Informazioni logistiche
Definizione
Le informazioni logistiche sono i dati e le comunicazioni operative utilizzati per pianificare, eseguire, monitorare, documentare e migliorare il movimento e lo stoccaggio delle merci. Vengono utilizzate nella logistica, nella gestione della catena di approvvigionamento, nelle spedizioni, nella gestione dei magazzini, nelle operazioni doganali, nelle consegne, nell'evasione degli ordini ecommerce e nei resi. Il termine è descrittivo e non indica un unico standard tecnico definito universalmente, pertanto il suo ambito preciso può variare a seconda dell'organizzazione e del processo.
In termini pratici, le informazioni logistiche collegano il flusso fisico delle merci alle decisioni e ai registri necessari per gestirlo. Possono identificare un articolo, un ordine, una spedizione, una località, una quantità, un requisito di servizio, un evento di trasporto, una dichiarazione doganale, lo stato di consegna o un reso. Un sistema informativo logistico può archiviare queste informazioni in un sistema di pianificazione delle risorse aziendali, in un sistema di gestione del magazzino, in un sistema di gestione dei trasporti, in un sistema di gestione degli ordini, nella piattaforma di un corriere, in una piattaforma doganale, in un servizio di tracciamento o tramite lo scambio elettronico di dati.
Le informazioni logistiche non coincidono con le merci e non si limitano al tracciamento dei pacchi. Possono esistere prima della spedizione di un ordine, durante lo stoccaggio dell'inventario, nel corso del trasporto, in dogana, al momento della consegna e durante un reso. Possono essere scambiate tra venditori, acquirenti, magazzini, corrieri, spedizionieri, autorità doganali, marketplace e altri partecipanti alla catena di approvvigionamento.
Nella logistica
Le informazioni logistiche forniscono il livello informativo per le attività fisiche della catena di approvvigionamento. Un magazzino ha bisogno di informazioni sulle entrate previste, sull'identità dei prodotti, sulle quantità, sulle ubicazioni di stoccaggio, sulle istruzioni di prelievo e sui requisiti di spedizione. Un corriere ha bisogno di informazioni sulla spedizione, sull'origine, sulla destinazione, sul livello di servizio, sui requisiti di movimentazione e sui documenti di trasporto. Un'autorità doganale può richiedere informazioni strutturate sulle merci, sulle parti coinvolte, sul valore, sull'origine e su altri dati richiesti dalla procedura doganale applicabile.
Le informazioni possono essere suddivise in diversi gruppi funzionali. Questi gruppi sono categorie pratiche per comprendere le operazioni logistiche, non un'unica classificazione ufficiale utilizzata in ogni settore.
| Gruppo di informazioni | Contenuto tipico | Utilizzo operativo |
|---|---|---|
| Dati principali | Identificativi dei prodotti, dimensioni, pesi, ubicazioni, account dei clienti e dettagli dei corrieri | Supportano una pianificazione, un'etichettatura, uno stoccaggio, una determinazione delle tariffe e un'associazione tra sistemi coerenti |
| Informazioni sull'ordine | Numero dell'ordine, articoli ordinati, quantità, indirizzo di consegna, scelta del servizio e requisiti promessi | Avviano l'evasione e collegano l'ordine del cliente alle attività di magazzino e trasporto |
| Informazioni sull'inventario | Quantità disponibile, quantità allocata, quantità disponibile per l'uso, riferimenti di lotto o di serie e ubicazione di stoccaggio | Supportano il rifornimento, l'allocazione, il prelievo e il controllo delle scorte |
| Informazioni sulla spedizione | Identificativo della spedizione, numero di pacchi, peso, dimensioni, origine, destinazione e servizio selezionato | Consentono di prenotare, affidare al corriere, trasportare e riconciliare una spedizione |
| Informazioni sugli eventi | Ricezione, prelievo, imballaggio, spedizione, arrivo, evento doganale, tentativo di consegna, consegna o evento di reso | Forniscono visibilità operativa su ciò che è accaduto o che risulta essere accaduto |
| Informazioni documentali | Fatture, liste di imballaggio, documenti di trasporto, etichette, autorizzazioni e dichiarazioni doganali | Supportano la conformità, il passaggio di consegna, l'identificazione e la risoluzione delle controversie |
Come circolano le informazioni logistiche nella catena di approvvigionamento
Le informazioni logistiche seguono generalmente le fasi commerciali e fisiche di una transazione, sebbene sistemi diversi possano scambiarle in momenti differenti.
