Elektronska razmena podataka (Edi)
Šta je elektronska razmena podataka (EDI)?
Elektronska razmena podataka (EDI) predstavlja razmenu strukturiranih poslovnih dokumenata između organizacija putem računara, uz korišćenje dogovorenih standarda. U logistici, elektronskoj trgovini i međunarodnoj trgovini, ona omogućava sistemima kojima upravljaju kupci, dobavljači, skladišta, prevoznici i drugi poslovni partneri da razmenjuju informacije kao što su porudžbenice, obaveštenja o otpremi, uputstva za transport i fakture, bez potrebe da ljudi ponovo ručno unose svaki dokument.
Osnovna karakteristika EDI-ja nije samo to što se informacije šalju elektronskim putem. Informacije su organizovane u polja, segmente i poruke koje prijemni softver može da tumači u skladu sa dogovorenom specifikacijom. Faktura priložena uz imejl kao PDF stoga sama po sebi nije EDI faktura: osoba ili alat za obradu dokumenata možda će i dalje morati da izdvoji njen sadržaj pre nego što poslovni sistem može da ga koristi.
EDI opisuje metod razmene poslovnih informacija, a ne jedan softverski proizvod, mrežu ili format datoteke. Funkcionalni aranžman zavisi od kompatibilnih definicija dokumenata, načina komunikacije, identifikatora i poslovnih pravila.
EDI u logistici i elektronskoj trgovini
EDI povezuje aktivnosti koje prelaze granice organizacija. Sistem nabavke trgovca može da generiše porudžbinu, sistem dobavljača može da je potvrdi, a skladište može da primi uputstva za pripremu robe. Informacije o otpremi i fakture zatim mogu da se kreću između relevantnih sistema kao zasebne poruke.
U elektronskoj trgovini, EDI može da podrži poslovne procese između kompanija koji se odvijaju u pozadini prodavnice namenjene potrošačima. Na primer, internet trgovac može da ga koristi za poručivanje zaliha od dobavljača ili za razmenu informacija o ispunjenju porudžbina sa skladištem. Transakcija potrošača pri završetku kupovine i naknadne EDI poruke trgovca povezani su poslovni događaji, ali nisu nužno ista transakcija niti koriste isti tehnički interfejs.
U prekograničnoj trgovini, EDI može da prenosi informacije potrebne za međunarodni transport i komercijalnu dokumentaciju. Carinske uprave takođe mogu da koriste strukturirane elektronske poruke prema sopstvenim specifikacijama. Međutim, razmena EDI poruke sa dobavljačem ili prevoznikom sama po sebi ne predstavlja carinsku deklaraciju, ne uspostavlja regulatornu usklađenost niti odobrava puštanje robe.
Uobičajeni poslovni dokumenti
Sledeći primeri prikazuju funkcije dokumenata, a ne obavezni redosled. Korišćene poruke zavise od poslovnog odnosa i važećeg vodiča za implementaciju.
| Dokument ili poruka | Poslovna svrha | Primer iz logistike ili elektronske trgovine |
|---|---|---|
| Porudžbenica | Saopštava kupčevu porudžbinu robe ili usluga. | Trgovac poručuje dopunu zaliha od dobavljača. |
| Odgovor na porudžbinu ili potvrda | Saopštava odgovor dobavljača na porudžbinu. | Dobavljač potvrđuje količine ili predlaže izmene, kada ih dogovorena poruka podržava. |
| Prethodno obaveštenje o otpremi ili otpremnica | Opisuje pošiljku pre njenog dolaska. | Skladište prima informacije o očekivanim paketima, artiklima i količinama. |
| Uputstvo za transport | Saopštava uputstva za transportnu uslugu. | Pošiljalac šalje dogovorene podatke o kretanju transportnom partneru. |
| Poruka o statusu pošiljke | Saopštava transportni događaj ili status. | Prevoznik prijavljuje događaj povezan sa pošiljkom. |
| Faktura | Saopštava podatke za obračun. | Dobavljač fakturiše trgovcu isporučenu robu. |
Prethodno obaveštenje o otpremi, često skraćeno kao ASN, opisuje očekivanu pošiljku; ono ne dokazuje da je roba stigla. Slično tome, poruka o statusu pošiljke nije automatski dokaz o uručenju. Njeno značenje zavisi od prijavljenog događaja i pratećih informacija.
Standardi, formati i načini komunikacije
EDI standardi definišu način strukturiranja poslovnih poruka i značenje njihovih elemenata podataka. Dve ustanovljene porodice standarda su X12 i pravila Ujedinjenih nacija za elektronsku razmenu podataka u administraciji, trgovini i transportu, poznata kao UN/EDIFACT. GS1 takođe održava EDI standarde, uključujući EANCOM, koji se zasniva na UN/EDIFACT-u, kao i GS1 XML.
U okviru X12, primeri uključuju 850 Purchase Order, 856 Ship Notice/Manifest i 810 Invoice. UN/EDIFACT obezbeđuje poruke kao što su ORDERS za porudžbenice, DESADV za otpremnice i INVOIC za fakture. Ovi primeri imaju povezane poslovne svrhe kroz različite standarde, ali njihove strukture i zahtevi za implementaciju nisu međusobno zamenljivi.
