Sistema di codici a barre

Cos'è un sistema di codici a barre?

Un sistema di codici a barre, scritto anche come sistema barcode, è una combinazione di simboli leggibili dalle macchine, apparecchiature di scansione, software e procedure operative utilizzati per identificare gli oggetti e registrare informazioni su di essi. Nella logistica e nell'ecommerce, collega le merci fisiche, le ubicazioni di stoccaggio, i pacchi e le unità logistiche ai record digitali, in modo che le attività di ricezione, gestione dell'inventario, evasione degli ordini, spedizione e reso possano essere registrate e verificate.

Il codice a barre in sé è solo un componente. Un sistema completo deve determinare cosa rappresenta un identificatore, produrre o ottenere il simbolo appropriato, leggerlo correttamente e utilizzare le informazioni decodificate in un'applicazione aziendale. Ad esempio, la scansione di un prodotto durante il prelievo degli ordini può consentire a un sistema di gestione del magazzino di verificare se l'articolo selezionato corrisponde alla riga dell'ordine.

Sebbene il termine abbia avuto origine da simboli costituiti da barre e spazi paralleli, i sistemi di codici a barre possono utilizzare anche simboli bidimensionali, tra cui QR Code e Data Matrix. Il simbolo appropriato dipende dalle informazioni codificate, dagli standard applicabili, dalle apparecchiature di scansione e dai requisiti dell'organizzazione ricevente.

Componenti di un sistema di codici a barre

Un sistema funzionante richiede un accordo tra le etichette fisiche e i record digitali. L'acquisto di scanner o la stampa di etichette, da soli, non stabiliscono tale accordo.

• Regole di identificazione: definiscono cosa viene identificato, ad esempio un tipo di prodotto, un singolo articolo serializzato, una posizione di magazzino o un'unità logistica.
• Simboli dei codici a barre: contengono identificatori o altri dati in un formato leggibile dalle macchine. Una simbologia di codici a barre specifica il modo in cui tali informazioni sono rappresentate.
• Produzione o marcatura delle etichette: i simboli possono essere stampati sull'imballaggio, applicati come etichette o marcati direttamente su superfici idonee.
• Apparecchiature di lettura: scanner, fotocamere o dispositivi mobili compatibili acquisiscono e decodificano i simboli.
• Software aziendale e record: le applicazioni interpretano le informazioni decodificate e le collegano a prodotti, ordini, ubicazioni, spedizioni o altri record.
• Procedure operative: stabiliscono quando eseguire la scansione, come reagire alle incongruenze e come gestire etichette danneggiate, duplicate o non identificate.

Questi componenti sono interdipendenti. Un simbolo stampato chiaramente può comunque generare una transazione errata se il suo identificatore è assegnato al prodotto sbagliato. Al contrario, un database accurato non può compensare un'etichetta che le apparecchiature disponibili non sono in grado di leggere.

Come funziona un sistema di codici a barre

1. Definire il livello di identificazione. L'organizzazione determina se il processo deve distinguere un tipo di prodotto, un lotto, un singolo articolo o un'unità di movimentazione come un pallet.
2. Assegnare o ottenere un identificatore. L'identificatore viene creato secondo le relative regole di identificazione interne o esterne e associato a un record aziendale.
3. Codificare le informazioni. Il formato di codice a barre scelto rappresenta l'identificatore e, ove supportato e richiesto, informazioni aggiuntive come il numero di lotto o la data di scadenza.
4. Applicare il simbolo. Il codice a barre viene posizionato in modo da poter essere letto durante l'operazione prevista, senza essere oscurato da imballaggi, pieghe o altre etichette.
5. Eseguire la scansione durante un evento del processo. Un operatore o un lettore automatico acquisisce il codice a barre durante la ricezione, la messa a dimora, il prelievo, l'imballaggio, la spedizione o un'altra attività definita.
6. Convalidare e registrare la transazione. Il software verifica le informazioni decodificate rispetto all'attività o al record previsto. Può accettare la transazione, richiedere ulteriori informazioni o segnalare un'eccezione.

