Електронски систем за нарачки (Eos)
Што е електронски систем за нарачки (EOS)?
Електронски систем за нарачки (EOS) е компјутерски систем што се користи за креирање, примање, евидентирање и пренесување на нарачки за стоки или услуги. Во малопродажбата, е-трговијата и операциите на синџирот на снабдување, тој ги заменува или дополнува хартиените обрасци, телефонските нарачки и рачното повторно внесување, така што ги евидентира информациите за нарачките електронски и ги прави достапни за страните или апликациите одговорни за нивната обработка.
Терминот се појавува и како electronic ordering system. Неговиот опсег зависи од деловниот контекст: може да опишува апликација за дополнување на залихите кај малопродажен трговец, портал за нарачки на добавувач или функција за внесување на нарачки во рамките на поголема деловна платформа. Самиот назив не утврдува фиксен сет на можности. EOS може да се поврзе со системи за залихи, плаќања, магацин и транспорт, но таквите поврзувања не треба да се претпоставуваат.
Улогата во е-трговијата и синџирите на снабдување
EOS работи во точката каде што потребата за набавка станува структурирана деловна инструкција. Потрошувачот може да поднесе нарачка преку онлајн наплата, додека купувачот во малопродажбата може да нарача залиха за замена преку портал на добавувачот. Во двата случаи, системот евидентира што се бара, во која количина, од кого и под кои услови за испорака и комерцијални услови.
Електронската нарачка не е физичката пратка. Таа е информација што може да започне подоцнежни активности, вклучително проверки на достапност, прифаќање на нарачката, распределба на залихи, собирање, пакување и испраќање. Овие активности може да се одвиваат во истата апликација или во одделни поврзани системи.
Електронското нарачување исто така не значи нужно веб-страница. Нарачките може да се внесуваат преку интерен екран за набавки, да се прикачуваат од датотека, да се разменуваат преку програмски интерфејс за апликации (API) или да се пренесуваат со користење на електронска размена на податоци (EDI). Стандардите како UN/EDIFACT и GS1 EDI обезбедуваат структури за размена на деловни пораки; тие не се целосни апликации за нарачување.
Како функционира електронскиот систем за нарачки
Следната низа е илустративен работен тек, а не задолжителна техничка спецификација. Редоследот и деталноста на проверките зависат од трансакцијата, комерцијалниот договор и дизајнот на системот.
- Собирање на барањето. Купувачот или друга апликација ги доставува идентификаторите на производите, количините, податоците за купувачот и барањата за испорака. Системот создава запис што може да се користи како референца во текот на обработката.
- Проверка на информациите. Системот може да ги провери задолжителните полиња, препознаените кодови на производи, дозволените количини, форматите на адреси и дозволите на сметката. Проверката потврдува дека информациите ги исполнуваат дефинираните правила; таа не потврдува нужно дека продавачот може да го исполни барањето.
- Проверка на комерцијалните услови и залихите. Кога се достапни поврзани податоци, апликацијата може да ги провери цените, договорените услови, достапноста на залихите, статусот на плаќањето или одобрувањето на кредитот. За некои проверки може да биде потребна човечка проценка.
- Пренесување или насочување на нарачката. Барањето се испраќа до добавувачот или до соодветната интерна апликација. Системот што го прима може да ја преведе дојдовната порака во сопствен формат на запис.
- Евидентирање на одговорот. Продавачот може да ја прифати, одбие или предложи промена на нарачката. Техничката потврда на приемот потврдува дека пораката пристигнала; таа не треба автоматски да се толкува како комерцијално прифаќање.
- Проследување на прифатените информации до исполнувањето. Прифатените ставки на нарачката може да станат влезни податоци за распределба, ослободување од магацин или исполнување од страна на добавувачот. Една нарачка може да резултира со повеќе пратки, а некои ставки може да останат неисполнети.
- Одржување на последователните промени. Измените, откажувањата, заостанатите нарачки и ажурирањата на исполнувањето треба да останат поврзани со точната нарачка и ставки. Дали овие активности се поддржани зависи од имплементацијата.
Клучна контрола е разликувањето помеѓу поднесување, прием, прифаќање и исполнување. Третирањето на овие поими како заменливи може да создаде погрешни пораки до клиентите или оперативни грешки. Појавувањето на нарачката на екранот само по себе не докажува дека залихата е резервирана или дека превозникот примил пратка.
