Προληπτικές ειδοποιήσεις αποστολής: Χρονοδιάγραμμα ανά στάδιο με παραδείγματα μηνυμάτων

Οι προληπτικές ειδοποιήσεις αποστολής θα πρέπει να ακολουθούν σημαντικά γεγονότα της αποστολής και όχι ένα σταθερό καθημερινό πρόγραμμα. Για τις ομάδες ηλεκτρονικού εμπορίου, η πρακτική σειρά είναι: επιβεβαίωση παραγγελίας, παράδοση στον μεταφορέα, αλλαγές στην εκτιμώμενη παράδοση, έξοδος προς παράδοση και επιβεβαίωση παράδοσης, με ξεχωριστές ειδοποιήσεις όταν μια καθυστέρηση ή ένα πρόβλημα παράδοσης απαιτεί προσοχή. Κάθε μήνυμα θα πρέπει να εξηγεί τι έχει επιβεβαιωθεί, τι ακολουθεί και αν ο πελάτης χρειάζεται να προβεί σε κάποια ενέργεια.

Αυτός ο οδηγός παρέχει ένα χρονολόγιο που βασίζεται σε γεγονότα, προσαρμόσιμα παραδείγματα μηνυμάτων και λειτουργικούς κανόνες για τη διατήρηση χρήσιμων ειδοποιήσεων, χωρίς κάθε σάρωση παρακολούθησης να μετατρέπεται σε ακόμη ένα email. Τα πρότυπα αποτελούν ενδεικτικές συστάσεις και όχι απαιτήσεις των μεταφορέων ή εγγυημένα χρονοδιαγράμματα υπηρεσιών.

Ένα χρονολόγιο ειδοποιήσεων αποστολής βασισμένο στις αποφάσεις των πελατών

Τα γεγονότα παραγγελίας, εκτέλεσης και παράδοσης περιγράφουν διαφορετικά πράγματα. Η επιβεβαίωση παραγγελίας σημαίνει ότι το κατάστημα έλαβε μια παραγγελία. Η δημιουργία ετικέτας αποστολής δεν αποδεικνύει ότι ο μεταφορέας έχει παραλάβει το δέμα. Η εκτιμώμενη παράδοση δεν είναι το ίδιο με ένα εγγυημένο ραντεβού παράδοσης.

Αυτές οι διακρίσεις θα πρέπει να καθορίζουν τόσο την ενεργοποίηση όσο και τη διατύπωση κάθε μηνύματος. Για παράδειγμα, η USPS διακρίνει τις πληροφορίες πριν από την αποστολή από τα γεγονότα που δείχνουν ότι έχει στην κατοχή της ένα αντικείμενο, σύμφωνα με τις οδηγίες της για τις καταστάσεις παρακολούθησης. Άλλοι μεταφορείς μπορεί να χρησιμοποιούν διαφορετικές ονομασίες, επομένως διαμορφώστε τα μηνύματα με βάση τη σημασία του γεγονότος και όχι μόνο αντιστοιχίζοντας το όνομα μιας κατάστασης.

Παραδείγματα μηνυμάτων ανά στάδιο

Αντικαταστήστε τα πεδία σε αγκύλες με επαληθευμένες πληροφορίες. Αν ένα πεδίο δεν είναι διαθέσιμο, αφαιρέστε την πρόταση ή χρησιμοποιήστε μια εναλλακτική διατύπωση που αναγνωρίζει την αβεβαιότητα. Μην αφήνετε ποτέ ένα κενό πεδίο εκτίμησης να μετατρέπεται σε εικαστική ημερομηνία παράδοσης.

1. Επιβεβαίωση παραγγελίας: καθορίστε το σημείο εκκίνησης

Αποστολή όταν: Η παραγγελία έχει καταγραφεί επιτυχώς. Το σύστημα διαχείρισης παραγγελιών θα πρέπει να ελέγχει αυτή την ενεργοποίηση και όχι η ροή δεδομένων του μεταφορέα.

