Viivakoodijärjestelmä

Mikä on viivakoodijärjestelmä?

Viivakoodijärjestelmä, josta käytetään myös nimitystä barcode system, on koneellisesti luettavien symbolien, skannauslaitteiden, ohjelmistojen ja toimintamenettelyjen yhdistelmä, jota käytetään esineiden tunnistamiseen ja niitä koskevien tietojen tallentamiseen. Logistiikassa ja verkkokaupassa se yhdistää fyysiset tavarat, varastopaikat, paketit ja logistiset yksiköt digitaalisiin tietoihin, jotta vastaanotto, varastonhallinta, tilausten käsittely, lähetys ja palautukset voidaan kirjata ja tarkistaa.

Viivakoodi itsessään on vain yksi osa kokonaisuutta. Täydellisen järjestelmän on määritettävä, mitä tunniste edustaa, tuotettava tai hankittava sopiva symboli, luettava se oikein ja hyödynnettävä purettua tietoa liiketoimintasovelluksessa. Esimerkiksi tuotteen skannaaminen keräilyn aikana voi antaa varastonhallintajärjestelmälle mahdollisuuden tarkistaa, vastaako valittu tuote tilausriviä.

Vaikka termi sai alkunsa rinnakkaisista viivoista ja väleistä koostuvista symboleista, viivakoodijärjestelmissä voidaan käyttää myös kaksiulotteisia symboleja, kuten QR Code- ja Data Matrix -koodeja. Sopiva symboli riippuu koodattavista tiedoista, sovellettavista standardeista, skannauslaitteista ja vastaanottavan organisaation vaatimuksista.

Viivakoodijärjestelmän osat

Toimiva järjestelmä edellyttää fyysisten etikettien ja digitaalisten tietojen yhteensopivuutta. Skannerien ostaminen tai etikettien tulostaminen ei yksinään luo tätä yhteensopivuutta.

• Tunnistamissäännöt: Näissä määritetään, mitä tunnistetaan, kuten tuotetyyppi, yksilöllinen sarjoitettu tuote, varastopaikka tai logistinen yksikkö.
• Viivakoodisymbolit: Nämä sisältävät tunnisteita tai muita tietoja koneellisesti luettavassa muodossa. Viivakoodisymbologia määrittää, miten kyseiset tiedot esitetään.
• Etikettien tuotanto tai merkintä: Symbolit voidaan tulostaa pakkaukseen, kiinnittää etiketteinä tai merkitä suoraan sopiviin pintoihin.
• Lukulaitteet: Yhteensopivat skannerit, kamerat tai mobiililaitteet tallentavat ja purkavat symbolien sisällön.
• Liiketoimintaohjelmistot ja tietueet: Sovellukset tulkitsevat puretut tiedot ja yhdistävät ne tuotteisiin, tilauksiin, sijainteihin, lähetyksiin tai muihin tietueisiin.
• Toimintamenettelyt: Näissä määritetään, milloin skannataan, miten ristiriitoihin reagoidaan ja miten vahingoittuneita, päällekkäisiä tai tunnistamattomia etikettejä käsitellään.

Nämä osat ovat toisistaan riippuvaisia. Selkeästi tulostettu symboli voi silti johtaa virheelliseen tapahtumaan, jos sen tunniste on liitetty väärään tuotteeseen. Toisaalta tarkka tietokanta ei voi korjata etikettiä, jota käytettävissä oleva laitteisto ei pysty lukemaan.

Kuinka viivakoodijärjestelmä toimii

1. Määritä tunnistamisen taso. Organisaatio päättää, onko prosessissa erotettava toisistaan tuotetyyppi, erä, yksittäinen tuote vai käsittely-yksikkö, kuten lava.
2. Määritä tai hanki tunniste. Tunniste luodaan asiaankuuluvien sisäisten tai ulkoisten tunnistamissääntöjen mukaisesti ja yhdistetään liiketoimintatietueeseen.
3. Koodaa tiedot. Valittu viivakoodimuoto esittää tunnisteen ja mahdollisuuksien ja tarpeen mukaan myös muita tietoja, kuten eränumeron tai viimeisen käyttöpäivän.
4. Kiinnitä symboli. Viivakoodi sijoitetaan paikkaan, josta se voidaan lukea aiotun toiminnon aikana ilman, että kääreet, taitokset tai muut etiketit peittävät sitä.
5. Skannaa prosessitapahtuman yhteydessä. Työntekijä tai automaattinen lukulaite tallentaa viivakoodin vastaanoton, hyllytyksen, keräilyn, pakkaamisen, lähetyksen tai muun määritellyn toiminnon aikana.
6. Vahvista ja kirjaa tapahtuma. Ohjelmisto tarkistaa puretut tiedot tehtävää tai odotettua tietuetta vasten. Se voi hyväksyä tapahtuman, pyytää lisätietoja tai merkitä poikkeaman.

