¿Cómo pueden las empresas de comercio electrónico reducir los costos de envío a gran escala?
Las empresas de comercio electrónico reducen los costos de envío a gran escala gestionando el costo total de cada pedido, no solo negociando una tarifa más baja con el transportista. Las mayores oportunidades suelen provenir de un mejor embalaje, una ubicación de preparación de pedidos más inteligente, una selección precisa del servicio, mejores datos de envío y menos costos evitables de entrega y devolución.
El enfoque adecuado depende del perfil de sus pedidos, las dimensiones de los productos, los destinos, las promesas de entrega y la combinación de transportistas. Un programa de envíos que funciona para paquetes pequeños en una región puede ser ineficiente para productos voluminosos, pedidos internacionales o entregas urgentes.
Comience con el costo de un pedido entregado
Antes de cambiar de transportista o negociar un contrato, establezca una base para el costo total de preparar y entregar un pedido. Un modelo útil incluye más que el precio de la etiqueta:
- Cargos de transporte y paquetería
- Cargos residenciales, de combustible, de zonas remotas y otros cargos adicionales
- Materiales de embalaje y mano de obra del almacén
- Costos de preparación y empaquetado
- Costos de almacenamiento y transferencia de inventario
- Contactos con el servicio de atención al cliente relacionados con la entrega
- Reenvíos causados por pérdida, daños o errores de dirección
- Transporte y procesamiento de devoluciones
- Costos de reembolsos, reemplazos y fallos de entrega
Calcule estos costos por segmentos significativos, como zona de destino, tamaño del paquete, rango de peso, categoría de producto, nivel de servicio y transportista. Un costo promedio de envío puede ocultar los pedidos que generan la mayor parte de las fugas de costos.
Reduzca el peso dimensional antes de negociar tarifas
Para muchos envíos de paquetes, el espacio que ocupa un paquete puede afectar su peso facturable. Los transportistas suelen comparar el peso real con el peso dimensional y cobrar según sus reglas aplicables. FedEx explica su cálculo del peso dimensional y las consideraciones de embalaje en sus instrucciones oficiales.
Esto convierte al embalaje en una de las palancas de costos más controlables. Revise:
- Tamaños de cajas que dejan demasiado espacio vacío
- Productos que pueden enviarse en sobres flexibles o cajas más pequeñas
- Insertos, relleno o embalaje secundario innecesarios
- Pedidos que podrían consolidarse sin aumentar el peso dimensional
- Embalajes que causan daños, ya que un embalaje más barato puede resultar costoso después de una reclamación, un reemplazo o una devolución
Utilice reglas de embalaje específicas para cada producto en lugar de una caja estándar para todos los pedidos. Pruebe el embalaje con productos reales y condiciones de envío reales, y luego supervise tanto el costo de transporte como las tasas de daños. Una caja más pequeña no es automáticamente mejor si aumenta los daños al producto.
Los cambios de embalaje también deben evaluarse en relación con la productividad del almacén. Un paquete que ahorra costos de materiales pero añade varios pasos de manipulación puede no reducir el costo total por pedido.
Para conocer las reglas de peso dimensional específicas de cada transportista, consulte la documentación correspondiente. Por ejemplo, consulte las instrucciones de FedEx sobre el peso dimensional.
Adecúe la ubicación de preparación de pedidos a la demanda de los clientes
La distancia de envío afecta el costo, el tiempo de entrega y la probabilidad de que un pedido necesite un servicio urgente. Si la mayoría de los clientes se concentra en algunas regiones, ubicar el inventario más cerca de esos centros de demanda puede reducir la distancia de transporte y mejorar las opciones de servicio.
