Logistieke informatie
Definitie
Logistieke informatie is de data en operationele communicatie die worden gebruikt om de verplaatsing en opslag van goederen te plannen, uit te voeren, te bewaken, te documenteren en te verbeteren. Deze informatie wordt gebruikt binnen logistiek, supplychainmanagement, verzending, opslag, douane, levering, ecommercefulfilment en retourzendingen. De term is beschrijvend en geen afzonderlijk, universeel gedefinieerd technisch standaardbegrip. Daarom kan de precieze reikwijdte per organisatie en proces verschillen.
In de praktijk verbindt logistieke informatie een fysieke goederenstroom met de beslissingen en registraties die nodig zijn om die stroom te beheren. De informatie kan betrekking hebben op een artikel, bestelling, zending, locatie, hoeveelheid, servicevereiste, transportgebeurtenis, douaneaangifte, leveringsstatus of retourzending. Een logistiek informatiesysteem kan deze informatie opslaan in een enterprise-resource-planningsysteem, warehousemanagementsysteem, transportmanagementsysteem, ordermanagementsysteem, platform van een vervoerder, douaneplatform, trackingdienst of systeem voor elektronische gegevensuitwisseling.
Logistieke informatie is niet hetzelfde als de goederen zelf en beperkt zich niet tot het volgen van pakketten. De informatie kan al bestaan voordat een bestelling wordt verzonden, terwijl voorraad wordt opgeslagen, tijdens het transport, bij de douane, tijdens de levering en tijdens een retourzending. De informatie kan worden uitgewisseld tussen verkopers, kopers, magazijnen, vervoerders, expediteurs, douaneautoriteiten, marktplaatsen en andere deelnemers aan de toeleveringsketen.
In de logistiek
Logistieke informatie vormt de informatielaag voor fysieke activiteiten in de toeleveringsketen. Een magazijn heeft informatie nodig over verwachte ontvangsten, productidentiteiten, hoeveelheden, opslaglocaties, pickinstructies en vereisten voor verzending. Een vervoerder heeft informatie nodig over de zending, herkomst, bestemming, serviceniveau, behandelingsvereisten en transportdocumenten. Een douaneautoriteit kan gestructureerde informatie verlangen over de goederen, betrokken partijen, waarde, herkomst en andere gegevens die voor de toepasselijke douaneprocedure vereist zijn.
De informatie kan worden verdeeld in verschillende functionele groepen. Deze groepen zijn praktische categorieën om logistieke activiteiten te begrijpen en vormen geen officiële classificatie die in elke sector wordt gebruikt.
| Informatiegroep | Typische inhoud | Operationeel gebruik |
|---|---|---|
| Stamgegevens | Productidentificaties, afmetingen, gewichten, locaties, klantaccounts en gegevens van vervoerders | Ondersteunen consistente planning, etikettering, opslag, tariefbepaling en systeemafstemming |
| Bestelinformatie | Bestelnummer, bestelde artikelen, hoeveelheden, afleveradres, servicekeuze en toegezegde vereisten | Start het fulfilmentproces en verbindt de klantbestelling met magazijn- en transportactiviteiten |
| Voorraadinformatie | Voorraadhoeveelheid, toegewezen hoeveelheid, beschikbare hoeveelheid, partij- of serienummerverwijzingen en opslaglocatie | Ondersteunt bevoorrading, toewijzing, orderpicking en voorraadbeheer |
| Zendingsinformatie | Zendingsidentificatie, aantal pakketten, gewicht, afmetingen, herkomst, bestemming en geselecteerde service | Maakt het mogelijk een zending te boeken, over te dragen, te vervoeren en af te stemmen |
| Gebeurtenisinformatie | Ontvangst, picking, verpakking, verzending, aankomst, douanegebeurtenis, bezorgpoging, levering of retourgebeurtenis | Geeft operationeel inzicht in wat er is gebeurd of als gebeurd is geregistreerd |
| Documentaire informatie | Facturen, paklijsten, transportdocumenten, etiketten, vergunningen en douaneaangiften | Ondersteunt naleving, overdracht, identificatie en geschillenbeslechting |
Hoe logistieke informatie door een toeleveringsketen stroomt
Logistieke informatie volgt doorgaans de commerciële en fysieke fasen van een transactie, hoewel verschillende systemen de informatie op verschillende momenten kunnen uitwisselen.
