Elektronik Veri Değişimi (Edi)
Elektronik Veri Değişimi (EDI) Nedir?
Elektronik veri değişimi (EDI), üzerinde anlaşılmış standartlar kullanılarak kuruluşlar arasında yapılandırılmış iş belgelerinin bilgisayardan bilgisayara değiş tokuş edilmesidir. Lojistik, e-ticaret ve uluslararası ticarette; alıcılar, tedarikçiler, depolar, taşıyıcılar ve diğer ticaret ortakları tarafından işletilen sistemlerin, insanların her belgeyi yeniden yazmasına gerek kalmadan satın alma siparişleri, sevkiyat bildirimleri, taşıma talimatları ve faturalar gibi bilgileri paylaşmasını sağlar.
EDI'nin belirleyici özelliği, bilgilerin yalnızca elektronik olarak gönderilmesi değildir. Bilgiler, alıcı yazılımın üzerinde anlaşılmış bir spesifikasyona göre yorumlayabileceği alanlar, segmentler ve iletiler halinde düzenlenir. Bu nedenle bir e-postaya PDF olarak eklenen fatura, tek başına EDI faturası değildir: Bir iş sistemi bunları kullanmadan önce bir kişinin veya belge işleme aracının içeriğini çıkarması gerekebilir.
EDI, tek bir yazılım ürününü, ağı veya dosya formatını değil, iş bilgilerinin değiş tokuş edilme yöntemini tanımlar. Çalışan bir düzenleme; uyumlu belge tanımlarına, iletişim yöntemlerine, tanımlayıcılara ve iş kurallarına bağlıdır.
Lojistik ve E-ticarette EDI
EDI, kuruluş sınırlarını aşan faaliyetleri birbirine bağlar. Bir perakendecinin satın alma sistemi sipariş oluşturabilir, bir tedarikçinin sistemi siparişi onaylayabilir ve bir depo ürünleri hazırlamak için talimat alabilir. Sevkiyat bilgileri ve faturalar daha sonra ayrı iletiler olarak ilgili sistemler arasında aktarılabilir.
E-ticarette EDI, tüketiciye yönelik bir mağazanın arkasındaki işletmeden işletmeye süreçleri destekleyebilir. Örneğin bir çevrim içi perakendeci, bir tedarikçiden stok sipariş etmek veya bir depoyla sipariş karşılama bilgilerini paylaşmak için EDI kullanabilir. Tüketicinin ödeme işlemi ile perakendecinin sonraki EDI iletileri ilişkili iş olaylarıdır; ancak bunlar mutlaka aynı işlem değildir veya aynı teknik arayüzü kullanmaz.
Sınır ötesi ticarette EDI, uluslararası taşıma ve ticari belgeler için gereken bilgileri taşıyabilir. Gümrük idareleri de kendi spesifikasyonları kapsamında yapılandırılmış elektronik iletiler kullanabilir. Ancak bir tedarikçi veya taşıyıcıyla EDI iletisi alışverişi yapmak, tek başına gümrük beyannamesi oluşturmaz, mevzuata uygunluğu kanıtlamaz veya malların serbest bırakılmasına izin vermez.
Yaygın İş Belgeleri
Aşağıdaki örnekler zorunlu bir sırayı değil, belge işlevlerini göstermektedir. Kullanılan iletiler, ticari ilişkiye ve geçerli uygulama kılavuzuna bağlıdır.
| Belge veya ileti | İş amacı | Lojistik veya e-ticaret örneği |
|---|---|---|
| Satın alma siparişi | Alıcının mal veya hizmet siparişini iletir. | Bir perakendeci, bir tedarikçiden yenileme stoğu sipariş eder. |
| Sipariş yanıtı veya onayı | Tedarikçinin bir siparişe verdiği yanıtı iletir. | Bir tedarikçi, üzerinde anlaşılmış ileti bunu destekliyorsa miktarları onaylar veya değişiklikler önerir. |
| Ön sevkiyat bildirimi veya sevk tavsiyesi | Bir sevkiyatı ulaşmadan önce açıklar. | Bir depo, beklenen koliler, ürünler ve miktarlar hakkında bilgi alır. |
| Taşıma talimatı | Bir taşıma hizmeti için talimatları iletir. | Bir gönderici, üzerinde anlaşılmış hareket ayrıntılarını bir taşıma ortağına gönderir. |
| Sevkiyat durum iletisi | Bir taşıma olayını veya durumunu iletir. | Bir taşıyıcı, bir sevkiyatla ilişkili bir olayı bildirir. |
| Fatura | Faturalandırma bilgilerini iletir. | Bir tedarikçi, sağlanan mallar için bir perakendeciye fatura keser. |
Genellikle ASN olarak kısaltılan ön sevkiyat bildirimi, beklenen bir sevkiyatı açıklar; malların ulaştığını kanıtlamaz. Benzer şekilde, bir sevkiyat durum iletisi otomatik olarak teslimat kanıtı değildir. Anlamı, bildirilen olaya ve destekleyici bilgilere bağlıdır.
