Проактивті жөнелту хабарландырулары: хабарлама мысалдары бар кезеңдер бойынша уақыт кестесі

Проактивті жөнелту хабарландырулары белгіленген күнделікті кестеге емес, маңызды жөнелту оқиғаларына сәйкес жіберілуі керек. Электрондық коммерция командалары үшін тиімді реттілік: тапсырысты растау, тасымалдаушыға тапсыру, жеткізу мерзімінің өзгеруі, жеткізуге шығару және жеткізуді растау. Кідіріс немесе жеткізу мәселесі назар аударуды қажет еткен жағдайда бөлек ескертулер жіберіледі. Әр хабарламада не расталғаны, келесі қадам қандай екені және клиенттің әрекет етуі қажет пе екені түсіндірілуі тиіс.

Бұл нұсқаулықта оқиғаларға негізделген уақыт шкаласы, бейімдеуге болатын хабарлама мысалдары және әрбір бақылау сканын тағы бір электрондық хатқа айналдырмай, хабарландыруларды пайдалы күйде ұстауға арналған операциялық ережелер берілген. Үлгілер иллюстрациялық ұсыныстар болып табылады және тасымалдаушы талаптары немесе кепілдендірілген қызмет көрсету мерзімдері емес.

Клиент шешімдеріне негізделген жөнелту хабарландыруларының уақыт шкаласы

Тапсырыс, орындау және жеткізу оқиғалары әртүрлі нәрселерді білдіреді. Тапсырысты растау дүкеннің тапсырысты алғанын білдіреді. Жөнелту жапсырмасын жасау тасымалдаушының сәлемдемені алғанын білдірмейді. Жеткізу болжамы кепілдендірілген жеткізу уақытымен бірдей емес.

Бұл айырмашылықтар әр хабарламаның триггері мен мәтінін анықтауы керек. Мысалы, USPS бақылау мәртебесі жөніндегі нұсқаулығында жөнелтуге дейінгі ақпаратты заттың тасымалдаушы иелігіне өткенін көрсететін оқиғалардан ажыратады. Басқа тасымалдаушылар өзге атауларды қолдануы мүмкін, сондықтан хабарламаларды мәртебе атауына ғана емес, оқиғаның мағынасына қарай баптаңыз.

Кезеңдер бойынша хабарлама мысалдары

Жақшадағы өрістерді расталған ақпаратпен ауыстырыңыз. Өріс қолжетімсіз болса, сөйлемді алып тастаңыз немесе белгісіздікті ескеретін баламаны қолданыңыз. Бос болжам өрісін болжалды жеткізу күніне айналдырмаңыз.

1. Тапсырыс расталды: бастапқы нүктені белгілеу

Қашан жіберіледі: Тапсырыс сәтті тіркелген кезде. Бұл триггерді тасымалдаушы арнасы емес, тапсырыстарды басқару жүйесі басқаруы керек.

Тапсырыс нөмірін, сатып алынған заттарды және жеткізу мекенжайын растаңыз. Дайындықты тасымалдаудан бөлек түсіндіріңіз. Жөнелту болжамын дүкеннің нақты орындау міндеттемесін көрсеткен жағдайда ғана қосыңыз.

Тақырып: [order number] нөмірлі тапсырысыңызды алдық

Рақмет, [first name]. Тапсырысыңызды дайындап жатырмыз. Жеткізу мекенжайыңыз: [address]. Сәлемдемеңіз тасымалдаушыға тапсырылғанда тағы бір жаңарту жібереміз. Тапсырысыңызды мына жерден қарап шығыңыз: [order link]. Бір нәрсе дұрыс көрінбесе, бізге мына мекенжай бойынша хабарласыңыз: [support link].

Бұл кезеңде орындау процесіңіз мұндай әрекетті қолдамаса, мекенжайды әлі де өзгертуге болады деп уәде бермеңіз.

2. Жапсырма жасалды: бақылау неге белсенді емес көрінуі мүмкін екенін түсіндіру

Қашан жіберіледі: Бақылау нөмірі қолжетімді болғанда, бірақ тасымалдаушының сәлемдемені алғаны расталмағанда.

Бұл хабарлама міндетті емес. Егер тапсыру әдетте көп ұзамай орындалса, ақпаратты кейінгі жөнелту растамасына біріктіру түсініктірек болуы мүмкін. Клиенттер бақылау нөмірін көріп, жапсырманың жасалуын сәлемдеменің физикалық қозғалысы деп қателесуі мүмкін болғанда бөлек хабарлама пайдалы.