Επιβεβαιώστε τον αριθμό παραγγελίας, τα προϊόντα που αγοράστηκαν και τη διεύθυνση αποστολής. Εξηγήστε ξεχωριστά την προετοιμασία και τη μεταφορά. Συμπεριλάβετε εκτίμηση αποστολής μόνο αν αντικατοπτρίζει την πραγματική δέσμευση εκτέλεσης του καταστήματος.

Θέμα: Λάβαμε την παραγγελία σας [order number]

Ευχαριστούμε, [first name]. Προετοιμάζουμε την παραγγελία σας. Η διεύθυνση παράδοσης είναι [address]. Θα σας στείλουμε νέα ενημέρωση όταν το δέμα σας παραδοθεί στον μεταφορέα. Ελέγξτε την παραγγελία σας εδώ: [order link]. Αν κάτι φαίνεται λανθασμένο, επικοινωνήστε μαζί μας στο [support link].

Μην υποσχεθείτε ότι η διεύθυνση μπορεί ακόμη να αλλάξει, εκτός αν η διαδικασία εκτέλεσής σας υποστηρίζει αυτή την ενέργεια σε αυτό το στάδιο.

2. Δημιουργία ετικέτας: εξηγήστε γιατί η παρακολούθηση μπορεί να φαίνεται ανενεργή

Αποστολή όταν: Ένας αριθμός παρακολούθησης είναι διαθέσιμος, αλλά δεν έχει επιβεβαιωθεί η κατοχή από τον μεταφορέα.

Αυτό το μήνυμα είναι προαιρετικό. Αν η παράδοση στον μεταφορέα συνήθως ακολουθεί σύντομα, η ενσωμάτωση των πληροφοριών σε μεταγενέστερη επιβεβαίωση αποστολής μπορεί να είναι σαφέστερη. Μια ξεχωριστή ειδοποίηση είναι χρήσιμη όταν οι πελάτες μπορούν ήδη να δουν έναν αριθμό παρακολούθησης και ενδέχεται να μπερδέψουν τη δημιουργία ετικέτας με τη φυσική μετακίνηση του δέματος.

Θέμα: Η παρακολούθηση είναι διαθέσιμη για την παραγγελία [order number]

Δημιουργήσαμε ετικέτα αποστολής για το δέμα σας. Η παραλαβή από τον μεταφορέα δεν έχει ακόμη επιβεβαιωθεί, επομένως η παρακολούθηση μπορεί να μην εμφανίζει ακόμη κίνηση. Θα σας ενημερώσουμε όταν ο μεταφορέας το παραλάβει. Παρακολουθήστε το δέμα σας: [tracking link].

Αν μια ετικέτα παραμένει χωρίς γεγονός παράδοσης στον μεταφορέα πέρα από το εσωτερικό όριο αποστολής σας, δημιουργήστε εργασία για την ομάδα λειτουργιών. Η επαναλαμβανόμενη αποστολή της ίδιας καθησυχαστικής ενημέρωσης δεν υποκαθιστά τον έλεγχο για το αν το δέμα έφυγε από την αποθήκη.

3. Παράδοση στον μεταφορέα: στείλτε την επιβεβαίωση αποστολής

Αποστολή όταν: Ένα γεγονός αποδοχής από τον μεταφορέα ή άλλη αξιόπιστη καταγραφή παράδοσης επιβεβαιώνει την κατοχή.

Αυτό είναι το κατάλληλο σημείο για σαφή επιβεβαίωση αποστολής. Συμπεριλάβετε τον μεταφορέα, τον σύνδεσμο παρακολούθησης και την εκτιμώμενη ημερομηνία παράδοσης μόνο όταν είναι διαθέσιμη από πηγή που έχει επιλέξει η ομάδα σας.

Θέμα: Η παραγγελία σας [order number] βρίσκεται στον μεταφορέα

Ο/Η [Carrier] παρέλαβε το δέμα σας. Το τρέχον εκτιμώμενο χρονικό διάστημα παράδοσης είναι [date range]. Πρόκειται για εκτίμηση και μπορεί να αλλάξει καθώς η αποστολή προχωρά. Παρακολουθήστε την πορεία της εδώ: [tracking link].

