Información logística
Definición
La información logística son los datos y las comunicaciones operativas utilizados para planificar, ejecutar, supervisar, documentar y mejorar el movimiento y almacenamiento de mercancías. Se utiliza en logística, gestión de la cadena de suministro, envíos, almacenamiento, aduanas, entregas, preparación de pedidos de comercio electrónico y devoluciones. El término es descriptivo y no corresponde a una única norma técnica definida universalmente, por lo que su alcance exacto puede variar según la organización y el proceso.
En términos prácticos, la información logística conecta el flujo físico de mercancías con las decisiones y los registros necesarios para gestionar dicho flujo. Puede identificar un artículo, pedido, envío, ubicación, cantidad, requisito de servicio, evento de transporte, declaración aduanera, estado de entrega o devolución. Un sistema de información logística puede almacenar esta información en un sistema de planificación de recursos empresariales, sistema de gestión de almacenes, sistema de gestión del transporte, sistema de gestión de pedidos, plataforma del transportista, plataforma aduanera, servicio de seguimiento o intercambio electrónico de datos.
La información logística no es lo mismo que las mercancías en sí, ni se limita al seguimiento de paquetes. Puede existir antes de que se envíe un pedido, mientras el inventario está almacenado, durante el transporte, en la aduana, en la entrega y durante una devolución. Puede intercambiarse entre vendedores, compradores, almacenes, transportistas, agentes de carga, autoridades aduaneras, marketplaces y otros participantes de la cadena de suministro.
En logística
La información logística proporciona la capa de información para las actividades físicas de la cadena de suministro. Un almacén necesita información sobre las recepciones previstas, las identidades de los productos, las cantidades, las ubicaciones de almacenamiento, las instrucciones de preparación de pedidos y los requisitos de despacho. Un transportista necesita información sobre el envío, el origen, el destino, el nivel de servicio, los requisitos de manipulación y los documentos de transporte. Una autoridad aduanera puede requerir información estructurada sobre las mercancías, las partes, el valor, el origen y otros datos exigidos por el proceso aduanero aplicable.
La información puede dividirse en varios grupos funcionales. Estos grupos son categorías prácticas para comprender las operaciones logísticas, no una clasificación oficial única utilizada en todos los sectores.
| Grupo de información | Contenido habitual | Uso operativo |
|---|---|---|
| Datos maestros | Identificadores de productos, dimensiones, pesos, ubicaciones, cuentas de clientes y datos de transportistas | Favorecen una planificación, un etiquetado, un almacenamiento, una tarificación y una correspondencia entre sistemas coherentes |
| Información del pedido | Número de pedido, artículos solicitados, cantidades, dirección de entrega, elección del servicio y requisitos prometidos | Inicia la preparación del pedido y conecta el pedido del cliente con las actividades de almacén y transporte |
| Información del inventario | Cantidad disponible, cantidad asignada, cantidad disponible para uso, referencias de lote o serie y ubicación de almacenamiento | Favorece el reabastecimiento, la asignación, la preparación de pedidos y el control de existencias |
| Información del envío | Identificador del envío, cantidad de paquetes, peso, dimensiones, origen, destino y servicio seleccionado | Permite reservar, entregar, transportar y conciliar un envío |
| Información de eventos | Recepción, preparación, empaquetado, despacho, llegada, evento aduanero, intento de entrega, entrega o devolución | Proporciona visibilidad operativa sobre lo que ha sucedido o consta como sucedido |
| Información documental | Facturas, listas de empaque, documentos de transporte, etiquetas, permisos y declaraciones aduaneras | Favorece el cumplimiento, la entrega, la identificación y la resolución de disputas |
Cómo circula la información logística por una cadena de suministro
La información logística normalmente sigue las etapas comerciales y físicas de una transacción, aunque distintos sistemas pueden intercambiarla en momentos diferentes.
- Planificación: Una empresa crea o recibe previsiones, requisitos de compra, instrucciones de inventario o pedidos de clientes. La información puede utilizarse para decidir dónde deben adquirirse, almacenarse o prepararse las mercancías.
- Procesamiento del pedido: Un pedido se asocia con identificadores de productos, cantidades, una dirección de entrega y cualquier requisito de entrega o servicio seleccionado. La validación es importante porque las direcciones inexactas, los datos incompletos de los productos o los identificadores incoherentes pueden generar incidencias posteriores.
- Ejecución en el almacén: El almacén recibe información sobre el inventario previsto y las tareas de preparación. Las actividades de escaneo o registro pueden asociar productos y paquetes con ubicaciones, pedidos e identificadores de envío.
- Preparación del transporte: La información del envío se utiliza para la reserva con el transportista, el enrutamiento, el etiquetado, el cálculo de tarifas, la documentación y la entrega. Los datos exactos requeridos dependen del modo de transporte, el servicio, el destino y el contexto normativo.
