การจัดการคลังสินค้า

การจัดการคลังสินค้าคืออะไร?

การจัดการคลังสินค้าคือการวางแผน การประสานงาน และการควบคุมกิจกรรมที่ใช้ในการรับ จัดเก็บ จัดการ และจัดส่งสินค้า داخلคลังสินค้า ในด้านโลจิสติกส์และอีคอมเมิร์ซ การจัดการนี้เชื่อมโยงการเคลื่อนย้ายสินค้าทางกายภาพเข้ากับบันทึกสินค้าคงคลัง คำสั่งซื้อของลูกค้า และการขนส่งขาออก จุดประสงค์คือทำให้สินค้าสามารถระบุได้ จัดเก็บได้อย่างเหมาะสม และพร้อมสำหรับการเคลื่อนย้ายที่ได้รับอนุญาต พร้อมทั้งบริหารพื้นที่ แรงงาน อุปกรณ์ ความปลอดภัย และต้นทุนการดำเนินงาน

คำนี้มักใช้แทนกันได้กับ การบริหารคลังสินค้า โดยอธิบายถึงวินัยด้านการดำเนินงาน ไม่ใช่ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ใดโดยเฉพาะ ระบบการจัดการคลังสินค้า หรือ WMS สามารถสนับสนุนวินัยดังกล่าวได้ แต่กระบวนการ บุคลากรที่ผ่านการฝึกอบรม โครงสร้างพื้นฐานทางกายภาพ และบันทึกที่เชื่อถือได้ยังคงจำเป็น ไม่ว่าการดำเนินงานจะทำด้วยมือหรือเป็นระบบอัตโนมัติ

บทบาทในโลจิสติกส์และอีคอมเมิร์ซ

คลังสินค้าเป็นสถานที่ควบคุมระหว่างขั้นตอนต่าง ๆ ของห่วงโซ่อุปทาน สินค้าอาจมาจากผู้ผลิต ซัพพลายเออร์ ท่าเรือ หรือคลังสินค้าอื่น และออกไปยังร้านค้า สถานที่ผลิต ลูกค้าธุรกิจ หรือผู้บริโภครายบุคคล การจัดการคลังสินค้าควบคุมสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างการมาถึงและการออกจากคลัง รวมถึงข้อมูลที่จำเป็นในการอธิบายว่าสินค้าอยู่ที่ใดและพร้อมใช้งานหรือไม่

ในอีคอมเมิร์ซ งานนี้เชื่อมโยงสินค้าคงคลังที่พร้อมจำหน่ายเข้ากับการดำเนินการตามคำสั่งซื้อ สินค้าที่แสดงว่าพร้อมจำหน่ายในร้านค้าออนไลน์ต้องสอดคล้องกับสินค้าที่สามารถค้นหา หยิบ และจัดส่งได้จริง สินค้าที่รอตรวจสอบ สินค้าที่เสียหาย และสินค้าคงคลังที่จัดสรรให้กับคำสั่งซื้ออื่นแล้ว อาจมีอยู่จริงในคลังแต่ไม่พร้อมสำหรับการขายใหม่

ธุรกิจพบคำนี้ในขั้นตอนการปฏิบัติงานคลังสินค้า ข้อตกลงบริการจัดการคำสั่งซื้อ รายงานสินค้าคงคลัง เอกสารซอฟต์แวร์ และคำบรรยายงานด้านโลจิสติกส์ คำนี้ใช้ได้ทั้งกับคลังสินค้าที่ธุรกิจดำเนินการเองและสถานที่ที่ผู้ให้บริการโลจิสติกส์ภายนอกบริหารจัดการ การจ้างภายนอกเปลี่ยนผู้ดำเนินกิจกรรม แต่ไม่ได้เปลี่ยนความจำเป็นในการควบคุมกิจกรรมเหล่านั้น

กระบวนการหลักในคลังสินค้า

กิจกรรมต่อไปนี้อธิบายขั้นตอนการดำเนินงานทั่วไป ไม่ใช่ลำดับที่จำเป็นสำหรับทุกสถานที่ การถ่ายลำระหว่างท่า การจัดเก็บสินค้าแบบปริมาณมาก การสนับสนุนการผลิต และการจัดการคำสั่งซื้ออีคอมเมิร์ซอาจต้องใช้รูปแบบที่แตกต่างกัน