- Pianificazione: Un'azienda crea o riceve previsioni, requisiti di acquisto, istruzioni sull'inventario o ordini dei clienti. Le informazioni possono essere utilizzate per decidere dove reperire, stoccare o evadere le merci.
- Elaborazione dell'ordine: Un ordine viene associato agli identificativi dei prodotti, alle quantità, a un indirizzo di consegna e agli eventuali requisiti di consegna o di servizio selezionati. La convalida è importante perché indirizzi imprecisi, dati incompleti sui prodotti o identificativi incoerenti possono creare eccezioni nelle fasi successive.
- Esecuzione in magazzino: Il magazzino riceve informazioni sull'inventario previsto e sulle attività di evasione. Le attività di scansione o registrazione possono associare prodotti e pacchi a ubicazioni, ordini e identificativi di spedizione.
- Preparazione del trasporto: Le informazioni sulla spedizione vengono utilizzate per la prenotazione del corriere, l'instradamento, l'etichettatura, il calcolo delle tariffe, la documentazione e il passaggio di consegna. I dati esatti richiesti dipendono dalla modalità di trasporto, dal servizio, dalla destinazione e dal contesto normativo.
- Procedure transfrontaliere: Le spedizioni internazionali possono richiedere informazioni per le procedure di esportazione e importazione. Dati come la descrizione delle merci, la quantità, il valore, l'origine e la classificazione possono essere rilevanti, ma i requisiti precisi dipendono dalle giurisdizioni, dalle merci e dalla procedura doganale coinvolta.
- Tracciamento e consegna: I corrieri e le piattaforme logistiche registrano o scambiano eventi di trasporto. Questi eventi possono fornire visibilità sull'avanzamento di una spedizione, su un tentativo di consegna, su un ritardo o su una consegna completata. Un evento di tracciamento è una registrazione informativa; non costituisce di per sé il movimento fisico delle merci.
- Riconciliazione e resi: Dopo la consegna, le informazioni possono supportare la prova di consegna, la corrispondenza delle fatture, i reclami, le richieste al servizio clienti, i rimborsi, le sostituzioni e l'autorizzazione al reso. Le merci restituite richiedono registrazioni proprie perché un reso è un movimento inverso e non semplicemente l'annullamento della spedizione originale.
Informazioni logistiche nell'ecommerce
Nell'ecommerce, le informazioni logistiche collegano l'ordine visibile al cliente alle operazioni di evasione e consegna. Un acquirente può visualizzare una promessa di consegna, lo stato dell'ordine, il numero di tracciamento o un evento di consegna. Dietro questa interfaccia, i sistemi possono scambiare informazioni sull'allocazione dell'inventario, sul rilascio dal magazzino, sull'accettazione da parte del corriere, sull'avanzamento del trasporto, sui tentativi di consegna e sulle eccezioni.
Lo stesso identificativo potrebbe non essere utilizzato durante l'intero processo. Una piattaforma ecommerce può utilizzare un numero d'ordine, un magazzino può utilizzare un riferimento di evasione o di prelievo e un corriere può utilizzare un numero di tracciamento del pacco o della spedizione. Una gestione affidabile delle informazioni richiede che questi identificativi siano collegati correttamente. In caso contrario, un evento valido potrebbe essere associato all'ordine sbagliato oppure un cliente potrebbe ricevere uno stato che non descrive il pacco corretto.
Le informazioni logistiche aiutano inoltre a distinguere gli eventi commerciali da quelli fisici. Un ordine può essere creato prima della spedizione delle merci. Una spedizione può contenere articoli appartenenti a uno o più ordini, a seconda dell'organizzazione dell'evasione. Un pacco può essere suddiviso in più colli e un ordine può essere consegnato in più di una spedizione. Queste relazioni dovrebbero essere rappresentate esplicitamente anziché dedotte da una singola etichetta di stato.