Тақырып: [order number] тапсырысы үшін бақылау қолжетімді

Сәлемдемеңіз үшін жөнелту жапсырмасын жасадық. Тасымалдаушының алып кеткені әлі расталған жоқ, сондықтан бақылауда қозғалыс әзірге көрінбеуі мүмкін. Тасымалдаушы оны алған кезде сізге жаңарту жібереміз. Сәлемдемеңізді бақылаңыз: [tracking link].

Егер жапсырма ішкі жөнелту шегінен ұзақ уақыт тапсырылғаны туралы оқиғасыз қалса, операциялық тапсырма жасаңыз. Бірдей тыныштандыру хабарламасын қайта-қайта жіберу сәлемдеменің қоймадан шыққанын тексерудің орнын баспайды.

3. Тасымалдаушыға тапсыру: жөнелту растамасын жіберу

Қашан жіберіледі: Тасымалдаушының қабылдауы немесе иелігін растайтын басқа сенімді тапсыру жазбасы болғанда.

Бұл — нақты жөнелту растамасын жіберуге қолайлы кезең. Тасымалдаушыны, бақылау сілтемесін және жеткізудің болжалды күнін тек командаңыз пайдалануға таңдаған дереккөзден ондай ақпарат қолжетімді болғанда қосыңыз.

Тақырып: [order number] тапсырысыңыз тасымалдаушыда

[Carrier] сәлемдемеңізді алды. Қазіргі болжалды жеткізу аралығы: [date range]. Бұл — болжам, жөнелту ілгерілеген сайын өзгеруі мүмкін. Қозғалысын мына жерден бақылаңыз: [tracking link].

Болжам болмаса, болжам туралы сөйлемді мына мәтінмен ауыстырыңыз: «Жеткізу болжамы әлі қолжетімді емес. Тасымалдаушының соңғы жаңартуларын бақылау бетіңізден тексеріңіз.»

4. Жолда: ақпарат бір нәрсені өзгерткенде ғана хабарлау

Қашан жіберіледі: Маңызды кезең, қайта қаралған жеткізу болжамы немесе клиенттің күтуін өзгертетін басқа оқиға болғанда.

Нысандағы күнделікті скандар әдетте бөлек хабарламаларда емес, бақылау бетінде көрсетілуі керек. Халықаралық жөнелтімдер үшін кедендік кезең пайдалы болуы мүмкін, бірақ тағайындалған елге келу өздігінен кедендік рәсімдеудің аяқталғанын немесе жеткізуге дайын екенін білдірмейді.

Тақырып: [order number] тапсырысыңыз туралы жаңарту

Сәлемдемеңізде [verified milestone] орын алды. Қазіргі болжалды жеткізу аралығы: [date range]. Бұл кезеңде сізден әрекет қажет емес. Соңғы бақылау ақпаратын мына жерден көріңіз: [tracking link].

«Әрекет ету қажет емес» дегенді тек бұл белгілі болған жағдайда қолданыңыз. Тасымалдаушы құжаттар немесе төлем сұраса, клиентті ресми арнаға бағыттамас бұрын сұраудың дұрыстығын тексеріңіз. Хабарламаға қажетсіз жеке бас немесе төлем деректерін қоспаңыз.

5. Кідіріс немесе ерекшелік: не белгілі екенін және келесі қадам кімге тиесілі екенін көрсету

Қашан жіберіледі: Тасымалдаушы іркіліс туралы хабарлағанда, жеткізу болжамы елеулі өзгергенде немесе жөнелтім дүкен міндеттемесін орындамаған кезде.

Скандар арасындағы алшақтық сәлемдеменің жоғалғанын дәлелдемейді. Расталған кідірістерді өз ережелеріңіз жасаған бақылау ескертулерінен ажыратыңыз. Себебі белгісіз болса, оны ауа райына, кеденге немесе тасымалдаушы сыйымдылығына жатқызбай, белгісіз екенін айтыңыз.

Тақырып: Жеткізу күтілгеннен ұзағырақ уақыт алуда

[order number] тапсырысыңыз біз хабарлаған жеткізу аралығында келген жоқ. Әзірге жаңа жеткізу күні расталған жоқ. Қолдау тобымыз жөнелтімді тексеріп жатыр және сізге [support follow-up date] күніне дейін жаңарту береді. Қайта сұрау ашудың қажеті жоқ. Қазіргі бақылау: [tracking link].