Sam standard ne definiše svaki detalj poslovnog odnosa. Partneri se takođe moraju dogovoriti o primenljivoj verziji i vodiču za implementaciju, obaveznim poljima, dozvoljenim kodovima, identifikatorima i pravilima validacije. Dve organizacije mogu podržavati istu porodicu standarda, a da im i dalje bude potrebno mapiranje pre nego što njihovi sistemi mogu da razmenjuju upotrebljive poruke.
| Komponenta | Šta određuje | Primer |
|---|---|---|
| Standard poruke | Strukturu i značenje poslovne poruke. | X12 fakturu ili UN/EDIFACT otpremnicu. |
| Vodič za implementaciju | Način korišćenja određene poruke u poslovnom odnosu. | Obavezne identifikatore pošiljke i dozvoljene jedinice količine. |
| Način komunikacije | Način prenosa poruke između sistema. | AS2 ili dogovoreni bezbedni prenos datoteka. |
| Prevođenje i mapiranje | Način na koji spoljašnja polja poruke odgovaraju internim podacima aplikacije. | Mapiranje pristigle stavke porudžbine u zapis sistema za upravljanje porudžbinama. |
AS2 je specifikacija komunikacije za razmenu poslovnih podataka putem HTTP-a, sa mehanizmima za bezbednost i potvrde prijema. To nije format porudžbenice ili fakture. Mreža sa dodatom vrednošću, odnosno VAN, može da obezbedi posredničke usluge razmene poruka; ona se takođe razlikuje od standarda poslovnih dokumenata.
Kako funkcioniše EDI razmena
- Poslovni događaj stvara podatke. Kupac, na primer, odobrava porudžbenicu u sistemu za planiranje resursa preduzeća ili upravljanje porudžbinama.
- Podaci se mapiraju u poruku. Softver za prevođenje pretvara interna polja u strukturu zahtevanu dogovorenim standardom i vodičem za implementaciju.
- Odlazna poruka se proverava. Validacijom se mogu proveriti sintaksa, obavezna polja, vrednosti kodova i zahtevi specifični za partnera.
- Poruka se prenosi. Ona putuje kroz dogovoreni komunikacioni kanal do primaoca ili posrednika.
- Primalac je validira i prevodi. Prijemni sistem proverava poruku i mapira prihvaćene informacije u svoj interni format aplikacije.
- Sledi poslovna obrada. Prijemna aplikacija može da kreira porudžbinu, evidentira očekivani prijem ili prosledi izuzetak na proveru.
- Odgovori se usklađuju. Tehničke potvrde prijema, potvrde i poslovni odgovori pomažu pošiljaocu da utvrdi šta se dogodilo sa razmenom.
Ovi koraci ne garantuju da će svaka transakcija biti automatski obrađena. Nepoznat identifikator proizvoda, nevažeća lokacija isporuke, duplikat broja dokumenta ili nepodržana jedinica mere mogu zahtevati intervenciju čak i kada je poruka strukturno ispravna.
Prijem, validacija i poslovno prihvatanje
EDI potvrde funkcionišu na različitim nivoima. Potvrda transporta može da ukazuje na to da je poruka stigla do komunikacione krajnje tačke. Funkcionalna ili implementaciona potvrda može da prijavi rezultate strukturnih provera. Poslovni odgovor može da saopšti da li je porudžbina ili drugi zahtev prihvaćen, odbijen ili izmenjen.
Ove signale ne treba smatrati istovetnim. Uspešan prenos ne znači nužno da je porudžbina prihvaćena ili da će roba biti otpremljena. Konkretno značenje potvrde mora se tumačiti prema relevantnoj specifikaciji i sporazumu sa poslovnim partnerom.
Ilustrativan primer od porudžbine do otpreme
Trgovac može da pošalje porudžbenicu prekomorskom dobavljaču putem EDI-ja. Sistem dobavljača proverava identifikatore proizvoda, količine i tražene informacije o isporuci. Ako poslovni aranžman uključuje odgovor na porudžbinu, dobavljač može zasebnom porukom da saopšti prihvatanje ili predložene izmene.
Kada je roba pripremljena, dobavljač može da izda prethodno obaveštenje o otpremi sa identifikacijom pošiljke i njenim sadržajem. Prijemno skladište može koristiti te informacije za pripremu prijema i poređenje očekivanih količina sa stvarno primljenom robom. Dobavljač može takođe poslati fakturu na obradu u finansijskom sistemu trgovca.
Ovaj primer pokazuje kako EDI povezuje zapise između organizacija. On ne podrazumeva da svaka strana koristi isti softver, da se svaka poruka isporučuje u realnom vremenu ili da komercijalni dokumenti zamenjuju transportne i carinske zahteve. Usklađivanje porudžbenica, referenci pošiljki i faktura i dalje zahteva dosledne identifikatore i dogovorenu poslovnu logiku.
