su kitomis organizacijomis. |
| Siuntos sekimas | Siuntų įvykių ataskaitų teikimas ir interpretavimas. | EDI gali perduoti būsenos informaciją, tačiau pats nėra sekimo svetainė ar visapusiška sekimo paslauga. |
EDI ir API ne kiekvienoje architektūroje yra tarpusavyje nesuderinamos alternatyvos. Organizacija gali naudoti EDI pranešimus partnerių operacijoms ir API šioms operacijoms prijungti prie vidinių programų. Tinkamas sprendimas priklauso nuo dokumentų reikalavimų, partnerių galimybių, laiko poreikių ir veiklos kontrolės, o ne vien nuo technologijos pavadinimo.
Įgyvendinimo aspektai ir apribojimai
EDI gali sumažinti pasikartojantį rankinį duomenų įvedimą, kai sistemos sėkmingai keičiasi ir apdoroja suderinamus pranešimus. Jis neištaiso netikslių pirminių duomenų, neišsprendžia komercinių nesutarimų ir nepanaikina išimčių tvarkymo poreikio. Automatizavimas priklauso ir nuo techninio suderinamumo, ir nuo keičiamasi verslo informacijos kokybės.
Prieš užmegzdami EDI ryšį, prekybos partneriai turėtų išsiaiškinti šiuos veiklos aspektus:
- Dokumentų apimtis: Kokių pranešimų reikia ir kokie verslo įvykiai juos suaktyvina?
- Identifikatoriai: Kaip bus identifikuojami ir sutapatinami produktai, vietos, šalys, užsakymai ir siuntos?
- Pranešimų reikalavimai: Kokios versijos, privalomi laukai, kodų sąrašai ir susiejimo taisyklės taikomi?
- Ryšys ir saugumas: Koks ryšio metodas, autentifikavimo tvarka ir prieigos kontrolė reikalingi?
- Patvirtinimai: Kurie atsakymai rodo pristatymą, tikrinimą ir verslo priėmimą?
- Išimčių tvarkymas: Kas tiria atmestus pranešimus, negautus atsakymus ir nenuoseklius duomenis?
- Dublikatų prevencija: Kaip pakartotiniai siuntimai bus atskirti nuo naujų verslo operacijų?
- Testavimas ir pakeitimų kontrolė: Kaip susiejimai ir partnerių reikalavimai bus išbandyti prieš pakeitimams patenkant į gamybinę aplinką?
Veiklos stebėjimas turėtų atskirti ryšio sutrikimus nuo duomenų tikrinimo klaidų ir verslo išimčių. Pakartotinis pranešimo siuntimas gali išspręsti nepavykusio perdavimo problemą, tačiau neištaisys netinkamo produkto kodo. Be dublikatų kontrolės pakartotinai išsiųstas sėkmingai apdorotas užsakymas taip pat gali sukurti nepageidaujamą antrą operaciją.
DUK
Ką EDI reiškia logistikoje?
EDI reiškia elektroninį duomenų apsikeitimą: struktūrizuotą verslo dokumentų mainus tarp sistemų. Logistikoje šie dokumentai gali apimti pranešimus apie siuntas, transportavimo instrukcijas, sąskaitas faktūras ir siuntų būsenos pranešimus.
Ar el. paštu išsiųstas PDF yra EDI dokumentas?
Ne savaime. PDF gali elektroniniu būdu pateikti verslo dokumentą, tačiau EDI reikalauja struktūrizuotos informacijos, kurią gaunančios sistemos gali interpretuoti pagal sutartą specifikaciją.
Ar EDI yra tas pats, kas API?
Ne. EDI susijęs su standartizuotais verslo dokumentų mainais, o API apibrėžia, kaip programinė įranga sąveikauja su kita paslauga. Integracija gali naudoti abu.
Ar EDI patvirtinimas reiškia, kad užsakymas priimtas?
Ne visada. Patvirtinimai gali patvirtinti perdavimą arba struktūrinį patikrinimą, o ne verslo priėmimą. Jo reikšmę nustato pranešimo tipas ir susitarimas su prekybos partneriu.
Šaltiniai
- UNECE: UN/EDIFACT — oficiali administracinių, komercinių ir transporto duomenų struktūrizuoto elektroninio apsikeitimo sistema.
- X12: Operacijų rinkiniai — oficialūs verslo operacijų rinkinių, įskaitant pirkimo užsakymus, sąskaitas faktūras, pranešimus apie siuntas ir patvirtinimus, aprašymai.
- GS1: Elektroninis duomenų apsikeitimas — verslo pranešimų standartai ir GS1 EDI, EANCOM bei GS1 XML ryšys.
- RFC 4130: MIME pagrindu vykdomas saugus lygiaverčių mazgų verslo duomenų apsikeitimas naudojant HTTP, taikomumo pareiškimas 2 — AS2 perdavimas, saugumo mechanizmai ir gavimo pranešimai.
