Διαχείριση Αποθήκης

Τι είναι η διαχείριση αποθήκης;

Η διαχείριση αποθήκης είναι ο σχεδιασμός, ο συντονισμός και ο έλεγχος των δραστηριοτήτων που χρησιμοποιούνται για την παραλαβή, την αποθήκευση, τον χειρισμό και την αποστολή αγαθών εντός μιας αποθήκης. Στα logistics και το ηλεκτρονικό εμπόριο, συνδέει τη φυσική διακίνηση των αγαθών με τα αρχεία αποθέματος, τις παραγγελίες πελατών και τη μεταφορά εξερχόμενων αποστολών. Σκοπός της είναι να διατηρεί τα αγαθά αναγνωρίσιμα, αποθηκευμένα με τον κατάλληλο τρόπο και διαθέσιμα για εξουσιοδοτημένες μετακινήσεις, ενώ παράλληλα διαχειρίζεται τον χώρο, το εργατικό δυναμικό, τον εξοπλισμό, την ασφάλεια και το λειτουργικό κόστος.

Ο όρος χρησιμοποιείται συνήθως εναλλακτικά με τον όρο διαχείριση αποθήκης. Περιγράφει έναν επιχειρησιακό κλάδο και όχι ένα συγκεκριμένο προϊόν λογισμικού. Ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης ή WMS μπορεί να υποστηρίξει αυτόν τον κλάδο, όμως οι διαδικασίες, το εκπαιδευμένο προσωπικό, η υλική υποδομή και τα αξιόπιστα αρχεία παραμένουν απαραίτητα, ανεξάρτητα από το αν οι λειτουργίες είναι χειροκίνητες ή αυτοματοποιημένες.

Ρόλος στα logistics και το ηλεκτρονικό εμπόριο

Μια αποθήκη παρέχει μια ελεγχόμενη τοποθεσία ανάμεσα στα στάδια μιας εφοδιαστικής αλυσίδας. Τα αγαθά μπορεί να φτάνουν από κατασκευαστές, προμηθευτές, λιμάνια ή άλλες αποθήκες και να αποστέλλονται σε καταστήματα, εγκαταστάσεις παραγωγής, επιχειρηματικούς πελάτες ή μεμονωμένους καταναλωτές. Η διαχείριση αποθήκης διέπει όσα συμβαίνουν μεταξύ άφιξης και αναχώρησης, συμπεριλαμβανομένων των πληροφοριών που απαιτούνται για να εξηγηθεί πού βρίσκονται τα αγαθά και αν είναι διαθέσιμα προς χρήση.

Στο ηλεκτρονικό εμπόριο, αυτή η εργασία συνδέει το διαθέσιμο προς πώληση απόθεμα με την εκτέλεση παραγγελιών. Ένα προϊόν που εμφανίζεται ως διαθέσιμο σε ένα ηλεκτρονικό κατάστημα πρέπει να αντιστοιχεί σε απόθεμα που μπορεί πράγματι να εντοπιστεί, να συλλεχθεί και να αποσταλεί. Αγαθά που αναμένουν έλεγχο, κατεστραμμένες μονάδες και απόθεμα που έχει ήδη δεσμευτεί για άλλη παραγγελία μπορεί να βρίσκονται στον χώρο χωρίς να είναι διαθέσιμα για νέα πώληση.

Οι επιχειρήσεις συναντούν τον όρο σε διαδικασίες λειτουργίας αποθηκών, συμφωνίες υπηρεσιών εκτέλεσης παραγγελιών, αναφορές αποθέματος, τεκμηρίωση λογισμικού και περιγραφές θέσεων εργασίας στα logistics. Ισχύει τόσο για αποθήκες που λειτουργούν απευθείας από μια επιχείρηση όσο και για εγκαταστάσεις που διαχειρίζεται ένας πάροχος logistics τρίτου μέρους. Η ανάθεση σε εξωτερικό συνεργάτη αλλάζει το ποιος εκτελεί τις δραστηριότητες, όχι την ανάγκη ελέγχου τους.

