Si të automatizoni njoftimet e dërgesave: Shkaktarët, kanalet dhe shabllonet në 6 hapa

Për të automatizuar njoftimet e dërgesave, lidhni ngjarjet e dërgesës me të dhënat e porosive, përcaktoni se cilat ndryshime statusi meritojnë një mesazh, zgjidhni një kanal të lejuar dorëzimi dhe bashkëngjitni një model për çdo aktivizues. Më pas shtoni parandalimin e dublikatave, trajtimin e përjashtimeve dhe testimin përpara nisjes. Gjashtë hapat më poshtë u tregojnë ekipeve të tregtisë elektronike si të ndërtojnë një rrjedhë pune që u jep klientëve përditësime të dobishme pa dërguar sinjalizime të përsëritura ose mashtruese.

Ky udhëzues është për tregtarët, ekipet e operacioneve të tregtisë elektronike dhe zhvilluesit përgjegjës për komunikimin pas blerjes. Pikënisja e rekomanduar është një grup i vogël njoftimesh të besueshme: pranimi nga transportuesi, nisja për dorëzim, dorëzimi dhe përjashtimet që kërkojnë veprim nga klienti. Shtoni mesazhe të tjera vetëm kur ato i përgjigjen një pyetjeje të veçantë të klientit.

1. Lidhni ngjarjet e gjurmimit me porosinë dhe marrësin e duhur

Një etiketë transporti, një skanim nga transportuesi dhe një njoftim për klientin janë gjëra të ndryshme. Krijimi i një etikete nuk vërteton se transportuesi e ka marrë pakon. Automatizimi juaj duhet ta ruajë këtë dallim që në fillim.

Filloni duke identifikuar sistemin që do të marrë vendimet për njoftimet. Ai mund të jetë rrjedha e njoftimeve të dyqanit tuaj, një aplikacion gjurmimi ose një shërbim i lidhur me sistemin e menaxhimit të porosive. Caktoni një përgjegjës për çdo lloj mesazhi, në mënyrë që sistemet e ndryshme të mos dërgojnë në mënyrë të pavarur të njëjtin përditësim.

Dy mënyra praktike zbatimi janë:

• Konfigurimi përmes aplikacionit: Përdorni një aplikacion gjurmimi për tregtinë elektronike kur ekipi juaj dëshiron të konfigurojë ngjarjet dhe mesazhet për klientët pa ndërtuar të gjithë integrimin. Për tregtarët Shopify, lista e aplikacionit 17TRACK është një pikënisje e përshtatshme për vlerësimin e rrjedhave të gjurmimit dhe njoftimeve. Konfirmoni aktivizuesit, kanalet, opsionet e personalizimit dhe kërkesat e planit përpara se të konfiguroni rregullat.
• Konfigurimi përmes API-së: Përdorni një integrim gjurmimi kur ngjarjet e dërgesës duhet të dërgohen në një sistem ekzistues porosish ose në një rrjedhë të personalizuar mesazhesh. 17TRACK Tracking API dhe dokumentacioni zyrtar janë referenca të përshtatshme zbatimi. Konfirmoni mekanizmin e dorëzimit të ngjarjeve, fushat e të dhënave, autentikimin dhe sjelljen e riprovimeve. Marrja e të dhënave të gjurmimit dhe dërgimi i mesazheve për klientët janë përgjegjësi të ndara.

Cilëndo rrugë të zgjidhni, lidhni çdo dërgesë me porosinë dhe marrësin e saktë. Një regjistrim i dobishëm i brendshëm përmban:

• Referencën e porosisë dhe identifikuesin e dërgesës.
• Numrin e gjurmimit dhe identifikuesin e transportuesit, kur është i disponueshëm.
• Artikujt e përfshirë në dërgesë, veçanërisht për porositë e ndara.
• Të dhënat e kontaktit të klientit, gjuhën, zonën kohore dhe preferencat e kanalit.
• Statusin më të fundit të pranuar të dërgesës dhe kohën e ndodhjes së ngjarjes.
• Historikun e njoftimeve, duke përfshirë dërgesën për të cilën ishte çdo mesazh.

Mbajeni të ndarë kohën e ndodhjes së ngjarjes nga koha kur sistemi juaj e mori përditësimin. Një skanim i vonuar nuk duhet të shndërrohet automatikisht në një sinjalizim të ri për klientin. Ruani gjithashtu përshkrimin origjinal të transportuesit krahas statusit të normalizuar, në mënyrë që mbështetja të mund të hetojë ngjarjet e paqarta.

