Σύστημα γραμμωτού κώδικα

Τι είναι ένα σύστημα γραμμωτού κώδικα;

Ένα σύστημα γραμμωτού κώδικα, που γράφεται επίσης ως σύστημα barcode, είναι ένας συνδυασμός συμβόλων αναγνώσιμων από μηχανές, εξοπλισμού σάρωσης, λογισμικού και διαδικασιών λειτουργίας που χρησιμοποιούνται για την αναγνώριση αντικειμένων και την καταγραφή πληροφοριών σχετικά με αυτά. Στα logistics και στο ηλεκτρονικό εμπόριο, συνδέει τα φυσικά προϊόντα, τις τοποθεσίες αποθήκευσης, τα δέματα και τις μονάδες logistics με ψηφιακές εγγραφές, ώστε να καταγράφονται και να ελέγχονται οι δραστηριότητες παραλαβής, απογραφής, εκτέλεσης παραγγελιών, αποστολής και επιστροφών.

Ο ίδιος ο γραμμωτός κώδικας είναι μόνο ένα στοιχείο. Ένα ολοκληρωμένο σύστημα πρέπει να καθορίζει τι αντιπροσωπεύει ένα αναγνωριστικό, να παράγει ή να αποκτά το κατάλληλο σύμβολο, να το διαβάζει σωστά και να χρησιμοποιεί τις αποκωδικοποιημένες πληροφορίες σε μια επιχειρηματική εφαρμογή. Για παράδειγμα, η σάρωση ενός προϊόντος κατά τη συλλογή παραγγελιών μπορεί να επιτρέψει σε ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης να ελέγξει αν το επιλεγμένο είδος αντιστοιχεί στη γραμμή της παραγγελίας.

Παρότι ο όρος προήλθε από σύμβολα που αποτελούνται από παράλληλες γραμμές και κενά, τα συστήματα barcode μπορούν επίσης να χρησιμοποιούν δισδιάστατα σύμβολα, όπως τα QR Code και Data Matrix. Το κατάλληλο σύμβολο εξαρτάται από τις πληροφορίες που κωδικοποιούνται, τα ισχύοντα πρότυπα, τον εξοπλισμό σάρωσης και τις απαιτήσεις του οργανισμού παραλαβής.

Στοιχεία ενός συστήματος γραμμωτού κώδικα

Ένα λειτουργικό σύστημα απαιτεί συμφωνία μεταξύ των φυσικών ετικετών και των ψηφιακών εγγραφών. Η αγορά σαρωτών ή η εκτύπωση ετικετών δεν αρκεί από μόνη της για να establish αυτή τη συμφωνία.

• Κανόνες αναγνώρισης: Καθορίζουν τι αναγνωρίζεται, όπως ένας τύπος προϊόντος, ένα μεμονωμένο σειριοποιημένο είδος, μια θέση αποθήκης ή μια μονάδα logistics.
• Σύμβολα barcode: Μεταφέρουν αναγνωριστικά ή άλλα δεδομένα σε μορφή αναγνώσιμη από μηχανές. Μια συμβολολογία barcode καθορίζει τον τρόπο αναπαράστασης αυτών των πληροφοριών.
• Παραγωγή ή σήμανση ετικετών: Τα σύμβολα μπορούν να εκτυπώνονται στη συσκευασία, να εφαρμόζονται ως ετικέτες ή να σημειώνονται απευθείας σε κατάλληλες επιφάνειες.
• Εξοπλισμός ανάγνωσης: Συμβατοί σαρωτές, κάμερες ή κινητές συσκευές καταγράφουν και αποκωδικοποιούν τα σύμβολα.
• Επιχειρηματικό λογισμικό και εγγραφές: Οι εφαρμογές ερμηνεύουν τις αποκωδικοποιημένες πληροφορίες και τις συνδέουν με προϊόντα, παραγγελίες, τοποθεσίες, αποστολές ή άλλες εγγραφές.
• Διαδικασίες λειτουργίας: Καθορίζουν πότε πρέπει να γίνεται σάρωση, πώς αντιμετωπίζονται οι αναντιστοιχίες και πώς διαχειρίζονται οι κατεστραμμένες, διπλές ή μη αναγνωρισμένες ετικέτες.