Informazioni logistiche nel commercio transfrontaliero
La logistica transfrontaliera richiede che le informazioni passino tra parti che possono utilizzare sistemi, identificativi, lingue, formati di dati e procedure legali differenti. Le informazioni devono quindi essere sufficientemente chiare per l'uso previsto e coerenti tra documenti e messaggi elettronici.
Le informazioni doganali sono una componente importante delle informazioni logistiche transfrontaliere, ma i due concetti non sono identici. I dati doganali supportano una procedura governativa di frontiera, mentre le informazioni logistiche comprendono anche pianificazione, stoccaggio, trasporto, consegna e resi. Una spedizione può richiedere dati separati per la prenotazione del corriere, una fattura commerciale, una lista di imballaggio, una dichiarazione di esportazione, una dichiarazione di importazione e il tracciamento da parte del cliente.
Il WCO Data Model dell'Organizzazione mondiale delle dogane fornisce un quadro per requisiti armonizzati relativi ai dati doganali e normativi transfrontalieri. È rilevante quando le informazioni logistiche devono supportare procedure doganali o altri processi governativi, ma non sostituisce tutti i requisiti relativi ai dati commerciali o del corriere.
Qualità e visibilità delle informazioni
L'utilità delle informazioni logistiche dipende da più fattori rispetto alla sola quantità di dati raccolti. Tra le caratteristiche qualitative importanti figurano accuratezza, completezza, coerenza, tempestività, tracciabilità e controllo degli accessi appropriato.
- Accuratezza: Le informazioni devono descrivere correttamente l'ordine, l'articolo, il pacco, la località o l'evento pertinente.
- Completezza: I campi obbligatori devono essere presenti per la transazione o il processo previsto.
- Coerenza: Identificativi, unità di misura, indirizzi, significati degli stati e marcature temporali devono essere interpretati in modo coerente tra i sistemi.
- Tempestività: Le informazioni devono essere disponibili abbastanza presto da supportare la decisione per la quale sono necessarie.
- Tracciabilità: Un'azienda deve poter collegare un evento o un documento all'ordine, alla spedizione, all'articolo o alla parte pertinente.
- Controllo degli accessi: Le informazioni commerciali, personali o normative sensibili devono essere condivise solo con parti autorizzate e per uno scopo appropriato.
La visibilità non significa che ogni partecipante possa vedere ogni dettaglio. In genere significa che le parti interessate possono ottenere informazioni sufficienti su un oggetto o un processo definito. Ad esempio, un cliente può aver bisogno di una stima e di uno stato della consegna, mentre un magazzino può aver bisogno di istruzioni per la movimentazione a livello di articolo e un intermediario doganale può aver bisogno dei dati della dichiarazione. Il livello di dettaglio richiesto dipende dall'utente e dalla decisione operativa.
Gli standard possono migliorare l'interoperabilità offrendo alle organizzazioni modalità comuni per identificare gli oggetti, registrare gli eventi e scambiare dati. GS1 descrive EPCIS come uno standard per condividere informazioni sul cosa, quando, dove, perché e come degli eventi che coinvolgono gli oggetti. Nella logistica, le informazioni basate sugli eventi possono aiutare a collegare un movimento fisico o un cambiamento di stato a una registrazione digitale, sebbene i dettagli dell'implementazione dipendano dai sistemi partecipanti.
