Pirmosios mylios pristatymas: kas tai yra ir kaip sumažinti perdavimo vėlavimus

Pirmosios mylios pristatymas – tai pradinis prekių judėjimas iš jų kilmės vietos į logistikos tinklą. Elektroninės prekybos pardavėjui tai paprastai reiškia supakuoto užsakymo perkėlimą iš sandėlio ar užsakymų vykdymo vietos į vežėjo tinklą. Norėdami sumažinti perdavimo vėlavimus, atskirkite užsakymo paruošimą, fizinį paėmimą ir vežėjo priėmimą į išmatuojamus etapus, tada pašalinkite problemą konkrečiame etape, kuriame siuntos laukia.

Praktinis iššūkis yra tas, kad siuntimo etiketės sukūrimas, siuntos perdavimas ir pirmojo sekimo įrašo atsiradimas yra skirtingi įvykiai. Laikant juos vienu etapu, sunkiau nustatyti vėlavimus, priskirti atsakomybę ir pateikti klientams tikslius atnaujinimus.

Kur prasideda ir baigiasi pirmoji mylia

Pirmosios mylios ribos priklauso nuo aptariamos tiekimo grandinės. Pirkimų srityje tai gali reikšti judėjimą nuo tiekėjo ar gamybos vietos iki sandėlio. Išsiunčiamų elektroninės prekybos užsakymų vykdymo srityje tai paprastai reiškia judėjimą nuo pardavėjo užsakymų vykdymo vietos iki pradinio vežėjo paėmimo ar apdorojimo punkto.

Šiame vadove daugiausia dėmesio skiriama išsiunčiamoms elektroninės prekybos siuntoms, kuriose perdavimo vėlavimus gali sumažinti sandėlio vadovai, užsakymų vykdymo komandos, siuntimo koordinatoriai ir vežėjo paskyros kontaktiniai asmenys.

• Pirmoji mylia: pradinis paėmimas ir judėjimas į pristatymo tinklą.
• Vidurinė mylia: judėjimas tarp objektų, pavyzdžiui, pervežimas tarp rūšiavimo centrų.
• Paskutinė mylia: judėjimas nuo vietinio pristatymo objekto iki gavėjo.

Tai yra veiklos aprašymai, o ne visuotinės sutartinės ribos. Vežėjas, konsolidatorius ir užsakymų vykdymo paslaugų teikėjas gali skirtingai apibrėžti savo atsakomybę. Veiklos rezultatų ataskaitoms dokumentuokite savo pradžios ir pabaigos įvykius, o ne remkitės vien terminu „pirmoji mylia“.

Naudinga pradžia – matuoti laiką nuo siuntos parengimo paėmimui iki užfiksuoto vežėjo priėmimo. Atskirai matuokite laiką iki pirmojo matomo priėmimo ar apdorojimo įvykio. Taip fizinis judėjimas atskiriamas nuo sekimo matomumo.

Siuntimo etiketė nėra perdavimo įrodymas

Sekimo numeris gali būti sukurtas prieš siuntai išvykstant iš sandėlio. Elektroninė siuntos informacija informuoja vežėją apie numatomą siuntą, tačiau pati savaime nepatvirtina, kad vežėjas gavo fizinį paketą.

UPS oficialiose sekimo rekomendacijose skiria būseną „Label Created“ nuo vėlesnių judėjimo būsenų. USPS taip pat savo siuntų būsenų rekomendacijose skiria informaciją apie pasirengimą siųsti nuo su siuntos turėjimu susijusių įvykių. Šie skirtumai svarbūs, nes etiketės sukūrimo laiko žyma nėra tinkamas paėmimo įrašo pakaitalas.

Tuo pat metu trūkstamas priėmimo įrašas galutinai neįrodo, kad siunta tebėra pas pardavėją. Sekimo informacija dar gali neatspindėti fizinio perdavimo. Situaciją vertinkite naudodami daugiau nei viešą sekimo puslapį:

• Ar siunta buvo supakuota ir paruošta prieš paėmimo terminą?
• Ar sandėlis turi faktinį išvykimo arba perdavimo įrašą?
• Ar tame įraše nurodyta ši siunta, ar tik didesnė siuntų partija?
• Ar vežėjas patvirtino gavimą arba pranešė apie paėmimo išimtį?
• Ar kitos tos pačios siuntos siuntos rodo judėjimą?

Redakcinė rekomendacija: naudokite sekimo informaciją siuntoms, kurias reikia ištirti, nustatyti, o perdavimo įrodymus – saugojimui patvirtinti. Nei etiketė, nei bendras siuntų manifestas neturėtų būti automatiškai laikomi įrodymu, kad kiekviena jame nurodyta siunta buvo paimta.