- Planning: Een bedrijf maakt of ontvangt prognoses, inkoopbehoeften, voorraadopdrachten of klantbestellingen. De informatie kan worden gebruikt om te bepalen waar goederen moeten worden ingekocht, opgeslagen of afgehandeld.
- Orderverwerking: Een bestelling wordt gekoppeld aan productidentificaties, hoeveelheden, een afleveradres en eventuele geselecteerde leverings- of servicevereisten. Validatie is belangrijk, omdat onjuiste adressen, onvolledige productgegevens of inconsistente identificaties later uitzonderingen kunnen veroorzaken.
- Magazijnuitvoering: Het magazijn ontvangt informatie over verwachte voorraad en fulfilmenttaken. Scan- of registratieactiviteiten kunnen producten en pakketten koppelen aan locaties, bestellingen en zendingsidentificaties.
- Transportvoorbereiding: Zendingsinformatie wordt gebruikt voor het boeken van vervoerders, routering, etikettering, tariefberekening, documentatie en overdracht. De exacte vereiste gegevens hangen af van de vervoerswijze, service, bestemming en regelgeving.
- Grensoverschrijdende verwerking: Voor internationale zendingen kan informatie nodig zijn voor export- en importprocedures. Gegevens zoals een beschrijving van de goederen, hoeveelheid, waarde, herkomst en classificatie kunnen relevant zijn, maar de precieze vereisten hangen af van de rechtsgebieden, goederen en betrokken douaneprocedure.
- Tracking en levering: Vervoerders en logistieke platforms registreren of wisselen transportgebeurtenissen uit. Deze gebeurtenissen kunnen inzicht geven in de voortgang van een zending, een bezorgpoging, een vertraging of een voltooide levering. Een trackinggebeurtenis is een informatieregistratie en niet de fysieke verplaatsing van de goederen zelf.
- Afstemming en retourzendingen: Na de levering kan informatie ondersteuning bieden bij ontvangstbewijzen, factuurafstemming, claims, vragen aan de klantenservice, terugbetalingen, omruilingen en retourautorisaties. Geretourneerde goederen vereisen eigen registraties, omdat een retourzending een omgekeerde goederenstroom is en niet slechts de annulering van de oorspronkelijke zending.
Logistieke informatie in ecommerce
In ecommerce verbindt logistieke informatie de klantgerichte bestelling met fulfilment- en leveringsactiviteiten. Een koper kan een leveringsbelofte, bestelstatus, trackingnummer of leveringsgebeurtenis zien. Achter die interface kunnen systemen informatie uitwisselen over voorraadtoewijzing, vrijgave door het magazijn, acceptatie door de vervoerder, transportvoortgang, bezorgpogingen en uitzonderingen.
Dezelfde identificatie wordt mogelijk niet gedurende het hele proces gebruikt. Een ecommerceplatform kan een bestelnummer gebruiken, een magazijn een fulfilment- of pickreferentie en een vervoerder een pakket- of trackingnummer van de zending. Betrouwbaar informatiebeheer vereist dat deze identificaties nauwkeurig aan elkaar worden gekoppeld. Anders kan een geldige gebeurtenis aan de verkeerde bestelling worden gekoppeld of kan een klant een status ontvangen die niet het juiste pakket beschrijft.
Logistieke informatie helpt ook om commerciële en fysieke gebeurtenissen van elkaar te onderscheiden. Een bestelling kan worden aangemaakt voordat goederen worden verzonden. Een zending kan artikelen uit één of meer bestellingen bevatten, afhankelijk van de fulfilmentregeling. Een pakket kan worden verdeeld over meerdere verpakkingen en één bestelling kan in meer dan één zending worden geleverd. Deze relaties moeten expliciet worden weergegeven in plaats van te worden afgeleid uit één statuslabel.