Αν δεν υπάρχει εκτίμηση, αντικαταστήστε την πρόταση εκτίμησης με: «Η εκτίμηση παράδοσης δεν είναι ακόμη διαθέσιμη. Ελέγξτε τη σελίδα παρακολούθησης για τις πιο πρόσφατες ενημερώσεις του μεταφορέα.»

4. Σε μεταφορά: ενημερώνετε μόνο όταν οι πληροφορίες αλλάζουν κάτι

Αποστολή όταν: Υπάρχει σημαντικό ορόσημο, αναθεωρημένη εκτίμηση παράδοσης ή άλλη εξέλιξη που αλλάζει τις προσδοκίες του πελάτη.

Οι συνηθισμένες σαρώσεις σε εγκαταστάσεις συνήθως ανήκουν στη σελίδα παρακολούθησης και όχι σε ξεχωριστά μηνύματα. Για διεθνείς αποστολές, ένα ορόσημο τελωνείου μπορεί να είναι χρήσιμο, όμως η άφιξη στη χώρα προορισμού από μόνη της δεν αποδεικνύει τον εκτελωνισμό ή την ετοιμότητα για παράδοση.

Θέμα: Ενημέρωση για την παραγγελία σας [order number]

Το δέμα σας έχει [verified milestone]. Το τρέχον εκτιμώμενο χρονικό διάστημα παράδοσης είναι [date range]. Σε αυτό το στάδιο δεν απαιτείται καμία ενέργεια από εσάς. Δείτε τις πιο πρόσφατες πληροφορίες παρακολούθησης: [tracking link].

Χρησιμοποιήστε τη φράση «Δεν απαιτείται καμία ενέργεια» μόνο όταν αυτό είναι γνωστό. Αν ο μεταφορέας ζητά έγγραφα ή πληρωμή, επαληθεύστε το αίτημα πριν κατευθύνετε τον πελάτη σε επίσημο κανάλι. Αποφύγετε περιττά στοιχεία ταυτότητας ή πληρωμής σε μια ειδοποίηση.

5. Καθυστέρηση ή εξαίρεση: δηλώστε τι είναι γνωστό και ποιος έχει το επόμενο βήμα

Αποστολή όταν: Ο μεταφορέας αναφέρει διακοπή, η εκτίμηση παράδοσης αλλάζει ουσιαστικά ή η αποστολή δεν τηρεί τη δέσμευση του καταστήματος.

Ένα κενό μεταξύ σαρώσεων δεν αποτελεί απόδειξη ότι το δέμα χάθηκε. Διαχωρίστε τις επιβεβαιωμένες καθυστερήσεις από τις ειδοποιήσεις παρακολούθησης που δημιουργούνται από τους δικούς σας κανόνες. Αν η αιτία είναι άγνωστη, δηλώστε το αντί να την αποδώσετε στον καιρό, στο τελωνείο ή στη δυναμικότητα του μεταφορέα.

Θέμα: Η παράδοσή σας διαρκεί περισσότερο από το αναμενόμενο

Η παραγγελία σας [order number] δεν έφτασε εντός του χρονικού διαστήματος παράδοσης που σας είχαμε κοινοποιήσει. Δεν έχουμε ακόμη επιβεβαιωμένη νέα ημερομηνία παράδοσης. Η ομάδα υποστήριξής μας ελέγχει την αποστολή και θα σας ενημερώσει έως [support follow-up date]. Δεν χρειάζεται να ανοίξετε νέο αίτημα. Τρέχουσα παρακολούθηση: [tracking link].

Η ημερομηνία επανεπικοινωνίας αποτελεί δέσμευση της ομάδας σας και όχι αντικατάσταση της εκτίμησης παράδοσης. Δημιουργήστε ανατεθειμένη εργασία υποστήριξης πριν από την αποστολή της. Όταν μια επαληθευμένη εξαίρεση απαιτεί ενέργεια από τον πελάτη, αντικαταστήστε τη γενική καθησύχαση με τη συγκεκριμένη ενέργεια και προθεσμία.

6. Έξοδος προς παράδοση: βοηθήστε τον πελάτη να προετοιμαστεί χωρίς να εγγυάστε την άφιξη

Αποστολή όταν: Ο μεταφορέας αναφέρει ότι το δέμα έχει βγει προς παράδοση.

