Tarptautinių siuntų sekimas: išsamus vadovas nuo išsiuntimo iki pristatymo
Tarptautinių siuntų sekimas leidžia stebėti siuntą įvairiais etapais – nuo pardavėjo išsiuntimo patvirtinimo iki eksporto tvarkymo, tarptautinio transportavimo, muitinio įforminimo, vietinio pristatymo ir galutinio įteikimo. Patikimiausia naudoti sekimo numerį vežėjo sistemoje arba kelių vežėjų sekimo paslaugoje, o tada kiekvieną atnaujinimą vertinti atsižvelgiant į siuntos maršrutą, perdavimus ir muitinės reikalavimus.
Sekimas yra naudingas, tačiau tai nėra tiesioginis kiekvienos siuntos žemėlapis. Atnaujinimai gali vėluoti, kiekvienas vežėjas juos gali išversti skirtingai arba jų gali nebūti, kol siunta keliauja tarp pašto, skubių siuntų, krovinių ir paskutinės mylios tinklų. Šiame vadove paaiškinama, kaip veikia tarptautinis sekimas, ką reiškia dažniausios būsenos, ką daryti sustojus atnaujinimams ir kaip atskirti įprastą vėlavimą nuo problemos, kuriai reikia imtis veiksmų.
Kaip veikia tarptautinių siuntų sekimas
Tarptautinė siunta paprastai pereina per daugiau nei vieną logistikos organizaciją. Prekybininkas gali perduoti siuntą kilmės šalies pašto operatoriui, kurjeriui, konsoliduotojui, ekspeditoriui arba užsakymų vykdymo partneriui. Po eksporto oro linijų bendrovė ar kitas transporto paslaugų teikėjas gabena ją į paskirties šalį. Tada paskirties šalies pašto operatorius arba vietinis kurjeris gali pasirūpinti muitinės formalumais ir galutiniu pristatymu.
Kiekviena organizacija gali registruoti įvykius savo sistemoje. Sekimo puslapis gali sujungti šiuos įvykius į vieną laiko juostą, tačiau formuluotė ir detalumo lygis priklauso nuo vežėjų pateiktų duomenų. Todėl siunta gali toliau judėti net tada, kai naujausias matomas įvykis yra kelių dienų senumo.
Sekimo numeris identifikuoja siuntos įrašą, tačiau negarantuoja, kad kiekvienas judėjimas sukurs nuskaitymą. Kai kurie transportavimo etapai registruojami tik siuntai pasiekus objektą, praėjus muitinės patikrą arba patekusi į pristatymo maršrutą. Tarptautinis transportavimas taip pat gali apimti laiko juostas, savaitgalius, valstybines šventes, skrydžių tvarkaraščius, muitinės eiles ir duomenų perdavimo vėlavimus.
Pagrindiniai etapai nuo išsiuntimo iki pristatymo
1. Užsakymo apdorojimas ir išsiuntimas
Prieš vežėjui gaunant siuntą, pardavėjas gali sukurti etiketę arba siuntimo įrašą. Pranešimas, pvz., "etiketė sukurta", "gauta siuntos informacija" arba "išankstinis pranešimas", paprastai reiškia, kad buvo pateikta elektroninė informacija. Tai ne visada reiškia, kad siunta fiziškai pateko į vežėjo tinklą.
Kitas naudingas įvykis paprastai yra priėmimo arba kilmės šalies nuskaitymas. Tai rodo, kad vežėjas, pašto operatorius arba logistikos partneris gavo siuntą. Jei etiketė sukurta prieš kelias dienas, tačiau priėmimo įvykio nėra, pirmiausia susisiekite su pardavėju. Pardavėjas gali patvirtinti, ar siunta buvo perduota, paimta arba vis dar laukia išsiuntimo.