Βασικές διαδικασίες αποθήκης

Οι παρακάτω δραστηριότητες περιγράφουν μια συνηθισμένη ροή λειτουργίας και όχι μια υποχρεωτική ακολουθία για κάθε εγκατάσταση. Η διασταυρούμενη διακίνηση, η αποθήκευση χύδην, η υποστήριξη παραγωγής και η εκτέλεση παραγγελιών ηλεκτρονικού εμπορίου μπορεί να απαιτούν διαφορετικές διευθετήσεις.

Παραλαβή και τοποθέτηση

Η παραλαβή δημιουργεί το αρχικό αρχείο της αποθήκης για μια παράδοση. Οι σχετικοί έλεγχοι μπορεί να περιλαμβάνουν αναγνωριστικά προϊόντων, ποσότητες, κατάσταση συσκευασίας και τα απαιτούμενα συνοδευτικά έγγραφα. Όπου εφαρμόζεται, οι χειριστές καταγράφουν επίσης αριθμούς παρτίδας, σειριακούς αριθμούς, ημερομηνίες λήξης ή πληροφορίες σχετικές με τη θερμοκρασία. Μια απόκλιση παράδοσης πρέπει να παραμένει διακριτή από το κανονικά παραληφθέν απόθεμα, ώστε οι ελλείψεις ή οι ζημιές να μην αποκρύπτονται από μεταγενέστερες συναλλαγές.

Οι αποφάσεις τοποθέτησης λαμβάνουν υπόψη περισσότερα από τον διαθέσιμο χώρο. Οι σχετικοί παράγοντες περιλαμβάνουν τη φέρουσα ικανότητα, τις διαστάσεις, τις απαιτήσεις πρόσβασης, τη συμβατότητα προϊόντων, τις περιβαλλοντικές συνθήκες και την αναμενόμενη δραστηριότητα συλλογής. Μια θέση κατάλληλη για ένα προϊόν μπορεί να είναι ακατάλληλη για άλλο λόγω βάρους, κινδύνου μόλυνσης, αναγκών ασφαλείας ή περιορισμών χειρισμού.

Αποθήκευση, αναπλήρωση και συλλογή

Κατά την αποθήκευση, οι υπεύθυνοι ελέγχουν τόσο τη θέση όσο και την κατάσταση. Η κυκλοφορία του αποθέματος μπορεί να ακολουθεί τη μέθοδο first-in, first-out ή FIFO, όπου οι παλαιότερες παραλαβές εκδίδονται πρώτες. Για αγαθά με ημερομηνίες λήξης, η μέθοδος first-expired, first-out ή FEFO δίνει προτεραιότητα στην πλησιέστερη ημερομηνία λήξης. Ο κατάλληλος κανόνας εξαρτάται από τα αγαθά και τις ισχύουσες απαιτήσεις· τα FIFO και FEFO δεν είναι εναλλάξιμα.

Οι τρόποι συλλογής εξαρτώνται από τα χαρακτηριστικά των παραγγελιών και τον σχεδιασμό της αποθήκης. Ένας χειριστής μπορεί να συλλέγει μία παραγγελία κάθε φορά, να συγκεντρώνει μαζί είδη για πολλές παραγγελίες ή να εργάζεται σε καθορισμένη ζώνη. Πρόκειται για λειτουργικές μεθόδους και όχι για καθολικά μέτρα προηγμένης οργάνωσης. Η καταλληλότητά τους εξαρτάται από παράγοντες όπως το μέγεθος της παραγγελίας, την ποικιλία προϊόντων, την απόσταση μετακίνησης και την ανάγκη ακριβούς διαχωρισμού παρόμοιων ειδών.

Αποστολές και επιστροφές

Η αποστολή απαιτεί επιβεβαίωση ότι τα σωστά αγαθά αναχωρούν βάσει των σωστών οδηγιών. Η ολοκλήρωση στην αποθήκη και η ολοκλήρωση της παράδοσης είναι διαφορετικά γεγονότα: η συσκευασία ή η προετοιμασία μιας παραγγελίας δεν αποδεικνύει ότι ο μεταφορέας την παρέλαβε ή ότι ο παραλήπτης την έλαβε. Η καταγραφή της παράδοσης βοηθά να διακρίνεται η δραστηριότητα της αποθήκης από τα επακόλουθα γεγονότα μεταφοράς.