Μην μετατρέπετε αυτή την κατάσταση σε εγγυημένη ώρα άφιξης. Αναφέρετε απαίτηση υπογραφής ή χρονικό παράθυρο παράδοσης μόνο αν έχει επιβεβαιωθεί για τη συγκεκριμένη αποστολή.

Θέμα: Το δέμα σας βρίσκεται καθ’ οδόν για παράδοση

Ο/Η [Carrier] αναφέρει ότι το δέμα σας βρίσκεται καθ’ οδόν για παράδοση. Η παράδοση αναμένεται σήμερα, όμως η διαδρομή ή ο χρόνος μπορεί να αλλάξει. Ελέγξτε την πιο πρόσφατη κατάσταση και τυχόν διαθέσιμες οδηγίες παράδοσης εδώ: [tracking link].

Αν το δέμα δεν φτάσει, χρησιμοποιήστε την επόμενη επιβεβαιωμένη κατάσταση ή την κατάλληλη διαδικασία για ανεπίλυτη παράδοση. Μην επαναλαμβάνετε «φτάνει σήμερα» αφού έχει παρέλθει η συγκεκριμένη ημέρα.

7. Απόπειρα παράδοσης ή παραλαβή: κάντε το επόμενο βήμα απολύτως σαφές

Αποστολή όταν: Καταγράφεται απόπειρα παράδοσης ή ο μεταφορέας επιβεβαιώνει ότι το δέμα είναι έτοιμο για παραλαβή.

Πρόκειται για διαφορετικά γεγονότα. Μια αποτυχημένη απόπειρα δεν σημαίνει απαραίτητα ότι το δέμα είναι αμέσως διαθέσιμο σε σημείο παραλαβής. Μην καθοδηγείτε τους πελάτες να μεταβούν σε κάποιο σημείο έως ότου επιβεβαιωθεί η διαθεσιμότητα παραλαβής.

Θέμα: Απαιτείται ενέργεια για το δέμα σας

Ο/Η [Carrier] αναφέρει ότι η παράδοση δεν ολοκληρώθηκε. Ελέγξτε τις οδηγίες του μεταφορέα για τα διαθέσιμα επόμενα βήματα: [official tracking link]. Αν οι οδηγίες δεν είναι σαφείς, επικοινωνήστε μαζί μας στο [support link].

Για επιβεβαιωμένο γεγονός παραλαβής, χρησιμοποιήστε ξεχωριστό πρότυπο: «Το δέμα σας είναι έτοιμο για παραλαβή στη διεύθυνση [verified location]. Παρακαλούμε παραλάβετε το έως [confirmed deadline]. Δείτε το ωράριο λειτουργίας και τις απαιτήσεις παραλαβής εδώ: [official link].» Παραλείψτε κάθε πεδίο που δεν έχει επιβεβαιωθεί· μην επινοείτε τυπική περίοδο φύλαξης.

8. Παραδόθηκε: επιβεβαιώστε την αναφορά του μεταφορέα και προσφέρετε τρόπο επίλυσης

Αποστολή όταν: Ο μεταφορέας καταγράφει την παράδοση.

Αποδώστε την κατάσταση στον μεταφορέα αντί να δηλώσετε ότι ο πελάτης παρέλαβε προσωπικά το δέμα. Συμπεριλάβετε το σημείο παράδοσης ή σύνδεσμο απόδειξης παράδοσης μόνο όταν είναι διαθέσιμος και κατάλληλος για κοινοποίηση.

Θέμα: Το δέμα σας εμφανίζεται ως παραδομένο

Ο/Η [Carrier] σημείωσε το δέμα σας ως παραδομένο στις [date]. Δείτε τις λεπτομέρειες παράδοσης εδώ: [tracking link]. Αν δεν μπορείτε να το βρείτε, ελέγξτε τις πληροφορίες για το σημείο παράδοσης και ρωτήστε τα μέλη του νοικοκυριού σας ή τη ρεσεψιόν του κτιρίου σας, εφόσον ισχύει. Ακόμη δεν το βρίσκετε; Επικοινωνήστε μαζί μας στο [support link] για να σας βοηθήσουμε να το διερευνήσουμε.

