Como escolher um software de rastreamento de remessas para sua empresa?

Escolha um software de rastreamento de remessas alinhando-o ao seu modelo de envio, às metas de experiência do cliente, ao ambiente técnico e ao fluxo de trabalho de gerenciamento de exceções. A plataforma certa deve identificar as remessas com precisão em toda a sua combinação real de transportadoras, fornecer atualizações de status pontuais, integrar-se aos sistemas usados pela sua equipe e facilitar a tomada de medidas em relação a problemas de entrega. Teste esses recursos com remessas reais antes de assumir um contrato.

A quantidade de transportadoras e as listas de recursos podem ajudar a filtrar fornecedores, mas não são suficientes para tomar uma decisão sólida. A qualidade da cobertura varia conforme a transportadora, o serviço, o país e a fonte de dados. Uma avaliação prática deve se concentrar nas rotas e nos fluxos de trabalho que geram maior volume, demanda de suporte ou risco de entrega para sua empresa.

Comece pelo resultado comercial

“Software de rastreamento de remessas” pode se referir a várias categorias diferentes de produtos. Definir primeiro o resultado desejado evita comparar ferramentas que resolvem problemas distintos.

Um aplicativo de rastreamento de encomendas pode ser adequado para pedidos de ecommerce, mas não para marcos do transporte marítimo. Por outro lado, uma plataforma empresarial de transporte pode ser desnecessariamente complexa para um comerciante que precisa principalmente de páginas de rastreamento personalizadas e notificações aos clientes.

Documente seus requisitos antes de entrar em contato com fornecedores

Crie um breve documento de requisitos usando fatos operacionais, em vez de solicitações amplas como “melhor visibilidade”. Ele deve abranger as seguintes áreas.

Perfil das remessas

• Transportadoras, operadores postais, consolidadores e provedores de última milha atuais
• Países de origem e destino
• Tipos de remessa doméstica, internacional, encomenda, carga ou mistos
• Volume mensal típico e picos sazonais
• Marketplaces, lojas virtuais, armazéns e provedores de logística terceirizada envolvidos
• Uso de números de rastreamento de mais de uma transportadora durante a jornada da remessa

Não dependa apenas dos nomes das transportadoras no material de marketing do fornecedor. Pergunte se os serviços específicos das transportadoras e os países que você utiliza são compatíveis, como os dados são obtidos e se alguma integração apresenta comportamento de atualização diferente.

Usuários e decisões

Identifique quem usará o sistema e o que cada grupo deverá fazer com as informações:

• Clientes podem precisar de uma página de rastreamento clara e notificações no idioma adequado.
• Agentes de suporte podem precisar de pesquisa de pedidos, histórico de remessas e contexto suficiente para responder a perguntas sobre entregas sem abrir vários sistemas.
• Equipes de logística podem precisar de filas de exceções, filtros, exportações e análise do desempenho das transportadoras.
• Desenvolvedores podem precisar de APIs documentadas, webhooks, credenciais de teste, tratamento de erros e limites de uso previsíveis.
• Gerentes podem precisar de relatórios que relacionem os resultados das entregas às transportadoras, rotas, armazéns ou contatos com clientes.

Sistemas e fluxos de dados

Mapeie onde os dados das remessas se originam, onde os resultados do rastreamento devem aparecer e qual sistema deve acionar uma ação. Os sistemas relevantes podem incluir uma plataforma de ecommerce, sistema de gerenciamento de pedidos, sistema de gerenciamento de armazém, sistema de gerenciamento de transporte, ERP, plataforma de atendimento ao cliente, armazém de dados ou aplicativo personalizado.

Esse mapa revela se você precisa de uma integração pronta, uma API, troca programada de arquivos, webhooks ou uma combinação desses recursos. Um conector que importa pedidos não é necessariamente igual a uma integração bidirecional que atualiza outros sistemas empresariais.