Esto no significa que añadir almacenes siempre reduzca los costos. Las ubicaciones adicionales pueden aumentar los gastos de almacenamiento, mano de obra, tecnología, equilibrado de inventario y transferencias. Compare el costo total de preparación de pedidos de cada diseño de red, incluidos:
- Pedidos e ingresos por región de destino
- Ubicación del inventario y requisitos de reposición
- Distancia promedio de los paquetes y nivel de servicio
- Envíos divididos y preparación parcial de pedidos
- Tarifas de almacén y compromisos de volumen mínimo
- Enrutamiento y procesamiento de devoluciones
Un punto de partida práctico es modelar si un nuevo almacén, una ubicación de 3PL o un socio regional de preparación de pedidos reduciría el costo entregado de un segmento de pedidos definido. Utilice el historial real de pedidos en lugar de un promedio nacional.
Utilice los niveles de servicio de forma más selectiva
Muchas empresas pagan por una entrega más rápida de la que los clientes necesitan. Revise el servicio seleccionado al finalizar la compra y el servicio realmente utilizado según el destino, el tipo de producto y la fecha de entrega prometida.
Un servicio terrestre o económico de menor costo puede ser adecuado cuando aún se puede cumplir la fecha prometida. El envío urgente sigue siendo apropiado para pedidos urgentes, productos de alto valor, envíos de reemplazo o compromisos con el cliente que justifiquen la prima.
El objetivo no es hacer que todos los pedidos sean más lentos. Es alinear el nivel de servicio con la promesa de entrega. Un servicio de menor precio que incumple habitualmente la promesa puede generar contactos con soporte, reembolsos, cancelaciones y reenvíos que superen el ahorro de la etiqueta.
Establezca reglas de envío basadas en el destino, el valor del pedido, las características del producto, la disponibilidad del inventario y la promesa seleccionada por el cliente. Revise las excepciones por separado en lugar de permitir que se conviertan en la opción predeterminada.
Compare transportistas utilizando su propio perfil de envíos
Los precios de los transportistas dependen en gran medida de las características del envío y de las condiciones del contrato. Un transportista económico para paquetes residenciales ligeros puede no ser la opción más rentable para cajas sobredimensionadas, entregas comerciales, destinos remotos o envíos internacionales.
Al comparar transportistas, solicite cotizaciones utilizando datos representativos de sus envíos. Incluya las siguientes dimensiones:
- Distribución de origen y destino
- Peso real y dimensional
- Dimensiones del paquete
- Proporción de entregas residenciales frente a comerciales
- Servicio de entrega y tiempo de tránsito prometido
- Combustible y otros cargos variables
- Requisitos y mínimos de recogida
- Políticas de reclamaciones, recargos y ajustes
- Aranceles, impuestos y responsabilidades de despacho internacional, cuando corresponda
Compare el costo total del mismo perfil de envío. No compare únicamente la tarifa básica de transporte. Los descuentos contractuales también pueden estar sujetos a supuestos de volumen, compromisos de servicio, exclusiones o cambios anuales, por lo que debe revisar las condiciones finales antes de implementarlas.
Construya una estrategia multitransportista sin añadir complejidad innecesaria
Utilizar más de un transportista puede mejorar la resiliencia y proporcionar acceso a diferentes fortalezas de servicio. También puede crear complejidad operativa, incluidos múltiples etiquetas, horarios de recogida, formatos de seguimiento, archivos de facturación, procesos de reclamaciones y flujos de trabajo de atención al cliente.
Un programa multitransportista es más útil cuando cada transportista tiene un papel definido. Por ejemplo, uno puede atender una región geográfica, un perfil de paquete, una velocidad de entrega o una ruta internacional determinados. Establezca reglas de enrutamiento que puedan medirse y modificarse cuando cambien los costos, la capacidad o el rendimiento del servicio.
No cambie de transportista únicamente porque una tabla de tarifas parezca más baja. Realice una prueba controlada con envíos reales y compare el costo entregado, el rendimiento de puntualidad, los daños, los cargos de ajuste y los contactos de clientes.