2. Eksporto tvarkymas
Po priėmimo siunta gali būti nugabenta į kilmės šalies rūšiavimo centrą arba eksporto objektą. Dažni atnaujinimai: "apdorota kilmės vietoje", "išvyko iš objekto", "pateikta eksporto muitinei" arba "leidžiama eksportuoti". Šie įvykiai rodo pažangą kilmės šalyje, tačiau nebūtinai nurodo orlaivį, laivą ar tikslų išvykimo laiką.
Eksporto muitinei gali reikėti tikslios komercinės informacijos, tokios kaip turinys, vertė, kilmė ir gavėjo duomenys. Siunta gali būti sulaikyta, jei deklaracija neišsami arba nenuosekli. Siuntėjas paprastai atsako už tikslios siuntos informacijos pateikimą, o vežėjas gali prašyti siuntėjo arba gavėjo paaiškinimo.
3. Tarptautinis transportavimas
Tarptautinio etapo metu sekimo sistemoje gali būti rodoma mažai nuskaitymų arba jų visai nebūti. Būsena, pvz., "vežama", "išvyko iš kilmės šalies" arba "gabenama į paskirties vietą", gali nesikeisti, kol siunta keliauja arba laukia kito operacinio nuskaitymo.
Naujo įvykio nebuvimas savaime neįrodo, kad siunta prarasta. Tinkama reakcija priklauso nuo pasirinktos paslaugos, maršruto, paskutinio patvirtinto įvykio ir vežėjo pateikto pristatymo įverčio. Nelaikykite įverčio garantija, nebent siuntimo sutartyje tai aiškiai numatyta.
4. Atvykimas ir importo muitinė
Siuntai pasiekus paskirties šalį arba regioninį vartus, ji gali būti pateikta importo muitinei. Galimi pranešimai: "atvyko į paskirties šalį", "muitinis įforminimas", "sulaikyta muitinėje", "reikia sumokėti importo muitus" arba "atleista nuo muitinės kontrolės". Formuluotės skiriasi pagal vežėją ir šalį.
Muitinė gali įvertinti muitus, mokesčius, ribojamų prekių taisykles, leidimus arba dokumentus. Muitinės būsena automatiškai nereiškia, kad vežėjas suklydo. Gavėjui gali reikėti pateikti informaciją arba sumokėti oficialiu vežėjo ar vyriausybės kanalu nurodytą sumą. Būkite atsargūs dėl nepageidaujamų mokėjimo nuorodų ir patikrinkite prašymą oficialioje vežėjo svetainėje arba klientų aptarnavimo tarnyboje.
Muitinės apdorojimas ir pristatymas yra atskiri etapai. Muitinei išleidus siuntą, ji vis tiek gali laukti perdavimo vietiniam vežėjui, mokėjimo patvirtinimo, rūšiavimo arba pristatymo maršruto.
5. Paskutinės mylios pristatymas
Po importo įforminimo siunta gali būti perduota paskirties šalies pašto operatoriui arba kurjeriui. Atnaujinimai, tokie kaip "atvyko į pristatymo biurą", "perduota pristatyti" arba "bandyta pristatyti", paprastai susiję su paskutinės mylios etapu.
"Perduota pristatyti" reiškia, kad siunta priskirta pristatymo maršrutui arba vairuotojui; tai negarantuoja, kad ji bus pristatyta tą pačią dieną. Jei pristatyti nepavyksta, vežėjas gali užregistruoti naują bandymą, laikyti siuntą aptarnavimo punkte, paprašyti pristatymo instrukcijos arba po nurodyto saugojimo laikotarpio grąžinti siuntą. Tiksli tvarka priklauso nuo vietinio vežėjo.
Kaip sekti tarptautinę siuntą
- Raskite visą sekimo numerį. Naudokite pardavėjo pateiktą arba siuntimo patvirtinime nurodytą numerį. Užsakymo numeris, sąskaitos numeris arba mokėjimo nuorodos numeris gali neveikti kaip sekimo numeris.