2. Përcaktoni aktivizues që pasqyrojnë ndryshime kuptimplota të dërgesës

Një aktivizues duhet të përfaqësojë një ndryshim të rëndësishëm për klientin, jo çdo regjistrim të ri gjurmimi. Disa skanime në qendra të ndryshme mund të nënkuptojnë të gjitha “në transport”. Dërgimi i një njoftimi për secilin prej tyre krijon zhurmë pa e ndihmuar klientin të marrë një vendim.

Lidhini ngjarjet hyrëse me një grup të vogël statusesh të kuptueshme. Tabela e mëposhtme është një rrjedhë pune e sugjeruar, jo një fjalor universal statusesh të transportuesve.

Aktivizuesi	Kushti i dërgimit	Qëllimi i mesazhit
Etiketa u krijua	Opsionale; dalloni përgatitjen nga marrja nga transportuesi.	Shpjegoni se të dhënat e gjurmimit janë gati.
Pranimi nga transportuesi	Një ngjarje e mbështetur tregon se transportuesi e ka marrë pakon.	Konfirmoni se dërgesa ka hyrë në rrjetin e transportuesit.
Në transport	Moment opsional; ndaloni skanimet rutinë të përsëritura.	Jepni përparim kuptimplotë, jo një transmetim skanim pas skanimi.
Nisur për dorëzim	Statusi hyrës e mbështet qartë këtë interpretim.	Ndihmoni klientin të përgatitet për marrjen e pakos.
Përjashtim dorëzimi	Identifikohet një problem i rëndësishëm ose një veprim i nevojshëm.	Shpjegoni problemin dhe hapin e ardhshëm të dobishëm.
Dorëzuar	Transportuesi raporton dorëzimin e kësaj dërgese.	Konfirmoni rezultatin e raportuar dhe jepni një mënyrë për të kërkuar ndihmë.

Trajtojini përjashtimet me më shumë kujdes se momentet rutinë. Një përpjekje e dështuar dorëzimi, problem doganor, problem adrese dhe kthim te dërguesi mund të kërkojnë udhëzime të ndryshme. Nëse ngjarja nuk shpjegon se çfarë duhet të bëjë klienti, mos shpikni një zgjidhje.

Për një rregull “pa përditësim të fundit”, zgjidhni një prag të përshtatshëm për shërbimin dhe itinerarin, në vend që të aplikoni një interval universal. Mungesa e skanimeve nuk është provë se pakoja ka humbur. Dërgojini rastet e pasigurta në një radhë rishikimi të brendshëm ose dërgoni një përditësim neutral që përshkruan saktë atë që dihet.

Mbajini të ndara datat e parashikuara të dorëzimit nga statuset e dërgesës. Përfshini një parashikim vetëm kur keni një burim të besueshëm, identifikojeni si parashikim dhe mos e zëvendësoni të dhënën që mungon me një premtim të llogaritur që operacioni juaj nuk mund ta mbështesë.

3. Zgjidhni kanalet dhe vendosni rregullat e kontaktit

Përdorni një kanal sepse i përshtatet mesazhit dhe preferencave të klientit, jo thjesht sepse është i disponueshëm. Email-i është një pikënisje praktike për përditësime të hollësishme. Një kanal më i menjëhershëm mund të jetë i dobishëm për një veprim me afat, por vetëm kur leja, rregullat e ofruesit dhe kërkesat lokale e lejojnë.

• Email: I përshtatshëm për kontekstin e porosisë, lidhjet e gjurmimit, shpjegimet e dërgesave të ndara dhe udhëzimet e mbështetjes. Përfshini një version tekst të thjeshtë dhe kontrolloni pamjen në celular.
• SMS: I dobishëm për sinjalizime të shkurtra dhe të zbatueshme kur lejohet. Identifikoni dërguesin, mbajeni mesazhin të përqendruar dhe shmangni ekspozimin e të dhënave të panevojshme të porosisë.
• Njoftimet push: Të përshtatshme kur klientët përdorin aplikacionin tuaj dhe kanë aktivizuar njoftimet. Lidhini me dërgesën përkatëse dhe jo me një ekran të përgjithshëm kryesor.
• Aplikacionet e mesazheve: Merrini në konsideratë kur klientët e përdorin tashmë kanalin dhe zbatimi juaj përmbush kërkesat e platformës për lejet dhe mesazhet.
• Faqja e gjurmimit: Përdoreni si destinacionin e hollësishëm të referencës. Ajo plotëson njoftimet dalëse, por nuk e zëvendëson sinjalizimin kur klienti duhet të veprojë.