Standartlar, Formatlar ve İletişim Yöntemleri
EDI standartları, iş iletilerinin nasıl yapılandırıldığını ve veri öğelerinin ne anlama geldiğini tanımlar. Yerleşik iki standart ailesi X12 ve Birleşmiş Milletlerin Yönetim, Ticaret ve Taşımacılık için Elektronik Veri Değişimi kurallarıdır; bunlar UN/EDIFACT olarak bilinir. GS1 de UN/EDIFACT tabanlı EANCOM ve GS1 XML dahil olmak üzere EDI standartlarını sürdürür.
X12 içinde 850 Satın Alma Siparişi, 856 Sevkiyat Bildirimi/Manifestosu ve 810 Fatura örnek olarak verilebilir. UN/EDIFACT; satın alma siparişleri için ORDERS, sevk tavsiyesi için DESADV ve faturalar için INVOIC gibi iletiler sağlar. Bu örnekler standartlar arasında benzer iş amaçlarına sahip olsa da yapıları ve uygulama gereklilikleri birbirinin yerine kullanılamaz.
Tek başına bir standart, ticari ilişkinin her ayrıntısını tanımlamaz. Ortaklar ayrıca geçerli sürüm ve uygulama kılavuzu, zorunlu alanlar, izin verilen kodlar, tanımlayıcılar ve doğrulama kuralları üzerinde anlaşmalıdır. İki kuruluş aynı standart ailesini desteklese bile sistemlerinin kullanılabilir iletiler alışverişi yapabilmesi için eşleme çalışması gerekebilir.
| Bileşen | Belirlediği unsur | Örnek |
|---|---|---|
| İleti standardı | Bir iş iletisinin yapısı ve anlamı. | Bir X12 faturası veya UN/EDIFACT sevk tavsiyesi. |
| Uygulama kılavuzu | Belirli bir iletinin ticari ilişkide nasıl kullanıldığı. | Zorunlu sevkiyat tanımlayıcıları ve izin verilen miktar birimleri. |
| İletişim yöntemi | Bir iletinin sistemler arasında nasıl aktarıldığı. | AS2 veya üzerinde anlaşılmış güvenli dosya aktarımı düzenlemesi. |
| Çeviri ve eşleme | Harici ileti alanlarının dahili uygulama verileriyle nasıl eşleştiği. | Gelen bir sipariş satırının sipariş yönetimi kaydıyla eşlenmesi. |
AS2, güvenlik ve alındı mekanizmalarıyla birlikte iş verilerinin HTTP üzerinden değiş tokuş edilmesine yönelik bir iletişim spesifikasyonudur. Bir satın alma siparişi veya fatura formatı değildir. Katma değerli ağ veya VAN, aracı ileti alışverişi hizmetleri sağlayabilir; bu da iş belgesi standardından farklıdır.
EDI Değişimi Nasıl Çalışır?
- Bir iş olayı veri oluşturur. Örneğin bir alıcı, kurumsal kaynak planlama veya sipariş yönetimi sisteminde bir satın alma siparişini onaylar.
- Veriler bir iletiye eşlenir. Çeviri yazılımı, dahili alanları üzerinde anlaşılmış standart ve uygulama kılavuzunun gerektirdiği yapıya dönüştürür.
- Giden ileti kontrol edilir. Doğrulama; sözdizimini, zorunlu alanları, kod değerlerini ve ortağa özgü gereklilikleri denetleyebilir.
- İleti iletilir. İleti, üzerinde anlaşılmış iletişim kanalı üzerinden alıcıya veya bir aracıya ulaşır.
- Alıcı iletiyi doğrular ve çevirir. Alıcı sistem iletiyi kontrol eder ve kabul edilen bilgileri dahili uygulama formatına eşler.
- İşleme devam edilir. Alıcı uygulama bir sipariş oluşturabilir, beklenen bir teslimatı kaydedebilir veya bir istisnayı incelenmek üzere yönlendirebilir.