Informazioni logistiche e termini correlati
| Termine | Significato | Differenza rispetto alle informazioni logistiche |
|---|---|---|
| Dati logistici | Singoli valori registrati o record strutturati utilizzati nelle attività logistiche | Si riferiscono spesso ai dati in sé, mentre le informazioni logistiche possono enfatizzare i dati interpretati per un utente o un processo |
| Informazioni di tracciamento | Eventi relativi a spedizioni o pacchi che mostrano l'avanzamento o lo stato registrato | Le informazioni di tracciamento sono un sottoinsieme delle informazioni logistiche incentrato sulla visibilità del movimento e dello stato |
| Informazioni sull'ordine | Dati che descrivono la richiesta di merci o servizi da parte di un acquirente | Un ordine può esistere prima della creazione di una spedizione, quindi le informazioni sull'ordine non sono identiche alle informazioni sulla spedizione |
| Informazioni sulla spedizione | Dati che descrivono merci o pacchi predisposti per il trasporto | Una spedizione è un'unità fisica o operativa di trasporto; le relative informazioni descrivono tale unità |
| Informazioni doganali | Dati utilizzati per le procedure doganali o correlate alla frontiera | Le informazioni doganali sono un importante sottoinsieme transfrontaliero, non l'intero ambito delle informazioni logistiche |
| Visibilità della catena di approvvigionamento | Capacità delle parti interessate di ottenere informazioni utili sulle attività della catena di approvvigionamento | La visibilità è un risultato o una capacità supportata dalle informazioni logistiche e dai sistemi correlati |
Fraintendimenti comuni
Le informazioni logistiche non si limitano al tracciamento
Il tracciamento è un'applicazione visibile, ma le informazioni logistiche supportano anche gli acquisti, l'inventario, la gestione del magazzino, la pianificazione dei trasporti, la dogana, la consegna, la riconciliazione della fatturazione e i resi.
Un numero di tracciamento non rappresenta l'intero record logistico
Un numero di tracciamento identifica una spedizione o un pacco in uno specifico contesto del corriere o logistico. Non contiene necessariamente i dettagli dell'ordine, i documenti doganali, la cronologia dell'inventario o la catena di custodia completa.
Più informazioni non sono sempre meglio
I dati aggiuntivi sono utili solo quando sono pertinenti, affidabili, accessibili alla parte appropriata e interpretati correttamente. Duplicazioni incontrollate, stati incoerenti o registrazioni obsolete possono aumentare l'incertezza operativa invece di ridurla.
Le informazioni logistiche non coincidono con il software logistico
Il software è uno strumento utilizzato per raccogliere, archiviare, elaborare o scambiare informazioni logistiche. Il termine stesso si riferisce alle informazioni e alle comunicazioni necessarie all'operazione, indipendentemente dal fatto che il processo sia supportato da una piattaforma specializzata, da un sistema integrato, da messaggi elettronici o da registrazioni manuali.
Domande frequenti
Cosa sono le informazioni logistiche?
Le informazioni logistiche sono dati e comunicazioni utilizzati per pianificare, controllare, documentare, monitorare e migliorare lo stoccaggio e il movimento delle merci.
Qual è la differenza tra informazioni logistiche e informazioni di tracciamento?
Le informazioni di tracciamento si concentrano sugli eventi registrati relativi a spedizioni o pacchi. Le informazioni logistiche hanno un ambito più ampio e possono includere anche ordini, inventario, attività di magazzino, documenti di trasporto, dati doganali, consegne e resi.
Perché le informazioni logistiche sono importanti nell'ecommerce?
Collegano gli ordini dei clienti all'inventario, all'evasione, alle operazioni dei corrieri, agli aggiornamenti sulla consegna, alla gestione delle eccezioni e ai resi. Collegamenti accurati tra questi record aiutano le diverse parti ad agire sulla stessa transazione.
Le informazioni doganali coincidono con le informazioni logistiche?
No. Le informazioni doganali supportano le procedure di frontiera e normative, mentre le informazioni logistiche comprendono anche la pianificazione nazionale e internazionale, lo stoccaggio, il trasporto, la consegna e la logistica inversa.
Fonti
- Organizzazione mondiale delle dogane, WCO Data Model — riferimento per i dati normativi doganali e transfrontalieri armonizzati.
- GS1, EPCIS — riferimento per la condivisione basata sugli eventi di informazioni sugli oggetti e sugli eventi della catena di approvvigionamento.
- Commissione economica per l'Europa delle Nazioni Unite, Raccomandazione n. 33: Sportello unico — riferimento per lo scambio coordinato di informazioni commerciali e normative.