Prieš keisdami procesą raskite laukimo vietą

Teiginys „vežėjas dirba lėtai“ nėra naudinga diagnozė, jei siunta nebuvo paimta todėl, kad pakavimas baigtas per vėlai. Taip pat sandėlio darbuotojų darbo keitimas nepašalins pasikartojančios paėmimo pajėgumo problemos. Pradėkite nuo paprasto įvykių žemėlapio.

Nustatytas tarpas	Ką patikrinti	Pagrindinis atsakingas už veiksmą
Užsakymas išleistas, siunta neparuošta	Atsargų prieinamumą, komplektavimo eiles, pakavimo pajėgumą, adreso sulaikymus	Užsakymų vykdymo komanda
Siunta paruošta, paėmimas praleistas	Paruošimo vietą, paėmimo užsakymą, transporto priemonės pajėgumą, prieigą prie pakrovimo rampos	Siuntimo koordinatorius ir vežėjo kontaktinis asmuo
Paėmimas užfiksuotas, matomo priėmimo nėra	Perdavimo įrodymus, siuntų sutikrinimą, vežėjo įvykio laiką	Siuntimo koordinatorius ir vežėjo pagalbos tarnyba
Vežėjas gavo siuntą, apdorojimas sustojo	Vežėjo išimtis, maršrutizavimo problemas, siuntos atitiktį reikalavimams	Vežėjas, padedamas siuntėjo

Tarptautinėms siuntoms patikrinkite, ar pradinį paėmimą atlieka vietinis transporto paslaugų teikėjas arba konsolidatorius, prieš siuntai pasiekiant klientui nurodytą vežėją. Tarpininko paėmimas ir tolesnio vežėjo priėmimas yra atskiri perdavimai. Kai jie egzistuoja, užregistruokite abu.

Kaip sumažinti pirmosios mylios perdavimo vėlavimus

1. Planuokite atgal nuo tikrojo paėmimo lango

Vidaus komplektavimo, pakavimo ir paruošimo terminus nustatykite pagal kiekvienos paslaugos paėmimo susitarimą. Klientams skelbiamas užsakymų pateikimo terminas nėra toks pats kaip vėliausias saugus pakavimo laikas.

Palikite laiko darbams, atliekamiems po pakavimo: svėrimui, etikečių patikrai, rūšiavimui, manifesto parengimui, kai jo reikia, ir perkėlimui į pakrovimo zoną. Šį rezervą nustatykite pagal stebimą apdorojimo laiką, o ne taikydami atsitiktinį universalų buferį.

Jei užsakymai reguliariai paruošiami po paėmimo, nuspręskite, ar keisti klientams taikomą pateikimo terminą, pradėti darbus anksčiau, perskirstyti darbuotojus ar organizuoti kitokį paėmimą. Ankstesnis etikečių spausdinimas neišspręs fizinio parengimo problemos.

2. Apibrėžkite, ką reiškia „paruošta paėmimui“

Siunta į paruoštų siuntų eilę turėtų patekti tik tada, kai ji fiziškai parengta numatytai paslaugai. Naudingas kontrolinis sąrašas apima:

• Supakuotos tinkamos prekės, o pakuotė užklijuota.
• Siuntimo adresas patikrintas pagal paskirties vietai taikomus reikalavimus.
• Etiketė įskaitoma ir pritvirtinta prie tinkamos siuntos.
• Užpildyti visi reikalingi siuntos duomenys ir dokumentai.
• Siunta yra tinkamo vežėjo ir paslaugos paruošimo zonoje.

Siuntas, kurioms reikia pataisymų, laikykite atskiroje išimčių zonoje. Priešingu atveju valdymo skydelyje siunta gali būti rodoma kaip paruošta, nors sandėlio darbuotojai dar tvarko jos adresą, pakuotę ar dokumentus.

3. Padarykite, kad paruošimo zonoje būtų sunku suklysti

Jei reikia, atskirkite paėmimus pagal vežėją, paslaugą ir išvykimą. Ant kiekvieno vežimėlio, padėklo, konteinerio ar paruošimo zonos aiškiai nurodykite atitinkamą paėmimą. Vakarykštes nepaimtas siuntas laikykite matomas, o ne maišykite su šiandienos darbu be išimties žymos.

