Almacenamiento
Definición
El almacenamiento es la conservación, manipulación, protección y movimiento organizados de mercancías dentro de una instalación o red de instalaciones. En logística y comercio electrónico, conecta el suministro entrante con el cumplimiento saliente mediante la recepción de productos, el registro del inventario, el almacenamiento de existencias, la preparación de pedidos y la organización del siguiente movimiento de mercancías. Un almacén puede prestar apoyo a la fabricación, la distribución mayorista, el comercio minorista, el comercio electrónico, el comercio internacional o varias de estas actividades al mismo tiempo.
El almacenamiento es más amplio que simplemente guardar productos en un edificio. Incluye procesos operativos como la descarga, la recepción, la inspección, la ubicación, el control de inventario, la preparación de pedidos, el embalaje, la preparación para el despacho, la expedición y, cuando corresponde, la gestión de devoluciones. Las actividades exactas dependen del tipo de mercancías, el modelo de servicio, la tecnología utilizada y la relación entre el almacén y los demás participantes de la cadena de suministro.
El término puede describir tanto una actividad como la instalación en la que se lleva a cabo. Un almacén es el sitio físico; el almacenamiento es el conjunto de procesos utilizados para gestionar las mercancías en ese sitio. En aduanas y comercio internacional, pueden aplicarse disposiciones especiales, como el almacenamiento aduanero, cuando las mercancías importadas se almacenan bajo control aduanero antes de una acción aduanera posterior.
Función en la logística
El almacenamiento proporciona un punto controlado entre las distintas etapas de la cadena de suministro. Los productos pueden llegar de un fabricante, proveedor, puerto, aeropuerto u otro almacén y posteriormente salir hacia una tienda, un cliente empresarial, un transportista de paquetes, un transportista de carga o el consumidor final. Al mantener el inventario en una ubicación adecuada, una empresa puede separar el momento y el volumen del suministro entrante del momento y el volumen de la demanda de los clientes.
Un almacén no sustituye al transporte. El transporte mueve las mercancías entre ubicaciones, mientras que el almacenamiento gestiona las mercancías mientras se reciben, conservan, procesan y preparan para otro movimiento. Un envío puede pasar por un almacén sin almacenamiento prolongado, como en una operación de cross-docking, o puede permanecer durante un período prolongado como inventario de reserva.
| Actividad | Propósito | Relación habitual con el inventario | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| Recepción | Aceptar las mercancías y compararlas con la información entrante prevista | Incorpora el inventario al registro de la instalación | Un almacén recibe cajas de un proveedor y comprueba las cantidades |
| Ubicación | Colocar las mercancías en una ubicación de almacenamiento asignada | Cambia la ubicación registrada de las existencias | Los artículos se trasladan de un área de recepción a una estantería o compartimento |
| Almacenamiento | Conservar las mercancías hasta que sean necesarias | Mantiene existencias disponibles, reservadas o restringidas | Los productos terminados permanecen en el inventario de reserva |
| Preparación de pedidos | Recuperar mercancías para un pedido o solicitud operativa | Reduce las existencias disponibles o las pasa al procesamiento de pedidos | Los trabajadores recogen varios artículos para un pedido de comercio electrónico |
| Embalaje y despacho | Preparar las mercancías para entregarlas al siguiente transportista o destinatario | Pasa las mercancías del inventario del almacén a un envío saliente | Un paquete embalado se entrega a un transportista de paquetes |
Cómo funciona el almacenamiento
1. Planificación y recepción de entradas
El trabajo de entrada comienza con información sobre una entrega prevista, como una orden de compra, un aviso anticipado de envío, una reserva o una instrucción de transferencia. Cuando llegan las mercancías, el personal del almacén puede verificar la identidad, la cantidad, el estado del embalaje, el etiquetado y la documentación requerida. El nivel de inspección varía según el producto y el modelo operativo. Los productos controlados pueden requerir comprobaciones adicionales de temperatura, seguridad, caducidad, números de serie o situación reglamentaria.
