Barcodesysteem

Wat is een barcodesysteem?

Een barcodesysteem, ook geschreven als barcode-systeem, is een combinatie van machineleesbare symbolen, scanapparatuur, software en werkprocedures die wordt gebruikt om objecten te identificeren en informatie daarover vast te leggen. In logistiek en ecommerce verbindt het fysieke goederen, opslaglocaties, pakketten en logistieke eenheden met digitale gegevens, zodat activiteiten zoals ontvangst, voorraadbeheer, orderverwerking, verzending en retouren kunnen worden geregistreerd en gecontroleerd.

De barcode zelf is slechts één onderdeel. Een compleet systeem moet bepalen wat een identificatiecode vertegenwoordigt, het juiste symbool produceren of verkrijgen, het correct lezen en de gedecodeerde informatie in een bedrijfsapplicatie gebruiken. Zo kan het scannen van een product tijdens het orderpicken een magazijnbeheersysteem in staat stellen te controleren of het geselecteerde artikel overeenkomt met de orderregel.

Hoewel de term oorspronkelijk verwees naar symbolen die uit parallelle streepjes en spaties bestaan, kunnen barcodesystemen ook tweedimensionale symbolen gebruiken, waaronder QR Code en Data Matrix. Het geschikte symbool hangt af van de te coderen informatie, toepasselijke normen, scanapparatuur en de vereisten van de ontvangende organisatie.

Onderdelen van een barcodesysteem

Een werkend systeem vereist overeenstemming tussen fysieke labels en digitale gegevens. Alleen scanners aanschaffen of labels afdrukken zorgt op zichzelf niet voor die overeenstemming.

• Identificatieregels: Deze bepalen wat wordt geïdentificeerd, zoals een producttype, een individueel geserialiseerd artikel, een magazijnlocatie of een logistieke eenheid.
• Barcodesymbolen: Deze bevatten identificatiecodes of andere gegevens in een machineleesbaar formaat. Een barcodesymbologie bepaalt hoe die informatie wordt weergegeven.
• Labelproductie of markering: Symbolen kunnen op verpakkingen worden afgedrukt, als labels worden aangebracht of rechtstreeks op geschikte oppervlakken worden gemarkeerd.
• Leesapparatuur: Compatibele scanners, camera's of mobiele apparaten leggen de symbolen vast en decoderen ze.
• Bedrijfssoftware en gegevens: Applicaties interpreteren de gedecodeerde informatie en koppelen deze aan producten, orders, locaties, zendingen of andere gegevens.
• Werkprocedures: Deze bepalen wanneer moet worden gescand, hoe op afwijkingen moet worden gereageerd en hoe beschadigde, dubbele of onbekende labels moeten worden behandeld.

Deze onderdelen zijn onderling afhankelijk. Een duidelijk afgedrukt symbool kan nog steeds een onjuiste transactie opleveren als de identificatiecode aan het verkeerde product is toegewezen. Omgekeerd kan een nauwkeurige database niet compenseren voor een label dat de beschikbare apparatuur niet kan lezen.

Hoe een barcodesysteem werkt

1. Bepaal het identificatieniveau. De organisatie bepaalt of het proces onderscheid moet maken tussen een producttype, een partij of batch, een individueel artikel of een behandelingseenheid zoals een pallet.
2. Wijs een identificatiecode toe of verkrijg er een. De identificatiecode wordt aangemaakt volgens de relevante interne of externe identificatieregels en gekoppeld aan een bedrijfsgegeven.
3. Codeer de informatie. Het gekozen barcodeformaat geeft de identificatiecode weer en, waar dit wordt ondersteund en vereist, aanvullende informatie zoals een batchnummer of vervaldatum.
4. Breng het symbool aan. De barcode wordt geplaatst op een locatie waar deze tijdens de beoogde handeling kan worden gelezen zonder te worden afgedekt door wikkels, vouwen of andere labels.
5. Scan tijdens een procesgebeurtenis. Een medewerker of automatische lezer legt de barcode vast tijdens ontvangst, inslag, orderpicken, verpakken, verzending of een andere vastgelegde activiteit.
6. Valideer en registreer de transactie. Software controleert de gedecodeerde informatie aan de hand van de taak of het verwachte gegeven. De transactie kan worden geaccepteerd, er kan om meer informatie worden gevraagd of er kan een uitzondering worden gemarkeerd.