Patikrinkite, ar etiketės nėra pažeistos, blogai pritvirtintos arba ant jų nėra prieštaraujančių senų siuntimo etikečių. Laikykitės naudojamai paslaugai taikomų vežėjo pakavimo ir ženklinimo instrukcijų. Šie patikrinimai negarantuoja neatidėliotino skenavimo, tačiau pašalina išvengiamas atpažinimo ir apdorojimo kliūtis.

4. Suderinkite paėmimo pajėgumą su tikruoju siuntų mišiniu

Vien siuntų skaičius gali neatskleisti paėmimo poreikių. Didelės dėžės, padėklai, pakrovimo reikalavimai ir prieigos apribojimai gali turėti įtakos tam, ar suplanuota transporto priemonė galės paimti viską.

Numatomą kiekį ir tvarkymo reikalavimus pateikite per sutartą užsakymo procesą. Prieš akcijas ar sezoninius pokyčius iš anksto patvirtinkite paėmimo susitarimus, o ne manykite, kad įprastas grafikas atlaikys padidėjimą.

Turėkite atsarginę procedūrą praleistam arba nebaigtam paėmimui. Priklausomai nuo paslaugos sutarties ir vietinių galimybių, tai gali reikšti susisiekimą su dispečerine, kito patvirtinto paėmimo organizavimą arba įgaliotos pristatymo vietos naudojimą. Prieš siųsdami darbuotojus su siuntomis, patvirtinkite priėmimo sąlygas.

5. Sutikrinkite, kas buvo paruošta, su tuo, kas iš tikrųjų išvyko

Kiekvieno paėmimo metu palyginkite išvykimui paruoštas siuntas su perduotomis siuntomis. Užregistruokite paėmimo laiką, vežėją arba paėmimo partnerį, susijusius siuntų identifikatorius ir visas likusias siuntas.

Jei įmanoma, saugokite vežėjo išduotą kvitą, paėmimo patvirtinimą ar kitą sutartą įrodymą. Supraskite jo apimtį: parašas, patvirtinantis konteinerį ar siuntų skaičių, gali nepatvirtinti kiekvieno jame esančio sekimo numerio.

Nemanykite, kad manifesto uždarymas patvirtina fizinę globą. Manifesto sukūrimą, išvykimą iš sandėlio ir vežėjo patvirtinimą laikykite atskirais įvykiais, nebent konkretus procesas juos aiškiai susieja.

6. Paskirkite išimtims atsakingą asmenį ir kitą veiksmą

Peržiūrėkite siuntas, kurios praleido suplanuotą paėmimą, ir siuntas, kurių laikas iki pirmojo vežėjo įvykio viršijo numatytą intervalą. Peržiūros ribas nustatykite pagal paslaugų įsipareigojimus, paėmimo grafikus, darbo dienas ir savo siuntų istoriją. Nėra vieno laukimo laikotarpio, tinkamo visiems vežėjams ir maršrutams.

Kiekvienai išimčiai reikia nurodyto atsakingo asmens, paskutinės patvirtintos fizinės vietos, patvirtinančių įrodymų, kito veiksmo ir tolesnės peržiūros laiko. Grupuokite išimtis pagal paėmimo partiją ir sekimo numerį: visai partijai nerodant atnaujinimų reikia kitokio tyrimo nei vienai siuntai dingus iš kitaip judančios partijos.

Fizinį perdavimą ir sekimo matomumą matuokite atskirai

Nedidelis aiškiai apibrėžtų rodiklių rinkinys yra naudingesnis nei valdymo skydelis, pilnas dviprasmiškų siuntimo būsenų.

• Laikas nuo parengimo iki perdavimo: praėjęs laikas nuo fizinio parengimo iki užfiksuoto paėmimo ar pristatymo.
• Laikas nuo perdavimo iki pirmojo įvykio: praėjęs laikas nuo užfiksuoto perdavimo iki pirmojo atitinkamo vežėjo priėmimo ar apdorojimo įvykio.
• Praleistų suplanuotų paėmimų rodiklis: tinkamos siuntos, kurios neišvyko per joms priskirtą paėmimą, padalytos iš visų tam paėmimui priskirtų siuntų.
• Neišspręstos perdavimo išimtys: siuntos, kurioms pasibaigus jūsų vidaus peržiūros ribai vis dar nėra patvirtintos vietos ar taisomojo veiksmo.

Laiko žymų apibrėžimus visose sistemose išlaikykite nuoseklius ir atsižvelkite į laiko juostas. Užsakymo būsenos „įvykdytas“ nepakeiskite fiziniu parengimu, nebent jūsų procesas šiuos įvykius daro lygiaverčius. Jei jūsų duomenyse nėra įrašo apie etapą, pažymėkite jį kaip nežinomą, o ne spręskite apie jį pagal etiketės sukūrimą.