การรับสินค้าและการจัดเก็บเข้าที่

การรับสินค้าช่วยสร้างบันทึกเริ่มต้นของการส่งมอบในคลังสินค้า การตรวจสอบที่เกี่ยวข้องอาจรวมถึงรหัสสินค้า จำนวน สภาพบรรจุภัณฑ์ และเอกสารประกอบที่จำเป็น หากเหมาะสม ผู้ปฏิบัติงานยังบันทึกหมายเลขล็อต หมายเลขซีเรียล วันหมดอายุ หรือข้อมูลเกี่ยวกับอุณหภูมิด้วย ความคลาดเคลื่อนของการส่งมอบควรแยกออกจากสินค้าที่รับตามปกติ เพื่อไม่ให้สินค้าขาดหรือเสียหายถูกปกปิดด้วยธุรกรรมภายหลัง

การตัดสินใจจัดเก็บสินค้าเข้าที่พิจารณามากกว่าพื้นที่ว่าง ปัจจัยที่เกี่ยวข้องได้แก่ ความสามารถในการรับน้ำหนัก ขนาด ข้อกำหนดด้านการเข้าถึง ความเข้ากันได้ของสินค้า สภาพแวดล้อม และกิจกรรมการหยิบสินค้าที่คาดไว้ สถานที่ที่เหมาะกับสินค้าชนิดหนึ่งอาจไม่เหมาะกับอีกชนิดหนึ่งเนื่องจากน้ำหนัก ความเสี่ยงต่อการปนเปื้อน ความต้องการด้านความปลอดภัย หรือข้อจำกัดในการจัดการ

การจัดเก็บ การเติมสินค้า และการหยิบสินค้า

ระหว่างการจัดเก็บ ผู้จัดการควบคุมทั้งสถานที่และสภาพสินค้า การหมุนเวียนสินค้าอาจใช้หลักเข้าก่อนออกก่อน หรือ FIFO ซึ่งหมายถึงการจ่ายสินค้าที่รับเข้าก่อนก่อน สำหรับสินค้าที่มีวันหมดอายุ หลักหมดอายุก่อนออกก่อน หรือ FEFO จะให้ความสำคัญกับสินค้าที่มีวันหมดอายุเร็วที่สุด กฎที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับสินค้าและข้อกำหนดที่ใช้บังคับ FIFO และ FEFO ไม่สามารถใช้แทนกันได้

รูปแบบการหยิบสินค้าขึ้นอยู่กับลักษณะคำสั่งซื้อและการออกแบบคลังสินค้า ผู้ปฏิบัติงานอาจหยิบทีละหนึ่งคำสั่งซื้อ รวบรวมสินค้าสำหรับหลายคำสั่งซื้อพร้อมกัน หรือทำงานภายในโซนที่กำหนด วิธีเหล่านี้เป็นวิธีการดำเนินงาน ไม่ใช่ตัวชี้วัดระดับความซับซ้อนที่ใช้ได้ทั่วไป ความเหมาะสมขึ้นอยู่กับปัจจัยต่าง ๆ เช่น ขนาดคำสั่งซื้อ ความหลากหลายของสินค้า ระยะทางในการเดิน และความจำเป็นในการแยกสินค้าที่คล้ายกันอย่างถูกต้อง

การจัดส่งออกและสินค้าคืน

การจัดส่งออกต้องยืนยันว่าสินค้าที่ถูกต้องกำลังถูกส่งออกตามคำสั่งที่ถูกต้อง การดำเนินการในคลังสินค้าเสร็จสิ้นและการส่งมอบเสร็จสิ้นเป็นเหตุการณ์คนละอย่าง การบรรจุหรือจัดเตรียมคำสั่งซื้อไม่ได้ยืนยันว่าผู้ขนส่งมารับสินค้าแล้วหรือผู้รับได้รับสินค้าแล้ว การบันทึกการส่งมอบช่วยแยกกิจกรรมในคลังสินค้าออกจากเหตุการณ์การขนส่งที่เกิดขึ้นภายหลัง