- Yanıtlar mutabakatlandırılır. Teknik alındılar, onaylar ve iş yanıtları, göndericinin değişimde ne olduğunu belirlemesine yardımcı olur.
Bu adımlar her işlemin otomatik olarak işleneceğini garanti etmez. Bilinmeyen bir ürün tanımlayıcısı, geçersiz teslimat konumu, yinelenen belge numarası veya desteklenmeyen ölçü birimi, ileti yapısal olarak geçerli olsa bile müdahale gerektirebilir.
Alındı, Doğrulama ve İş Kabulü
EDI onayları farklı düzeylerde çalışır. Bir taşıma alındısı, iletinin bir iletişim uç noktasına ulaştığını gösterebilir. İşlevsel veya uygulama onayı, yapısal kontrollerin sonuçlarını bildirebilir. Bir iş yanıtı, bir siparişin veya başka bir talebin kabul edilip edilmediğini, reddedildiğini ya da değiştirildiğini iletebilir.
Bu sinyaller birbirinin eşdeğeri olarak değerlendirilmemelidir. Başarılı iletim, bir siparişin kabul edildiği veya malların gönderileceği anlamına gelmez. Bir onayın özel anlamı, ilgili spesifikasyona ve ticaret ortağı anlaşmasına göre yorumlanmalıdır.
Siparişten Sevkiyata Örnek
Bir perakendeci, EDI aracılığıyla denizaşırı bir tedarikçiye satın alma siparişi gönderebilir. Tedarikçinin sistemi ürün tanımlayıcılarını, miktarları ve talep edilen teslimat bilgilerini kontrol eder. Ticari düzenleme bir sipariş yanıtı içeriyorsa tedarikçi, kabulünü veya önerdiği değişiklikleri ayrı bir iletiyle bildirebilir.
Mallar hazırlandığında tedarikçi, sevkiyatı ve içeriğini tanımlayan bir ön sevkiyat bildirimi düzenleyebilir. Alıcı depo, teslimata hazırlanmak ve beklenen miktarları fiilen alınan mallarla karşılaştırmak için bu bilgileri kullanabilir. Tedarikçi ayrıca perakendecinin finans sisteminde işlenmek üzere bir fatura gönderebilir.
Bu örnek, EDI'nin kuruluşlar arasındaki kayıtları nasıl birbirine bağladığını gösterir. Her tarafın aynı yazılımı kullandığı, her iletinin gerçek zamanlı olarak teslim edildiği veya ticari belgelerin taşıma ve gümrük gerekliliklerinin yerini aldığı anlamına gelmez. Satın alma siparişlerinin, sevkiyat referanslarının ve faturaların eşleştirilmesi hâlâ tutarlı tanımlayıcılar ve üzerinde anlaşılmış iş mantığı gerektirir.
EDI ve İlgili Teknolojiler
| İlgili kavram | EDI ile ilişkisi | Önemli ayrım |
|---|---|---|
| Uygulama programlama arayüzü (API) | Yazılımların istek ve veri alışverişi yaptığı bir arayüz. | EDI, standartlaştırılmış iş iletilerini vurgular; API ise bir yazılım hizmetiyle etkileşimi tanımlar. İkisi birlikte kullanılabilir. |
| XML | Verileri yapılandırmak için kullanılan bir işaretleme dili. | Tek başına XML sözdizimi, üzerinde anlaşılmış bir iş iletisi standardı oluşturmaz. |
| Elektronik faturalama | Faturaların elektronik olarak düzenlenmesi ve değiş tokuş edilmesi. | EDI, elektronik faturalamayı destekleyebilir; ancak yasal ve teknik gereklilikler yargı bölgesine göre değişir. |
| ERP veya depo yönetim sistemi | İş bilgilerini oluşturan veya kullanan bir uygulama. | Bu sistemler operasyonları yönetir; EDI ise diğer kuruluşlarla bilgi alışverişi yapma olanağı sağlar. |
| Sevkiyat takibi | Sevkiyat olaylarının raporlanması ve yorumlanması. | EDI durum bilgisi taşıyabilir; ancak kendisi bir takip sitesi veya eksiksiz bir takip hizmeti değildir. |
EDI ve API'ler her mimaride birbirini dışlayan alternatifler değildir. Bir kuruluş, ortak işlemleri için EDI iletilerini ve bu işlemleri dahili uygulamalara bağlamak için API'leri kullanabilir. Uygun düzenleme yalnızca teknoloji etiketine değil, belge gerekliliklerine, ortakların yeteneklerine, zamanlama ihtiyaçlarına ve operasyonel kontrollere bağlıdır.