Een barcode lezen en een transactie voltooien zijn verschillende handelingen. Een succesvolle decodering betekent dat de apparatuur het symbool heeft geïnterpreteerd; dit bewijst niet dat de goederen correct zijn, dat de verwachte hoeveelheid aanwezig is of dat de transactie is opgeslagen. Die controles zijn afhankelijk van applicatielogica en operationele beheersmaatregelen.

Barcodeformaten in handel en logistiek

Barcodeformaten worden gewoonlijk ingedeeld in lineaire en tweedimensionale symbolen. Dit onderscheid beschrijft hun fysieke structuur, niet de zakelijke betekenis van elke identificatiecode die ze kunnen bevatten. De volgende voorbeelden illustreren gevestigde formaten en vormen geen uitputtende classificatie.

GS1 Application Identifiers geven de betekenis en het formaat van bijbehorende gegevenselementen aan. Hiermee kunnen compatibele applicaties informatie zoals een productidentificatie, batchnummer of vervaldatum onderscheiden. Een systeem dat deze elementen verwerkt, moet hun structuur correct interpreteren en niet elke scan behandelen als een ongedifferentieerde tekenreeks.

Gebruik in de logistieke workflow

Ontvangst en voorraad

Tijdens de ontvangst kan een barcode binnenkomende goederen koppelen aan een verwacht product- of logistiek-eenheidsgegeven. Afhankelijk van de workflow kunnen medewerkers ook hoeveelheden, batches, serienummers en opslaglocaties vastleggen. Het scannen van een product legt niet automatisch het aantal ontvangen eenheden vast; de hoeveelheid moet volgens een vastgelegd proces worden gecodeerd, ingevoerd, geteld of afgeleid.

Tijdens inslag en aanvulling kan het scannen van zowel de goederen als de bestemmingslocatie helpen om voorraad aan een magazijnlocatie te koppelen. Voorraadtellingen kunnen dezelfde identificatiecodes gebruiken om fysiek waargenomen voorraad te vergelijken met geregistreerde saldi. De nauwkeurigheid van het resultaat blijft afhankelijk van correct tellen en consistente registratie van transacties.

Picken, verpakken en verzenden

Bij orderverwerking kan software een gescande productidentificatie vergelijken met het artikel dat door een order wordt gevraagd. Tijdens het verpakken kan een afzonderlijke controle de geselecteerde goederen koppelen aan het pakket dat wordt klaargemaakt. Een vervoerderslabel levert vervolgens identificatiecodes die in de verzendworkflow worden gebruikt.

Deze identificatiecodes mogen niet als uitwisselbaar worden beschouwd. Een productbarcode beantwoordt een andere vraag dan een pakketbarcode. Een pakket kan meerdere producten bevatten en één order kan via meerdere pakketten worden uitgevoerd. De software moet deze relaties expliciet bijhouden.

Retouren

Een retourworkflow kan een oorspronkelijke productbarcode, een pakketidentificatie of een retourautorisatiecode gebruiken om het relevante gegeven te vinden. Identificatie is slechts het begin: inspectie, beoordeling van de staat, recht op terugbetaling en de beslissing om een artikel opnieuw op voorraad te nemen of af te voeren blijven afzonderlijke activiteiten.

Grensoverschrijdende bewegingen

In grensoverschrijdende ecommerce kunnen identificatiecodes handelspartners helpen fysieke goederen te verbinden met informatie die wordt uitgewisseld tussen magazijn-, transport- en commerciële systemen. Een barcode bepaalt op zichzelf echter niet of goederen door de douane mogen worden ingevoerd, wat hun oorsprong of tariefclassificatie is of hoe heffingen worden behandeld. Deze zaken hangen af van de relevante goederen, documenten, aangiften en wettelijke vereisten.

Wanneer verschillende organisaties hetzelfde label scannen, vereist interoperabiliteit meer dan leesbaar drukwerk. De partners moeten overeenstemming bereiken over het identificatieschema, de gegevenssyntaxis, de labelvereisten en de elektronische gegevens die aan de identificatiecode zijn gekoppeld.

Gerelateerde termen en grenzen van identificatie

Een GTIN identificeert gewoonlijk een handelsartikel op een bepaald verpakkingsniveau en niet elk afzonderlijk fysiek exemplaar. Voor de identificatie van een specifiek exemplaar is een geschikte identificatiecode op exemplaarniveau nodig, of een combinatie zoals een productidentificatie en serienummer. Ook identificeert een SSCC een logistieke eenheid; het is geen vervanging voor het beschrijven van elk product in die eenheid.