สินค้าที่ส่งคืนต้องได้รับการประเมินแยกต่างหาก สินค้าอาจเหมาะสำหรับการขายต่อ ต้องบรรจุใหม่หรือซ่อมแซม ต้องส่งคืนซัพพลายเออร์ หรือจำเป็นต้องกำจัดตามกฎที่ใช้บังคับ การคืนเงินให้ลูกค้าเป็นการดำเนินการทางการเงิน และไม่ได้ยืนยันสภาพทางกายภาพหรือสถานะสินค้าคงคลังของสินค้าที่ส่งคืนด้วยตัวมันเอง

ข้อมูล ระบบ และการตรวจสอบย้อนกลับ

การจัดการคลังสินค้าขึ้นอยู่กับตัวระบุที่สอดคล้องกันสำหรับสินค้า สถานที่จัดเก็บ และการเคลื่อนย้ายสินค้า บันทึกที่มีประโยชน์จะเชื่อมโยงสินค้าและจำนวนเข้ากับสถานที่ สภาพหรือสถานะ และประวัติธุรกรรม หากมีข้อกำหนดด้านการตรวจสอบย้อนกลับ บันทึกอาจต้องรักษาความสัมพันธ์ของล็อต แบตช์ หรือหมายเลขซีเรียลตลอดการรับสินค้า การโอนภายใน การหยิบสินค้า และการจัดส่งออก

WMS สามารถกำหนดงาน รักษาบันทึกในระดับสถานที่ และบันทึกการยืนยันผ่านการสแกนหรืออินเทอร์เฟซอื่น ๆ ระบบอาจแลกเปลี่ยนข้อมูลกับระบบจัดการคำสั่งซื้อ ระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร และระบบการขนส่ง การแบ่งหน้าที่ที่แน่นอนแตกต่างกันไปตามการนำไปใช้งาน ไม่มีสถาปัตยกรรมซอฟต์แวร์ใดเพียงแบบเดียวที่กำหนดการจัดการคลังสินค้า

บันทึกในซอฟต์แวร์ไม่ใช่หลักฐานว่าการดำเนินงานทางกายภาพถูกต้อง การเคลื่อนย้ายที่ไม่ได้บันทึก หน่วยวัดที่ไม่ถูกต้อง ตัวระบุซ้ำ หรือการยืนยันการจัดส่งก่อนเวลา อาจทำให้ระบบไม่ตรงกับคลังสินค้า ดังนั้นการควบคุมจึงต้องครอบคลุมทั้งการป้อนข้อมูลและการจัดการจริง

คำศัพท์ที่เกี่ยวข้องและขอบเขต

ขอบเขตเหล่านี้เป็นขอบเขตตามหน้าที่ ไม่ใช่ขอบเขตที่ตายตัว พนักงาน ผู้ให้บริการ หรือแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์รายเดียวอาจครอบคลุมหลายหน้าที่ ความแตกต่างนี้ช่วยระบุว่ากระบวนการใดรับผิดชอบเมื่อเกิดปัญหา เช่น สินค้าขาด ข้อผิดพลาดในการหยิบ หรือความล่าช้าในการขนส่ง

ข้อควรพิจารณาสำหรับอีคอมเมิร์ซข้ามพรมแดน

ในอีคอมเมิร์ซข้ามพรมแดน กิจกรรมในคลังสินค้าต้องสอดคล้องกับข้อมูลการจัดส่งระหว่างประเทศและข้อมูลศุลกากร ตัวตนของสินค้า จำนวน สิ่งของภายในบรรจุภัณฑ์ และข้อมูลอ้างอิงการจัดส่งต้องสอดคล้องกันทั้งในการจัดการทางกายภาพและเอกสารที่เกี่ยวข้อง สินค้าและปลายทางบางประเภทอาจต้องใช้ข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับการสำแดงหรือการตรวจสอบตามกฎระเบียบ

การจัดเก็บในคลังสินค้าทั่วไปไม่ได้ยืนยันด้วยตัวมันเองว่าสินค้านำเข้าผ่านพิธีการศุลกากรแล้วหรือชำระอากรที่เกี่ยวข้องแล้ว หากสินค้าถูกเก็บไว้ภายใต้ข้อตกลงที่อยู่ภายใต้การควบคุมของศุลกากร การปล่อยและการเคลื่อนย้ายต้องเป็นไปตามกฎของเขตอำนาจศาลที่เกี่ยวข้อง ดังนั้นจึงไม่ควรถือว่าสถานะทางศุลกากรและความพร้อมของสินค้าคงคลังทางกายภาพเป็นสิ่งเดียวกัน