Τα επιστρεφόμενα αγαθά απαιτούν ξεχωριστή αξιολόγηση. Ένα είδος μπορεί να είναι κατάλληλο για μεταπώληση, να χρειάζεται νέα συσκευασία ή επισκευή, να πρέπει να επιστραφεί σε προμηθευτή ή να απαιτεί απόρριψη σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες. Η επιστροφή χρημάτων στον πελάτη είναι οικονομική ενέργεια και από μόνη της δεν καθορίζει τη φυσική κατάσταση ή την κατάσταση αποθέματος του επιστρεφόμενου προϊόντος.

Πληροφορίες, συστήματα και ιχνηλασιμότητα

Η διαχείριση αποθήκης εξαρτάται από συνεπή αναγνωριστικά για τα προϊόντα, τις θέσεις αποθήκευσης και τις κινήσεις αποθέματος. Τα χρήσιμα αρχεία συνδέουν ένα είδος και μια ποσότητα με τη θέση, την κατάσταση ή το καθεστώς του και το ιστορικό συναλλαγών. Όπου ισχύουν απαιτήσεις ιχνηλασιμότητας, τα αρχεία μπορεί επίσης να χρειάζεται να διατηρούν τις σχέσεις παρτίδας, batch ή σειριακού αριθμού κατά την παραλαβή, τις εσωτερικές μεταφορές, τη συλλογή και την αποστολή.

Ένα WMS μπορεί να κατευθύνει εργασίες, να διατηρεί αρχεία σε επίπεδο θέσης και να καταγράφει επιβεβαιώσεις μέσω σάρωσης ή άλλων διεπαφών. Μπορεί να ανταλλάσσει πληροφορίες με συστήματα διαχείρισης παραγγελιών, επιχειρησιακού σχεδιασμού πόρων και μεταφορών. Ο ακριβής διαχωρισμός αρμοδιοτήτων διαφέρει ανάλογα με την υλοποίηση· καμία μεμονωμένη αρχιτεκτονική λογισμικού δεν καθορίζει τη διαχείριση αποθήκης.

Τα αρχεία λογισμικού δεν αποτελούν απόδειξη ότι η φυσική λειτουργία είναι σωστή. Μια μη καταγεγραμμένη μετακίνηση, μια εσφαλμένη μονάδα μέτρησης, ένα διπλό αναγνωριστικό ή μια πρόωρη επιβεβαίωση αποστολής μπορεί να δημιουργήσει αναντιστοιχία μεταξύ συστήματος και αποθήκης. Επομένως, οι έλεγχοι πρέπει να καλύπτουν τόσο την εισαγωγή δεδομένων όσο και τον πραγματικό χειρισμό.

Σχετικοί όροι και όρια

Αυτά τα όρια είναι λειτουργικά και όχι απόλυτα. Ένας εργαζόμενος, πάροχος υπηρεσιών ή πλατφόρμα λογισμικού μπορεί να καλύπτει πολλές λειτουργίες. Η διάκριση βοηθά στον εντοπισμό της υπεύθυνης διαδικασίας όταν, για παράδειγμα, προκύπτει έλλειψη αποθέματος, σφάλμα συλλογής ή καθυστέρηση μεταφοράς.

Ζητήματα διασυνοριακού ηλεκτρονικού εμπορίου

Στο διασυνοριακό ηλεκτρονικό εμπόριο, οι δραστηριότητες της αποθήκης πρέπει να ευθυγραμμίζονται με τις πληροφορίες διεθνών αποστολών και τελωνείων. Η ταυτότητα των προϊόντων, οι ποσότητες, τα περιεχόμενα των δεμάτων και οι αναφορές αποστολών πρέπει να παραμένουν συνεπή κατά τον φυσικό χειρισμό και στα σχετικά έγγραφα. Ανάλογα με τα αγαθά και τον προορισμό, μπορεί να απαιτούνται πρόσθετες πληροφορίες για δηλώσεις ή κανονιστικούς ελέγχους.

Η αποθήκευση σε μια συνηθισμένη αποθήκη δεν αποδεικνύει από μόνη της ότι τα εισαγόμενα αγαθά έχουν εκτελωνιστεί ή ότι έχουν καταβληθεί οι ισχύοντες δασμοί. Όταν τα αγαθά φυλάσσονται υπό τελωνειακά ελεγχόμενο καθεστώς, η αποδέσμευση και η μετακίνησή τους πρέπει να ακολουθούν τους κανόνες της σχετικής δικαιοδοσίας. Επομένως, το τελωνειακό καθεστώς και η φυσική διαθεσιμότητα του αποθέματος δεν πρέπει να θεωρούνται ισοδύναμα.