Avalie os recursos que afetam o desempenho no mundo real

1. Cobertura de transportadoras para sua rede real

Um grande número anunciado de transportadoras não comprova, por si só, que uma plataforma seja adequada para sua empresa. Crie uma matriz de testes de transportadoras e rotas que inclua:

• Suas transportadoras de maior volume
• Provedores regionais e postais difíceis de monitorar pela sua equipe
• Transferências internacionais entre transportadoras de origem e destino
• Pelo menos uma remessa atrasada, com tentativa malsucedida ou devolvida, se disponível
• Remessas entregues recentemente para comparar os históricos de eventos

Para cada transportadora prioritária, confirme a identificação automática da transportadora, a disponibilidade de eventos, a confirmação de entrega, o tratamento das transferências e a frequência com que novas informações chegam à plataforma. Se um fornecedor não puder documentar publicamente uma integração específica, solicite confirmação direta em vez de presumir que ela não é compatível.

2. Normalização de status e detalhes dos eventos

As transportadoras usam rótulos de eventos e níveis de detalhe diferentes. O software de rastreamento geralmente os mapeia para um modelo de status comum, para que os usuários possam interpretar as remessas de forma consistente. Durante os testes, examine tanto os eventos subjacentes quanto o status normalizado.

Verifique se o sistema diferencia condições operacionalmente distintas, como uma leitura rotineira de remessa em trânsito, um atraso relacionado à alfândega, uma tentativa de entrega malsucedida, a disponibilidade para retirada e o retorno ao remetente. Status excessivamente amplos podem fazer um painel parecer organizado enquanto ocultam o motivo pelo qual a equipe deve intervir.

3. Pontualidade e confiabilidade dos dados

Peça aos fornecedores que expliquem como as atualizações de rastreamento são coletadas e entregues, mas valide o resultado por conta própria. Compare os horários das mesmas remessas de teste entre a fonte da transportadora e a plataforma candidata. Registre eventos ausentes, eventos duplicados, detecção incorreta da transportadora, atualizações atrasadas e reversões de status.

Nenhuma plataforma de rastreamento pode criar uma leitura física que a transportadora não registrou. A questão relevante é com que fidelidade e rapidez o software lida com as informações disponíveis na fonte e com que clareza representa incertezas ou dados desatualizados.

4. Gerenciamento de exceções

A visibilidade só gera valor quando alguém pode agir com base nela. Procure filtros ou regras configuráveis que ajudem as equipes a separar a movimentação normal das remessas que exigem atenção. Dependendo da sua operação, condições úteis podem incluir inatividade prolongada, tentativas de entrega malsucedidas, problemas alfandegários, prazos de retirada, encomendas danificadas ou devoluções ao remetente.

Em seguida, examine o fluxo de trabalho em torno de um alerta:

• Ele pode ser atribuído a um responsável?
• A equipe pode adicionar observações ou registrar uma resolução?
• O evento pode abrir um fluxo de suporte ou enviar dados para outro sistema?
• As equipes podem suprimir alertas que não permitem nenhuma ação?
• Existe um histórico de ações e alterações de status?

Mais alertas não são automaticamente melhores. Uma plataforma que gera avisos repetitivos ou mal priorizados pode aumentar o trabalho em vez de reduzi-lo.

5. Rastreamento e notificações voltados ao cliente

Para uso em ecommerce, analise a experiência de rastreamento em dispositivos móveis e computadores. Verifique se os clientes conseguem identificar o pedido, a transportadora, o evento mais recente, a próxima etapa esperada e o canal de suporte sem precisar interpretar terminologia logística.

Se o software enviar e-mails, SMS ou outras notificações, avalie:

• Quais eventos da remessa podem acionar uma mensagem
• Se as mensagens podem ser localizadas e personalizadas
• Como são evitadas notificações duplicadas ou contraditórias
• Como os dados de consentimento, cancelamento de inscrição e supressão são tratados
• Se entregas malsucedidas e devoluções podem usar mensagens diferentes
• Se os links direcionam os clientes para seu domínio, uma página hospedada pelo fornecedor ou uma página da transportadora

Visualize cada tipo de mensagem. Uma notificação tecnicamente correta ainda pode gerar confusão se expuser um rótulo de status interno ou direcionar os clientes para uma página com contexto insuficiente.