La recepción crea un límite importante entre las mercancías físicas y los registros de inventario. Un producto que ha llegado a un muelle de carga quizá todavía no esté disponible para la venta. Puede estar pendiente de inspección, conteo, etiquetado, revisión de cuarentena o confirmación del sistema. Tratar las mercancías recibidas como disponibles demasiado pronto puede generar inexactitudes en el inventario y errores de cumplimiento.
2. Almacenamiento y control de inventario
Después de la recepción, las mercancías se asignan a ubicaciones de acuerdo con las reglas operativas. Estas reglas pueden considerar las dimensiones del producto, el peso, los requisitos de manipulación, la demanda, la compatibilidad, la seguridad, las fechas de caducidad y la necesidad de una preparación eficiente de pedidos. El almacenamiento puede incluir estanterías para palés, estanterías convencionales, compartimentos, jaulas, áreas con temperatura controlada o ubicaciones abiertas en el suelo.
El control de inventario es el proceso de mantener información fiable sobre lo que se conserva, cuánto está disponible, dónde se encuentra y qué restricciones se aplican. Los registros del almacén pueden distinguir entre inventario físico, inventario disponible, inventario asignado, inventario dañado, inventario en cuarentena e inventario devuelto. Un sistema de gestión de almacenes puede admitir estos registros, pero el sistema por sí solo no garantiza la exactitud; los procesos físicos, el escaneo, los conteos y la gestión de excepciones siguen siendo importantes.
3. Cumplimiento de pedidos
En el comercio electrónico, el cumplimiento suele comenzar cuando un pedido se libera al almacén. El almacén determina qué existencias deben utilizarse, crea una tarea de preparación, recupera los productos, comprueba el pedido, embala los artículos y prepara la información de envío. La preparación puede organizarse por pedido individual, lote, zona, ola u otro método operativo. El método adecuado depende del volumen de pedidos, la variedad de productos, la distribución de la instalación y los niveles de servicio requeridos.
El almacenamiento y la gestión de pedidos están relacionados, pero son diferentes. Un pedido es una solicitud para comprar o mover mercancías. Un almacén procesa el inventario físico necesario para satisfacer esa solicitud. El paquete o envío de carga resultante es un objeto logístico independiente que posteriormente puede recibir una etiqueta del transportista, una referencia de seguimiento y un estado de entrega.
4. Preparación y despacho de salidas
Los pedidos completados suelen colocarse en un área de preparación de salidas antes de su recogida. La preparación puede organizar las mercancías por transportista, ruta, nivel de servicio, destino, requisito de temperatura u horario de salida. En la entrega, el transportista o el operador de transporte asume la responsabilidad del siguiente tramo de transporte de acuerdo con las disposiciones comerciales y contractuales aplicables. Un escaneo de despacho o una confirmación de envío puede actualizar el sistema de comercio electrónico o del almacén, pero no significa necesariamente que la entrega haya ocurrido.
5. Devoluciones y flujos inversos
Muchos almacenes de comercio electrónico también procesan mercancías devueltas. Un artículo devuelto puede recibirse, identificarse, inspeccionarse, clasificarse y recibir un destino, como reventa, reparación, reacondicionamiento, reciclaje, cuarentena o eliminación. Una devolución no es lo mismo que un reembolso: la devolución describe el movimiento o proceso relacionado con las mercancías, mientras que el reembolso describe la reversión o compensación financiera. Algunas empresas utilizan una instalación específica para devoluciones en lugar del mismo edificio utilizado para el cumplimiento de salidas.
Tipos de almacenamiento
Los almacenes pueden describirse utilizando varias dimensiones de clasificación. Estas dimensiones no deben considerarse una única jerarquía oficial. Por ejemplo, una instalación puede ser privada, tener temperatura controlada y utilizarse para el cumplimiento de pedidos de comercio electrónico al mismo tiempo.