Dokumentoni marrëdhënien midis kanaleve. Për shembull, mund të përdorni email për momentet rutinë dhe një kanal celular të lejuar për një problem dorëzimi që kërkon veprim. Mos dërgoni automatikisht çdo ngjarje në çdo kanal të disponueshëm.

Vendosni trajtimin e orëve të qeta dhe një politikë alternative. Një dështim i përkohshëm i email-it nuk duhet të autorizojë automatikisht një SMS. Përpara ndërrimit të kanalit, kontrolloni nëse keni të dhënat dhe lejen e duhur të kontaktit dhe nëse një sistem tjetër nuk e ka dërguar tashmë mesazhin.

Mbajini përditësimet e dërgesave operacionale. Shtimi i përmbajtjes promocionale mund të ndikojë në mënyrën si trajtohet një mesazh sipas rregullave në fuqi. Në Shtetet e Bashkuara, udhëzimi CAN-SPAM i FTC-së shpjegon se qëllimi kryesor i një mesazhi ka rëndësi kur përmbajtja tregtare dhe transaksionale kombinohen. Mos supozoni se çdo mesazh që përmend një porosi përjashtohet nga kërkesat për email-et tregtare.

4. Ndërtoni modele me sjellje të qartë alternative

Çdo model duhet t'u përgjigjet tri pyetjeve: Çfarë ndodhi? Çfarë do të thotë kjo për këtë dërgesë? Çfarë duhet të bëjë klienti më pas? Përdorni fusha kushtore në mënyrë që të dhënat që mungojnë të zhduken pastër, pa lënë mbajtës të prishur.

Shembujt më poshtë janë modele fillestare. Variablat në kllapa janë ilustruese dhe nuk përfaqësojnë sintaksën e një platforme të caktuar.

Email për pranimin nga transportuesi

Subjekti: Dërgesa juaj për porosinë [order_number] është nisur

Përshëndetje [first_name],

[carrier_name] ka marrë dërgesën tuaj për porosinë [order_number]. Mund ta ndiqni përparimin këtu: [tracking_link].

[Nëse ka një parashikim të besueshëm: Dorëzimi i parashikuar: [estimated_delivery_date]. Ky parashikim mund të ndryshojë.]

[Nëse porosia është e ndarë: Kjo dërgesë përmban [shipment_items]. Artikujt e tjerë të porosisë suaj do të kenë përditësime të veçanta gjurmimi.]

Mesazh për nisjen për dorëzim

Dërgesa juaj për porosinë [order_number] është nisur për dorëzim, sipas përditësimit më të fundit të transportuesit. Kontrolloni përparimin dhe detajet e disponueshme të dorëzimit: [tracking_link].

Mos shtoni një orar të garantuar mbërritjeje nëse operacioni juaj nuk ka bazë të fortë për atë premtim. “Nisur për dorëzim” është një status i raportuar, jo garanci se dorëzimi do të përfundojë atë ditë.

Mesazh për përjashtim me hap të verifikuar

Subjekti: Një përditësim dorëzimi për porosinë [order_number]

Transportuesi raportoi [plain_language_issue] për dërgesën tuaj. [verified_next_step]. Shikoni detajet më të fundit këtu: [tracking_link]. Nëse keni nevojë për ndihmë, na kontaktoni në [support_link].

Nëse nuk është konfirmuar asnjë hap i ardhshëm, zëvendësojeni atë fjali me: “Ende nuk kemi një hap të ardhshëm të konfirmuar. Kontrolloni faqen e gjurmimit për përditësime ose kontaktoni ekipin tonë të mbështetjes.” Thoni se ekipi juaj po heton vetëm nëse një rishikim i tillë është caktuar vërtet.

Email për dorëzimin

Subjekti: Dërgesa juaj u shënua si e dorëzuar

[carrier_name] e shënoi dërgesën tuaj për porosinë [order_number] si të dorëzuar më [delivery_date]. Shikoni këtu detajet e disponueshme të dorëzimit: [tracking_link]. Nëse nuk e gjeni, na kontaktoni në [support_link] që t'ju ndihmojmë të kontrolloni hapat e ardhshëm.