Αυτά τα στοιχεία είναι αλληλεξαρτώμενα. Ένα καθαρά εκτυπωμένο σύμβολο μπορεί και πάλι να οδηγήσει σε εσφαλμένη συναλλαγή, αν το αναγνωριστικό του έχει αντιστοιχιστεί σε λάθος προϊόν. Αντίστροφα, μια ακριβής βάση δεδομένων δεν μπορεί να αντισταθμίσει μια ετικέτα που ο διαθέσιμος εξοπλισμός δεν μπορεί να διαβάσει.

Πώς λειτουργεί ένα σύστημα γραμμωτού κώδικα

1. Καθορισμός του επιπέδου αναγνώρισης. Ο οργανισμός καθορίζει αν η διαδικασία πρέπει να διακρίνει έναν τύπο προϊόντος, μια παρτίδα, ένα μεμονωμένο είδος ή μια μονάδα διακίνησης, όπως μια παλέτα.
2. Ανάθεση ή απόκτηση αναγνωριστικού. Το αναγνωριστικό δημιουργείται σύμφωνα με τους σχετικούς εσωτερικούς ή εξωτερικούς κανόνες αναγνώρισης και συνδέεται με μια επιχειρηματική εγγραφή.
3. Κωδικοποίηση των πληροφοριών. Η επιλεγμένη μορφή barcode αναπαριστά το αναγνωριστικό και, όπου υποστηρίζεται και απαιτείται, πρόσθετες πληροφορίες, όπως αριθμό παρτίδας ή ημερομηνία λήξης.
4. Εφαρμογή του συμβόλου. Ο γραμμωτός κώδικας τοποθετείται σε σημείο όπου μπορεί να διαβαστεί κατά την προβλεπόμενη λειτουργία, χωρίς να καλύπτεται από περιτύλιγμα, διπλώσεις ή άλλες ετικέτες.
5. Σάρωση σε ένα συμβάν διαδικασίας. Ένας εργαζόμενος ή ένας αυτοματοποιημένος αναγνώστης καταγράφει τον γραμμωτό κώδικα κατά την παραλαβή, την τοποθέτηση, τη συλλογή, τη συσκευασία, την αποστολή ή άλλη καθορισμένη δραστηριότητα.
6. Επικύρωση και καταγραφή της συναλλαγής. Το λογισμικό ελέγχει τις αποκωδικοποιημένες πληροφορίες σε σχέση με την εργασία ή την αναμενόμενη εγγραφή. Μπορεί να αποδεχτεί τη συναλλαγή, να ζητήσει περισσότερες πληροφορίες ή να επισημάνει μια εξαίρεση.

Η ανάγνωση ενός γραμμωτού κώδικα και η ολοκλήρωση μιας συναλλαγής είναι διαφορετικές ενέργειες. Μια επιτυχής αποκωδικοποίηση σημαίνει ότι ο εξοπλισμός ερμήνευσε το σύμβολο· δεν αποδεικνύει ότι τα προϊόντα είναι σωστά, ότι υπάρχει η αναμενόμενη ποσότητα ή ότι η συναλλαγή έχει αποθηκευτεί. Αυτοί οι έλεγχοι εξαρτώνται από τη λογική της εφαρμογής και τους λειτουργικούς ελέγχους.

Μορφές barcode που χρησιμοποιούνται στο εμπόριο και στα logistics

Οι μορφές barcode συνήθως ομαδοποιούνται σε γραμμικά και δισδιάστατα σύμβολα. Η διάκριση αυτή περιγράφει τη φυσική τους δομή και όχι την επιχειρηματική σημασία κάθε αναγνωριστικού που μπορούν να μεταφέρουν. Τα παρακάτω παραδείγματα παρουσιάζουν καθιερωμένες μορφές και όχι μια εξαντλητική ταξινόμηση.