Praktische controles en beperkingen

Barcodesystemen kunnen een consistente identificatie ondersteunen, maar hun effectiviteit hangt af van gegevensbeheer, compatibiliteit van apparatuur, labelkwaliteit en workflowontwerp. Nuttige implementatiecontroles zijn onder meer:

• Bereik van de identificatiecode: Bepaal of elke code een producttype, individueel artikel, locatie, pakket of logistieke eenheid vertegenwoordigt. Wijs dezelfde identificatiecode niet toe aan niet-gerelateerde actieve gegevens.
• Compatibiliteit van de lezer: Controleer of de apparatuur het gekozen symbool kan lezen. Er mag niet van worden uitgegaan dat apparatuur die alleen bedoeld is voor lineaire barcodes ook tweedimensionale symbolen kan lezen.
• Gegevensinterpretatie: Test hoe software omgaat met voorloopnullen, velden met variabele lengte, scheidingstekens en gestructureerde gegevenselementen.
• Afdruk- en plaatsingskwaliteit: Controleer het contrast, de symboolafmetingen, de vereiste vrije ruimte en de zichtbaarheid op de daadwerkelijk gebruikte verpakking.
• Operationele duurzaamheid: Beoordeel of labels leesbaar blijven na de verwachte hantering, slijtage, blootstelling aan vocht of temperatuurveranderingen.
• Overeenkomst met gegevens: Controleer of de scan het bedoelde gegeven opent of bijwerkt, inclusief het juiste verpakkingsniveau en de juiste maateenheid.
• Afhandeling van uitzonderingen: Bepaal wat er gebeurt wanneer een code onbekend, dubbel, onleesbaar of niet in overeenstemming met de taak is.
• Registratie van gebeurtenissen: Controleer of transacties de relevante context behouden, zoals de handeling, locatie en tijd, in plaats van alleen een gedecodeerde identificatiecode op te slaan.

Barcodeverificatie en gewoon scannen dienen verschillende doelen. Een scannertest toont aan dat bepaalde apparatuur onder de testomstandigheden een symbool kan lezen. Formele verificatie beoordeelt de symboolkwaliteit aan de hand van toepasselijke criteria. Geen van beide processen stelt op zichzelf vast dat de gecodeerde identificatiecode aan de juiste fysieke goederen is gekoppeld.

Veelgestelde vragen

Is een barcodesysteem hetzelfde als een barcodescanner?

Nee. Een scanner is een leesapparaat. Een barcodesysteem omvat ook identificatieregels, labels of markeringen, software, bedrijfsgegevens en procedures voor het handelen naar aanleiding van gescande informatie.

Bevat een barcode alle informatie over een product?

Niet noodzakelijk. De barcode kan alleen een identificatiecode bevatten die software gebruikt om een gegeven op te halen. Sommige formaten kunnen aanvullende gestructureerde gegevens bevatten, maar de beschikbare informatie hangt af van wat is gecodeerd.

Kan dezelfde productbarcode worden gebruikt als trackingnummer voor een pakket?

Een productidentificatie en een trackingnummer dienen verschillende doelen. Een productcode identificeert een handelsartikel, terwijl een trackingidentificatie betrekking heeft op een zendingvolggegeven. Een systeem moet de relatie tussen beide bijhouden en niet aannemen dat ze gelijkwaardig zijn.

Werkt de voorraad automatisch bij wanneer een barcode wordt gescand?

Alleen wanneer de gekoppelde applicatie is geconfigureerd om een voorraadtransactie uit te voeren. Een scan kan ook informatie ophalen, een taak valideren of een uitzondering activeren zonder voorraadsaldi te wijzigen.

Bronnen

• GS1: Barcodes — Barcodestructuren, ondersteunde formaten en hun rol bij identificatie en gegevensregistratie.
• GS1 General Specifications — Identificatieregels, vereisten voor barcodegebruik, gegevenssyntaxis en overwegingen voor symboolkwaliteit.
• GS1: Global Trade Item Number — Het bereik en doel van de identificatie van handelsartikelen.
• GS1: Serial Shipping Container Code — Identificatie van logistieke eenheden in toeleveringsketenactiviteiten.
• GS1 Application Identifiers — Betekenissen en formaten van gestructureerde gegevenselementen die in GS1-toepassingen worden gebruikt.