6. Qualidade da API e das integrações

Quando o rastreamento for incorporado ao seu próprio produto ou conjunto de sistemas operacionais, a qualidade da integração merece tanto escrutínio quanto a cobertura de transportadoras. Analise a documentação oficial em vez de depender apenas de uma demonstração de vendas.

Confirme o método de autenticação compatível, o processo de registro de remessas, a estrutura das respostas, o comportamento de webhooks ou callbacks, as regras de nova tentativa, os limites de taxa ou uso, os códigos de erro, o ambiente de teste, a política de versionamento e o processo de suporte. Pergunte o que acontece quando uma transportadora é identificada incorretamente, um número de rastreamento é reutilizado ou o sistema receptor fica temporariamente indisponível.

A 17TRACK, por exemplo, oferece uma API de rastreamento e publica uma documentação separada para desenvolvedores. As empresas que a considerarem ainda devem realizar uma prova de conceito com suas próprias transportadoras, volumes de dados e fluxos de trabalho posteriores.

7. Segurança, privacidade e controle de acesso

Os registros de remessas podem incluir números de rastreamento, referências de pedidos, dados de contato e locais de entrega. Peça ao fornecedor que identifique quais dados pessoais e operacionais processa, onde são armazenados, por quanto tempo são retidos e quais subprocessadores podem recebê-los.

Dependendo do seu perfil de risco, a análise de compras também pode precisar abranger criptografia, acesso baseado em funções, login único, registros de auditoria, resposta a incidentes, processos de exclusão, continuidade dos negócios e termos contratuais de processamento de dados. Aplique a minimização de dados: evite transferir campos de clientes que não sejam necessários para o fluxo de rastreamento. O Information Commissioner’s Office do Reino Unido descreve esse princípio como limitar os dados pessoais ao que é adequado, relevante e necessário para a finalidade declarada.

8. Relatórios e portabilidade de dados

Defina as perguntas que os relatórios devem responder antes de analisar os painéis. Os exemplos incluem quais transportadoras ou rotas geram mais exceções, onde as tentativas de entrega falham, por quanto tempo as remessas permanecem em determinados estados e se os contatos dos clientes aumentam após certos eventos.

Verifique os filtros disponíveis, as definições, os períodos de retenção, os formatos de exportação, o acesso à API e o tratamento de pedidos cancelados ou devolvidos. Dois produtos podem usar o mesmo nome de métrica enquanto aplicam regras de eventos diferentes; portanto, solicite a lógica de cálculo de qualquer medida usada no gerenciamento de fornecedores ou em relatórios executivos.

9. Administração operacional

Pequenos detalhes administrativos determinam se o sistema continuará utilizável após o lançamento. Teste funções de usuário, ações em massa, comportamento da pesquisa, correção de dados, substituições de transportadoras, modelos de notificação, localização e configurações no nível da conta. Se várias marcas ou unidades de negócios compartilharem a plataforma, verifique como os dados, a marca, as permissões e o faturamento são separados.

Considere a 17TRACK de acordo com o caso de uso

A 17TRACK tem vários produtos que atendem a diferentes partes do ciclo de vida das remessas. Eles não devem ser tratados como intercambiáveis:

• O rastreamento de encomendas da 17TRACK é relevante quando os usuários precisam consultar remessas de várias transportadoras.
• O aplicativo 17TRACK para Shopify foi desenvolvido para comerciantes da Shopify que buscam recursos de rastreamento de pedidos e pós-compra. A listagem atual da Shopify deve ser consultada para verificar os recursos disponíveis, os termos dos planos, a elegibilidade dos comerciantes e as alterações recentes do produto.
• A API de rastreamento da 17TRACK é a opção relevante quando os desenvolvedores precisam integrar o rastreamento a um aplicativo, OMS, ERP ou outro fluxo de trabalho interno.
• A 17RETURNS atende ao gerenciamento de devoluções. Ela é relevante quando a logística reversa faz parte do projeto, mas não deve ser usada como substituta da avaliação dos requisitos de rastreamento de saída.

A opção adequada depende do responsável pela ação. Um gerente de operações da Shopify pode preferir um aplicativo pronto, enquanto uma equipe de software que cria um fluxo de trabalho com várias transportadoras geralmente precisará avaliar uma API. Uma empresa que gerencia movimentações de carga mais amplas pode precisar de uma plataforma de visibilidade de transporte além do rastreamento voltado para encomendas.