Τα GS1 Application Identifiers υποδεικνύουν τη σημασία και τη μορφή των σχετικών στοιχείων δεδομένων. Επιτρέπουν στις συμβατές εφαρμογές να διακρίνουν πληροφορίες όπως αναγνωριστικό προϊόντος, αριθμό παρτίδας ή ημερομηνία λήξης. Ένα σύστημα που διαχειρίζεται αυτά τα στοιχεία πρέπει να ερμηνεύει σωστά τη δομή τους και όχι να αντιμετωπίζει κάθε σάρωση ως μια αδιαφοροποίητη συμβολοσειρά χαρακτήρων.

Χρήση σε όλη τη ροή εργασιών logistics

Παραλαβή και απογραφή

Κατά την παραλαβή, ένας γραμμωτός κώδικας μπορεί να συνδέσει τα εισερχόμενα προϊόντα με μια αναμενόμενη εγγραφή προϊόντος ή μονάδας logistics. Ανάλογα με τη ροή εργασίας, οι χειριστές μπορεί επίσης να καταγράφουν ποσότητες, παρτίδες, σειριακούς αριθμούς και τοποθεσίες αποθήκευσης. Η σάρωση ενός προϊόντος δεν καθορίζει αυτόματα τον αριθμό των μονάδων που παραλήφθηκαν· η ποσότητα πρέπει να κωδικοποιείται, να εισάγεται, να μετράται ή να προκύπτει βάσει καθορισμένης διαδικασίας.

Κατά την τοποθέτηση και την αναπλήρωση, η σάρωση τόσο των προϊόντων όσο και της τοποθεσίας προορισμού μπορεί να βοηθήσει στη σύνδεση του αποθέματος με μια θέση αποθήκης. Οι καταμετρήσεις αποθέματος μπορούν να χρησιμοποιούν τα ίδια αναγνωριστικά για να συγκρίνουν το φυσικά παρατηρούμενο απόθεμα με τα καταγεγραμμένα υπόλοιπα. Η ακρίβεια του αποτελέσματος εξακολουθεί να εξαρτάται από τη σωστή καταμέτρηση και τη συνεπή καταγραφή των συναλλαγών.

Συλλογή, συσκευασία και αποστολή

Κατά την εκτέλεση παραγγελιών, το λογισμικό μπορεί να συγκρίνει το σαρωμένο αναγνωριστικό προϊόντος με το είδος που ζητήθηκε από μια παραγγελία. Κατά τη συσκευασία, ένας ξεχωριστός έλεγχος μπορεί να συνδέσει τα επιλεγμένα προϊόντα με το δέμα που ετοιμάζεται. Στη συνέχεια, η ετικέτα μεταφορέα παρέχει αναγνωριστικά που χρησιμοποιούνται στη ροή εργασιών αποστολής.

Δεν πρέπει να θεωρείται ότι αυτά τα αναγνωριστικά είναι εναλλάξιμα. Ένας γραμμωτός κώδικας προϊόντος απαντά σε διαφορετικό ερώτημα από έναν γραμμωτό κώδικα δέματος. Ένα δέμα μπορεί να περιέχει πολλά προϊόντα και μία παραγγελία μπορεί να εκτελείται μέσω πολλών δεμάτων. Το λογισμικό πρέπει να διατηρεί ρητά αυτές τις σχέσεις.

Επιστροφές

Μια ροή εργασιών επιστροφών μπορεί να χρησιμοποιεί τον αρχικό γραμμωτό κώδικα προϊόντος, ένα αναγνωριστικό δέματος ή ένα αναγνωριστικό έγκρισης επιστροφής για να εντοπίσει τη σχετική εγγραφή. Η αναγνώριση είναι μόνο το σημείο εκκίνησης: η επιθεώρηση, η αξιολόγηση της κατάστασης, η επιλεξιμότητα για επιστροφή χρημάτων και η απόφαση για επανατοποθέτηση σε απόθεμα ή απόρριψη ενός είδους παραμένουν ξεχωριστές δραστηριότητες.

