Испорака на првата милја: што е тоа и како да се намалат доцнењата при предавање

Доставата на првата милја е првичното движење на стоката од нејзиното потекло во логистичката мрежа. За продавачот во е-трговијата, тоа обично значи пренесување на спакуваната нарачка од магацин или локација за исполнување на нарачки во мрежата на превозникот. За да се намалат доцнењата при предавање, одделете ги подготовката на нарачката, физичкото преземање и прифаќањето од страна на превозникот во мерливи чекори, а потоа поправете го конкретниот чекор каде што пратките чекаат.

Практичниот предизвик е што креирањето на транспортна етикета, предавањето на пратката и појавувањето на првото скенирање за следење се различни настани. Нивното третирање како една пресвртница го отежнува откривањето на доцнењата, доделувањето одговорност и давањето точни известувања до клиентите.

Каде започнува и завршува првата милја

Границите на првата милја зависат од синџирот на снабдување за кој се зборува. Во набавките, таа може да го опишува движењето од добавувач или производствен погон до магацин. Кај излезното исполнување на нарачки во е-трговијата, најчесто го опишува движењето од локацијата за исполнување на нарачките на продавачот до почетната точка на преземање или обработка на превозникот.

Овој водич се фокусира на излезни пратки од е-трговија, каде што лицата што можат да ги намалат доцнењата при предавање се менаџерите на магацини, тимовите за исполнување на нарачки, координаторите за испорака и контакт-лицата за сметката кај превозникот.

• Прва милја: почетното преземање и движење во мрежата за достава.
• Средна милја: движење меѓу објекти, како транспорт меѓу центри за сортирање.
• Последна милја: движење од локален објект за достава до примачот.

Ова се оперативни описи, а не универзални договорни граници. Превозникот, консолидаторот и давателот на услуги за исполнување може различно да ги дефинираат своите одговорности. За известување за перформансите, документирајте ги сопствените почетни и крајни настани наместо да се потпирате само на изразот „прва милја“.

Корисна почетна точка е мерењето на времето од пратката подготвена за преземање до документиран прием од превозникот. Одделно измерете го времето до првиот видлив настан на прифаќање или обработка. Така физичкото движење останува одделено од видливоста во системот за следење.

Транспортната етикета не е доказ за предавање

Бројот за следење може да постои пред пратката да го напушти магацинот. Електронските информации за пратката го известуваат превозникот за очекувана пратка; сами по себе не потврдуваат дека превозникот го примил физичкиот пакет.

UPS прави разлика меѓу „Label Created“ и подоцнежните статуси на движење во своите официјални упатства за следење. USPS исто така прави разлика меѓу информациите пред испраќање и настаните поврзани со поседување во своите упатства за статусот на пакетите. Овие разлики се важни бидејќи временската ознака за креирана етикета е слаба замена за записот за преземање.

Во исто време, недостатокот на скенирање за прифаќање не докажува недвосмислено дека пратката сè уште е кај продавачот. Следењето можеби сè уште не го прикажува физичкото предавање. Дијагностицирајте ја ситуацијата користејќи повеќе од јавната страница за следење:

• Дали пратката била спакувана и подготвена пред крајниот рок за преземање?
• Дали магацинот има вистински запис за заминување или предавање?
• Дали тој запис ја идентификува оваа пратка или само поголема серија?
• Дали превозникот го потврдил приемот или пријавил исклучок при преземањето?
• Дали другите пратки од истото преземање покажуваат движење?

Уредничка препорака: користете го следењето за да ги идентификувате пратките што треба да се истражат, а доказите за предавање за да го утврдите чувањето. Ниту етикетата, ниту широкиот манифест на пратката не треба автоматски да се сметаат за доказ дека секоја наведена пратка била преземена.

Најдете ја точката на чекање пред да го промените процесот

„Превозникот е бавен“ не е корисна дијагноза ако пратката го пропуштила преземањето затоа што пакувањето завршило доцна. Исто така, промената на работната сила во магацинот нема да реши повторлив проблем со капацитетот за преземање. Започнете со едноставна мапа на настани.

Забележан јаз	Што да се провери	Главен сопственик на активноста
Нарачката е ослободена, пратката не е подготвена	Достапност на залихи, редици за подигање, капацитет за пакување, задржувања поради адреса	Тим за исполнување на нарачки
Пратката е подготвена, преземањето е пропуштено	Локација за подготовка, резервација на преземање, капацитет на возилото, пристап до рампата	Координатор за испорака и контакт-лице кај превозникот
Преземањето е евидентирано, нема видливо прифаќање	Доказ за предавање, усогласување на пратките, времето на настаните кај превозникот	Координатор за испорака и поддршка на превозникот
Превозникот ја примил пратката, обработката е запрена	Исклучоци кај превозникот, проблеми со рутирањето, усогласеност на пратката	Превозникот, со поддршка од испраќачот

Кај прекуграничните пратки, проверете дали почетното преземање го врши локален транспортен оператор или консолидатор пред пратката да стигне до превозникот прикажан на клиентот. Преземањето од посредникот и прифаќањето од страна на понатамошниот превозник се одделни предавања. Евидентирајте ги двете кога постојат.

