Existencias

Definición

Stock es la cantidad de bienes o materiales que una empresa mantiene para la venta, el uso en la producción, el cumplimiento de pedidos u otros fines operativos. En logística y comercio electrónico, el término suele referirse al inventario físico ubicado en un almacén, una tienda, un centro de distribución, las instalaciones de un proveedor o en tránsito. Según el contexto, puede describir la cantidad total almacenada, la cantidad disponible para la venta o la cantidad de un artículo específico en una ubicación determinada.

En contabilidad, inventario es el término más formal para referirse a los activos mantenidos para la venta, los bienes en producción y los materiales o suministros consumidos en la producción de bienes o servicios. Sin embargo, en las operaciones comerciales cotidianas, stock e inventario suelen utilizarse indistintamente. Por lo tanto, el significado previsto debe inferirse de los términos circundantes, como nivel de stock, falta de stock, stock de seguridad, transferencia de stock o valoración del stock.

En finanzas, stock también puede significar una participación de propiedad en una empresa. Ese significado es diferente del sentido logístico y de comercio electrónico tratado en este artículo.

El stock en la logística y el comercio electrónico

El stock conecta las compras, el almacenamiento, las ventas, el cumplimiento de pedidos, el transporte y las devoluciones. Un minorista o vendedor de un marketplace necesita información precisa sobre el stock para determinar si un pedido puede aceptarse, asignarse a una ubicación, prepararse, empaquetarse y enviarse. Los registros de stock pueden mantenerse en un sistema de planificación de recursos empresariales, un sistema de gestión de almacenes, un sistema de gestión de pedidos, una plataforma de comercio electrónico o una aplicación de gestión de inventario.

Un registro de stock normalmente relaciona una cantidad con un artículo y una ubicación identificables. El artículo puede identificarse mediante una unidad de mantenimiento de existencias, un código de producto, un código de barras u otro identificador. La ubicación puede ser una posición de almacén, un centro de distribución, una tienda minorista, las instalaciones de un proveedor o una ubicación virtual utilizada para mercancías en tránsito o retenidas para inspección.

El stock no siempre es igual al stock que puede venderse inmediatamente. Una empresa puede mantener unidades reservadas para pedidos existentes, dañadas, sometidas a inspección de calidad, a la espera del despacho de aduanas, asignadas a un canal de ventas o físicamente en tránsito. Por esta razón, los sistemas operativos suelen distinguir entre diferentes estados del stock en lugar de mostrar una única cifra no diferenciada.

Cantidades y estados del stock

No existe una fórmula universal única para todos los sistemas empresariales, pero las siguientes distinciones se utilizan ampliamente para explicar cómo se gestiona el stock:

Término	Significado	Relevancia operativa
Stock disponible físicamente	Unidades registradas físicamente en una ubicación o en una red definida.	Proporciona un punto de partida para la conciliación del almacén y del inventario.
Stock disponible	Unidades que la empresa permite actualmente asignar o vender después de aplicar las reservas o restricciones pertinentes.	Facilita la disponibilidad en el comercio electrónico y la aceptación de pedidos.
Stock reservado	Unidades asignadas a un pedido, canal, proyecto u otro compromiso, pero que no necesariamente se han enviado.	Evita prometer las mismas unidades dos veces.
Stock en tránsito	Mercancías que han salido de una ubicación pero aún no se han recibido en el destino.	Ayuda a los planificadores a estimar el suministro futuro sin considerarlo disponible de inmediato.
Stock bloqueado o en cuarentena	Unidades temporalmente no disponibles debido a daños, inspección, problemas de calidad, documentación u otra restricción.	Separa la posesión física de la condición vendible.
Stock de seguridad	Inventario adicional mantenido para reducir el riesgo de faltantes causados por una demanda o reposición inciertas.	Actúa como amortiguador, pero también genera costos de mantenimiento y almacenamiento.
Falta de stock	Situación en la que el artículo requerido no está disponible para una demanda o ubicación determinadas.	Puede dar lugar a un pedido pendiente, una sustitución, una cancelación o una venta perdida.

Estos estados pueden coexistir para el mismo producto. Por ejemplo, un almacén puede tener 1.000 unidades físicas, de las cuales 100 están reservadas, 50 están en inspección y 850 están disponibles para asignación. El cálculo exacto depende de las reglas del sistema de la organización, del momento y del tratamiento de las unidades dañadas o pendientes.

Clasificaciones habituales del stock

El stock puede clasificarse según diferentes dimensiones. Estas dimensiones no deben tratarse como una única jerarquía universal, ya que responden a diferentes preguntas de gestión.

Clasificación por función en las operaciones

• Stock cíclico: inventario utilizado para satisfacer la demanda prevista entre reposiciones planificadas.
• Stock de seguridad: reserva destinada a proteger contra la incertidumbre de la demanda o del suministro.
• Stock estacional o de anticipación: inventario acumulado como preparación para un cambio esperado, estacional, promocional o de otro modo previsible en la demanda.
• Stock en proceso de transporte: mercancías que se desplazan entre ubicaciones de la cadena de suministro o que están comprometidas de otro modo con el transporte.