Përdorni formulime në nivel dërgese për porositë e ndara. “Porosia juaj ka mbërritur” mund të jetë mashtruese kur një pako tjetër është ende në transport. Nëse emri i transportuesit, data ose emri i klientit nuk është i disponueshëm, përdorni një fjali alternative të testuar në vend që të shfaqni një fushë bosh.

5. Shtoni masa mbrojtëse kundër mesazheve të dyfishta, të vjetruara dhe mashtruese

Automatizimi ka nevojë për një regjistër të asaj që ka bërë tashmë. Një rrjedhë pune që thjesht dërgon mesazh sa herë mbërrin një ngjarje mund të përsërisë sinjalizimet pas riprovimeve ose të dërgojë informacion të vjetëruar pas një momenti më të ri.

• Parandaloni përpunimin e dyfishtë: Përdorni një identifikues të qëndrueshëm të ngjarjes kur është i disponueshëm. Përndryshe, përcaktoni një çelës deduplikimi nga fusha të përshtatshme, si dërgesa, lloji i ngjarjes dhe koha e ndodhjes. Regjistroni veçmas nëse njoftimi përkatës është planifikuar ose dërguar.
• Ndaloni përsëritjen e statusit: Skanimet e shumta të lidhura me të njëjtin status për klientin nuk duhet të prodhojnë automatikisht shumë mesazhe.
• Kontrolloni rëndësinë para dërgimit: Rivlerësoni mesazhet në radhë përpara dërgimit. Ndaloni një sinjalizim të vjetër “në transport” nëse ndërkohë është raportuar dorëzimi.
• Trajtoni me kujdes korrigjimet: Ruani historikun origjinal të ngjarjeve dhe shqyrtoni regresionet e dukshme. Mos supozoni se çdo ngjarje e ardhur më vonë është domosdoshmërisht më e re ose më e saktë.
• Riprovoni në mënyrë të sigurt: Dalloni dërgimin e dështuar nga rezultati i panjohur. Kur mbështetet, përdorni veçoritë e idempotencës së ofruesit për të ulur mundësinë që një riprovim të krijojë një mesazh tjetër.
• Mbroni përputhjen e marrësit: Mos e lidhni kurrë një dërgesë me një klient vetëm nga përputhja e paverifikuar e numrit të gjurmimit.
• Përshkallëzoni përjashtimet e pazgjidhura: Caktoni një përgjegjës operacional në vend që t'i dërgoni klientit të njëjtin paralajmërim vazhdimisht.

Për integrimet e personalizuara, ndiqni mënyrën e dokumentuar nga ofruesi për autentikimin, pranimin e ngjarjeve dhe riprovimet. Mbajini regjistrat e përpunimit të dobishëm pa kopjuar të dhëna personale të panevojshme. Lidhjet e gjurmimit gjithashtu duhet të shmangin ekspozimin e porosive ose informacionit të klientëve të tjerë përtej asaj që i nevojitet marrësit.

Një sekuencë e dobishme përpunimi është: vërtetoni ngjarjen, identifikoni dërgesën, përditësoni gjendjen, kontrolloni të drejtën për njoftim, zgjidhni një kanal të lejuar, shfaqni modelin, vendoseni mesazhin në radhë dhe regjistroni rezultatin. Kontrolloni sërish të drejtën për dërgim nëse mesazhi qëndron në radhë.

6. Testoni të gjithë udhëtimin dhe më pas niseni gradualisht

Mos e gjykoni rrjedhën e punës vetëm nga fakti nëse një email testimi duket saktë. Testoni të gjithë rrugën nga ngjarja e dërgesës deri te destinacioni i klientit, duke përfshirë rastet e dështimit.

• Udhëtimi normal: Pranimi, transporti, nisja për dorëzim dhe dorëzimi prodhojnë mesazhet e synuara.
• Ngjarje e përsëritur: Riluajtja e së njëjtës ngjarje nuk krijon një njoftim tjetër.
• Ngjarje jashtë rendit: Një skanim i vonuar i transportit nuk aktivizon një sinjalizim të vjetëruar pas dorëzimit.
• Porosi e ndarë: Çdo mesazh identifikon dërgesën e saktë dhe nuk lë të kuptohet se kanë mbërritur të gjithë artikujt.
• Fusha që mungojnë: Mungesa e emrit, transportuesit, parashikimit ose listës së artikujve prodhon tekst alternativ të lexueshëm.
• Kufizimet e kontaktit: Rrjedha respekton preferencat e kanalit, rregullat e ndalimit dhe orët e qeta të konfiguruara.
• Dështimi i dorëzimit: Adresat e pavlefshme, gabimet e ofruesit dhe riprovimet prodhojnë rezultate të gjurmueshme pa ridërgime të pakontrolluara.
• Veprimi i klientit: Çdo lidhje gjurmimi dhe mbështetjeje çon në destinacionin e synuar në celular.