Διατηρήστε εμφανή τη διαδρομή βοήθειας για δέματα που λείπουν. Μια προωθητική προσφορά δεν πρέπει να αποκρύπτει τι πρέπει να κάνει ο πελάτης όταν η επιβεβαίωση παράδοσης δεν ανταποκρίνεται στην εμπειρία του.

Κανόνες που διατηρούν ακριβές το χρονολόγιο

Παρακολουθείτε τα δέματα ξεχωριστά από τις παραγγελίες

Μια παραγγελία μπορεί να περιέχει πολλά δέματα με διαφορετικούς μεταφορείς και ημερομηνίες παράδοσης. Αναφέρετε τα προϊόντα ή τον αριθμό του δέματος που καλύπτει κάθε μήνυμα. Το «Το δέμα 1 από 2 παραδόθηκε» είναι ακριβέστερο από το «Η παραγγελία σας έφτασε» όταν ένα μέρος της αγοράς εξακολουθεί να μεταφέρεται.

Αποθηκεύστε τη σχέση μεταξύ παραγγελίας, εκτέλεσης, αριθμού παρακολούθησης και περιεχόμενων προϊόντων. Λάβετε επίσης υπόψη τις αποστολές αντικατάστασης, ώστε τα γεγονότα παράδοσής τους να μην κλείνουν κατά λάθος την αρχική υπόθεση υποστήριξης.

Αποφύγετε τα διπλότυπα γεγονότα και διαχειριστείτε τις καθυστερημένες ενημερώσεις

Ένας μεταφορέας ή μια ενσωμάτωση μπορεί να παρέχει επαναλαμβανόμενες ενημερώσεις. Δημιουργήστε κανόνα αποδιπλοποίησης με βάση την αποστολή, την ταυτότητα του γεγονότος και τον τύπο ειδοποίησης. Ελέγξτε αν έχει ήδη σταλεί μήνυμα πριν στείλετε άλλο.

Όταν είναι διαθέσιμα, διατηρήστε τόσο την ώρα του γεγονότος όσο και την ώρα λήψης του από το σύστημά σας. Ένα καθυστερημένο γεγονός μεταφοράς δεν πρέπει να ενεργοποιεί μήνυμα «στον δρόμο» μετά την επιβεβαίωση παράδοσης. Τα αντικρουόμενα ή διορθωτικά γεγονότα χρειάζονται συμφιλίωση και όχι την υπόθεση ότι κάθε νέα καταγραφή αντιπροσωπεύει πρόοδο.

Δώστε σε κάθε εξαίρεση έναν υπεύθυνο λειτουργίας

Οι ομάδες αποθήκης θα πρέπει να διερευνούν τις μη επιβεβαιωμένες παραδόσεις στον μεταφορέα. Οι ομάδες υποστήριξης ή logistics θα πρέπει να αναλαμβάνουν τις εξαιρέσεις κατά τη μεταφορά και τις επαφές με τους πελάτες. Η ροή μηνυμάτων σας θα πρέπει να καταγράφει τον υπεύθυνο, την επόμενη ενέργεια και την προθεσμία ελέγχου μαζί με την ειδοποίηση.

Καθορίστε όρια παρακολούθησης με βάση τις δεσμεύσεις εκτέλεσής σας και τη συμπεριφορά που παρατηρείται στις διαδρομές των μεταφορέων. Δεν υπάρχει ένα μοναδικό όριο κενού μεταξύ σαρώσεων που να λειτουργεί εξίσου καλά για εγχώριες express αποστολές, οικονομικές διεθνείς αποστολές, Σαββατοκύριακα και τελωνειακή επεξεργασία.

Συντονίστε email, SMS και σελίδες παρακολούθησης

Χρησιμοποιήστε το email για πληρέστερες εξηγήσεις και μια σελίδα παρακολούθησης για λεπτομερές ιστορικό γεγονότων. Κρατήστε τις ειδοποιήσεις SMS ή push για χρήσιμες, χρονικά ευαίσθητες ενημερώσεις, όταν ο παραλήπτης έχει δώσει την απαιτούμενη άδεια και το κανάλι είναι κατάλληλο. Οι απαιτήσεις συναίνεσης και μηνυμάτων διαφέρουν ανά δικαιοδοσία και κανάλι· διαμορφώστε τις για τις πραγματικές αγορές σας.