Palyginkite rezultatus pagal sandėlį, vežėjo paslaugą, paėmimo langą ir siuntos tipą. Peržiūrėkite tiek įprastus rezultatus, tiek ilgesnius vėlavimus; vien vidurkis gali paslėpti pasikartojančią siuntų grupę, kuri praleidžia paėmimą.

Ką pasakyti klientams, kai sekimas dar neprasidėjo

Klientų pranešimai turėtų apibūdinti paskutinį patvirtintą įvykį. „Jūsų siuntimo etiketė sukurta“ skiriasi nuo „Jūsų siunta paimta“. Nesakykite, kad vežėjas turi paketą, nebent turite perdavimo įrodymų.

Jei paėmimas užfiksuotas, bet sekimo informacija neatnaujinta, paaiškinkite, kad siunta perduota ir sekimo įvykis dar laukiamas. Nurodykite kitą atnaujinimo momentą, kurio jūsų komanda gali laikytis, o ne žadėkite nuo jūsų nepriklausantį nuskaitymo laiką.

Jei siunta neišvyko iš sandėlio, pripažinkite išsiuntimo vėlavimą ir nurodykite kitą patvirtintą veiksmą. Aiški komunikacija vėlavimo nepašalina, tačiau neleidžia vidaus apdorojimo etapui tapti klaidinančiu pristatymo pažadu.

DUK

Ar „label created“ reiškia, kad vežėjas turi mano paketą?

Ne. Paprastai tai reiškia, kad siuntos informacija sukurta arba išsiųsta elektroniniu būdu. Ieškokite vėlesnio turėjimo ar judėjimo įvykio ir paprašykite pardavėjo patikrinti perdavimą, jei būsena nesikeičia ilgiau nei tikėtinas išsiuntimo laikotarpis.

Ar paketas gali judėti be pirmojo sekimo įrašo?

Taip, siunta galėjo būti paimta prieš tampant matomam atitinkamam įvykiui. Tačiau ši galimybė nėra judėjimo įrodymas. Paėmimo patvirtinimas ir siuntų sutikrinimas suteikia tvirtesnį pagrindą tyrimui nei prielaida apie praleistą nuskaitymą.

Kas atsakingas už pirmosios mylios vėlavimą?

Veiklos atsakingas asmuo priklauso nuo to, kur įvyko vėlavimas. Užsakymų vykdymo komanda paprastai tvarko parengimo ir paruošimo zonos problemas; paėmimo paslaugų teikėjas tvarko jo atsakomybės sričiai priklausančias paėmimo problemas. Sutartinė atsakomybė yra atskiras klausimas, reglamentuojamas taikomos sutarties ir aplinkybių.

Kiek laiko pardavėjas turėtų laukti prieš pradėdamas tyrimą?

Vadovaukitės suplanuotu paėmimu, atitinkamomis vežėjo rekomendacijomis ir numatomu paslaugos grafiku. Apie žinomą praleistą paėmimą pradėkite tirti jam įvykus, o ne laukite, kol pasikeis sekimo informacija. Jau perduotoms siuntoms taikykite dokumentuotą, paslaugai tinkamą peržiūros ribą ir eskaluokite kartu su patvirtinančiais įrašais.

Ar sekimo programinė įranga gali pašalinti pirmosios mylios vėlavimus?

Sekimo programinė įranga, priklausomai nuo jos galimybių ir gaunamų duomenų, gali padėti aptikti trūkstamus įvykius ir organizuoti tolesnius veiksmus. Ji negali supakuoti siuntos, suteikti paėmimo pajėgumo ar vien rodydama sekimo numerį nustatyti globos. Matomumas padeda išspręsti veiklos problemą, tačiau jos nepakeičia.

Šaltiniai

Toliau pateiktos nuorodos į vežėjų šaltinius pagrindžia skirtumą tarp elektroninės siuntos informacijos ir fizinio siuntos judėjimo. Pirmiau pateiktos darbo eigos ir matavimo rekomendacijos yra veiklos gairės, o ne visuotiniai vežėjų reikalavimai.

• UPS: Understanding Tracking Status — etiketės sukūrimo ir vėlesnių siuntos būsenų paaiškinimai.
• USPS: Where Is My Package? — sekimo pranešimų, įskaitant pasirengimo siųsti ir su priėmimu susijusias būsenas, gairės.
• USPS Tracking: The Basics — sekimo informacijos ir siuntos atnaujinimų paaiškinimas.