Viivakoodin lukeminen ja tapahtuman suorittaminen ovat eri toimintoja. Onnistunut purku tarkoittaa, että laite on tulkinnut symbolin; se ei todista, että tavarat ovat oikeat, odotettu määrä on paikalla tai tapahtuma on tallennettu. Nämä tarkistukset riippuvat sovelluslogiikasta ja toiminnan valvonnasta.

Kaupassa ja logistiikassa käytettävät viivakoodimuodot

Viivakoodimuodot jaetaan yleensä lineaarisiin ja kaksiulotteisiin symboleihin. Erottelu kuvaa niiden fyysistä rakennetta, ei jokaisen niiden sisältämän tunnisteen liiketoiminnallista merkitystä. Seuraavat esimerkit kuvaavat vakiintuneita muotoja, eivät tyhjentävää luokittelua.

GS1-sovellustunnisteet ilmaisevat niihin liittyvien tietoelementtien merkityksen ja muodon. Niiden avulla yhteensopivat sovellukset voivat erottaa toisistaan esimerkiksi tuotetunnisteen, eränumeron tai viimeisen käyttöpäivän. Näitä elementtejä käsittelevän järjestelmän on tulkittava niiden rakenne oikein sen sijaan, että jokaista skannausta käsiteltäisiin erottelemattomana merkkijonona.

Käyttö logistiikan työnkulussa

Vastaanotto ja varasto

Vastaanoton aikana viivakoodi voi yhdistää saapuvat tavarat odotettuun tuote- tai logistisen yksikön tietueeseen. Työnkulusta riippuen käyttäjät voivat tallentaa myös määriä, eriä, sarjanumeroita ja varastopaikkoja. Tuotteen skannaaminen ei automaattisesti määritä vastaanotettujen yksiköiden määrää; määrä on koodattava, syötettävä, laskettava tai johdettava määritellyn prosessin mukaisesti.

Hyllytyksen ja täydennyksen aikana sekä tavaroiden että kohdesijainnin skannaaminen voi auttaa yhdistämään varaston varastopaikkaan. Varastolaskennassa voidaan käyttää samoja tunnisteita fyysisesti havaittujen varastomäärien vertaamiseen kirjattuihin saldoihin. Tuloksen tarkkuus riippuu edelleen oikeasta laskennasta ja tapahtumien johdonmukaisesta kirjaamisesta.

Keräily, pakkaaminen ja lähetys

tilausten käsittelyssä ohjelmisto voi verrata skannattua tuotetunnistetta tilauksen pyytämään tuotteeseen. Pakkauksen yhteydessä erillisellä tarkistuksella voidaan yhdistää valitut tavarat valmisteltavaan pakettiin. Kuljetusliikkeen etiketti tarjoaa sen jälkeen lähetysprosessissa käytettävät tunnisteet.

Näitä tunnisteita ei pidä olettaa keskenään vaihdettaviksi. Tuotteen viivakoodi vastaa eri kysymykseen kuin paketin viivakoodi. Paketti voi sisältää useita tuotteita, ja yksi tilaus voidaan toimittaa useassa paketissa. Ohjelmiston on ylläpidettävä näitä suhteita nimenomaisesti.

Palautukset

Palautusprosessissa voidaan käyttää alkuperäistä tuotteen viivakoodia, paketin tunnistetta tai palautuslupatunnistetta asiaankuuluvan tietueen löytämiseen. Tunnistaminen on vasta lähtökohta: tarkastus, kunnon arviointi, hyvityskelpoisuus sekä päätös tuotteen palauttamisesta varastoon tai hävittämisestä ovat erillisiä toimintoja.

Rajojen yli tapahtuvat siirrot

Rajojen yli tapahtuvassa verkkokaupassa tunnisteet voivat auttaa kauppakumppaneita yhdistämään fyysiset tavarat varasto-, kuljetus- ja kaupallisten järjestelmien välillä vaihdettuihin tietoihin. Viivakoodi ei kuitenkaan yksinään määritä tullikelpoisuutta, alkuperää, tariffiluokitusta tai tullikohtelua. Nämä asiat riippuvat kyseisistä tavaroista, asiakirjoista, ilmoituksista ja lakisääteisistä vaatimuksista.

Kun eri organisaatiot skannaavat samaa etikettiä, yhteentoimivuus edellyttää muutakin kuin luettavaa tulostetta. Kumppaneiden on sovittava tunnistusjärjestelmästä, tietosyntaksista, etikettivaatimuksista ja tunnisteeseen liittyvistä sähköisistä tietueista.

Liittyvät termit ja tunnistamisen rajat

GTIN tunnistaa yleensä tietyllä pakkaustasolla olevan kauppatuotteen, ei jokaista yksittäistä fyysistä kappaletta. Tietyn kappaleen tunnistaminen edellyttää sopivaa kappaletason tunnistetta tai yhdistelmää, kuten tuotetunnistetta ja sarjanumeroa. Samoin SSCC tunnistaa logistisen yksikön; se ei korvaa kaikkien yksikön sisältämien tuotteiden kuvaamista.