Estas etiquetas describen la finalidad operativa del stock. Una misma unidad puede cambiar de categoría a medida que avanza por la cadena de suministro o cuando la empresa modifica sus supuestos de planificación.

Clasificación por etapa de producción o venta

• Materias primas: insumos destinados a la fabricación o el procesamiento.
• Productos en proceso: bienes que han entrado en producción pero aún no están terminados.
• Productos terminados: productos completados y listos para la venta o distribución.
• Suministros de mantenimiento, reparación y operación: artículos consumidos para operar una instalación o un proceso de producción, en lugar de venderse como producto principal.

Esta clasificación basada en etapas es especialmente relevante para los fabricantes. Un minorista puro puede gestionar principalmente productos terminados adquiridos de proveedores, mientras que un operador de marketplace puede no ser propietario del stock y, en su lugar, proporcionar sistemas o servicios de cumplimiento para vendedores externos.

Cómo se gestiona el stock

La gestión del stock es el proceso de registrar, controlar, reponer, asignar y conciliar mercancías. El proceso suele incluir varias actividades conectadas:

1. Identificación del artículo: La empresa asigna un identificador coherente del producto o SKU y registra atributos como descripción, tamaño, color, unidad de medida y configuración del embalaje.
2. Recepción: Las mercancías recibidas de un proveedor, fabricante, devolución o transferencia se cuentan, se inspeccionan según sea necesario y se registran en una ubicación prevista.
3. Almacenamiento y movimiento: Las unidades se colocan en ubicaciones de almacenamiento y posteriormente pueden transferirse, recogerse, empaquetarse, pasar por cross-docking o trasladarse a otra instalación.
4. Asignación: El stock se asigna a pedidos de venta, solicitudes de reposición, órdenes de producción o canales de distribución de acuerdo con las reglas empresariales.
5. Cálculo de disponibilidad: El sistema determina qué unidades pueden prometerse, teniendo en cuenta las reservas, restricciones, recepciones previstas y reglas específicas de cada ubicación.
6. Reposición: La empresa pide, produce, transfiere u obtiene de otro modo unidades adicionales cuando el suministro previsto es insuficiente.
7. Conciliación: Los recuentos físicos, recuentos cíclicos, informes de daños, devoluciones y ajustes del sistema se comparan con las cantidades registradas.
8. Disposición: El stock no vendible, obsoleto, caducado o excedente puede devolverse, repararse, venderse con descuento, reciclarse, destruirse o gestionarse de otro modo según los procedimientos de la organización.

Por tanto, la gestión del stock es más que contar productos. También requiere reglas coherentes de tiempos y estados. Si un sistema descuenta stock cuando se realiza un pedido mientras otro sistema solo lo descuenta cuando el pedido se envía, ambos sistemas pueden mostrar cantidades diferentes aunque ninguno tenga un error aritmético simple.

El stock en el comercio electrónico transfronterizo

En el comercio electrónico transfronterizo, el stock puede distribuirse entre países o ubicaciones de cumplimiento. El vendedor debe decidir qué ubicación puede cumplir un pedido determinado, si las unidades están legal u operativamente disponibles para la exportación y cómo se documentará el envío. Las mercancías también pueden estar en manos de un proveedor logístico externo, un servicio de cumplimiento de un marketplace, un agente de aduanas o un transportista durante parte del traslado.

Los registros de stock, por sí solos, no demuestran que las mercancías hayan pasado el despacho de aduanas ni que un pedido pueda entregarse en todos los destinos. Los requisitos de importación, las restricciones de productos, los aranceles, los impuestos, la documentación y los acuerdos locales de cumplimiento pueden afectar a la posibilidad de utilizar una unidad física para un pedido transfronterizo específico. Por lo tanto, un sistema puede mostrar stock en un país mientras las unidades siguen sin estar disponibles para la venta hasta que se completen los requisitos de inspección, etiquetado o regulación.

Las devoluciones generan otra decisión relacionada con el stock. Un artículo devuelto puede reincorporarse al stock vendible, mantenerse para inspección, enviarse a un proceso de reparación o clasificarse como dañado. El estado correcto depende de la condición del artículo y de los procedimientos del vendedor; una devolución no es automáticamente un reembolso, y un reembolso no hace automáticamente que el artículo esté disponible para la reventa.

Stock y cumplimiento de pedidos

La disponibilidad del stock influye en cada etapa de un pedido de comercio electrónico. Cuando un cliente envía un pedido, el sistema de ventas puede comprobar el stock disponible, reservar unidades y seleccionar una ubicación de cumplimiento. A continuación, el almacén confirma la cantidad física durante la preparación y el empaquetado. Después del despacho, el pedido queda asociado a un envío gestionado por un transportista. Estos eventos están relacionados, pero no son idénticos: un pedido es una solicitud o transacción comercial, el stock es una cantidad de mercancías y un envío es un movimiento de mercancías.