- Procesamiento transfronterizo: Los envíos internacionales pueden requerir información para los procedimientos de exportación e importación. Datos como la descripción de las mercancías, la cantidad, el valor, el origen y la clasificación pueden ser relevantes, pero los requisitos precisos dependen de las jurisdicciones, las mercancías y el procedimiento aduanero involucrado.
- Seguimiento y entrega: Los transportistas y las plataformas logísticas registran o intercambian eventos de transporte. Estos eventos pueden proporcionar visibilidad sobre el progreso de un envío, un intento de entrega, un retraso o una entrega completada. Un evento de seguimiento es un registro de información; no es en sí el movimiento físico de las mercancías.
- Conciliación y devoluciones: Después de la entrega, la información puede respaldar la prueba de entrega, la correspondencia de facturas, las reclamaciones, las consultas al servicio de atención al cliente, los reembolsos, los cambios y la autorización de devoluciones. Las mercancías devueltas requieren sus propios registros porque una devolución es un movimiento inverso y no simplemente la cancelación del envío original.
Información logística en el comercio electrónico
En el comercio electrónico, la información logística conecta el pedido visible para el cliente con las operaciones de preparación y entrega. Un comprador puede ver una promesa de entrega, el estado del pedido, un número de seguimiento o un evento de entrega. Detrás de esa interfaz, los sistemas pueden intercambiar información sobre la asignación de inventario, la liberación del almacén, la aceptación por parte del transportista, el progreso del transporte, los intentos de entrega y las incidencias.
Es posible que no se utilice el mismo identificador durante todo el proceso. Una plataforma de comercio electrónico puede utilizar un número de pedido, un almacén puede utilizar una referencia de preparación o cumplimiento y un transportista puede utilizar un número de seguimiento del paquete o del envío. Una gestión fiable de la información requiere que estos identificadores estén vinculados correctamente. De lo contrario, un evento válido puede asociarse al pedido equivocado o un cliente puede recibir un estado que no describe el paquete correcto.
La información logística también ayuda a distinguir los eventos comerciales de los físicos. Un pedido puede crearse antes de que se despachen las mercancías. Un envío puede contener artículos de uno o más pedidos, según la organización de la preparación. Un paquete puede dividirse en varios bultos y un pedido puede entregarse en más de un envío. Estas relaciones deben representarse explícitamente en lugar de inferirse a partir de una única etiqueta de estado.
Información logística en el comercio transfronterizo
La logística transfronteriza requiere que la información pase entre partes que pueden utilizar distintos sistemas, identificadores, idiomas, formatos de datos y procedimientos legales. Por tanto, la información debe ser suficientemente clara para el uso previsto y coherente en los documentos y mensajes electrónicos.
La información aduanera es una parte importante de la información logística transfronteriza, pero ambos conceptos no son idénticos. Los datos aduaneros respaldan un procedimiento fronterizo gubernamental, mientras que la información logística también abarca la planificación, el almacenamiento, el transporte, la entrega y las devoluciones. Un envío puede requerir datos independientes para una reserva con el transportista, una factura comercial, una lista de empaque, una declaración de exportación, una declaración de importación y el seguimiento del cliente.
El Modelo de Datos de la OMA de la Organización Mundial de Aduanas proporciona un marco para armonizar los requisitos de datos aduaneros y normativos transfronterizos. Es relevante cuando la información logística debe respaldar procesos aduaneros u otros procesos gubernamentales, pero no sustituye todos los requisitos de datos comerciales o de los transportistas.
Calidad y visibilidad de la información
La utilidad de la información logística depende de algo más que de la cantidad de datos recopilados. Entre las características importantes de calidad se incluyen la exactitud, la integridad, la coherencia, la puntualidad, la trazabilidad y un control de acceso adecuado.
- Exactitud: La información debe describir correctamente el pedido, artículo, paquete, ubicación o evento pertinente.
- Integridad: Los campos requeridos deben estar presentes para la transacción o el proceso previsto.
- Coherencia: Los identificadores, las unidades de medida, las direcciones, los significados de los estados y las marcas de tiempo deben interpretarse de manera coherente entre los sistemas.
- Puntualidad: La información debe estar disponible con suficiente antelación para respaldar la decisión para la que se necesita.
- Trazabilidad: Una empresa debe poder relacionar un evento o documento con el pedido, envío, artículo o parte correspondiente.
- Control de acceso: La información comercial, personal o normativa sensible debe compartirse únicamente con partes autorizadas y para un propósito adecuado.