La lettura di un codice a barre e il completamento di una transazione sono azioni diverse. Una decodifica riuscita significa che l'apparecchiatura ha interpretato il simbolo; non dimostra che le merci siano corrette, che sia presente la quantità prevista o che la transazione sia stata salvata. Tali verifiche dipendono dalla logica dell'applicazione e dai controlli operativi.

Formati di codici a barre utilizzati nel commercio e nella logistica

I formati dei codici a barre sono comunemente suddivisi in simboli lineari e bidimensionali. Questa distinzione descrive la loro struttura fisica, non il significato aziendale di ogni identificatore che possono contenere. Gli esempi seguenti illustrano formati consolidati e non costituiscono una classificazione esaustiva.

Gli Application Identifier GS1 indicano il significato e il formato degli elementi di dati associati. Consentono alle applicazioni compatibili di distinguere informazioni come un identificatore di prodotto, un numero di lotto o una data di scadenza. Un sistema che gestisce tali elementi deve interpretarne correttamente la struttura, invece di trattare ogni scansione come una stringa di caratteri indistinta.

Utilizzo nel flusso di lavoro logistico

Ricezione e inventario

Durante la ricezione, un codice a barre può collegare le merci in arrivo al record previsto del prodotto o dell'unità logistica. A seconda del flusso di lavoro, gli operatori possono acquisire anche quantità, lotti, numeri di serie e ubicazioni di stoccaggio. La scansione di un prodotto non stabilisce automaticamente il numero di unità ricevute; la quantità deve essere codificata, inserita, conteggiata o calcolata secondo un processo definito.

Durante la messa a dimora e il rifornimento, la scansione sia delle merci sia dell'ubicazione di destinazione può contribuire ad associare le scorte a una posizione di magazzino. I conteggi dell'inventario possono utilizzare gli stessi identificatori per confrontare le scorte osservate fisicamente con i saldi registrati. L'accuratezza del risultato dipende comunque dal conteggio corretto e dalla registrazione coerente delle transazioni.

Prelievo, imballaggio e spedizione

Nell'evasione degli ordini, il software può confrontare l'identificatore del prodotto scansionato con l'articolo richiesto dall'ordine. Durante l'imballaggio, un controllo separato può associare le merci selezionate al pacco in preparazione. Un'etichetta del vettore fornisce quindi gli identificatori utilizzati nel flusso di lavoro della spedizione.

Non si deve presumere che questi identificatori siano intercambiabili. Un codice a barre del prodotto risponde a una domanda diversa rispetto a un codice a barre del pacco. Un pacco può contenere diversi prodotti e un ordine può essere evaso tramite diversi pacchi. Il software deve mantenere esplicitamente tali relazioni.

Resi

Un flusso di lavoro per i resi può utilizzare il codice a barre originale del prodotto, un identificatore del pacco o un identificatore di autorizzazione al reso per trovare il record pertinente. L'identificazione è solo il punto di partenza: l'ispezione, la valutazione delle condizioni, l'idoneità al rimborso e la decisione di reinserire o smaltire un articolo restano attività separate.

Spostamenti transfrontalieri

Nell'ecommerce transfrontaliero, gli identificatori possono aiutare i partner commerciali a collegare le merci fisiche alle informazioni scambiate tra sistemi di magazzino, trasporto e commerciali. Tuttavia, un codice a barre non stabilisce di per sé l'ammissibilità doganale, l'origine, la classificazione tariffaria o il trattamento dei dazi. Tali aspetti dipendono dalle merci interessate, dai documenti, dalle dichiarazioni e dai requisiti legali applicabili.

Quando organizzazioni diverse scansionano la stessa etichetta, l'interoperabilità richiede più di una stampa leggibile. I partner devono concordare lo schema di identificazione, la sintassi dei dati, i requisiti dell'etichetta e i record elettronici associati all'identificatore.

Termini correlati e limiti dell'identificazione

Un GTIN generalmente identifica un articolo commerciale a uno specifico livello di imballaggio, non ogni singola unità fisica. Per identificare una singola unità è necessario un identificatore appropriato a livello di singolo articolo o una combinazione, come un identificatore di prodotto e un numero di serie. Analogamente, un SSCC identifica un'unità logistica; non sostituisce la descrizione di ogni prodotto contenuto in tale unità.