Αποφύγετε την προεπιλεγμένη αποστολή πανομοιότυπων μηνυμάτων σε κάθε κανάλι. Εστιάστε τις ενημερώσεις αποστολής στη συναλλαγή, σεβαστείτε τις σχετικές προτιμήσεις και αποφύγετε την αναγραφή πλήρων διευθύνσεων ή άλλων περιττών προσωπικών πληροφοριών σε μηνύματα που εμφανίζονται στην οθόνη κλειδώματος.

Εφαρμογή της ροής εργασίας στην πράξη

Ξεκινήστε με την αντιστοίχιση γεγονότος σε μήνυμα και, στη συνέχεια, επιλέξτε εργαλεία που μπορούν να την υποστηρίξουν. Για τους εμπόρους Shopify, η καταχώριση της εφαρμογής παρακολούθησης παραγγελιών 17TRACK αποτελεί σχετικό σημείο εκκίνησης κατά την αξιολόγηση ροών εργασίας παρακολούθησης και ειδοποιήσεων αποστολής. Ελέγξτε τις τρέχουσες δυνατότητες και ρυθμίσεις της σε σχέση με τις απαιτούμενες ενεργοποιήσεις, τα κανάλια και τους κανόνες εξαιρέσεων, αντί να θεωρείτε ότι κάθε πρότυπο αυτού του οδηγού είναι διαθέσιμο ως ενσωματωμένος αυτοματισμός.

Όποιο σύστημα κι αν χρησιμοποιείτε, δοκιμάστε τη συμπεριφορά και όχι μόνο την εμφάνιση των προτύπων:

• Ετικέτα χωρίς παράδοση στον μεταφορέα: Το μήνυμα δεν πρέπει να ισχυρίζεται ότι ο μεταφορέας έχει το δέμα.
• Διπλότυπο γεγονός: Ο πελάτης δεν πρέπει να λάβει την ίδια ειδοποίηση δύο φορές.
• Αλλαγή εκτίμησης: Το μήνυμα πρέπει να προσδιορίζει τη νέα προσδοκία χωρίς να διατηρεί παρωχημένη ημερομηνία.
• Διαχωρισμένη παραγγελία: Κάθε ειδοποίηση πρέπει να προσδιορίζει το σωστό δέμα ή τα σωστά προϊόντα.
• Ελλιπή δεδομένα: Κενές ημερομηνίες, τοποθεσίες και ονόματα μεταφορέων δεν πρέπει να εμφανίζονται ως κατεστραμμένα placeholders.
• Καθυστερημένο γεγονός: Μια παλαιότερη σάρωση δεν πρέπει να δημιουργεί αντιφατική ειδοποίηση.
• Εξαίρεση: Μια υποσχεμένη διερεύνηση πρέπει να δημιουργεί εργασία για συγκεκριμένη ομάδα.
• Δέμα που εμφανίζεται ως παραδομένο αλλά λείπει: Ο πελάτης πρέπει να διαθέτει λειτουργική διαδρομή υποστήριξης.

Μετά την κυκλοφορία, εξετάστε τις αποτυχίες ειδοποιήσεων, τις διπλές αποστολές, τις επαφές υποστήριξης που σχετίζονται με αποστολές και τις ανεπίλυτες εξαιρέσεις. Καθορίστε με συνέπεια τα παράθυρα μέτρησης. Η μείωση των επαφών υποστήριξης από μόνη της δεν αποδεικνύει καλύτερη επικοινωνία, αν οι πελάτες δυσκολεύονται επίσης να επικοινωνήσουν με την ομάδα σας.