Uygulama Hususları ve Sınırlamalar
EDI, sistemler uyumlu iletileri başarıyla değiş tokuş edip işlediğinde tekrarlanan manuel veri girişini azaltabilir. Hatalı kaynak verilerini düzeltmez, ticari anlaşmazlıkları çözmez veya istisna yönetimi ihtiyacını ortadan kaldırmaz. Otomasyon hem teknik uyumluluğa hem de değiş tokuş edilen iş bilgilerinin kalitesine bağlıdır.
Bir EDI bağlantısı kurulmadan önce ticaret ortakları aşağıdaki operasyonel noktaları netleştirmelidir:
- Belge kapsamı: Hangi iletiler gereklidir ve bunları hangi iş olayları tetikler?
- Tanımlayıcılar: Ürünler, konumlar, taraflar, siparişler ve sevkiyatlar nasıl tanımlanacak ve eşleştirilecek?
- İleti gereklilikleri: Hangi sürümler, zorunlu alanlar, kod listeleri ve eşleme kuralları geçerlidir?
- İletişim ve güvenlik: Hangi bağlantı yöntemi, kimlik doğrulama düzenlemeleri ve erişim kontrolleri gereklidir?
- Onaylar: Hangi yanıtlar teslimatı, doğrulamayı ve iş kabulünü gösterir?
- İstisna yönetimi: Reddedilen iletileri, eksik yanıtları ve tutarsız verileri kim araştırır?
- Yinelenen işlem önleme: Yeniden gönderimler yeni iş işlemlerinden nasıl ayırt edilecek?
- Test ve değişiklik kontrolü: Eşlemeler ve ortak gereklilikleri, değişiklikler üretime alınmadan önce nasıl test edilecek?
Operasyonel izleme, iletişim hatalarını veri doğrulama hatalarından ve iş istisnalarından ayırmalıdır. Bir iletiyi yeniden göndermek başarısız bir aktarımı giderebilir; ancak geçersiz bir ürün kodunu düzeltmez. Yinelenen işlem kontrolleri olmadan başarıyla işlenmiş bir siparişin yeniden gönderilmesi, istemeden ikinci bir işlem oluşturabilir.
SSS
Lojistikte EDI ne anlama gelir?
EDI, elektronik veri değişimi anlamına gelir: iş belgelerinin sistemler arasında yapılandırılmış biçimde değiş tokuş edilmesidir. Lojistikte bu belgeler sevkiyat bildirimlerini, taşıma talimatlarını, faturaları ve sevkiyat durum iletilerini içerebilir.
E-postayla gönderilen PDF bir EDI belgesi midir?
Tek başına değildir. PDF, bir iş belgesini elektronik olarak sunabilir; ancak EDI, alıcı sistemlerin üzerinde anlaşılmış bir spesifikasyona göre yorumlayabileceği yapılandırılmış bilgiler gerektirir.
EDI, API ile aynı şey midir?
Hayır. EDI, standartlaştırılmış iş belgesi alışverişiyle ilgilidir; API ise yazılımın başka bir hizmetle nasıl etkileşime girdiğini tanımlar. Bir entegrasyon ikisini de kullanabilir.
EDI onayı bir siparişin kabul edildiği anlamına mı gelir?
Mutlaka değil. Onaylar, iş kabulü yerine iletimi veya yapısal doğrulamayı onaylayabilir. Anlamını ileti türü ve ticaret ortağı anlaşması belirler.
Kaynaklar
- UNECE: UN/EDIFACT — İdari, ticari ve taşıma verilerinin yapılandırılmış elektronik değişimi için resmi çerçeve.
- X12: İşlem Kümeleri — Satın alma siparişleri, faturalar, sevkiyat bildirimleri ve onaylar dahil olmak üzere iş işlem kümelerinin resmi açıklamaları.
- GS1: Elektronik Veri Değişimi — İş ileti standartları ve GS1 EDI, EANCOM ve GS1 XML arasındaki ilişki.
- RFC 4130: HTTP Kullanarak MIME Tabanlı Güvenli Eşler Arası İş Verisi Değişimi, Uygulanabilirlik Bildirimi 2 — AS2 taşıması, güvenlik mekanizmaları ve alındı bildirimleri.