Controlli pratici e limitazioni

I sistemi di codici a barre possono supportare un'identificazione coerente, ma la loro efficacia dipende dalla governance dei dati, dalla compatibilità delle apparecchiature, dalla qualità delle etichette e dalla progettazione del flusso di lavoro. Tra i controlli utili per l'implementazione rientrano:

• Ambito dell'identificatore: stabilire se ogni codice rappresenta un tipo di prodotto, un singolo articolo, un'ubicazione, un pacco o un'unità logistica. Evitare di assegnare lo stesso identificatore a record attivi non correlati.
• Compatibilità del lettore: verificare che l'apparecchiatura possa leggere il simbolo selezionato. Non si deve presumere che apparecchiature destinate solo ai codici a barre lineari leggano anche i simboli bidimensionali.
• Interpretazione dei dati: testare come il software gestisce zeri iniziali, campi a lunghezza variabile, separatori ed elementi di dati strutturati.
• Qualità di stampa e posizionamento: verificare contrasto, dimensioni del simbolo, spazio libero richiesto e visibilità sull'imballaggio effettivamente utilizzato.
• Resistenza operativa: valutare se le etichette rimangono leggibili dopo le normali operazioni di movimentazione, l'abrasione, l'esposizione all'umidità o le variazioni di temperatura previste.
• Abbinamento dei record: verificare che la scansione apra o aggiorni il record previsto, compresi il corretto livello di imballaggio e l'unità di misura.
• Gestione delle eccezioni: definire cosa accade quando un codice è sconosciuto, duplicato, illeggibile o incoerente con l'attività.
• Registrazione degli eventi: verificare che le transazioni conservino il contesto rilevante, come operazione, ubicazione e orario, invece di memorizzare soltanto un identificatore decodificato.

La verifica dei codici a barre e la scansione ordinaria hanno scopi diversi. Un test dello scanner dimostra che una determinata apparecchiatura è in grado di leggere un simbolo nelle condizioni di prova. La verifica formale valuta la qualità del simbolo rispetto ai criteri applicabili. Nessuno dei due processi, da solo, stabilisce che l'identificatore codificato sia associato alle merci fisiche corrette.

Domande frequenti

Un sistema di codici a barre è la stessa cosa di uno scanner di codici a barre?

No. Uno scanner è un dispositivo di lettura. Un sistema di codici a barre comprende anche regole di identificazione, etichette o marcature, software, record aziendali e procedure per agire sulle informazioni scansionate.

Un codice a barre contiene tutte le informazioni su un prodotto?

Non necessariamente. Può contenere solo un identificatore che il software utilizza per recuperare un record. Alcuni formati possono contenere dati strutturati aggiuntivi, ma le informazioni disponibili dipendono da ciò che è stato codificato.

Lo stesso codice a barre di un prodotto può essere utilizzato come numero di tracciamento di un pacco?

Un identificatore di prodotto e un numero di tracciamento hanno scopi diversi. Un codice prodotto identifica un articolo commerciale, mentre un identificatore di tracciamento si riferisce a un record di tracciamento della spedizione. Un sistema dovrebbe mantenere la relazione tra i due invece di presumere che siano equivalenti.

La scansione di un codice a barre aggiorna automaticamente l'inventario?

Solo quando l'applicazione collegata è configurata per eseguire una transazione di inventario. Una scansione può invece recuperare informazioni, convalidare un'attività o attivare un'eccezione senza modificare i saldi delle scorte.

Fonti

• GS1: Barcodes — Strutture dei codici a barre, formati supportati e relativo ruolo nell'identificazione e nell'acquisizione dei dati.
• GS1 General Specifications — Regole di identificazione, requisiti applicativi dei codici a barre, sintassi dei dati e considerazioni sulla qualità dei simboli.
• GS1: Global Trade Item Number — Ambito e finalità dell'identificazione degli articoli commerciali.
• GS1: Serial Shipping Container Code — Identificazione delle unità logistiche nelle operazioni della catena di approvvigionamento.
• GS1 Application Identifiers — Significati e formati degli elementi di dati strutturati utilizzati nelle applicazioni GS1.