Кейінгі байланыс күні — сіздің командаңыздың міндеттемесі, жаңа жеткізу болжамының орнына жүрмейді. Оны жібермес бұрын жауапты қолдау тапсырмасын жасаңыз. Расталған ерекшелік клиенттің әрекетін талап етсе, жалпы тыныштандыру мәтінін нақты әрекет пен мерзіммен ауыстырыңыз.

6. Жеткізуге шығарылды: келуге кепілдік бермей, клиентке дайындалуға көмектесу

Қашан жіберіледі: Тасымалдаушы сәлемдеменің жеткізуге шығарылғанын хабарлағанда.

Бұл мәртебені нақты келу уақытына берілген кепілдікке айналдырмаңыз. Қол қою талабы немесе жеткізу аралығы осы жөнелтім үшін расталған жағдайда ғана көрсетіңіз.

Тақырып: Сәлемдемеңіз жеткізуге шығарылды

[Carrier] сәлемдемеңіздің жеткізуге шығарылғанын хабарлады. Жеткізу бүгін күтіледі, бірақ бағыт немесе уақыт өзгеруі мүмкін. Соңғы мәртебені және қолжетімді жеткізу нұсқауларын мына жерден тексеріңіз: [tracking link].

Сәлемдеме келмесе, келесі расталған мәртебені немесе шешілмеген жеткізуге арналған тиісті процесті пайдаланыңыз. Күн өтіп кеткеннен кейін «бүгін келеді» дегенді қайталай бермеңіз.

7. Жеткізу әрекеті немесе алып кету: келесі әрекетті анық көрсету

Қашан жіберіледі: Жеткізу әрекеті тіркелгенде немесе тасымалдаушы сәлемдеменің алып кетуге дайын екенін растағанда.

Бұл — екі түрлі оқиға. Сәтсіз әрекет сәлемдеменің бірден алып кету пунктінде қолжетімді екенін білдірмейді. Алып кету мүмкіндігі расталмайынша, клиенттерді жолға шығуға шақырмаңыз.

Тақырып: Сәлемдемеңіз бойынша әрекет қажет

[Carrier] жеткізуді аяқтау мүмкін болмағанын хабарлады. Қолжетімді келесі қадамдарды білу үшін тасымалдаушы нұсқауларын қарап шығыңыз: [official tracking link]. Нұсқаулар түсініксіз болса, бізге [support link] арқылы хабарласыңыз.

Алып кету оқиғасы расталған жағдайда бөлек үлгіні қолданыңыз: «Сәлемдемеңіз [verified location] мекенжайында алып кетуге дайын. Оны [confirmed deadline] дейін алып кетіңіз. Жұмыс уақытын және алып кету талаптарын мына жерден қараңыз: [official link]. Расталмаған өрістерді алып тастаңыз; стандартты сақтау мерзімін ойдан шығармаңыз.»

8. Жеткізілді: тасымалдаушы есебін растау және мәселені шешу жолын ұсыну

Қашан жіберіледі: Тасымалдаушы жеткізуді тіркегенде.

Клиенттің сәлемдемені жеке алғанын мәлімдеудің орнына мәртебені тасымалдаушыға жатқызыңыз. Жеткізу орны немесе жеткізілгенін растайтын сілтеме қолжетімді әрі бөлісуге орынды болған жағдайда ғана қосыңыз.

Тақырып: Сәлемдемеңіз жеткізілді деп белгіленді

[Carrier] сәлемдемеңізді [date] күні жеткізілді деп белгіледі. Жеткізу мәліметтерін мына жерден көріңіз: [tracking link]. Табылмаса, жеткізу орны туралы ақпаратты тексеріп, қажет болса үйдегі адамдардан немесе ғимарат қабылдау бөлімінен сұраңыз. Әлі де жоқ па? Тексеруге көмектесуіміз үшін [support link] арқылы бізге хабарласыңыз.

Жоғалған сәлемдемеге көмек алу жолын көрінетін күйде ұстаңыз. Жеткізу растамасы клиент тәжірибесіне сәйкес келмегенде, жарнамалық ұсыныс не істеу керегін көлеңкеде қалдырмауы керек.