- Pradėkite nuo pirminio vežėjo. Siuntimo pranešime nurodytas vežėjas dažnai yra geriausias pirmųjų priėmimo ir kilmės šalies įvykių šaltinis. Naudokite jo oficialų sekimo puslapį, o ne nepatikrintą pranešimo nuorodą.
- Patikrinkite paskirties šalies vežėją. Po importo arba vietinio perdavimo paskirties operatorius gali rodyti išsamesnę pristatymo informaciją. Kai kurioms siuntoms suteikiamas antras vietinis numeris; tokiu atveju jį gali pateikti pardavėjas arba vežėjas.
- Naudokite kelių vežėjų paslaugą, kai keičiasi maršrutas. Tokia paslauga kaip 17TRACK tracking gali padėti sujungti atnaujinimus, kai siunta perduodama tarp vežėjų. Laiko juostos kokybė vis tiek priklauso nuo dalyvaujančių vežėjų pateiktų duomenų.
- Užrašykite paskutinį reikšmingą įvykį. Pažymėkite datą, vietą, būseną ir bet kokius prašomus veiksmus. Taip bus lengviau užduoti pardavėjui ar vežėjui konkretų klausimą.
Sekdami siuntą, įveskite numerį tiksliai taip, kaip jis pateiktas. Nedėkite tarpų ar skyrybos ženklų, nebent to reikalauja vežėjo instrukcijos. Jei sistema praneša, kad numeris negalioja, patikrinkite, ar neįvestas neteisingas simbolis, ar etiketė naujai sukurta, arba ar nėra antro sekimo numerio, susieto su vietiniu pristatymo partneriu.
Dažniausios sekimo būsenos ir jų įprasta reikšmė
| Būsenos grupė | Įprasta reikšmė | Praktinis kitas žingsnis |
|---|---|---|
| Etiketė sukurta | Elektroninė siuntos informacija yra, tačiau fizinis priėmimas galėjo dar neįvykti. | Jei nėra priėmimo nuskaitymo, paklauskite pardavėjo, kada siunta buvo perduota vežėjui. |
| Priimta arba gauta | Vežėjas arba logistikos partneris užregistravo, kad siunta yra jo žinioje. | Toliau stebėkite kilmės šalies ir eksporto įvykius. |
| Vežama | Siunta juda tinklu arba laukia vėlesnio nuskaitymo. | Prieš kreipdamiesi dėl problemos, palyginkite paskutinį įvykį su pažadėtu paslaugos lygiu. |
| Muitinis įforminimas | Siunta tikrinama dėl importo arba eksporto reikalavimų. | Oficialiu kanalu patikrinkite, ar reikia dokumentų, tapatybės patvirtinimo, muito arba mokesčių. |
| Išimtis arba sulaikyta | Aplinkybė reikalauja dėmesio arba nutraukė įprastą apdorojimą. | Perskaitykite išsamų įvykį ir susisiekite su atsakingu vežėju arba pardavėju. |
| Perduota pristatyti | Siunta pateko į suplanuotą vietinio pristatymo maršrutą. | Stebėkite pristatymo instrukcijas ir pasiruoškite galimam bandymui. |
| Pristatyta | Vežėjas užregistravo užbaigimą adresu, vietoje arba pristatymo punkte. | Patikrinkite pristatymo informaciją ir nedelsdami susisiekite su vežėju, jei siuntos nerandate. |
Ką daryti, kai sekimo informacija nebeatnaujinama
Pirmiausia patikrinkite, ar paskutinis įvykis yra įprastas operaciniu požiūriu. Pertrauka po išvykimo eksportui, tarptautinio transportavimo metu arba prieš vietinį perdavimą gali nereikalauti skubaus kreipimosi. Taip pat patikrinkite, ar vežėjas pateikia pristatymo įvertį, paslaugos įsipareigojimą arba pranešimą apie išimtį.