Filloni me një grup të kufizuar dërgesash dhe shqyrtoni historikun e mesazheve krahas historikut të gjurmimit. Jepuni punonjësve të mbështetjes një mënyrë për të parë çfarë ka marrë klienti. Mbani një kontroll pauze në mënyrë që ekipi të ndalojë një rregull të gabuar pa çaktivizuar vetë gjurmimin e dërgesave.

Monitoroni të drejtën për njoftim, përpjekjet e dërgimit, pranimin nga ofruesi, dështimet, dublikatat dhe vonesën midis marrjes së ngjarjes dhe dërgimit të mesazhit. Pranimi nga ofruesi nuk vërteton se klienti e ka lexuar mesazhin, dhe vetëm normat e hapjes nuk vërtetojnë se rrjedha e punës ka ndihmuar.

Për të vlerësuar ndikimin te klientët, krahasoni normat e kontakteve lidhur me dërgesat duke përdorur një përkufizim të qëndrueshëm dhe grupe të krahasueshme dërgesash. Merrni parasysh ndryshimet në përzierjen e transportuesve, problemet e dorëzimit dhe vëllimin e porosive përpara se t'ia atribuoni ndryshimin njoftimeve.

FAQ

A duhet të dërgohet konfirmimi i transportit kur krijohet etiketa?

Mund të dërgoni një përditësim për krijimin e etiketës, por përshkruajeni saktë. Thoni se të dhënat e transportit janë gati ose se dërgesa po përgatitet. Përdorni formulime që konfirmojnë marrjen nga transportuesi vetëm për një ngjarje që e mbështet këtë.

A mund të funksionojnë njoftimet e dërgesave pa integrim API?

Po. Një rrjedhë pune përmes aplikacionit mund të menaxhojë lidhjen dhe rregullat e njoftimeve përmes ndërfaqes së saj. Verifikoni ngjarjet, kanalet, kontrollet e modeleve dhe trajtimin e përjashtimeve të disponueshme në konfigurimin e zgjedhur. Integrimet e personalizuara janë më të përshtatshme kur sistemet ekzistuese kërkojnë drejtim ose logjikë të specializuar vendimmarrjeje.

Sa njoftime duhet të marrë çdo dërgesë?

Nuk ka një numër ideal universal. Filloni me momente të dallueshme dhe të dobishme dhe me përjashtime që kërkojnë veprim. Ndaloni skanimet e përsëritura të transportit dhe shtoni mesazhe vetëm kur ato japin informacionin që i nevojitet klientit.

Çfarë duhet të ndodhë kur gjurmimi ndalon së përditësuari?

Aplikoni një rregull rishikimi të përshtatshëm për shërbimin në vend që ta shpallni dërgesën të humbur. Kontrolloni ngjarjen e fundit, parashikimin e dorëzimit nëse është i disponueshëm dhe procesin përkatës operacional. Dërgoni një përditësim klienti vetëm kur ai shton informacion të verifikuar ose një hap të dobishëm të ardhshëm.

A mund ta mbyllë automatikisht një rast mbështetjeje njoftimi i dorëzimit?

Një skanim i dorëzimit mund të përditësojë një rast, por nuk duhet të zgjidhë automatikisht raportimin e klientit se nuk e ka marrë dërgesën. Trajtojeni statusin e dorëzimit të transportuesit dhe problemin e klientit si regjistrime të ndara, më pas ndiqni procesin tuaj të hetimit.

Burimet

• Lista e aplikacionit 17TRACK Shopify — referencë produkti për vlerësimin e një konfigurimi gjurmimi dhe njoftimesh përmes aplikacionit.
• 17TRACK Tracking API — referencë produkti për një integrim gjurmimi përmes API-së.
• Dokumentacioni i 17TRACK API — referencë zbatimi për kontrollimin e sjelljes dhe kërkesave të mbështetura të integrimit.
• FTC: Udhëzuesi i pajtueshmërisë me CAN-SPAM për bizneset — udhëzime për email-et tregtare dhe mesazhet që kombinojnë përmbajtje transaksionale dhe promocionale.