條碼系統

甚麼是條碼系統？

條碼系統（亦寫作 barcode system）是由可供機器讀取的符號、掃描設備、軟件及操作程序組成，用於識別物件及記錄相關資料。在物流及電子商務中，它將實體貨品、儲存位置、包裹及物流單元與數碼記錄連接，讓收貨、庫存、訂單履行、出貨及退貨活動得以記錄及核查。

條碼本身只是一個組成部分。一個完整的系統必須確定識別碼所代表的內容，產生或取得適當的符號，正確讀取符號，並在業務應用程式中使用解碼後的資料。例如，在揀貨期間掃描產品，可以讓倉庫管理系統檢查所選貨品是否與訂單項目相符。

雖然這個詞源自由平行條及空白組成的符號，但條碼系統亦可以使用二維符號，包括 QR Code 及 Data Matrix。適用的符號取決於所編碼的資料、適用標準、掃描設備及接收機構的要求。

條碼系統的組成部分

一個正常運作的系統，需要實體標籤與數碼記錄之間達成一致。單靠購買掃描器或列印標籤，並不能建立這種一致性。

• 識別規則：定義需要識別的對象，例如產品類型、個別序列化貨品、倉庫貨位或物流單元。
• 條碼符號：以機器可讀格式承載識別碼或其他資料。條碼制式規定資料的表示方式。
• 標籤製作或標記：符號可以印在包裝上、以標籤形式貼上，或直接標記在適合的表面上。
• 讀取設備：兼容的掃描器、相機或流動裝置會擷取及解碼符號。
• 業務軟件及記錄：應用程式會解讀解碼後的資料，並將其與產品、訂單、位置、貨運或其他記錄連接。
• 操作程序：規定何時掃描、如何處理不匹配情況，以及如何處理損壞、重複或無法識別的標籤。

這些組成部分相互依賴。一個印刷清晰的符號，如果其識別碼被分配給錯誤的產品，仍然可能產生錯誤交易。相反，準確的資料庫亦無法彌補現有設備無法讀取的標籤。

條碼系統如何運作

1. 定義識別層級。機構決定流程需要區分產品類型、批次、個別貨品，還是托盤等處理單元。
2. 分配或取得識別碼。識別碼按照相關內部或外部識別規則建立，並與業務記錄建立關聯。
3. 編碼資料。所選條碼格式會表示識別碼；在格式支援且有需要時，亦可表示批次編號或到期日等額外資料。
4. 套用符號。條碼應放置在預定操作期間可以讀取的位置，避免被包裝紙、摺痕或其他標籤遮擋。
5. 在流程事件中掃描。工作人員或自動讀取器會在收貨、上架、揀貨、包裝、出貨或其他指定活動期間擷取條碼。
6. 驗證及記錄交易。軟件會將解碼後的資料與任務或預期記錄進行核對。它可以接受交易、要求更多資料或標記例外情況。

讀取條碼與完成交易是不同的操作。成功解碼只代表設備已解讀該符號；這並不證明貨品正確、預期數量已到齊，或交易已儲存。這些檢查取決於應用程式邏輯及操作控制。

商業及物流中使用的條碼格式

條碼格式通常分為一維及二維符號。這種區分描述的是符號的實體結構，而不是每個可承載識別碼的業務含義。以下例子展示已確立的格式，並非詳盡分類。

GS1 應用識別碼表示相關資料元素的含義及格式，讓兼容的應用程式區分產品識別碼、批次編號或到期日等資料。處理這些元素的系統必須正確解讀其結構，而不是將每次掃描都視為一串沒有區別的字元。

在物流流程中的應用

收貨及庫存

在收貨期間，條碼可以將到貨貨品與預期的產品或物流單元記錄連接。視乎工作流程，操作人員亦可擷取數量、批次、序列號及儲存位置。掃描產品並不會自動確定收貨單位數量；數量必須按照既定流程進行編碼、輸入、點算或推算。

在上架及補貨期間，同時掃描貨品及目的地位置，有助於將庫存與倉庫貨位建立關聯。庫存盤點可以使用相同識別碼，將實際觀察到的庫存與記錄餘額進行比較。結果的準確性仍取決於正確點算及一致的交易記錄。