Како да се намалат доцнењата при предавање во првата милја

1. Работете наназад од вистинскиот прозорец за преземање

Поставете ги интерните рокови за подигање, пакување и подготовка врз основа на договореното преземање за секоја услуга. Крајниот рок за нарачки што им се прикажува на клиентите не е исто што и најдоцното безбедно време за пакување.

Оставете време за работата што се врши по пакувањето: мерење, проверки на етикетите, сортирање, подготовка на манифестот кога е потребно и преместување до местото за товарење. Користете ги забележаните времиња на обработка за да го одредите тоа време, наместо да применувате произволен универзален бафер.

Ако нарачките редовно стануваат подготвени по преземањето, одлучете дали да го промените крајниот рок за клиентите, да ја започнете работата порано, да го прераспределите персоналот или да организирате поинакво преземање. Пораното печатење етикети нема да реши проблем со физичката подготвеност.

2. Дефинирајте што значи „подготвено за преземање“

Пратката треба да влезе во редицата за подготвени пратки само кога е физички подготвена за предвидената услуга. Корисна листа за проверка вклучува:

• Точните производи се спакувани и пакетот е затворен.
• Адресата за испорака ги поминала проверките соодветни за дестинацијата.
• Етикетата е читлива и е прикачена на точната пратка.
• Потребните податоци и документи за пратката се целосни.
• Пратката се наоѓа во точната зона за подготовка на превозникот и услугата.

Пратките што чекаат исправки чувајте ги во одделна зона за исклучоци. Во спротивно, контролната табла може да прикаже дека пратката е подготвена додека персоналот во магацинот сè уште ги решава нејзината адреса, пакувањето или документацијата.

3. Направете подготовката тешка за погрешно извршување

Одделете ги преземањата според превозник, услуга и поаѓање каде што е соодветно. Јасно означете го релевантното преземање на секој кафез, палета, контејнер или зона за подготовка. Оставете ги видливи непреземените пратки од претходниот ден наместо да ги мешате со денешната работа без ознака за исклучок.

Проверете ги етикетите за оштетено печатење, лошо поставување и спротивставени стари транспортни етикети. Следете ги упатствата на превозникот за пакување и етикетирање за услугата што се користи. Овие проверки не можат да гарантираат веднаш скенирање, но ги отстрануваат пречките што можат да се спречат при идентификацијата и обработката.

4. Усогласете го капацитетот за преземање со вистинскиот состав на пратките

Само бројот на пратки можеби не ги опишува потребите за преземање. Гломазните картони, палетите, барањата за товарење и ограничувањата за пристап можат да влијаат врз тоа дали планираното возило може да преземе сè.

Споделете ги очекуваниот обем и барањата за ракување преку договорениот процес за резервации. За промоции или сезонски промени, однапред потврдете ги аранжманите за преземање наместо да претпоставите дека вообичаениот распоред може да го апсорбира зголемувањето.

Одржувајте резервна постапка за пропуштено или нецелосно преземање. Во зависност од договорот за услугата и локалните можности, тоа може да значи контактирање со диспечерот, организирање друго одобрено преземање или користење овластена локација за предавање. Потврдете ги условите за прифаќање пред да испратите персонал со пратките.

5. Усогласете што било подготвено со она што навистина заминало

При секое преземање, споредете ги пратките подготвени за поаѓање со пратките што биле предадени. Евидентирајте го времето на преземање, превозникот или партнерот за преземање, релевантните идентификатори на пратките и сите пратки што останале.

Кога е достапно, зачувајте потврда издадена од превозникот, потврда за преземање или друг договорен доказ. Разберете го неговиот опфат: потпис со кој се потврдува контејнер или број на пратки можеби не го потврдува секој број за следење во него.

Не претпоставувајте дека затворањето на манифестот го утврдува физичкото чување. Креирањето на манифестот, заминувањето од магацинот и потврдата од превозникот третирајте ги како одделни настани, освен ако конкретниот процес експлицитно не ги поврзува.

6. На исклучоците доделете сопственик и следна активност

Прегледајте ги пратките што го пропуштиле планираното преземање и пратките што го надминале очекуваниот интервал до првиот настан кај превозникот. Поставете ги праговите за преглед користејќи ги обврските за услугата, распоредот за преземање, работните денови и сопствената историја на пратки. Не постои единствен период на чекање што одговара на секој превозник и рута.