Συχνές ερωτήσεις

Πόσες ειδοποιήσεις αποστολής πρέπει να στέλνει ένα κατάστημα;

Χρησιμοποιήστε σημαντικά γεγονότα αντί για υποχρεωτικό αριθμό μηνυμάτων. Μια απλή αποστολή μπορεί να χρειάζεται μόνο επιβεβαίωση παραγγελίας, παράδοση στον μεταφορέα, έξοδο προς παράδοση και επιβεβαίωση παράδοσης. Προσθέστε μηνύματα όταν αλλάζει η εκτίμηση ή όταν ο πελάτης πρέπει να ενεργήσει. Οι ειδοποιήσεις δημιουργίας ετικέτας και συνηθισμένης μεταφοράς είναι προαιρετικές.

Πρέπει μια ειδοποίηση αποστολής να περιλαμβάνει ημερομηνία παράδοσης;

Συμπεριλάβετε ημερομηνία ή χρονικό παράθυρο όταν διαθέτετε αξιόπιστη πηγή και χαρακτηρίστε το σωστά ως εκτίμηση ή δέσμευση. Αν δεν υπάρχει αξιόπιστη εκτίμηση, δηλώστε ότι δεν είναι ακόμη διαθέσιμη. Μην υπολογίζετε ακριβή ημερομηνία άφιξης από έναν γενικό μέσο χρόνο μεταφοράς και την παρουσιάζετε ως επιβεβαιωμένη από τον μεταφορέα.

Τι πρέπει να λέμε όταν η παρακολούθηση δεν έχει ενημερωθεί;

Δηλώστε το τελευταίο επιβεβαιωμένο γεγονός και εξηγήστε τι κάνει στη συνέχεια η ομάδα σας. Ένα κενό σαρώσεων από μόνο του δεν αποδεικνύει ότι μια αποστολή καθυστέρησε ή χάθηκε. Αν η παραγγελία δεν τήρησε μια δέσμευση, αναγνωρίστε το ξεχωριστά και δώστε ρεαλιστικό χρόνο επανεπικοινωνίας από την υποστήριξη.

Πρέπει οι ειδοποιήσεις καθυστέρησης να προσφέρουν αυτόματα επιστροφές χρημάτων ή αντικαταστάσεις;

Μόνο όταν η κατάσταση του πελάτη πληροί τις προϋποθέσεις των πολιτικών σας και των ισχυουσών υποχρεώσεων. Μια εξαίρεση παρακολούθησης από μόνη της μπορεί να μην παρέχει αρκετές πληροφορίες για την επιλογή λύσης. Προωθήστε την υπόθεση στην αρμόδια ομάδα και αποφύγετε να υποσχεθείτε αποτέλεσμα που η ροή εργασίας σας δεν μπορεί να εγκρίνει.

Μπορούν οι ειδοποιήσεις αποστολής να περιλαμβάνουν προσφορές;

Κάντε τις πληροφορίες παράδοσης και κάθε απαιτούμενη ενέργεια εύκολες να βρεθούν. Η προσθήκη προωθητικού περιεχομένου μπορεί να επηρεάσει τον τρόπο αντιμετώπισης ενός μηνύματος σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες μηνυμάτων, επομένως ελέγξτε τις απαιτήσεις του καναλιού και της δικαιοδοσίας πριν συνδυάσετε το μάρκετινγκ με συναλλακτικές ενημερώσεις.

Πηγές

• USPS: Πού είναι το δέμα μου; — Αναφορά για την ερμηνεία των σταδίων παρακολούθησης, συμπεριλαμβανομένων των καταστάσεων πριν από την αποστολή, κατοχής από τον μεταφορέα, παράδοσης και σχετικών με την παράδοση καταστάσεων. Η ορολογία της USPS δεν πρέπει να θεωρείται ότι εφαρμόζεται με τον ίδιο τρόπο σε κάθε μεταφορέα.
• Shopify App Store: 17TRACK — Επίσημη καταχώριση marketplace για την αξιολόγηση της λύσης παρακολούθησης και ειδοποιήσεων παραγγελιών Shopify που αναφέρεται στην ενότητα υλοποίησης.

Η σειρά ειδοποιήσεων, τα δείγματα κειμένων και η λίστα ελέγχου δοκιμών αποτελούν συντακτικές συστάσεις. Δεν είναι καθολικές διαδικασίες μεταφορέων ούτε υποσχέσεις για συγκεκριμένη διαμόρφωση λογισμικού.