Compare o custo total, não apenas a taxa de assinatura

Os modelos de preços podem se basear no volume de remessas, uso da API, pedidos, lojas, usuários, recursos ou termos empresariais negociados. Os preços públicos podem mudar e talvez não mostrem custos de implementação, excedentes, mensagens, suporte ou retenção de dados. Solicite uma cotação por escrito baseada em um perfil de volume realista.

Calcule o custo esperado de:

• Assinatura básica ou uso contratado
• Cobranças de alta temporada e excedentes
• SMS ou outros canais de comunicação pagos
• Trabalho de implementação e integração
• Migração de dados e acesso a dados históricos
• Suporte premium, integração inicial ou compromissos de nível de serviço
• Administração interna e tratamento de exceções
• Encerramento do contrato e exportação de dados

Um produto mais barato pode custar mais no total se a equipe precisar reconciliar remessas manualmente ou manter integrações frágeis. Uma plataforma mais cara não é automaticamente melhor; o custo adicional deve corresponder a benefícios mensuráveis no fluxo de trabalho, na confiabilidade ou na experiência do cliente.

Faça uma prova de conceito com remessas reais

Uma prova de conceito controlada é mais informativa do que uma lista de recursos. Use uma amostra representativa, em vez de apenas entregas domésticas simples.

1. Defina os critérios de aprovação. Especifique as transportadoras, os países, as integrações, os eventos e os fluxos de trabalho que devem funcionar.
2. Selecione as remessas de teste. Inclua entregas normais, transferências, atrasos, tentativas malsucedidas e devoluções, quando possível.
3. Registre uma linha de base. Meça o trabalho manual, as lacunas de dados, os contatos dos clientes ou os atrasos nas atualizações do processo atual.
4. Teste o fluxo completo. Importe ou registre as remessas, receba atualizações, acione fluxos de trabalho, exiba informações aos clientes e exporte os resultados.
5. Compare os registros de origem. Analise os eventos da plataforma candidata em relação aos registros relevantes da transportadora, levando em conta as omissões do lado da transportadora.
6. Teste o tratamento de falhas. Simule números inválidos, duplicatas, detecção incorreta da transportadora, endpoints indisponíveis e falhas na entrega de webhooks.
7. Reúna o feedback dos usuários. Inclua agentes de suporte, funcionários de logística, desenvolvedores e responsáveis pela experiência do cliente.
8. Documente os pontos não resolvidos. Exija esclarecimentos por escrito para os recursos que não foram demonstrados.

Use uma tabela de pontuação ponderada

Uma tabela de pontuação impede que recursos atraentes, mas de baixa prioridade, superem a adequação operacional. O exemplo a seguir não é um modelo universal de ponderação:

Ajuste os pesos antes de pontuar os fornecedores. Uma plataforma para desenvolvedores pode atribuir mais peso à confiabilidade e à documentação da API, enquanto uma equipe de ecommerce pode enfatizar o rastreamento voltado ao cliente e o controle das notificações. Registre se cada pontuação vem de um teste ao vivo, documentação oficial, compromisso contratual ou declaração de vendas.

Sinais de alerta durante a seleção

• A cobertura de transportadoras é descrita apenas como um total, sem confirmação para seus serviços e mercados prioritários.
• A demonstração usa dados preparados e o fornecedor não aceita um teste com remessas reais.
• Os rótulos de status são exibidos sem definições ou acesso aos eventos subjacentes.
• Os limites da API, o comportamento de novas tentativas, as regras de excedentes ou a retenção de dados não são claros.
• A plataforma produz alertas, mas não oferece um processo viável para priorizá-los ou resolvê-los.
• As perguntas sobre segurança e privacidade recebem apenas respostas amplas de marketing.
• Os preços não podem ser relacionados aos seus volumes normais e de pico de remessas.
• A exportação de dados, a assistência na rescisão ou os termos de renovação do contrato são ambíguos.