Για παράδειγμα, ένας λιανοπωλητής μπορεί να παραλάβει μια μικτή αποστολή ρούχων, να τα αποθηκεύσει ανά προϊόν και μέγεθος και αργότερα να εκτελέσει μεμονωμένες παραγγελίες του εξωτερικού. Η αποθήκη πρέπει να διατηρεί την ακρίβεια σε επίπεδο προϊόντος όταν μετατρέπει τις παραλαβές χύδην σε ξεχωριστά δέματα. Αν ένα επιστρεφόμενο ρούχο φτάσει με κατεστραμμένη συσκευασία, η παραλαβή της επιστροφής του δεν πρέπει να το καθιστά αυτόματα διαθέσιμο για άλλη παραγγελία πελάτη.

Λειτουργικοί έλεγχοι και μέτρα απόδοσης

Η απόδοση μιας αποθήκης περιλαμβάνει συμβιβασμούς μεταξύ εξυπηρέτησης, ακρίβειας, χωρητικότητας, ασφάλειας και κόστους. Η υψηλή πυκνότητα αποθήκευσης μπορεί να μειώσει την πρόσβαση, ενώ η αύξηση της ταχύτητας συλλογής χωρίς επαρκή επαλήθευση μπορεί να δημιουργήσει σφάλματα. Μια χρήσιμη αξιολόγηση λαμβάνει υπόψη τις συνθήκες λειτουργίας αντί να αντιμετωπίζει έναν δείκτη ως πλήρες μέτρο ποιότητας.

• Ακρίβεια αποθέματος: Σύγκριση των φυσικών καταμετρήσεων με το καταγεγραμμένο απόθεμα βάσει καθορισμένης βάσης, όπως μονάδες ή αρχεία είδους-θέσης.
• Ακρίβεια συλλογής: Έλεγχος του κατά πόσο τα επιλεγμένα είδη και οι ποσότητες αντιστοιχούν στις οδηγίες της παραγγελίας, με σαφή ορισμό του τι θεωρείται σφάλμα.
• Χρόνος από την παραλαβή έως τη διαθεσιμότητα: Μέτρηση του διαστήματος μεταξύ ενός ρητά καθορισμένου γεγονότος παραλαβής και της διαθεσιμότητας του αποθέματος για την προβλεπόμενη χρήση του.
• Απόδοση αποστολών: Σύγκριση των πραγματικών παραδόσεων με τις συμφωνημένες προθεσμίες αποστολής, διακρίνοντας την αποδέσμευση από την αποθήκη από την παραλαβή από τον μεταφορέα.
• Χωρητικότητα και χρήση πόρων: Αξιολόγηση των αξιοποιήσιμων θέσεων αποθήκευσης, των απαιτήσεων σε εργατικό δυναμικό, της διαθεσιμότητας εξοπλισμού και της συμφόρησης, αντί για την επιφάνεια του δαπέδου בלבד.

Οι συγκρίσεις δεικτών απαιτούν συνεπείς ορισμούς, χρονικές περιόδους και εύρος λειτουργίας. Δύο εγκαταστάσεις που διαχειρίζονται διαφορετικά προϊόντα ή προφίλ παραγγελιών δεν μπορούν να συγκριθούν ουσιαστικά μέσω ενός ανεξήγητου ποσοστού ακρίβειας ή ενός δείκτη παραγωγικότητας. Δεν υπάρχει ένα ενιαίο όριο απόδοσης κατάλληλο για κάθε αποθήκη.