Tada palyginkite kelis šaltinius. Kilmės šalies vežėjas gali rodyti eksporto informaciją, o paskirties šalies vežėjas – importo arba paskutinės mylios įvykius. Kelių vežėjų sekimo puslapis gali padėti nustatyti perdavimą, tačiau ginčo ar pretenzijos atveju jis turėtų papildyti, o ne pakeisti oficialų vežėjo įrašą.
Susisiekite su pardavėju, jei siunta nebuvo priimta, adresas gali būti neteisingas, praėjo numatytas pristatymo laikotarpis arba reikia sprendimo dėl pakeitimo ar pinigų grąžinimo. Susisiekite su vežėju, jei sekimo puslapyje rodoma konkreti išimtis, muitinės prašymas, bandymas pristatyti arba adreso problema. Daugelyje vartotojų siuntų siuntėjas turi sutartinius santykius su vežėju ir gali būti vienintelis asmuo, galintis pradėti oficialų tyrimą.
Išsaugokite užsakymo patvirtinimą, sekimo istoriją, pristatymo adresą, muitinės pranešimus ir bendravimą su pardavėju. Nepradėkite kelių pretenzijų skirtingoms šalims nepatikrinę jų taisyklių, nes pasikartojantys prašymai gali sulėtinti sprendimą arba sukelti prieštaringus nurodymus.
Kaip pagerinti tarptautinio sekimo tikslumą
- Pateikite visus gavėjo duomenis. Nurodykite teisingą vardą, adresą, pašto kodą, telefono numerį ir el. paštą, kai to reikia siuntimo procesui.
- Tiksliai aprašykite prekes. Neaiškūs arba nenuoseklūs aprašymai gali sukelti muitinės klausimų ir atidėti įforminimą.
- Pasirinkite tinkamo matomumo paslaugą. Nebrangios pašto paslaugos gali pateikti mažiau nuskaitymų nei skubiosios arba aukščiausios klasės paslaugos. Prieš išsiųsdami patvirtinkite paslaugos lygį.
- Patikrinkite paskirties šalies apribojimus. Baterijoms, vaistams, maistui, kosmetikai, skysčiams ir kitoms prekėms gali būti taikomi konkretaus maršruto apribojimai.
- Atsargiai formuokite klientų lūkesčius. Pateikite pirkėjams vežėjo pavadinimą, sekimo numerį, pagrįstą pristatymo įvertį ir instrukcijas dėl muitinės arba pristatymo išimčių.
- Saugokite sekimo duomenis. Sekimo numerius ir pristatymo informaciją laikykite užsakymo duomenimis, o mokėjimo arba tapatybės prašymams tikrinti naudokite oficialias svetaines.
Elektroninės prekybos komandų sekimas
Vienam užsakymui gali pakakti rankinio sekimo. Prekybininkui, dirbančiam su keliais vežėjais, paskirties šalimis ar kasdienėmis siuntomis, reikia nuoseklesnio proceso. Naudingi veiklos valdikliai apima vežėjo ir sekimo numerio saugojimą kartu, nepavykusių arba neaktyvių numerių tikrinimą, vežėjų būsenų susiejimą su aiškiomis klientams skirtomis kategorijomis ir išimčių eskalavimą pagal pažadėtą pristatymo laikotarpį.
Sekimo informacija turėtų padėti bendrauti su klientais, o ne tik rodyti neapdorotus nuskaitymus. Pirkėjui gali būti lengviau suprasti "reikalingas muitinis įforminimas" nei nepaaiškintą būsenos kodą. Prekybininkai taip pat turėtų atskirti neužsakymą, kuris dar neperduotas, siuntą, kuri juda be naujausio nuskaitymo, muitinės problemą ir nesėkmingą pristatymą. Šioms situacijoms reikia skirtingų veiksmų.