ตัวอย่างเช่น ผู้ค้าปลีกอาจได้รับการจัดส่งเสื้อผ้าแบบคละรายการ จัดเก็บตามสินค้าและขนาด แล้วดำเนินการตามคำสั่งซื้อจากต่างประเทศเป็นรายชิ้นในภายหลัง คลังสินค้าต้องรักษาความถูกต้องในระดับสินค้าเมื่อเปลี่ยนสินค้าที่รับมาเป็นจำนวนมากให้เป็นพัสดุแยกชิ้น หากเสื้อผ้าที่ส่งคืนหนึ่งชิ้นมาถึงพร้อมบรรจุภัณฑ์ที่เสียหาย การรับคืนสินค้านั้นไม่ควรทำให้สินค้าพร้อมสำหรับคำสั่งซื้อของลูกค้ารายอื่นโดยอัตโนมัติ

การควบคุมการดำเนินงานและตัวชี้วัดประสิทธิภาพ

ประสิทธิภาพของคลังสินค้าเกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยนระหว่างการบริการ ความถูกต้อง ความจุ ความปลอดภัย และต้นทุน ความหนาแน่นในการจัดเก็บที่สูงอาจลดความสะดวกในการเข้าถึง ขณะที่การเพิ่มความเร็วในการหยิบโดยไม่มีการตรวจสอบที่เพียงพออาจทำให้เกิดข้อผิดพลาด การประเมินที่เป็นประโยชน์ควรพิจารณาสภาพการดำเนินงาน แทนที่จะถือว่าตัวชี้วัดเพียงหนึ่งรายการเป็นการวัดคุณภาพที่สมบูรณ์

• ความถูกต้องของสินค้าคงคลัง: เปรียบเทียบจำนวนจริงกับสต็อกที่บันทึกไว้โดยใช้เกณฑ์ที่กำหนด เช่น หน่วยสินค้า หรือบันทึกสินค้า-สถานที่
• ความถูกต้องในการหยิบสินค้า: ตรวจสอบว่าสินค้าและจำนวนที่เลือกตรงกับคำสั่งซื้อหรือไม่ โดยกำหนดอย่างชัดเจนว่าสิ่งใดถือเป็นข้อผิดพลาด
• ระยะเวลาตั้งแต่รับสินค้าจนพร้อมใช้งาน: วัดช่วงเวลาระหว่างเหตุการณ์การรับสินค้าที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนกับเวลาที่สินค้าพร้อมสำหรับการใช้งานตามวัตถุประสงค์
• ประสิทธิภาพการจัดส่งออก: เปรียบเทียบการส่งมอบจริงกับกำหนดเวลาจัดส่งที่ตกลงกัน โดยแยกการปล่อยสินค้าออกจากคลังกับการรับสินค้าโดยผู้ขนส่ง
• ความจุและการใช้ทรัพยากร: ประเมินตำแหน่งจัดเก็บที่ใช้งานได้ ความต้องการแรงงาน ความพร้อมของอุปกรณ์ และความแออัด ไม่ใช่พิจารณาเพียงพื้นที่พื้น

การเปรียบเทียบตัวชี้วัดต้องใช้คำจำกัดความ ช่วงเวลา และขอบเขตการดำเนินงานที่สอดคล้องกัน สถานที่สองแห่งที่จัดการสินค้าหรือลักษณะคำสั่งซื้อแตกต่างกันไม่สามารถเปรียบเทียบได้อย่างมีความหมายผ่านเปอร์เซ็นต์ความถูกต้องหรือค่าผลิตภาพที่ไม่มีคำอธิบาย ไม่มีเกณฑ์ประสิทธิภาพเพียงหนึ่งเดียวที่เหมาะสมกับคลังสินค้าทุกแห่ง

