物流資訊
定義
物流資訊是用於規劃、執行、監察、記錄及改善貨物運送和儲存的數據及營運通訊。它廣泛應用於物流、供應鏈管理、運輸、倉儲、海關、派送、電子商貿履約及退貨。這個詞語是描述性的，並非單一且普遍定義的技術標準，因此其確切範圍可能因機構及流程而異。
實際上，物流資訊將貨物的實物流動與管理該流動所需的決策及記錄連繫起來。它可以識別物品、訂單、貨件、地點、數量、服務要求、運輸事件、海關申報、派送狀態或退貨。物流資訊系統可以將這些資訊儲存於企業資源規劃系統、倉庫管理系統、運輸管理系統、訂單管理系統、承運商平台、海關平台、追蹤服務或電子數據交換系統中。
物流資訊並不等同於貨物本身，也不限於包裹追蹤。它可以在訂單出貨前、庫存儲存期間、運輸途中、海關處理時、派送期間及退貨過程中存在。它可能在賣家、買家、倉庫、承運商、貨運代理、海關當局、電子市場及其他供應鏈參與者之間交換。
物流中的物流資訊
物流資訊為實體供應鏈活動提供資訊層。倉庫需要有關預期收貨、產品識別、數量、儲存位置、揀貨指示及出庫要求的資訊。承運商需要有關貨件、起點、目的地、服務級別、處理要求及運輸文件的資訊。海關當局可能要求有關貨物、相關方、價值、原產地及適用海關程序所需其他數據的結構化資訊。
資訊可以分為幾個功能組別。這些組別是理解物流營運的實用分類，並非每個行業都採用的單一官方分類。
| 資訊組別 | 典型內容 | 營運用途 |
|---|---|---|
| 主數據 | 產品識別碼、尺寸、重量、地點、客戶帳戶及承運商詳情 | 支援一致的規劃、標籤、儲存、計價及系統配對 |
| 訂單資訊 | 訂單編號、訂購物品、數量、送貨地址、服務選擇及承諾要求 | 啟動履約，並將客戶訂單與倉庫及運輸活動連繫起來 |
| 庫存資訊 | 現有數量、已分配數量、可用數量、批次或序號參考及儲存位置 | 支援補貨、分配、揀貨及庫存控制 |
| 貨件資訊 | 貨件識別碼、包裹數量、重量、尺寸、起點、目的地及所選服務 | 讓貨件可以被預訂、交接、運輸及核對 |
| 事件資訊 | 收貨、揀貨、包裝、出庫、到達、海關事件、派送嘗試、派送或退貨事件 | 提供對已發生或記錄為已發生事項的營運可見性 |
| 文件資訊 | 發票、裝箱單、運輸文件、標籤、許可證及海關申報 | 支援合規、交接、識別及爭議解決 |
物流資訊如何在供應鏈中流動
物流資訊通常會跟隨交易的商業及實體階段流動，儘管不同系統可能在不同時間交換資訊。
- 規劃：企業建立或接收預測、採購要求、庫存指示或客戶訂單。這些資訊可用於決定貨物應從何處採購、儲存或履約。
- 訂單處理：訂單會與產品識別碼、數量、送貨地址及任何所選的派送或服務要求相關聯。驗證十分重要，因為不準確的地址、不完整的產品資料或不一致的識別碼可能導致後續異常。
- 倉庫執行：倉庫會接收有關預期庫存及履約任務的資訊。掃描或記錄活動可以將產品及包裹與地點、訂單及貨件識別碼關聯起來。
- 運輸準備：貨件資訊會用於承運商預訂、路線規劃、標籤、費率計算、文件處理及交接。所需的確切數據取決於運輸方式、服務、目的地及監管環境。
- 跨境處理：國際貨件可能需要出口及進口程序所需的資訊。貨物描述、數量、價值、原產地及分類等數據可能相關，但確切要求取決於涉及的司法管轄區、貨物及海關程序。
- 追蹤及派送：承運商及物流平台會記錄或交換運輸事件。這些事件可以提供有關貨件進度、派送嘗試、延誤或完成派送的可見性。追蹤事件是一項資訊記錄，本身並不是貨物的實際移動。
- 核對及退貨：派送後，資訊可支援派送證明、發票配對、索償、客戶服務查詢、退款、換貨及退貨授權。退回貨物需要獨立記錄，因為退貨是逆向流動，而不只是取消原有貨件。
電子商貿中的物流資訊
在電子商貿中，物流資訊將面向客戶的訂單與履約及派送營運連繫起來。買家可能會看到派送承諾、訂單狀態、追蹤號碼或派送事件。在該介面背後，系統可能交換有關庫存分配、倉庫放行、承運商接收、運輸進度、派送嘗試及異常的資訊。
同一識別碼未必會貫穿整個流程。電子商貿平台可能使用訂單編號，倉庫可能使用履約或揀貨參考編號，而承運商可能使用包裹或貨件追蹤號碼。可靠的資訊管理要求準確連結這些識別碼。否則，有效事件可能會被附加到錯誤訂單，或客戶可能收到不適用於正確包裹的狀態。
物流資訊亦有助區分商業事件與實體事件。訂單可以在貨物出庫前建立。視乎履約安排，一個貨件可以包含一個或多個訂單的物品。一個包裹可以分成多個包裝，而一張訂單也可以分多個貨件派送。這些關係應明確表示，而不應從單一狀態標籤推斷。
跨境貿易中的物流資訊
跨境物流要求資訊在可能使用不同系統、識別碼、語言、數據格式及法律程序的各方之間傳遞。因此，資訊必須足夠清晰，以符合其預定用途，並在文件及電子訊息之間保持一致。