Lista de verificação para a seleção final

Selecione o produto que funciona de forma confiável em suas remessas prioritárias e se adapta ao fluxo de trabalho que sua equipe realmente operará. Antes de assinar, confirme que:

• As transportadoras, os serviços e os países prioritários foram testados ou confirmados por escrito.
• As integrações necessárias foram aprovadas em um teste completo de ponta a ponta.
• As definições de status e as regras de exceção são compreendidas.
• As notificações aos clientes foram analisadas quanto à precisão e aos requisitos de consentimento.
• A segurança, a privacidade, a retenção e os controles de acesso foram aprovados na análise interna.
• Os custos normais, de pico e de excedentes estão documentados.
• As responsabilidades de suporte e os caminhos de escalonamento são claros.
• As disposições de exportação de dados e saída são aceitáveis.
• As métricas de sucesso e um responsável interno foram definidos.

A melhor escolha não é necessariamente a plataforma com a lista de recursos mais extensa. É aquela que produz informações confiáveis para sua rede de transportadoras, integra-se perfeitamente aos seus sistemas e permite que clientes ou funcionários tomem a medida correta quando a entrega não ocorre conforme planejado.

FAQ

Qual é a diferença entre um software de rastreamento de remessas e uma API de rastreamento?

O software de rastreamento de remessas geralmente oferece uma interface pronta, como um painel, uma página de rastreamento personalizada ou uma fila de exceções. Uma API de rastreamento fornece dados de remessas que os desenvolvedores podem incorporar a outro aplicativo ou sistema empresarial. Alguns fornecedores oferecem ambos.

Como uma pequena empresa de ecommerce deve escolher um software de rastreamento?

Comece pela compatibilidade com a loja virtual, pelo suporte às transportadoras realmente utilizadas, pelas notificações aos clientes, pela qualidade da página de rastreamento em dispositivos móveis, pela facilidade de administração e por preços previsíveis. Um aplicativo de ecommerce pronto geralmente é mais fácil de implementar do que uma API personalizada, desde que ofereça suporte aos fluxos de trabalho necessários.

Como posso verificar a cobertura de transportadoras de um fornecedor?

Forneça uma lista de nomes de transportadoras, serviços e países de destino e solicite confirmação por escrito. Teste números de rastreamento reais de rotas de alto volume e difíceis. Analise a identificação da transportadora, o histórico de eventos, as transferências, a confirmação de entrega e o momento das atualizações, em vez de aceitar apenas uma alegação agregada de cobertura.

O software de rastreamento de remessas deve incluir devoluções?

Somente se as devoluções fizerem parte do escopo do projeto. Rastrear uma remessa de devolução e gerenciar uma solicitação de devolução são funções diferentes. O gerenciamento de devoluções também pode envolver regras de elegibilidade, fluxos de aprovação, etiquetas, trocas, reembolsos, roteamento e destino do estoque. Confirme quais funções são nativas e quais exigem outro produto.

Quais métricas devem ser usadas após a implementação?

Use métricas relacionadas ao objetivo comercial original. Dependendo da implantação, elas podem incluir correspondência bem-sucedida de remessas, tempo para identificar exceções acionáveis, volume de exceções não resolvidas, contatos de suporte relacionados ao rastreamento, entrega de notificações, uso da página de rastreamento e tempo da equipe gasto na reconciliação dos dados das remessas. Defina cada métrica de forma consistente antes de comparar os resultados.

Quanto tempo deve durar uma prova de conceito?

Não existe uma duração universal. Ela deve durar o suficiente para abranger transportadoras, rotas, resultados de remessas e falhas de sistema representativos. Empresas com picos sazonais ou rotas internacionais pouco frequentes podem precisar de testes adicionais ou salvaguardas contratuais quando essas condições não puderem ser observadas durante a avaliação.

Fontes

• 17TRACK, Rastreamento de encomendas
• 17TRACK, API de rastreamento
• 17TRACK, Documentação da API
• Shopify App Store, Rastreamento de pedidos 17TRACK
• 17TRACK, 17RETURNS
• Information Commissioner’s Office do Reino Unido, Um guia para os princípios de proteção de dados
• National Institute of Standards and Technology, Estrutura de privacidade