EDI i povezane tehnologije
| Povezani koncept | Odnos prema EDI-ju | Važna razlika |
|---|---|---|
| Interfejs za programiranje aplikacija (API) | Interfejs putem kojeg softver razmenjuje zahteve i podatke. | EDI naglašava standardizovane poslovne poruke; API definiše interakciju sa softverskom uslugom. Mogu postojati zajedno. |
| XML | Označni jezik koji se koristi za strukturiranje podataka. | Sama XML sintaksa ne uspostavlja dogovoreni standard poslovnih poruka. |
| Elektronsko fakturisanje | Elektronsko izdavanje i razmena faktura. | EDI može podržati elektronsko fakturisanje, ali se pravni i tehnički zahtevi razlikuju prema jurisdikciji. |
| ERP ili sistem za upravljanje skladištem | Aplikacija koja stvara ili koristi poslovne informacije. | Ovi sistemi upravljaju operacijama; EDI omogućava razmenu informacija sa drugim organizacijama. |
| Praćenje pošiljke | Izveštavanje o događajima pošiljke i njihovo tumačenje. | EDI može prenositi informacije o statusu, ali sam po sebi nije veb-sajt za praćenje niti potpuna usluga praćenja. |
EDI i API nisu u svakoj arhitekturi međusobno isključive alternative. Organizacija može koristiti EDI poruke za transakcije sa partnerima, a API-je za povezivanje tih transakcija sa internim aplikacijama. Odgovarajući aranžman zavisi od zahteva dokumenata, mogućnosti partnera, vremenskih potreba i operativnih kontrola, a ne samo od naziva tehnologije.
Razmatranja i ograničenja implementacije
EDI može smanjiti ponovljeni ručni unos podataka kada sistemi uspešno razmenjuju i obrađuju kompatibilne poruke. On ne ispravlja netačne izvorne podatke, ne rešava komercijalne sporove niti uklanja potrebu za obradom izuzetaka. Automatizacija zavisi i od tehničke kompatibilnosti i od kvaliteta razmenjenih poslovnih informacija.
Pre uspostavljanja EDI veze, poslovni partneri treba da razjasne sledeće operativne tačke:
- Obim dokumenata: Koje poruke su potrebne i koji poslovni događaji ih pokreću?
- Identifikatori: Kako će se proizvodi, lokacije, strane, porudžbine i pošiljke identifikovati i uparivati?
- Zahtevi poruka: Koje verzije, obavezna polja, liste kodova i pravila mapiranja se primenjuju?
- Komunikacija i bezbednost: Koji način povezivanja, autentifikacija i kontrole pristupa su potrebni?
- Potvrde: Koji odgovori ukazuju na isporuku, validaciju i poslovno prihvatanje?
- Obrada izuzetaka: Ko istražuje odbijene poruke, nedostajuće odgovore i neusaglašene podatke?
- Sprečavanje duplikata: Kako će se ponovna slanja razlikovati od novih poslovnih transakcija?
- Testiranje i kontrola promena: Kako će se mapiranja i zahtevi partnera testirati pre nego što promene uđu u produkciju?
Operativno praćenje treba da razlikuje greške u komunikaciji od grešaka validacije podataka i poslovnih izuzetaka. Ponovno slanje poruke može rešiti neuspešan prenos, ali neće ispraviti nevažeći kod proizvoda. Bez kontrole duplikata, ponovno slanje uspešno obrađene porudžbine moglo bi da kreira i neželjenu drugu transakciju.
Česta pitanja
Šta EDI znači u logistici?
EDI znači elektronska razmena podataka: strukturirana razmena poslovnih dokumenata između sistema. U logistici ti dokumenti mogu uključivati obaveštenja o otpremi, uputstva za transport, fakture i poruke o statusu pošiljke.
Da li je PDF poslat imejlom EDI dokument?
Ne sam po sebi. PDF može elektronski da predstavi poslovni dokument, ali EDI zahteva strukturirane informacije koje prijemni sistemi mogu da tumače prema dogovorenoj specifikaciji.
Da li je EDI isto što i API?
Ne. EDI se odnosi na standardizovanu razmenu poslovnih dokumenata, dok API definiše način na koji softver komunicira sa drugom uslugom. Integracija može koristiti oba.
Da li EDI potvrda znači da je porudžbina prihvaćena?
Ne nužno. Potvrde mogu potvrditi prenos ili strukturnu validaciju, a ne poslovno prihvatanje. Vrsta poruke i sporazum sa poslovnim partnerom određuju njeno značenje.
Izvori
- UNECE: UN/EDIFACT — Zvanični okvir za strukturiranu elektronsku razmenu administrativnih, komercijalnih i transportnih podataka.
- X12: Transaction Sets — Zvanični opisi skupova poslovnih transakcija, uključujući porudžbenice, fakture, obaveštenja o otpremi i potvrde.
- GS1: Electronic Data Interchange — Standardi poslovnih poruka i odnos između GS1 EDI-ja, EANCOM-a i GS1 XML-a.
- RFC 4130: MIME-Based Secure Peer-to-Peer Business Data Interchange Using HTTP, Applicability Statement 2 — AS2 transport, bezbednosni mehanizmi i obaveštenja o prijemu.