Πρακτικοί έλεγχοι

• Επαληθεύστε ότι οι θέσεις αποθήκευσης και οι καταστάσεις αποθέματος διαθέτουν σαφή και μοναδικά αναγνωριστικά.
• Διερευνήστε τις αποκλίσεις στις καταμετρήσεις αντί να διορθώνετε επανειλημμένα τα υπόλοιπα χωρίς να εντοπίζετε τις αιτίες.
• Διαχωρίζετε τα κατεστραμμένα, σε καραντίνα, επιστρεφόμενα και με άλλον τρόπο μη διαθέσιμα αγαθά από το κανονικό απόθεμα συλλογής, είτε φυσικά είτε μέσω αποτελεσματικών ελεγχόμενων ρυθμίσεων.
• Ελέγχετε αν οι εσωτερικές μετακινήσεις και οι αποστολές καταγράφονται στο σημείο που απαιτεί η διαδικασία λειτουργίας.
• Αξιολογείτε τη χρήση του εξοπλισμού, τις διαδρομές πεζών, τη σταθερότητα της αποθήκευσης, τον χειροκίνητο χειρισμό και την πρόσβαση έκτακτης ανάγκης ως ζητήματα λειτουργικής ασφάλειας.

Η ασφάλεια αποτελεί μέρος της διαχείρισης αποθήκης και όχι ξεχωριστό ζήτημα που μπορεί να αντικατασταθεί από στόχους παραγωγικότητας. Οι σχετικοί κίνδυνοι περιλαμβάνουν μηχανοκίνητα βιομηχανικά οχήματα, ασταθή φορτία, εργασίες ανύψωσης, ολισθήσεις και πτώσεις, καθώς και αλληλεπιδράσεις μεταξύ ανθρώπων και εξοπλισμού. Οι έλεγχοι πρέπει να αντικατοπτρίζουν την εγκατάσταση και τις ισχύουσες απαιτήσεις του χώρου εργασίας.

Συχνές ερωτήσεις

Διαφέρουν η διαχείριση αποθήκευσης και η διαχείριση αποθήκης;

Χρησιμοποιούνται συνήθως για να περιγράψουν τον ίδιο λειτουργικό κλάδο. Ο όρος διαχείριση αποθήκης χρησιμοποιείται επίσης στην ονομασία λογισμικού διαχείρισης αποθήκης, όμως η λειτουργία διαχείρισης είναι ευρύτερη από το λογισμικό.

Πώς διαφέρει η διαχείριση αποθήκης από τη διαχείριση αποθέματος;

Η διαχείριση αποθήκης επικεντρώνεται στις δραστηριότητες και τους ελέγχους μέσα σε μια αποθήκη. Η διαχείριση αποθέματος επικεντρώνεται στις ποσότητες, τη διαθεσιμότητα και την αναπλήρωση αποθέματος σε ολόκληρη την επιχείρηση. Επικαλύπτονται στα αρχεία αποθέματος και στον φυσικό έλεγχο αποθέματος.

Απαιτεί η διαχείριση αποθήκης WMS;

Όχι. Οι λειτουργίες μπορούν να χρησιμοποιούν χειροκίνητα αρχεία και διαδικασίες, αν και ένα WMS μπορεί να υποστηρίξει τον συντονισμό εργασιών και την ιχνηλασιμότητα. Η βασική απαίτηση είναι ο αξιόπιστος έλεγχος των αγαθών, των θέσεων, των καταστάσεων και των μετακινήσεων.

Σημαίνει μια αποσταλμένη παραγγελία ότι ο πελάτης την έχει παραλάβει;

Όχι. Η αποστολή καταγράφει ένα εξερχόμενο γεγονός της αποθήκης. Η παραλαβή από τον μεταφορέα, η μεταφορά και η τελική παράδοση είναι ξεχωριστά γεγονότα που απαιτούν τη δική τους επιβεβαίωση.

Πηγές

• Bartholdi and Hackman, Warehouse & Distribution Science — Ακαδημαϊκή αναφορά που υποστηρίζει τις διαδικασίες αποθήκης, τη διάταξη, την αποθήκευση, τη συλλογή και τους λειτουργικούς συμβιβασμούς.
• Logistics Cluster, Logistics Operational Guide: Warehousing and Physical Stock Management — Λειτουργικές οδηγίες που υποστηρίζουν την παραλαβή, την αποθήκευση, τα αρχεία αποθέματος, την κυκλοφορία αποθέματος και τους ελέγχους αποστολών.
• Occupational Safety and Health Administration: Warehousing — Επίσημες οδηγίες που υποστηρίζουν τη συζήτηση σχετικά με τους κινδύνους στις αποθήκες και τους ελέγχους ασφάλειας στον χώρο εργασίας.