Mejore la calidad de las direcciones y la visibilidad de las entregas
Los errores de dirección, las entregas fallidas, los eventos de seguimiento poco claros y los reenvíos evitables pueden aumentar el costo de un pedido después de que sale del almacén. La validación de direcciones al finalizar la compra y antes de crear la etiqueta puede reducir las excepciones prevenibles, aunque ningún proceso de validación elimina todos los problemas de entrega.
La información de seguimiento clara también ayuda a los clientes a entender dónde se encuentra un pedido y qué acción puede ser necesaria. Esto no reduce directamente el cargo de transporte del transportista, pero puede ayudar a una operación a identificar antes los retrasos, gestionar las excepciones y reducir las preguntas repetitivas sobre el estado de las entregas.
Para las tiendas que necesitan una capa de seguimiento multitransportista, el servicio de seguimiento de 17TRACK puede considerarse como parte del flujo de trabajo posterior a la compra. Para los comerciantes de Shopify, la aplicación de 17TRACK para Shopify proporciona un punto de entrada oficial al producto. La idoneidad de cualquier herramienta de seguimiento debe probarse con los transportistas, mercados, requisitos de notificación y sistemas de pedidos que la empresa utiliza realmente.
Controle las devoluciones como un costo logístico independiente
Las devoluciones afectan los costos de transporte, mano de obra, inspección, reposición, reacondicionamiento, reemplazo y atención al cliente. Tratar las devoluciones únicamente como una cuestión de política dificulta identificar qué productos, canales o problemas de entrega están generando el gasto.
Realice un seguimiento de los costos de devolución por motivo y producto. Las categorías operativas comunes incluyen talla o ajuste, daños, artículo incorrecto, entrega tardía, preferencia del cliente y error del comerciante. La respuesta adecuada varía según la categoría:
- Mejore la información del producto o las guías de tallas cuando los clientes pidan la variante equivocada.
- Revise el embalaje y los controles del almacén cuando aumenten las devoluciones por daños o por artículos incorrectos.
- Investigue el rendimiento del transportista y de la preparación de pedidos cuando la entrega tardía sea un motivo recurrente.
- Utilice una regla coherente de enrutamiento de devoluciones para que los productos no se envíen a ubicaciones innecesariamente costosas.
Un flujo de trabajo de gestión de devoluciones puede ayudar a estandarizar la autorización, el enrutamiento, las actualizaciones de estado y la disposición. La página oficial del producto 17RETURNS de 17TRACK es relevante para las empresas que evalúan software de gestión de devoluciones, pero cualquier ahorro previsto debe validarse con el volumen y el proceso de devoluciones propios del comerciante.
Automatice las decisiones de envío, no solo la impresión de etiquetas
La automatización es valiosa cuando aplica reglas coherentes a un gran número de pedidos. Las reglas útiles pueden considerar las dimensiones del paquete, el destino, la ubicación del inventario, la promesa de entrega, la disponibilidad del transportista y el servicio seleccionado por el cliente.
Antes de automatizar, defina los datos necesarios para cada decisión. Las dimensiones incorrectas de los productos, las direcciones incompletas, los servicios de transportista desactualizados o la disponibilidad incorrecta del inventario pueden hacer que una regla automatizada elija constantemente la opción equivocada.
Las empresas con recursos internos de ingeniería también pueden evaluar una integración de seguimiento o una API. La API de seguimiento de 17TRACK y su documentación oficial son relevantes para las integraciones de visibilidad de envíos, pero la integración de seguimiento debe considerarse una capacidad operativa, no una prueba de que los gastos de franqueo sean menores. La justificación económica depende del flujo de trabajo que se mejore y del esfuerzo de implementación requerido.