| Base de clasificación | Tipo o descripción | Qué indica |
|---|---|---|
| Propiedad u operación | Almacén privado | Operado para el inventario y las actividades del propietario o de una organización afiliada |
| Propiedad u operación | Almacén público o contractual | Proporciona espacio y servicios a otras empresas mediante acuerdos comerciales |
| Función de servicio | Centro de distribución | Diseñado para recibir, clasificar, almacenar y despachar mercancías a través de una red de distribución |
| Función de servicio | Centro de cumplimiento | Enfocado en procesar pedidos, incluida a menudo la preparación, el embalaje y las devoluciones de comercio electrónico |
| Requisito del producto | Instalación con temperatura controlada | Utiliza procedimientos y equipos destinados a mantener condiciones específicas del producto |
| Situación aduanera | Almacén aduanero | Almacena mercancías importadas elegibles bajo un régimen aduanero sujeto a las normas de la autoridad competente |
| Flujo de materiales | Operación de cross-docking | Dirige determinadas mercancías entrantes hacia el despacho saliente con almacenamiento convencional limitado o inexistente |
Estas etiquetas no son intercambiables. Un centro de cumplimiento puede ser operado por un minorista, un proveedor logístico externo u otra organización. Un centro de distribución puede mantener inventario, mientras que una operación de cross-docking se caracteriza principalmente por el flujo de mercancías a través de la instalación y no por la duración del almacenamiento.
Almacenamiento en el comercio electrónico
En el comercio electrónico, el almacenamiento forma parte del proceso de cumplimiento que convierte los pedidos digitales en envíos físicos. El almacén puede recibir inventario de un vendedor o fabricante, almacenar productos por unidad de mantenimiento de existencias, asignar unidades disponibles a los pedidos y preparar paquetes para un transportista de paquetes u otro proveedor de transporte. La información suele circular entre una plataforma de comercio electrónico, un sistema de gestión de pedidos, un sistema de gestión de almacenes, los registros de inventario y los sistemas de los transportistas.
La ubicación es una consideración operativa importante porque afecta al tramo de transporte entre el inventario y el cliente. Una empresa puede utilizar una instalación, varias instalaciones regionales, una red de cumplimiento operada por un marketplace o un proveedor logístico externo. La elección depende de factores como la gama de productos, la distribución de la demanda, la política de inventario, los requisitos aduaneros, los compromisos de servicio y el coste y la complejidad de mover existencias entre ubicaciones. Ningún diseño de red único es adecuado para todas las empresas.
El comercio electrónico transfronterizo añade requisitos adicionales. El inventario importado puede necesitar documentación comercial, declaraciones aduaneras, información sobre los productos y controles relacionados con aranceles, impuestos, mercancías restringidas o normativas locales. El almacén también puede tener que distinguir las existencias nacionales de las mercancías bajo control aduanero. Los requisitos exactos dependen de los países implicados, la estructura de la transacción, las mercancías y el régimen aduanero aplicable.
Tecnologías y controles del almacenamiento
La tecnología puede mejorar la visibilidad y la coordinación, pero su función depende del proceso al que presta apoyo. Entre las herramientas habituales se incluyen escáneres de códigos de barras, sistemas de identificación por radiofrecuencia, sistemas de gestión de almacenes, equipos transportadores y de clasificación, sistemas automatizados de almacenamiento y recuperación, equipos de medición dimensional e intercambio electrónico de datos. Estas herramientas pueden ayudar a identificar mercancías, asignar ubicaciones, dirigir el trabajo, registrar movimientos y compartir información sobre el estado.
Entre los controles importantes se incluyen la exactitud de las ubicaciones, el recuento de existencias, el seguimiento de lotes, el control de números de serie, el control de acceso, la separación de mercancías dañadas o restringidas y la gestión documentada de excepciones. El conteo cíclico comprueba periódicamente inventarios seleccionados en lugar de depender únicamente de un conteo físico completo. El método y la frecuencia deben reflejar los productos, riesgos y requisitos de control de la organización.
El rendimiento del almacén puede evaluarse mediante indicadores como la exactitud del inventario, la exactitud de los pedidos, el tiempo de recepción, la productividad de preparación, el tiempo desde el muelle hasta el inventario, el tiempo del ciclo del pedido, la utilización del espacio, las tasas de daños y el tiempo de procesamiento de devoluciones. Estos indicadores describen aspectos concretos de una operación; por sí solos no determinan que un almacén sea mejor que otro. Un indicador útil debe interpretarse en relación con las características del producto, la complejidad de los pedidos, los requisitos de seguridad y el servicio prestado.