Logistieke informatie in grensoverschrijdende handel
Grensoverschrijdende logistiek vereist dat informatie wordt doorgegeven tussen partijen die verschillende systemen, identificaties, talen, gegevensindelingen en wettelijke procedures kunnen gebruiken. De informatie moet daarom voldoende duidelijk zijn voor het beoogde gebruik en consistent zijn in documenten en elektronische berichten.
Douane-informatie is een belangrijk onderdeel van grensoverschrijdende logistieke informatie, maar de twee begrippen zijn niet identiek. Douanegegevens ondersteunen een overheidsprocedure aan de grens, terwijl logistieke informatie ook planning, opslag, transport, levering en retourzendingen omvat. Voor een zending kunnen afzonderlijke gegevens nodig zijn voor een vervoerdersboeking, een handelsfactuur, een paklijst, een exportaangifte, een importaangifte en klanttracking.
Het WCO Data Model van de Wereld Douaneorganisatie biedt een kader voor geharmoniseerde vereisten voor douane- en grensoverschrijdende regelgevingsgegevens. Het is relevant wanneer logistieke informatie douane- of andere overheidsprocessen moet ondersteunen, maar vervangt niet elke vereiste voor commerciële gegevens of vervoerdersgegevens.
Informatiekwaliteit en zichtbaarheid
De bruikbaarheid van logistieke informatie hangt van meer af dan alleen de hoeveelheid verzamelde gegevens. Belangrijke kwaliteitskenmerken zijn nauwkeurigheid, volledigheid, consistentie, actualiteit, traceerbaarheid en passende toegangscontrole.
- Nauwkeurigheid: De informatie moet de relevante bestelling, het artikel, het pakket, de locatie of de gebeurtenis correct beschrijven.
- Volledigheid: Vereiste velden moeten aanwezig zijn voor de beoogde transactie of het beoogde proces.
- Consistentie: Identificaties, meeteenheden, adressen, statusbetekenissen en tijdstempels moeten in verschillende systemen consistent worden geïnterpreteerd.
- Actualiteit: Informatie moet vroeg genoeg beschikbaar zijn om de beslissing waarvoor deze nodig is te ondersteunen.
- Traceerbaarheid: Een bedrijf moet een gebeurtenis of document kunnen koppelen aan de relevante bestelling, zending, het relevante artikel of de betrokken partij.
- Toegangscontrole: Gevoelige commerciële, persoonlijke of regelgevende informatie mag alleen worden gedeeld met geautoriseerde partijen en voor een passend doel.
Zichtbaarheid betekent niet dat elke deelnemer elk detail kan zien. Het betekent doorgaans dat relevante partijen voldoende informatie kunnen verkrijgen over een gedefinieerd object of proces. Een klant kan bijvoorbeeld een leveringsschatting en status nodig hebben, terwijl een magazijn instructies voor artikelbehandeling op artikelniveau nodig heeft en een douane-expediteur aangiftegegevens nodig kan hebben. Het vereiste detailniveau hangt af van de gebruiker en de operationele beslissing.
Standaarden kunnen de interoperabiliteit verbeteren door organisaties gemeenschappelijke manieren te bieden om objecten te identificeren, gebeurtenissen vast te leggen en gegevens uit te wisselen. GS1 beschrijft EPCIS als een standaard voor het delen van informatie over het wat, wanneer, waar, waarom en hoe van gebeurtenissen met betrekking tot objecten. In de logistiek kan gebeurtenisgebaseerde informatie helpen om een fysieke verplaatsing of statuswijziging te koppelen aan een digitale registratie, hoewel de implementatiedetails afhangen van de deelnemende systemen.