Mida el programa con métricas operativas
Un programa de costos de envío necesita un panel que separe las mejoras de tarifas de las mejoras de procesos. Las métricas útiles incluyen:
- Costo total entregado por pedido
- Costo de transporte por paquete y por unidad enviada
- Peso real y dimensional promedio
- Costo por destino, transportista, servicio y categoría de producto
- Cargos adicionales como proporción del costo de transporte
- Tasas de daños, pérdidas, errores de dirección y reenvíos
- Entrega puntual frente a la promesa del cliente
- Costo de transporte y procesamiento de devoluciones
- Contactos con clientes relacionados con la entrega
Revise los resultados después de que los cambios hayan tenido tiempo suficiente para producir una muestra representativa de envíos. Los picos estacionales, las promociones, los lanzamientos de productos y los recargos de los transportistas pueden distorsionar las comparaciones a corto plazo.
Secuencia práctica de implementación
- Establezca una línea base. Utilice varios meses de datos de envíos, pedidos, devoluciones y soporte, cuando estén disponibles.
- Encuentre los segmentos de mayor costo. Priorice el peso dimensional, los cargos adicionales, las rutas costosas y los productos con altas tasas de devolución.
- Pruebe cambios de embalaje. Mida conjuntamente el costo de transporte, el costo de materiales, la mano de obra, los daños y la experiencia del cliente.
- Modele alternativas de preparación de pedidos. Compare el costo total de la red antes de añadir un almacén o una ubicación de 3PL.
- Solicite propuestas a los transportistas. Proporcione a cada transportista el mismo perfil representativo de envíos y revise todos los cargos aplicables.
- Ponga a prueba las reglas de enrutamiento. Comience con un segmento definido y compare los resultados con un período de control o un grupo comparable.
- Automatice después de la validación. Documente las excepciones, las reglas de aprobación y los procedimientos de reversión.
- Revise trimestralmente y después de cambios importantes. Vuelva a comprobar la combinación de productos, la combinación de destinos, el rendimiento de los transportistas y los supuestos contractuales.
Qué no hacer
- No elija un transportista utilizando únicamente la tarifa anunciada.
- No reduzca la calidad del embalaje sin supervisar los costos de daños y reemplazos.
- No añada ubicaciones de preparación de pedidos sin modelar los costos de inventario y mano de obra.
- No prometa una entrega más rápida de la que el servicio seleccionado pueda respaldar de forma fiable.
- No suponga que una herramienta de seguimiento reducirá directamente los gastos de franqueo.
- No utilice promedios históricos que oculten envíos sobredimensionados, remotos, internacionales o excepcionales.
Preguntas frecuentes
¿Cuál suele ser la forma más rápida de reducir los costos de envío?
Comience identificando los segmentos de mayor costo en sus propios datos de envíos. La ineficiencia del embalaje, los servicios urgentes innecesarios, los cargos adicionales y el inventario mal distribuido son áreas comunes que deben investigarse, pero la mejor primera medida depende del perfil de pedidos de la empresa.
¿Utilizar varios transportistas siempre reduce los costos?
No. Varios transportistas pueden mejorar la flexibilidad del enrutamiento, pero también añaden trabajo operativo y de integración. El enfoque solo vale la pena cuando el ahorro, la mejora del servicio o la resiliencia justifican esa complejidad.
¿Debería una empresa de comercio electrónico utilizar un almacén regional?
Es posible, si la demanda está concentrada y la reducción de los costos de transporte y servicio supera los gastos adicionales de almacenamiento, mano de obra, inventario, transferencias y devoluciones. Modele la decisión con datos reales de destinos e inventario.
¿El seguimiento de paquetes puede reducir el gasto de envío?
El seguimiento normalmente no reduce por sí mismo el precio de la etiqueta del transportista. Puede respaldar la gestión de excepciones, la comunicación con los clientes y las operaciones de entrega, lo que puede reducir el trabajo de soporte evitable o los reenvíos cuando el flujo de trabajo está bien diseñado.
¿Cómo deben compararse las cotizaciones de los transportistas?
Proporcione a cada transportista el mismo perfil representativo de envíos y compare el costo total, incluidos el peso dimensional, el combustible, los cargos adicionales, los requisitos de servicio, las reclamaciones y las condiciones operativas. Confirme las condiciones finales del contrato antes de basarse en el resultado cotizado.