La visibilidad no significa que todos los participantes puedan ver todos los detalles. Generalmente significa que las partes relevantes pueden obtener información suficiente sobre un objeto o proceso definido. Por ejemplo, un cliente puede necesitar una estimación y un estado de entrega, mientras que un almacén puede necesitar instrucciones de manipulación a nivel de artículo y un agente de aduanas puede necesitar datos de la declaración. El nivel de detalle requerido depende del usuario y de la decisión operativa.
Las normas pueden mejorar la interoperabilidad al proporcionar a las organizaciones formas comunes de identificar objetos, registrar eventos e intercambiar datos. GS1 describe EPCIS como una norma para compartir información sobre qué, cuándo, dónde, por qué y cómo de los eventos relacionados con objetos. En logística, la información basada en eventos puede ayudar a conectar un movimiento físico o un cambio de estado con un registro digital, aunque los detalles de implementación dependen de los sistemas participantes.
Información logística y términos relacionados
| Término | Significado | Diferencia con la información logística |
|---|---|---|
| Datos logísticos | Valores individuales registrados o registros estructurados utilizados en actividades logísticas | A menudo se refiere a los datos en sí, mientras que la información logística puede enfatizar los datos interpretados para un usuario o proceso |
| Información de seguimiento | Eventos de envíos o paquetes que muestran el progreso o estado registrado | La información de seguimiento es un subconjunto de la información logística centrado en la visibilidad del movimiento y el estado |
| Información del pedido | Datos que describen la solicitud de un comprador de bienes o servicios | Un pedido puede existir antes de que se cree un envío, por lo que la información del pedido no es idéntica a la información del envío |
| Información del envío | Datos que describen mercancías o paquetes preparados para el transporte | Un envío es una unidad física u operativa de transporte; su información describe dicha unidad |
| Información aduanera | Datos utilizados para procedimientos aduaneros o fronterizos relacionados | La información aduanera es un subconjunto transfronterizo importante, no el alcance completo de la información logística |
| Visibilidad de la cadena de suministro | La capacidad de las partes relevantes para obtener información útil sobre las actividades de la cadena de suministro | La visibilidad es un resultado o capacidad respaldado por la información logística y los sistemas relacionados |
Malentendidos comunes
La información logística no se limita al seguimiento
El seguimiento es una aplicación visible, pero la información logística también respalda las compras, el inventario, el almacenamiento, la planificación del transporte, las aduanas, la entrega, la conciliación de facturas y las devoluciones.
Un número de seguimiento no representa todo el registro logístico
Un número de seguimiento identifica un envío o paquete en un contexto concreto de transportista o logística. No necesariamente contiene los detalles del pedido, los documentos aduaneros, el historial del inventario o la cadena de custodia completa.
Más información no siempre es mejor
Los datos adicionales solo son útiles cuando son pertinentes, fiables, accesibles para la parte adecuada e interpretados correctamente. La duplicación sin control, los estados incoherentes o los registros desactualizados pueden aumentar la incertidumbre operativa en lugar de reducirla.
La información logística no es lo mismo que el software logístico
El software es una herramienta utilizada para recopilar, almacenar, procesar o intercambiar información logística. El término en sí se refiere a la información y las comunicaciones que necesita la operación, independientemente de que el proceso esté respaldado por una plataforma especializada, un sistema integrado, mensajes electrónicos o registros manuales.
Preguntas y respuestas
¿Qué es la información logística?
La información logística son los datos y las comunicaciones utilizados para planificar, controlar, documentar, supervisar y mejorar el almacenamiento y el movimiento de mercancías.
¿Cuál es la diferencia entre la información logística y la información de seguimiento?
La información de seguimiento se centra en los eventos registrados de envíos o paquetes. La información logística tiene un alcance más amplio y también puede incluir pedidos, inventario, actividades de almacén, documentos de transporte, datos aduaneros, entregas y devoluciones.
¿Por qué es importante la información logística en el comercio electrónico?
Conecta los pedidos de los clientes con el inventario, la preparación de pedidos, las operaciones de los transportistas, las actualizaciones de entrega, la gestión de incidencias y las devoluciones. Los vínculos precisos entre estos registros ayudan a las distintas partes a actuar sobre la misma transacción.
¿La información aduanera es lo mismo que la información logística?
No. La información aduanera respalda los procedimientos fronterizos y normativos, mientras que la información logística también abarca la planificación nacional e internacional, el almacenamiento, el transporte, la entrega y la logística inversa.
Fuentes
- Organización Mundial de Aduanas, Modelo de Datos de la OMA — referencia para los datos normativos aduaneros y transfronterizos armonizados.
- GS1, EPCIS — referencia para el intercambio de información basado en eventos sobre objetos y eventos de la cadena de suministro.
- Comisión Económica de las Naciones Unidas para Europa, Recomendación n.º 33: Ventanilla única — referencia para el intercambio coordinado de información comercial y normativa.