За секој исклучок потребни се именуван сопственик, последната потврдена физичка локација, придружни докази, следната активност и време за следење. Групирајте ги исклучоците според серијата на преземање, како и според бројот за следење: цела серија без ажурирања бара поинаква истрага од една пратка што недостасува во серија што инаку се движи.

Мерете ги физичкото предавање и видливоста во следењето одделно

Мал број јасно дефинирани мерки е покорисен од контролна табла полна со двосмислени статуси на испорака.

• Време од подготвеност до предавање: изминато време од физичката подготвеност до документираното преземање или предавање.
• Време од предавање до првиот настан: изминато време од документираното предавање до првиот релевантен настан на прифаќање или обработка кај превозникот.
• Стапка на пропуштени планирани преземања: квалификувани пратки што не заминале при доделеното преземање, поделено со сите пратки доделени на тоа преземање.
• Нерешени исклучоци при предавање: пратки што сè уште чекаат потврдена локација или корективна активност над вашиот интерен праг за преглед.

Одржувајте конзистентни дефиниции на временските ознаки низ системите и земете ги предвид временските зони. Не заменувајте го статусот „исполнето“ на нарачката со физичка подготвеност, освен ако вашиот работен тек ги прави тие настани еквивалентни. Ако вашите податоци не бележат одредена пресвртница, означете ја како непозната наместо да ја заклучувате од креирањето на етикетата.

Споредувајте ги перформансите според магацин, услуга на превозникот, прозорец за преземање и тип на пратка. Прегледувајте ги и типичните перформанси и подолгите доцнења; самиот просек може да сокрие повторлива група пратки што го пропушта преземањето.

Што да им кажете на клиентите кога следењето сè уште не започнало

Пораките до клиентите треба да го опишуваат последниот потврден настан. „Вашата транспортна етикета е креирана“ се разликува од „Вашата пратка е преземена“. Избегнувајте да кажете дека превозникот го има пакетот ако немате доказ за предавање.

Ако преземањето е документирано, но следењето не е ажурирано, објаснете дека пратката е предадена и дека настанот во следењето сè уште се очекува. Наведете следна точка за ажурирање што вашиот тим може да ја исполни, наместо да ветувате време на скенирање што не е под ваша контрола.

Ако пратката не го напуштила магацинот, признајте го доцнењето при испраќањето и наведете ја следната потврдена активност. Јасната комуникација не го отстранува доцнењето, но спречува интерната пресвртница во обработката да стане погрешно ветување за испорака.

ЧПП

Дали „label created“ значи дека превозникот го има мојот пакет?

Не. Тоа обично значи дека информациите за пратката се креирани или испратени електронски. Проверете дали има подоцнежен настан на поседување или движење и побарајте од продавачот да го потврди предавањето ако статусот остане непроменет по очекуваниот период за испраќање.

Може ли пакетот да се движи без првото скенирање за следење?

Да, пратката можеби била преземена пред да стане видлив соодветниот настан. Сепак, таа можност не е доказ за движење. Потврдата за преземање и усогласувањето на пратките обезбедуваат посилна основа за истрага од претпоставката за пропуштено скенирање.

Кој е одговорен за доцнењето во првата милја?

Оперативниот сопственик зависи од местото каде што настанало доцнењето. Тимот за исполнување обично се справува со проблемите со подготвеноста и подготовката; давателот на услугата за преземање се справува со проблемите со преземањето во рамките на својата надлежност. Договорната одговорност е одделно прашање регулирано со применливиот договор и околностите.

Колку долго треба продавачот да чека пред да започне истрага?

Користете го планираното преземање, релевантните упатства на превозникот и очекуваниот распоред на услугата. Истражете го познатото пропуштено преземање кога ќе се случи, наместо да чекате статусот во следењето да се промени. За пратки што веќе се предадени, применете документиран праг за преглед соодветен на услугата и ескалирајте со придружните записи.

Може ли софтверот за следење да ги отстрани доцнењата во првата милја?

Софтверот за следење може да помогне во откривањето на недостасувачки настани и организирањето на следните активности, зависно од неговите можности и примените податоци. Тој не може да спакува пратка, да обезбеди капацитет за преземање или да воспостави чување само со прикажување број за следење. Видливоста ја поддржува оперативната поправка; не ја заменува.

Извори

Референците на превозниците подолу ја поддржуваат разликата меѓу електронските информации за пратката и физичкиот напредок на пратката. Препораките за работниот тек и мерењето погоре се оперативни насоки, а не универзални барања на превозниците.

• UPS: Разбирање на статусот на следење — објаснувања за креирањето етикета и последователните статуси на пратката.
• USPS: Каде е мојот пакет? — насоки за пораките во следењето, вклучувајќи статуси пред испраќање и поврзани со прифаќањето.
• USPS Tracking: Основи — објаснување на информациите за следење и ажурирањата на пратката.