การตรวจสอบการควบคุมในทางปฏิบัติ

• ตรวจสอบว่าสถานที่จัดเก็บและสถานะสินค้ามีตัวระบุที่ไม่กำกวม
• ตรวจสอบความคลาดเคลื่อนของการนับ แทนที่จะปรับยอดซ้ำ ๆ โดยไม่ระบุสาเหตุ
• แยกสินค้าที่เสียหาย ถูกกักกัน ถูกส่งคืน และไม่พร้อมใช้งานด้วยเหตุอื่นออกจากสต็อกปกติสำหรับการหยิบ ไม่ว่าจะทางกายภาพหรือผ่านการควบคุมที่มีประสิทธิภาพ
• ตรวจสอบว่าการเคลื่อนย้ายภายในและการจัดส่งออกได้รับการบันทึก ณ จุดที่ขั้นตอนการปฏิบัติงานกำหนดหรือไม่
• ประเมินการใช้อุปกรณ์ เส้นทางคนเดิน ความมั่นคงของการจัดเก็บ การยกขนด้วยมือ และทางเข้าฉุกเฉินในฐานะประเด็นด้านความปลอดภัยในการดำเนินงาน

ความปลอดภัยเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการคลังสินค้า ไม่ใช่ข้อพิจารณาแยกต่างหากที่สามารถแทนที่ด้วยเป้าหมายด้านผลิตภาพได้ อันตรายที่เกี่ยวข้องได้แก่ยานพาหนะอุตสาหกรรมที่ใช้พลังงาน โหลดที่ไม่มั่นคง งานยกของ การลื่นล้ม และการปฏิสัมพันธ์ระหว่างคนกับอุปกรณ์ การควบคุมต้องสะท้อนลักษณะของสถานที่และข้อกำหนดด้านสถานที่ทำงานที่ใช้บังคับ

คำถามที่พบบ่อย

การจัดการคลังสินค้าและการบริหารคลังสินค้าแตกต่างกันหรือไม่?

โดยทั่วไปใช้เพื่ออธิบายวินัยด้านการดำเนินงานเดียวกัน การบริหารคลังสินค้ายังใช้เป็นชื่อของซอฟต์แวร์การจัดการคลังสินค้า แต่หน้าที่การจัดการนั้นกว้างกว่าซอฟต์แวร์

การจัดการคลังสินค้าแตกต่างจากการจัดการสินค้าคงคลังอย่างไร?

การจัดการคลังสินค้ามุ่งเน้นกิจกรรมและการควบคุมภายในคลังสินค้า การจัดการสินค้าคงคลังมุ่งเน้นปริมาณสินค้า ความพร้อมใช้งาน และการเติมสินค้าในภาพรวมของธุรกิจ ทั้งสองส่วนทับซ้อนกันในบันทึกสต็อกและการควบคุมสินค้าคงคลังทางกายภาพ

การจัดการคลังสินค้าจำเป็นต้องมี WMS หรือไม่?

ไม่จำเป็น การดำเนินงานสามารถใช้บันทึกและขั้นตอนแบบแมนนวลได้ แม้ว่า WMS จะช่วยสนับสนุนการประสานงานของงานและการตรวจสอบย้อนกลับได้ ข้อกำหนดสำคัญคือการควบคุมสินค้า สถานที่ สถานะ และการเคลื่อนย้ายอย่างน่าเชื่อถือ

คำสั่งซื้อที่จัดส่งออกหมายความว่าลูกค้าได้รับสินค้าแล้วหรือไม่?

ไม่ใช่ การจัดส่งออกบันทึกเหตุการณ์สินค้าขาออกจากคลัง การรับสินค้าโดยผู้ขนส่ง การขนส่ง และการจัดส่งปลายทางเป็นเหตุการณ์แยกกันซึ่งต้องมีการยืนยันของตนเอง

แหล่งข้อมูล

• Bartholdi and Hackman, Warehouse & Distribution Science — แหล่งอ้างอิงทางวิชาการที่สนับสนุนกระบวนการคลังสินค้า การจัดวาง การจัดเก็บ การหยิบสินค้า และการแลกเปลี่ยนในการดำเนินงาน
• Logistics Cluster, Logistics Operational Guide: Warehousing and Physical Stock Management — แนวทางการดำเนินงานที่สนับสนุนการรับสินค้า การจัดเก็บ บันทึกสต็อก การหมุนเวียนสินค้า และการควบคุมการจัดส่งออก
• Occupational Safety and Health Administration: Warehousing — แนวทางอย่างเป็นทางการที่สนับสนุนการอภิปรายเกี่ยวกับอันตรายในคลังสินค้าและการควบคุมความปลอดภัยในสถานที่ทำงาน