Käytännön tarkistukset ja rajoitukset

Viivakoodijärjestelmät voivat tukea johdonmukaista tunnistamista, mutta niiden tehokkuus riippuu tiedonhallinnasta, laitteiden yhteensopivuudesta, etikettien laadusta ja työnkulun suunnittelusta. Hyödyllisiä käyttöönottotarkistuksia ovat:

• Tunnisteen laajuus: Määritä, edustaako kukin koodi tuotetyyppiä, yksittäistä tuotetta, sijaintia, pakettia vai logistista yksikköä. Vältä saman tunnisteen määrittämistä toisiinsa liittymättömille aktiivisille tietueille.
• Lukijan yhteensopivuus: Varmista, että laitteisto pystyy lukemaan valitun symbolin. Pelkästään lineaarisille viivakoodeille tarkoitettujen laitteiden ei pidä olettaa lukevan kaksiulotteisia symboleja.
• Tietojen tulkinta: Testaa, miten ohjelmisto käsittelee etunollia, vaihtuvamittaisia kenttiä, erottimia ja rakenteisia tietoelementtejä.
• Tulostus- ja sijoittelulaatu: Tarkista kontrasti, symbolin mitat, vaadittu tyhjä tila ja näkyvyys käytettävässä todellisessa pakkauksessa.
• Toiminnallinen kestävyys: Arvioi, säilyvätkö etiketit luettavina odotetun käsittelyn, hankauksen, kosteudelle altistumisen tai lämpötilan vaihtelujen jälkeen.
• Tietueen täsmäytys: Varmista, että skannaus avaa tai päivittää tarkoitetun tietueen, mukaan lukien oikean pakkaustason ja mittayksikön.
• Poikkeamien käsittely: Määritä, mitä tapahtuu, kun koodi on tuntematon, päällekkäinen, lukukelvoton tai tehtävän vastainen.
• Tapahtumien kirjaaminen: Varmista, että tapahtumat säilyttävät asiaankuuluvan kontekstin, kuten toiminnon, sijainnin ja ajan, eivätkä ainoastaan tallenna purettua tunnistetta.

Viivakoodin verifiointi ja tavallinen skannaus palvelevat eri tarkoituksia. Skanneritesti osoittaa, että tietty laite pystyy lukemaan symbolin testiolosuhteissa. Muodollisessa verifioinnissa arvioidaan symbolin laatu sovellettavien kriteerien perusteella. Kumpikaan prosessi ei yksinään osoita, että koodattu tunniste liittyy oikeisiin fyysisiin tavaroihin.

Usein kysyttyä

Onko viivakoodijärjestelmä sama asia kuin viivakoodiskanneri?

Ei. Skanneri on lukulaite. Viivakoodijärjestelmään kuuluvat lisäksi tunnistamissäännöt, etiketit tai merkinnät, ohjelmistot, liiketoimintatietueet ja menettelyt skannattujen tietojen käsittelemiseksi.

Sisältääkö viivakoodi kaikki tuotetta koskevat tiedot?

Ei välttämättä. Se voi sisältää vain tunnisteen, jonka avulla ohjelmisto hakee tietueen. Jotkin muodot voivat sisältää rakenteisia lisätietoja, mutta käytettävissä olevat tiedot riippuvat siitä, mitä koodiin on sisällytetty.

Voidaanko samaa tuotteen viivakoodia käyttää paketin seurantatunnuksena?

Tuotetunnisteella ja seurantatunnuksella on eri tarkoitukset. Tuotekoodi tunnistaa kauppatuotteen, kun taas seurantatunniste liittyy lähetysseurantatietueeseen. Järjestelmän on ylläpidettävä niiden välistä suhdetta sen sijaan, että se olettaisi niiden olevan samanarvoisia.

Päivittääkö viivakoodin skannaaminen varaston automaattisesti?

Vain silloin, kun yhdistetty sovellus on määritetty suorittamaan varastotapahtuma. Skannaus voi sen sijaan hakea tietoja, vahvistaa tehtävän tai käynnistää poikkeaman muuttamatta varastosaldoja.

Lähteet

• GS1: Barcodes — Viivakoodien rakenteet, tuetut muodot ja niiden rooli tunnistamisessa ja tiedonkeruussa.
• GS1 General Specifications — Tunnistamissäännöt, viivakoodien sovellusvaatimukset, tietosyntaksi ja symbolien laatua koskevat näkökohdat.
• GS1: Global Trade Item Number — Kauppatuotteiden tunnistamisen laajuus ja tarkoitus.
• GS1: Serial Shipping Container Code — Logististen yksiköiden tunnistaminen toimitusketjun toiminnoissa.
• GS1 Application Identifiers — GS1-sovelluksissa käytettävien rakenteisten tietoelementtien merkitykset ja muodot.