Concepto	Pregunta principal	Relación con el stock
Producto	¿Qué artículo se ofrece o describe?	Define el artículo comercial, pero no indica cuántas unidades existen.
SKU	¿Qué variante específica vendible o gestionable se está siguiendo?	Proporciona un identificador para los registros de stock en muchas empresas.
Pedido	¿Qué ha solicitado o acordado comprar un comprador?	Puede reservar o reducir el stock disponible.
Envío	¿Qué mercancías se están trasladando en virtud de un acuerdo de transporte?	Puede contener stock que ha sido asignado y retirado de la disponibilidad inmediata.
Entrega	¿Ha llegado el movimiento de mercancías al destinatario o destino previsto?	Puede activar actualizaciones posteriores del stock, del pedido y de las devoluciones.

Exactitud del stock y controles clave

La exactitud del stock significa que las cantidades, ubicaciones, estados e identidades de los artículos registrados corresponden suficientemente a la realidad física para las necesidades operativas de la empresa. La exactitud puede verse afectada por errores de recepción, equivocaciones en la preparación, daños no registrados, identificadores de productos duplicados, conversiones incorrectas de unidades, actualizaciones retrasadas del sistema, mercancías mal ubicadas y devoluciones procesadas con el estado equivocado.

Entre los controles habituales se incluyen el escaneo de códigos de barras, la disciplina de ubicación, los recuentos cíclicos, la separación de unidades dañadas, la aprobación de ajustes manuales, la conciliación de las recepciones de proveedores y una definición clara del momento de cada evento. Una empresa también puede comparar los registros de stock de su plataforma de comercio electrónico, sistema de gestión de almacenes, sistema de gestión de pedidos y registros contables. El objetivo no es simplemente producir una cifra elevada de stock, sino hacer que la cantidad sea fiable para una decisión específica, como aceptar un pedido o planificar una reposición.

La valoración del stock es un asunto relacionado, pero independiente. La cantidad física de mercancías y el valor monetario asignado a esas mercancías pueden verse afectados por las políticas contables, los costos de compra, los costos de producción, las reducciones de valor y el marco de información financiera aplicable. Los recuentos operativos de stock no deben considerarse una valoración contable completa sin tener en cuenta las normas contables pertinentes.

Malentendidos habituales

• El stock siempre es stock disponible. No necesariamente. Las unidades disponibles físicamente pueden estar reservadas, dañadas, en cuarentena, en tránsito o restringidas de otro modo.
• Stock y SKU significan lo mismo. Un SKU es un identificador o registro a nivel de producto utilizado para la gestión. El stock es la cantidad asociada con ese artículo, ubicación y estado.
• Stock, pedido y envío son intercambiables. Describen objetos o eventos diferentes. Un pedido puede crear una reserva, mientras que un envío representa un movimiento físico.
• Una falta de stock significa que el producto no existe en ninguna parte. La falta de stock puede ser específica de una ubicación, un canal o un período temporal. Puede haber unidades en otro lugar o esperarse mediante reposición.
• Las mercancías devueltas vuelven automáticamente al stock. Normalmente, una unidad devuelta requiere una evaluación de su condición y estado antes de poder ofrecerse para la reventa.
• La cantidad de stock demuestra que es posible realizar una entrega transfronteriza. La disponibilidad aún puede depender de los requisitos de exportación, importación, aduanas, productos, documentación y destino.

Términos relacionados

Entre los términos relacionados importantes se incluyen inventario, nivel de stock, falta de stock, pedido pendiente, stock de seguridad, punto de reposición, SKU, disponible para promesa, gestión de almacenes, exactitud del inventario, rotación del inventario, stock muerto y logística inversa. Sus significados precisos pueden depender de los sistemas de la empresa y del contexto contable u operativo.

Preguntas y respuestas

¿Qué significa stock en logística?

En logística, stock suele significar bienes o materiales almacenados en una ubicación o que se desplazan por una cadena de suministro para la venta, la producción, el cumplimiento de pedidos o el uso operativo.

¿Stock es lo mismo que inventario?

En el lenguaje cotidiano del comercio electrónico y la logística, los términos suelen ser intercambiables. Inventario es generalmente el término contable más formal, mientras que stock se utiliza con frecuencia para las cantidades operativas y la disponibilidad.

¿Cuál es la diferencia entre stock y stock disponible?

El stock puede incluir unidades reservadas, dañadas, en cuarentena o en tránsito. El stock disponible es la parte que una empresa permite asignar o vender según sus reglas actuales.

¿Una falta de stock significa que un pedido debe cancelarse?

No. Según el proceso empresarial, un pedido puede quedar pendiente, cumplirse desde otra ubicación, sustituirse o cancelarse. Una falta de stock solo indica que el stock requerido no está disponible para la decisión o ubicación pertinente.

Fuentes

• IFRS Foundation, IAS 2 Inventories — contexto contable formal para los inventarios, incluidos los activos mantenidos para la venta y los principios de valoración relacionados.
• Shopify Help Center, Inventory — contexto operativo del comercio electrónico para el seguimiento de las cantidades de productos y la disponibilidad del inventario.
• GS1, Identification Keys — contexto de identificación de productos y cadenas de suministro relevante para los registros de artículos y SKU.
• World Customs Organization, SAFE Framework of Standards — contexto aduanero y de cadenas de suministro transfronterizas relevante para el movimiento y control de mercancías.