Уақыт шкаласының дәлдігін сақтайтын ережелер

Сәлемдемелерді тапсырыстардан бөлек бақылаңыз

Бір тапсырыста әртүрлі тасымалдаушылары мен жеткізу күндері бар бірнеше сәлемдеме болуы мүмкін. Әр хабарлама қамтитын заттарды немесе сәлемдеме нөмірін атаңыз. Сатып алудың бір бөлігі әлі жолда болғанда, «Тапсырысыңыз келді» дегеннен гөрі «2 сәлемдеменің 1-сі жеткізілді» деген нақтырақ.

Тапсырыс, орындау, бақылау нөмірі және құрамдағы заттар арасындағы байланысты сақтаңыз. Сондай-ақ ауыстыру жөнелтімдерін ескеріңіз, әйтпесе олардың жеткізу оқиғалары бастапқы қолдау ісін қате жабуы мүмкін.

Оқиғаларды қайталамаңыз және кеш жаңартуларды өңдеңіз

Тасымалдаушы немесе интеграция қайталанатын жаңартулар бере алады. Қайталануды жою ережесін жөнелтімге, оқиға бірегейлігіне және хабарлама түріне негіздеңіз. Тағы бір хабарлама жібермес бұрын оның бұрын жіберілгенін тексеріңіз.

Мүмкін болса, оқиға уақытын да, жүйеңіздің оны алған уақытын да сақтаңыз. Кеш келген жолдағы оқиға жеткізу расталғаннан кейін «жолда» хабарламасын іске қоспауы керек. Қайшы немесе түзетуші оқиғалар әрбір жаңа жазба алға жылжуды білдіреді деп болжаудың орнына салыстырылуы қажет.

Әр ерекшелікке операциялық жауапты бекітіңіз

Қойма командалары расталмаған тапсыруларды тексеруі керек. Қолдау немесе логистика командалары тасымалдау ерекшеліктері мен клиентпен кейінгі байланысты басқаруы керек. Хабарлама процесіңіз хабарламамен бірге жауапты тұлғаны, келесі әрекетті және тексеру мерзімін тіркеуі тиіс.

Бақылау шектерін орындау міндеттемелеріңіз бен тасымалдаушы бағыттарының байқалған мінез-құлқына сүйеніп анықтаңыз. Ішкі жедел жеткізу, үнемді халықаралық жеткізу, демалыс күндері және кедендік өңдеу үшін бірдей тиімді болатын жалғыз скан аралығы шегі жоқ.

Электрондық пошта, SMS және бақылау беттерін үйлестіріңіз

Толығырақ түсіндіру үшін электрондық поштаны, оқиғалардың толық тарихы үшін бақылау бетін пайдаланыңыз. SMS немесе push ескертулерін алушының қажетті рұқсаты бар және арна орынды болған кезде пайдалы, уақытқа тәуелді жаңартуларға сақтаңыз. Келісім мен хабарлама талаптары юрисдикция мен арнаға қарай өзгереді; оларды нақты нарықтарыңызға бейімдеңіз.

Әдепкі бойынша бірдей хабарламаларды барлық арна арқылы жібермеңіз. Жөнелту жаңартуларын транзакцияға бағыттаңыз, тиісті таңдауларды сақтаңыз және құлыпталған экранда көрінетін хабарламаларға толық мекенжайлар немесе басқа қажетсіз жеке ақпаратты қоспаңыз.

Процесті тәжірибеде іске асыру

Алдымен оқиғадан хабарламаға сәйкестік картасын жасаңыз, содан кейін оны қолдайтын құралдарды таңдаңыз. Shopify сатушылары үшін 17TRACK order-tracking app listing бақылау және жөнелту хабарландырулары процестерін бағалау кезінде бастапқы нүкте бола алады. Осы нұсқаулықтағы әр үлгі кірістірілген автоматтандыру ретінде қолжетімді деп болжамай, оның қазіргі мүмкіндіктері мен параметрлерін қажетті триггерлеріңізге, арналарыңызға және ерекшелік ережелеріңізге салыстырыңыз.