Parduotuvėms, naudojančioms Shopify ar kitą elektroninės prekybos platformą, po pirkimo naudojamas sekimo įrankis gali pateikti siuntos informaciją užsakymo aplinkoje. Didesnėms veiklos sistemoms gali būti aktuali sekimo API, kai siuntų įvykiai turi būti perduodami į užsakymų valdymo, sandėlio arba klientų aptarnavimo sistemą. 17TRACK teikia atskirus oficialius išteklius vartotojų sekimo paslaugai, Shopify programėlei ir sekimo API; tinkamas pasirinkimas priklauso nuo to, ar reikia asmeninio sekimo, parduotuvės užsakymų matomumo, ar sistemų integracijos.
Kada reikėtų eskaluoti siuntos problemą?
Eskalavimas tinkamas, kai vežėjas užregistruoja išimtį, muitinė paprašo informacijos, adresas neteisingas, bandymas pristatyti nepavyksta, siunta pažymėta kaip pristatyta, tačiau jos nepavyksta rasti, arba siunta viršija atitinkamą pristatymo laikotarpį be prasmingo paaiškinimo. Ilgas laikotarpis be nuskaitymo vertas dėmesio, tačiau tinkama riba priklauso nuo paslaugos ir maršruto.
Pradėkite nuo šalies, kuri gali geriausiai imtis veiksmų. Gavėjas paprastai gali atsakyti į muitinės arba pristatymo prašymą. Pardavėjas gali patvirtinti išsiuntimo informaciją ir susisiekti su vežėju naudodamas siuntimo paskyrą. Vežėjas gali paaiškinti nuskaitymą, maršruto įvykį arba vietinio pristatymo išimtį. Jei reikia oficialios pretenzijos, laikykitės vežėjo nustatytos tvarkos ir išsaugokite patvirtinamuosius dokumentus.
DUK
Kodėl mano tarptautinės siuntos informacija neatnaujinama jau kelias dienas?
Ji gali būti tarp pagrindinių nuskaitymo punktų, laukti eksporto ar importo apdorojimo arba būti perduodama tarp vežėjų. Patikrinkite pirminį ir paskirties šalies vežėją, tada palyginkite pertrauką su paslaugos įverčiu. Susisiekite su pardavėju arba vežėju, jei rodoma išimtis arba praėjo pristatymo laikotarpis.
Ar "vežama" reiškia, kad siunta yra lėktuve?
Ne būtinai. "Vežama" yra plati tinklo būsena. Ji gali reikšti judėjimą tarp objektų, laukimą transporto jungties arba kito užregistruoto nuskaitymo. Išsamus vežėjo įvykis yra informatyvesnis nei bendroji etiketė.
Kas atsako už muitinės mokesčius?
Atsakomybė priklauso nuo pardavimo sąlygų, paskirties šalies taisyklių ir siuntimo susitarimo. Gavėjo gali būti paprašyta sumokėti importo muitus arba mokesčius, o kai kurie pardavėjai ar siuntimo paslaugos juos surenka iš anksto. Prieš mokėdami patikrinkite bet kokį prašymą oficialiu vežėjo arba muitinės kanalu.
Ar viena siunta gali turėti du sekimo numerius?
Taip. Siuntai gali būti suteiktas kilmės šalies numeris ir paskirties šalies arba paskutinės mylios numeris. Pardavėjas arba vežėjas gali patvirtinti, ar antrasis numeris priklauso tai pačiai siuntai.
Ką daryti, jei sekimo informacijoje nurodyta, kad siunta pristatyta, bet jos nerandu?
Patikrinkite pristatymo vietą, pašto dėžutę, registratūrą, namų ūkio narius, kaimynus ir bet kokią pristatymo nuotrauką ar parašo informaciją. Nedelsdami susisiekite su vietiniu vežėju ir praneškite pardavėjui. Jei vežėjas juos pateikia, paprašykite pristatymo koordinačių arba įrodymų duomenų.