Logistieke informatie en verwante termen
| Term | Betekenis | Verschil met logistieke informatie |
|---|---|---|
| Logistieke data | Afzonderlijke geregistreerde waarden of gestructureerde registraties die bij logistieke activiteiten worden gebruikt | Verwijst vaak naar de gegevens zelf, terwijl logistieke informatie de nadruk kan leggen op gegevens die voor een gebruiker of proces zijn geïnterpreteerd |
| Trackinginformatie | Gebeurtenissen van zendingen of pakketten die geregistreerde voortgang of status weergeven | Trackinginformatie is een subset van logistieke informatie die gericht is op verplaatsing en zichtbaarheid van de status |
| Bestelinformatie | Gegevens die het verzoek van een koper om goederen of diensten beschrijven | Een bestelling kan bestaan voordat een zending wordt aangemaakt. Bestelinformatie is daarom niet identiek aan zendingsinformatie |
| Zendingsinformatie | Gegevens die goederen of pakketten beschrijven die voor transport zijn klaargezet | Een zending is een fysieke of operationele transporteenheid; de bijbehorende informatie beschrijft die eenheid |
| Douane-informatie | Gegevens die worden gebruikt voor douane- of gerelateerde grensprocedures | Douane-informatie is een belangrijke grensoverschrijdende subset, maar omvat niet de volledige reikwijdte van logistieke informatie |
| Zichtbaarheid van de toeleveringsketen | Het vermogen van relevante partijen om bruikbare informatie over activiteiten in de toeleveringsketen te verkrijgen | Zichtbaarheid is een resultaat of vermogen dat wordt ondersteund door logistieke informatie en gerelateerde systemen |
Veelvoorkomende misverstanden
Logistieke informatie beperkt zich niet tot tracking
Tracking is één zichtbare toepassing, maar logistieke informatie ondersteunt ook inkoop, voorraad, opslag, transportplanning, douane, levering, factuurafstemming en retourzendingen.
Een trackingnummer vertegenwoordigt niet de volledige logistieke registratie
Een trackingnummer identificeert een zending of pakket binnen een bepaalde context van een vervoerder of logistieke dienst. Het bevat niet noodzakelijk de bestelgegevens, douanedocumenten, voorraadgeschiedenis of volledige chain of custody.
Meer informatie is niet altijd beter
Extra gegevens zijn alleen nuttig wanneer ze relevant en betrouwbaar zijn, toegankelijk zijn voor de juiste partij en correct worden geïnterpreteerd. Ongecontroleerde duplicatie, inconsistente statussen of verouderde registraties kunnen de operationele onzekerheid vergroten in plaats van verkleinen.
Logistieke informatie is niet hetzelfde als logistieke software
Software is een hulpmiddel om logistieke informatie te verzamelen, op te slaan, te verwerken of uit te wisselen. De term zelf verwijst naar de informatie en communicatie die de activiteit nodig heeft, ongeacht of het proces wordt ondersteund door een gespecialiseerd platform, een geïntegreerd systeem, elektronische berichten of handmatige registraties.
QA
Wat is logistieke informatie?
Logistieke informatie is data en communicatie die worden gebruikt om de opslag en verplaatsing van goederen te plannen, te beheersen, te documenteren, te bewaken en te verbeteren.
Wat is het verschil tussen logistieke informatie en trackinginformatie?
Trackinginformatie richt zich op geregistreerde gebeurtenissen van zendingen of pakketten. Logistieke informatie heeft een bredere reikwijdte en kan ook bestellingen, voorraad, magazijnactiviteiten, transportdocumenten, douanegegevens, levering en retourzendingen omvatten.
Waarom is logistieke informatie belangrijk in ecommerce?
Logistieke informatie verbindt klantbestellingen met voorraad, fulfilment, vervoerdersactiviteiten, leveringsupdates, uitzonderingsbeheer en retourzendingen. Nauwkeurige koppelingen tussen deze registraties helpen verschillende partijen om op basis van dezelfde transactie te handelen.
Is douane-informatie hetzelfde als logistieke informatie?
Nee. Douane-informatie ondersteunt grens- en regelgevingsprocedures, terwijl logistieke informatie ook binnenlandse en internationale planning, opslag, transport, levering en reverse logistics omvat.
Bronnen
- World Customs Organization, WCO Data Model — referentie voor geharmoniseerde douane- en grensoverschrijdende regelgevingsgegevens.
- GS1, EPCIS — referentie voor gebeurtenisgebaseerde informatiedeling over objecten en gebeurtenissen in de toeleveringsketen.
- United Nations Economic Commission for Europe, Recommendation No. 33: Single Window — referentie voor gecoördineerde uitwisseling van handels- en regelgevingsinformatie.