Қай жүйені пайдалансаңыз да, тек үлгінің көрінісін емес, әрекетін тексеріңіз:

• Тапсырусыз жапсырма: Хабарламада тасымалдаушының сәлемдемені алғаны айтылмауы керек.
• Қайталанған оқиға: Клиент бір ескертуді екі рет алмауы керек.
• Өзгерген болжам: Хабарлама ескірген күнді сақтамай, жаңа күтуді көрсетуі керек.
• Бөлінген тапсырыс: Әр хабарлама дұрыс сәлемдемені немесе заттарды көрсетуі керек.
• Деректер жетіспейді: Бос күндер, орындар және тасымалдаушы атаулары қате толтырғыштар ретінде көрінбеуі керек.
• Кеш оқиға: Ескі скан қарама-қайшы хабарлама жасамауы керек.
• Ерекшелік: Уәде етілген тексеру атауы көрсетілген командаға тапсырма жасауы керек.
• Жеткізілді деп белгіленген сәлемдеме жоқ: Клиентте жұмыс істейтін қолдау арнасы болуы керек.

Іске қосылғаннан кейін хабарлама қателерін, қайталанатын жіберілімдерді, жөнелтуге қатысты қолдау өтініштерін және шешілмеген ерекшеліктерді тексеріңіз. Өлшеу кезеңдерін бірізді анықтаңыз. Қолдау өтініштерінің азаюы ғана коммуникацияның жақсарғанын дәлелдемейді, өйткені клиенттер командаңызға жетуде қиналуы мүмкін.

Жиі қойылатын сұрақтар

Дүкен қанша жөнелту хабарламасын жіберуі керек?

Міндетті хабарлама санына емес, маңызды оқиғаларға сүйеніңіз. Қарапайым жөнелтімге тапсырысты растау, тасымалдаушыға тапсыру, жеткізуге шығару және жеткізуді растау ғана қажет болуы мүмкін. Болжам өзгергенде немесе клиент әрекет етуі керек болғанда хабарламалар қосыңыз. Жапсырма жасалғаны және күнделікті жол жаңартулары міндетті емес.

Жөнелту хабарламасында жеткізу күні болуы керек пе?

Сенімді дереккөз болғанда күнді немесе аралықты қосып, оны болжам немесе міндеттеме ретінде дұрыс белгілеңіз. Сенімді болжам болмаса, оның әлі қолжетімді емес екенін айтыңыз. Жалпы тасымалдау орташа мәнінен нақты келу күнін есептеп, оны тасымалдаушы растағандай көрсетпеңіз.

Бақылау жаңартылмаған кезде не айту керек?

Соңғы расталған оқиғаны айтып, командаңыздың келесіде не істеп жатқанын түсіндіріңіз. Скандар арасындағы алшақтық жөнелтімнің кідіргенін немесе жоғалғанын білдірмейді. Егер тапсырыс міндеттеме мерзімін өткізіп алса, мұны бөлек мойындап, қолдаудың шынайы кейінгі байланыс уақытын көрсетіңіз.

Кідіріс туралы хабарламалар автоматты түрде қайтарым немесе ауыстыру ұсынуы керек пе?

Тек клиенттің жағдайы саясатыңызға және қолданыстағы міндеттемелерге сәйкес келгенде ғана. Бақылау ерекшелігі ғана өтем түрін анықтауға жеткілікті ақпарат бермеуі мүмкін. Істі тиісті командаға бағыттап, процесіңіз рұқсат етпейтін нәтижеге уәде бермеңіз.

Жөнелту хабарламаларында жарнамалар болуы мүмкін бе?

Жеткізу ақпараты мен қажетті әрекет оңай табылатындай болсын. Жарнамалық мазмұн хабарламаның қолданыстағы ережелер бойынша қарастырылуына әсер етуі мүмкін, сондықтан маркетингті транзакциялық жаңартулармен араластырмас бұрын арна мен юрисдикция талаптарын тексеріңіз.

Дереккөздер

• USPS: Where is my package? — жөнелтуге дейінгі кезеңді, тасымалдаушы иелігін, жеткізуді және жеткізуге қатысты мәртебелерді қоса алғанда, бақылау кезеңдерін түсіндіруге арналған дерек. USPS терминологиясы барлық тасымалдаушыларға бірдей қолданылады деп болжамаңыз.
• Shopify App Store: 17TRACK — іске асыру бөлімінде аталған Shopify тапсырыстарын бақылау және хабарландыру шешімін бағалауға арналған ресми маркетплейс тізімі.

Хабарландырулар реттілігі, үлгі мәтіндер және тестілеу тізімі — редакциялық ұсыныстар. Олар әмбебап тасымалдаушы процедуралары немесе белгілі бір бағдарламалық конфигурацияға берілген уәделер емес.