揀貨、包裝及出貨

在訂單履行中，軟件可以將掃描到的產品識別碼與訂單所要求的貨品進行比較。在包裝時，另一項檢查可以將所選貨品與正在準備的包裹建立關聯。承運商標籤則會提供出貨流程中使用的識別碼。

不應假設這些識別碼可以互換。產品條碼與包裹條碼所回答的是不同問題。一個包裹可能包含多件產品，而一張訂單亦可能透過多個包裹履行。軟件必須明確維持這些關係。

退貨

退貨流程可能使用原產品條碼、包裹識別碼或退貨授權識別碼來查找相關記錄。識別只是起點：檢查、狀況評估、退款資格，以及決定重新入庫或棄置貨品，仍是獨立的活動。

跨境流動

在跨境電子商務中，識別碼有助於貿易夥伴將實體貨品與倉庫、運輸及商業系統之間交換的資料連接起來。然而，條碼本身並不能確立貨品是否符合海關准入要求、原產地、關稅分類或稅項處理。這些事項取決於相關貨品、文件、申報及法律要求。

當不同機構掃描同一個標籤時，互操作性所需的不只是清晰可讀的印刷效果。合作夥伴必須就識別方案、資料語法、標籤要求，以及與該識別碼相關的電子記錄達成一致。

相關術語及識別界限

GTIN 通常會在特定包裝層級識別一個貿易項目，而不是每一件個別實體貨品。要識別特定實體，需要適當的實體層級識別碼，或使用產品識別碼與序列號等組合。同樣，SSCC 識別的是物流單元，並不能取代對該單元內每件產品的描述。

實際檢查及限制

條碼系統可以支援一致的識別，但其成效取決於資料治理、設備兼容性、標籤質素及工作流程設計。實施時可進行以下檢查：

• 識別碼範圍：確定每個代碼代表產品類型、個別貨品、位置、包裹還是物流單元。避免將相同識別碼分配給不相關的有效記錄。
• 讀取器兼容性：確認設備可以讀取所選符號。不應假設只供一維條碼使用的設備可以讀取二維符號。
• 資料解讀：測試軟件如何處理前置零、可變長度欄位、分隔符及結構化資料元素。
• 列印及放置質素：檢查實際使用的包裝上的對比度、符號尺寸、所需空白區域及可見度。
• 操作耐用性：評估標籤在預期搬運、磨損、接觸濕氣或溫度變化後，是否仍然清晰可讀。
• 記錄匹配：確認掃描會開啟或更新預期記錄，包括正確的包裝層級及計量單位。
• 例外處理：定義代碼未知、重複、無法讀取或與任務不一致時的處理方式。
• 事件記錄：確認交易保留相關背景，例如操作、位置及時間，而不是只儲存解碼後的識別碼。

條碼驗證與一般掃描的用途不同。掃描器測試證明特定設備可以在測試條件下讀取某個符號；正式驗證則按照適用標準評估符號質素。兩個流程本身都不能確立編碼識別碼與正確實體貨品相關聯。

常見問題

條碼系統是否等同於條碼掃描器？

不是。掃描器是讀取設備。條碼系統還包括識別規則、標籤或標記、軟件、業務記錄，以及根據掃描資料採取行動的程序。

條碼是否包含產品的所有資料？

不一定。它可能只包含一個識別碼，供軟件用來擷取記錄。部分格式可以承載額外結構化資料，但實際可取得的資料取決於所編碼的內容。

同一個產品條碼可以用作包裹追蹤號碼嗎？

產品識別碼與追蹤號碼的用途不同。產品代碼識別貿易項目，而追蹤識別碼則與貨件追蹤記錄相關。系統應維持兩者之間的關係，而不是假設它們等同。

掃描條碼會自動更新庫存嗎？

只有在已連接的應用程式設定為執行庫存交易時才會。掃描亦可以只擷取資料、驗證任務，或觸發例外情況，而不改變庫存餘額。

資料來源

• GS1：條碼 — 條碼結構、支援的格式，以及條碼在識別及資料擷取中的作用。
• GS1 通用規格 — 識別規則、條碼應用要求、資料語法及符號質素考慮因素。
• GS1：全球貿易項目識別碼 — 貿易項目識別的範圍及用途。
• GS1：系列貨運包裝箱代碼 — 供應鏈操作中物流單元的識別。
• GS1 應用識別碼 — GS1 應用程式中使用的結構化資料元素的含義及格式。