Malentendidos comunes
- El almacenamiento consiste únicamente en guardar productos. El almacenamiento es una actividad, pero la recepción, el control de inventario, la preparación de pedidos, el despacho y las devoluciones también pueden formar parte de la operación.
- Un almacén es lo mismo que un centro de cumplimiento. Un centro de cumplimiento es un almacén o instalación relacionada organizada en torno al procesamiento de pedidos. No todos los almacenes preparan pedidos individuales de consumidores.
- El inventario recibido está automáticamente disponible para la venta. Las mercancías pueden permanecer pendientes de inspección, conteo, confirmación del sistema, procesamiento aduanero o revisión de calidad.
- Despacho significa entrega. El despacho significa que las mercancías han salido del almacén o están siendo entregadas desde este para la siguiente etapa de transporte. La entrega ocurre posteriormente, cuando el envío llega al destinatario o destino previsto conforme al acuerdo de servicio aplicable.
- Un almacén aduanero es simplemente un almacén seguro. El almacenamiento aduanero se refiere a una situación o procedimiento aduanero, no solo a la seguridad física. Sus condiciones legales las establece la autoridad aduanera competente.
- El almacenamiento y la gestión de inventario son idénticos. La gestión de inventario incluye decisiones y controles relacionados con los niveles de existencias, la disponibilidad, el reabastecimiento y la asignación. El almacenamiento es la manipulación física y operativa de las mercancías, aunque ambas funciones están estrechamente conectadas.
Términos relacionados
| Término | Diferencia con el almacenamiento |
|---|---|
| Gestión de inventario | Planificación y control de las cantidades, ubicaciones, disponibilidad y reabastecimiento de existencias; puede abarcar inventario situado fuera de un único almacén. |
| Cumplimiento | Proceso más amplio de completar un pedido, que incluye el trabajo del almacén, la entrega al transportista y, en ocasiones, la comunicación con el cliente. |
| Centro de distribución | Instalación enfocada en distribuir mercancías a través de una red; puede realizar actividades de almacenamiento y otras de gestión del flujo. |
| Logística de terceros | Acuerdo en el que un proveedor externo presta servicios logísticos a otra organización, incluido potencialmente el almacenamiento. |
| Transporte de carga | Organización del transporte y la documentación relacionada, que puede incluir la coordinación con almacenes, pero no es lo mismo que las operaciones de almacén. |
| Cross-docking | Método de flujo de materiales que transfiere determinadas mercancías de la manipulación entrante a la saliente con almacenamiento limitado. |
Preguntas frecuentes
¿Qué es el almacenamiento en logística?
El almacenamiento es la conservación y gestión operativa de mercancías entre el suministro entrante y el transporte saliente. Puede incluir la recepción, la ubicación, el control de inventario, la preparación de pedidos, el embalaje, el despacho y la gestión de devoluciones.
¿Cuál es la diferencia entre un almacén y un centro de cumplimiento?
Un almacén es una instalación utilizada para conservar y manipular mercancías. Un centro de cumplimiento está organizado específicamente para procesar pedidos e incluye a menudo la preparación, el embalaje, la entrega al transportista y las devoluciones de comercio electrónico.
¿El almacenamiento incluye el transporte?
El almacenamiento y el transporte son actividades logísticas diferentes. El almacenamiento gestiona las mercancías dentro o alrededor de una instalación, mientras que el transporte las mueve entre ubicaciones. Habitualmente se coordinan como parte de una misma cadena de suministro.
¿Qué es el almacenamiento aduanero?
El almacenamiento aduanero consiste en conservar mercancías importadas elegibles bajo un régimen aduanero y sus condiciones asociadas. No es simplemente otro nombre para el almacenamiento ordinario.
Fuentes
- Encyclopaedia Britannica, “Warehouse” — referencia general sobre el concepto de almacén y su función en la manipulación y conservación de mercancías.
- U.S. Census Bureau, NAICS 493110: General Warehousing and Storage — contexto oficial de clasificación industrial para las actividades de almacenamiento y conservación.
- U.S. Customs and Border Protection, Bonded Warehouses — contexto aduanero del almacenamiento aduanero.
- U.S. Occupational Safety and Health Administration, Warehousing — referencia oficial sobre las condiciones operativas de los almacenes y las consideraciones de seguridad laboral.