Διασυνοριακές μετακινήσεις

Στο διασυνοριακό ηλεκτρονικό εμπόριο, τα αναγνωριστικά μπορούν να βοηθήσουν τους εμπορικούς εταίρους να συνδέσουν τα φυσικά προϊόντα με πληροφορίες που ανταλλάσσονται μεταξύ συστημάτων αποθήκης, μεταφοράς και εμπορικών συστημάτων. Ωστόσο, ένας γραμμωτός κώδικας από μόνος του δεν καθορίζει το τελωνειακό παραδεκτό, την προέλευση, την tariff classification ή τη μεταχείριση δασμών. Τα ζητήματα αυτά εξαρτώνται από τα σχετικά προϊόντα, έγγραφα, δηλώσεις και νομικές απαιτήσεις.

Όταν διαφορετικοί οργανισμοί σαρώνουν την ίδια ετικέτα, η διαλειτουργικότητα απαιτεί περισσότερα από ευανάγνωστη εκτύπωση. Οι εταίροι πρέπει να συμφωνούν σχετικά με το σχήμα αναγνώρισης, τη σύνταξη δεδομένων, τις απαιτήσεις ετικέτας και τις ηλεκτρονικές εγγραφές που συνδέονται με το αναγνωριστικό.

Σχετικοί όροι και όρια αναγνώρισης

Ένα GTIN συνήθως αναγνωρίζει ένα εμπορικό είδος σε συγκεκριμένο επίπεδο συσκευασίας και όχι κάθε μεμονωμένο φυσικό τεμάχιο. Η αναγνώριση ενός συγκεκριμένου τεμαχίου απαιτεί κατάλληλο αναγνωριστικό επιπέδου τεμαχίου ή συνδυασμό, όπως αναγνωριστικό προϊόντος και σειριακό αριθμό. Παρομοίως, ένα SSCC αναγνωρίζει μια μονάδα logistics· δεν υποκαθιστά την περιγραφή κάθε προϊόντος που περιέχεται σε αυτή.

Πρακτικοί έλεγχοι και περιορισμοί

Τα συστήματα barcode μπορούν να υποστηρίξουν τη συνεπή αναγνώριση, αλλά η αποτελεσματικότητά τους εξαρτάται από τη διακυβέρνηση δεδομένων, τη συμβατότητα εξοπλισμού, την ποιότητα ετικετών και τον σχεδιασμό της ροής εργασίας. Χρήσιμοι έλεγχοι υλοποίησης περιλαμβάνουν:

• Πεδίο εφαρμογής αναγνωριστικού: Καθορίστε αν κάθε κωδικός αντιπροσωπεύει τύπο προϊόντος, μεμονωμένο είδος, τοποθεσία, δέμα ή μονάδα logistics. Αποφύγετε την ανάθεση του ίδιου αναγνωριστικού σε άσχετες ενεργές εγγραφές.
• Συμβατότητα αναγνώστη: Επιβεβαιώστε ότι ο εξοπλισμός μπορεί να διαβάσει το επιλεγμένο σύμβολο. Δεν πρέπει να θεωρείται ότι ο εξοπλισμός που προορίζεται μόνο για γραμμωτούς κώδικες μπορεί να διαβάσει δισδιάστατα σύμβολα.
• Ερμηνεία δεδομένων: Ελέγξτε τον τρόπο με τον οποίο το λογισμικό χειρίζεται αρχικά μηδενικά, πεδία μεταβλητού μήκους, διαχωριστές και δομημένα στοιχεία δεδομένων.
• Ποιότητα εκτύπωσης και τοποθέτησης: Ελέγξτε την αντίθεση, τις διαστάσεις του συμβόλου, τον απαιτούμενο ελεύθερο χώρο και την ορατότητα στην πραγματική συσκευασία που χρησιμοποιείται.
• Λειτουργική ανθεκτικότητα: Αξιολογήστε αν οι ετικέτες παραμένουν αναγνώσιμες μετά την αναμενόμενη διαχείριση, την τριβή, την έκθεση σε υγρασία ή τις αλλαγές θερμοκρασίας.
• Αντιστοίχιση εγγραφής: Επαληθεύστε ότι η σάρωση ανοίγει ή ενημερώνει την προβλεπόμενη εγγραφή, συμπεριλαμβανομένου του σωστού επιπέδου συσκευασίας και της μονάδας μέτρησης.
• Χειρισμός εξαιρέσεων: Καθορίστε τι συμβαίνει όταν ένας κωδικός είναι άγνωστος, διπλός, μη αναγνώσιμος ή ασυνεπής με την εργασία.
• Καταγραφή συμβάντων: Επιβεβαιώστε ότι οι συναλλαγές διατηρούν το σχετικό πλαίσιο, όπως τη λειτουργία, την τοποθεσία και την ώρα, αντί να αποθηκεύουν απλώς ένα αποκωδικοποιημένο αναγνωριστικό.