海關資訊是跨境物流資訊的重要組成部分，但兩者並不相同。海關數據支援政府的邊境程序，而物流資訊亦涵蓋規劃、倉儲、運輸、派送及退貨。一批貨件可能需要分別為承運商預訂、商業發票、裝箱單、出口申報、進口申報及客戶追蹤提供數據。
世界海關組織的 WCO Data Model 為協調海關及跨境監管數據要求提供框架。當物流資訊需要支援海關或其他政府程序時，該框架十分相關，但並不能取代所有商業或承運商數據要求。
資訊質素及可見性
物流資訊的實用性不只取決於所收集數據的數量。重要的質素特徵包括準確性、完整性、一致性、及時性、可追溯性及適當的存取控制。
- 準確性：資訊應正確描述相關訂單、物品、包裹、地點或事件。
- 完整性：預定交易或流程所需的欄位應完整提供。
- 一致性：識別碼、計量單位、地址、狀態含義及時間戳記應在不同系統之間以一致方式理解。
- 及時性：資訊應及早提供，以支援所需的決策。
- 可追溯性：企業應能將事件或文件與相關訂單、貨件、物品或相關方聯繫起來。
- 存取控制：敏感的商業、個人或監管資訊應只與獲授權方及為適當目的分享。
可見性並不表示每個參與者都能看到所有細節。一般而言，它表示相關方可以取得有關指定對象或流程的足夠資訊。例如，客戶可能需要派送預計時間及狀態，而倉庫可能需要物品層面的處理指示，海關代理則可能需要申報數據。所需的詳細程度取決於使用者及營運決策。
標準可以為機構提供通用方式來識別對象、記錄事件及交換數據，從而改善互操作性。GS1 將 EPCIS 描述為一項用於分享涉及對象的事件之內容、時間、地點、原因及方式資訊的標準。在物流中，基於事件的資訊有助將實體移動或狀態變更與數碼記錄連繫起來，但實施細節取決於參與系統。
物流資訊及相關術語
| 術語 | 含義 | 與物流資訊的差異 |
|---|---|---|
| 物流數據 | 物流活動中使用的個別記錄值或結構化記錄 | 通常指數據本身，而物流資訊可能強調為使用者或流程解讀後的數據 |
| 追蹤資訊 | 顯示已記錄進度或狀態的貨件或包裹事件 | 追蹤資訊是物流資訊的子集，專注於移動及狀態可見性 |
| 訂單資訊 | 描述買家對貨物或服務要求的數據 | 訂單可能在貨件建立前已存在，因此訂單資訊不等同於貨件資訊 |
| 貨件資訊 | 描述已安排運輸的貨物或包裹的數據 | 貨件是實體或營運上的運輸單位，其資訊則描述該單位 |
| 海關資訊 | 用於海關或相關邊境程序的數據 | 海關資訊是跨境物流的重要子集，但並非物流資訊的全部範圍 |
| 供應鏈可見性 | 相關方取得有關供應鏈活動的實用資訊的能力 | 可見性是由物流資訊及相關系統支援的成果或能力 |
常見誤解
物流資訊不限於追蹤
追蹤只是其中一項可見的應用，但物流資訊亦支援採購、庫存、倉儲、運輸規劃、海關、派送、帳單核對及退貨。
追蹤號碼不代表完整的物流記錄
追蹤號碼在特定承運商或物流環境中識別貨件或包裹。它不一定包含訂單詳情、海關文件、庫存歷史或完整的保管鏈。
更多資訊不一定更好
額外數據只有在相關、可靠、可供適當一方存取並被正確解讀時才有用。未受控的重複、不一致的狀態或過時記錄，可能增加營運不確定性，而不是降低不確定性。
物流資訊不等同於物流軟件
軟件是用於收集、儲存、處理或交換物流資訊的工具。物流資訊一詞本身是指營運所需的資訊及通訊，不論流程是由專門平台、整合系統、電子訊息或手動記錄支援。
常見問題
甚麼是物流資訊？
物流資訊是用於規劃、控制、記錄、監察及改善貨物儲存及運送的數據及通訊。
物流資訊與追蹤資訊有甚麼分別？
追蹤資訊專注於已記錄的貨件或包裹事件。物流資訊的範圍更廣，亦可以包括訂單、庫存、倉庫活動、運輸文件、海關數據、派送及退貨。
為甚麼物流資訊對電子商貿很重要？
它將客戶訂單與庫存、履約、承運商營運、派送更新、異常處理及退貨連繫起來。準確連結這些記錄，有助不同各方針對同一交易採取行動。
海關資訊是否等同於物流資訊？
不是。海關資訊支援邊境及監管程序，而物流資訊亦涵蓋本地及國際規劃、儲存、運輸、派送及逆向物流。
資料來源
- World Customs Organization, WCO Data Model — 協調海關及跨境監管數據的參考資料。
- GS1, EPCIS — 關於對象及供應鏈事件的基於事件資訊分享參考資料。
- United Nations Economic Commission for Europe, Recommendation No. 33: Single Window — 貿易及監管資訊協調交換的參考資料。