Η επαλήθευση barcode και η συνηθισμένη σάρωση εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς. Μια δοκιμή σαρωτή δείχνει ότι ο συγκεκριμένος εξοπλισμός μπορεί να διαβάσει ένα σύμβολο υπό τις συνθήκες της δοκιμής. Η επίσημη επαλήθευση αξιολογεί την ποιότητα του συμβόλου βάσει των ισχυόντων κριτηρίων. Καμία από τις δύο διαδικασίες, από μόνη της, δεν αποδεικνύει ότι το κωδικοποιημένο αναγνωριστικό συνδέεται με τα σωστά φυσικά προϊόντα.

Συχνές ερωτήσεις

Είναι ένα σύστημα γραμμωτού κώδικα το ίδιο με έναν σαρωτή barcode;

Όχι. Ο σαρωτής είναι συσκευή ανάγνωσης. Ένα σύστημα γραμμωτού κώδικα περιλαμβάνει επίσης κανόνες αναγνώρισης, ετικέτες ή σημάνσεις, λογισμικό, επιχειρηματικές εγγραφές και διαδικασίες για την αξιοποίηση των σαρωμένων πληροφοριών.

Περιέχει ένας γραμμωτός κώδικας όλες τις πληροφορίες για ένα προϊόν;

Όχι απαραίτητα. Μπορεί να περιέχει μόνο ένα αναγνωριστικό που χρησιμοποιεί το λογισμικό για να ανακτήσει μια εγγραφή. Ορισμένες μορφές μπορούν να μεταφέρουν πρόσθετα δομημένα δεδομένα, αλλά οι διαθέσιμες πληροφορίες εξαρτώνται από το τι κωδικοποιήθηκε.

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί ο ίδιος γραμμωτός κώδικας προϊόντος ως αριθμός παρακολούθησης δέματος;

Ένα αναγνωριστικό προϊόντος και ένας αριθμός παρακολούθησης εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς. Ο κωδικός προϊόντος αναγνωρίζει ένα εμπορικό είδος, ενώ το αναγνωριστικό παρακολούθησης αφορά μια εγγραφή παρακολούθησης αποστολής. Ένα σύστημα πρέπει να διατηρεί τη σχέση μεταξύ τους και όχι να θεωρεί ότι είναι ισοδύναμα.

Ενημερώνει αυτόματα το απόθεμα η σάρωση ενός γραμμωτού κώδικα;

Μόνο όταν η συνδεδεμένη εφαρμογή έχει ρυθμιστεί να εκτελεί συναλλαγή αποθέματος. Μια σάρωση μπορεί επίσης να ανακτήσει πληροφορίες, να επικυρώσει μια εργασία ή να ενεργοποιήσει μια εξαίρεση χωρίς να αλλάξει τα υπόλοιπα αποθέματος.

Πηγές

• GS1: Barcodes — Δομές barcode, υποστηριζόμενες μορφές και ο ρόλος τους στην αναγνώριση και την καταγραφή δεδομένων.
• GS1 General Specifications — Κανόνες αναγνώρισης, απαιτήσεις εφαρμογής barcode, σύνταξη δεδομένων και ζητήματα ποιότητας συμβόλων.
• GS1: Global Trade Item Number — Το πεδίο εφαρμογής και ο σκοπός της αναγνώρισης εμπορικών ειδών.
• GS1: Serial Shipping Container Code — Αναγνώριση μονάδων logistics στις λειτουργίες εφοδιαστικής αλυσίδας.
• GS1 Application Identifiers — Σημασίες και μορφές δομημένων στοιχείων δεδομένων που χρησιμοποιούνται σε εφαρμογές GS1.