Информации што може да ги содржи записот за нарачката
Задолжителните полиња варираат во зависност од трансакцијата. Следните групи ги објаснуваат информациите потребни за практична обработка на нарачките, наместо да дефинираат универзален стандард за податоци на EOS.
| Група информации | Примерни полиња | Оперативна цел |
|---|---|---|
| Идентификација на нарачката | Референца на нарачката, датум на креирање, референца на купувачот | Ја разликува трансакцијата и го поддржува усогласувањето. |
| Трговски страни | Купувач, продавач, страна за наплата, примател на испораката | Ги идентификува вклучените организации или лица. |
| Ставки на нарачката | Идентификатор на производот, количина, мерна единица | Ги наведува бараните стоки и количини. |
| Комерцијални информации | Валута, договорена цена, услови за плаќање | Ја евидентира комерцијалната основа на барањето. |
| Барања за испорака | Адреса за испорака, баран датум на испорака, упатство за услугата | Обезбедува упатства за планирање на исполнувањето. |
| Референци за обработка | Статус на прифаќање, референца на ревизијата, поврзана референца на пратката | Ја поврзува нарачката со подоцнежните активности и записи. |
Конзистентните идентификатори се подеднакво важни како и присуството на полињата. На пример, количина од десет е двосмислена ако една апликација ја толкува како десет поединечни единици, а друга како десет пакувања. Затоа, идентификаторите на производите, мерните единици, записите за адреси и кодовите на валутите бараат договорено толкување во поврзаните системи.
Поврзани системи и технички поими
Електронското нарачување се преклопува со неколку деловни функции. Разликите подолу го опишуваат нивниот фокус, а не строгите граници помеѓу софтверските производи. Една платформа може да извршува неколку од овие функции.
| Термин | Главен фокус | Однос со EOS |
|---|---|---|
| Систем за управување со нарачки (OMS) | Управување со нарачките преку прифаќање, распределба, исполнување и исклучоци. | EOS може да обезбедува внесување на нарачки, додека OMS го координира поширокиот животен циклус на нарачката. |
| Електронска размена на податоци (EDI) | Размена на структурирани деловни пораки помеѓу системи. | EDI може да пренесува нарачки за набавка и поврзани документи; тој самиот не е целиот процес на нарачување. |
| Планирање на ресурсите на претпријатието (ERP) | Поврзување на деловните записи и процеси, како што се набавките, залихите и сметководството. | Електронското нарачување може да биде функција на ERP или надворешна апликација поврзана со него. |
| Систем за управување со магацин (WMS) | Контролирање на магацинските активности и движењата на залихите. | WMS може да прима инструкции за исполнување изведени од прифатените нарачки. |
| Нарачка за набавка | Деловен документ што ја наведува бараната набавка на купувачот. | Нарачката за набавка е документ што EOS може да го креира или пренесува, а не самиот систем. |
API и EDI не се нужно алтернативи на исто ниво. API опишува програмски интерфејс, додека EDI се однесува на размена на структурирани деловни документи. Интеграцијата може да користи API за пренос на документ форматиран со EDI. Практичните прашања се кои информации се разменуваат, како се зачувува нивното значење и како се обработуваат одговорите и грешките.
Употреба во прекуграничната е-трговија
Прекуграничното нарачување додава барања за податоци и координација, но не ја менува основната цел на EOS. На продавачот му се потребни употребливи информации за нарачката пред да организира меѓународно исполнување. Релевантните детали може да ги вклучуваат земјата на дестинација, информациите за примателот, валутата на трансакцијата, описот на производот и упатствата за испорака.
Не секое поле поврзано со царината треба да го внесе купувачот. Некои информации може да потекнуваат од главните податоци за производот или од подоцнежните процеси на испорака. Сепак, недостасувањето или неточноста на описите на производите, вредностите или информациите за потеклото може да бара исправка пред да се подготви документацијата за пратката.
Електронската нарачка не е царинска декларација. Информациите за нарачката може да придонесат кон комерцијална фактура или декларација, но може да бидат потребни дополнителни податоци и проверки. Моделот на податоци на Светската царинска организација ги опфаќа усогласените барања за регулаторни податоци во прекуграничниот сообраќај; тој не треба да се третира како универзална спецификација за внесување нарачки во е-трговијата.
На пример, малопродажен трговец може да прими странска нарачка што содржи два производи. Еден производ може да биде веднаш достапен, додека другиот бара дополнување на залихите. Системот за нарачки го евидентира барањето на клиентот, но последователните процеси мора да утврдат дали нарачката треба да се задржи или да се создадат одделни пратки. Сите референци на пратки треба да останат поврзани со соодветните ставки на нарачката, за делумното исполнување да не се помеша со завршувањето на целата нарачка.
Оперативни контроли и ограничувања
Електронското евидентирање може да го намали повторното рачно внесување кога информациите се пренесуваат помеѓу системите без повторно внесување. Тоа не гарантира точни залихи, точни цени, успешна испорака или исполнување без грешки. Неточните изворни податоци може да се движат низ автоматизиран процес исто толку лесно како и точните податоци.
При проценување на EOS или истражување на интеграција, корисните проверки вклучуваат:
- Обработка на дупликати: Дали процесот што го прима може да препознае повторено поднесување без создавање ненамерна втора нарачка?
- Значење на статусите: Дали техничкиот прием, комерцијалното прифаќање, потврдата на плаќањето и испраќањето се јасно разликуваат?
- Мапирање на податоците: Дали кодовите на производите, единиците, валутите и полињата за адреси го задржуваат своето значење низ апликациите?
- Обработка на исклучоци: Дали одбиените пораки, недостапните ставки и невалидните полиња им се видливи на лицата одговорни за решавање?
- Контрола на промените: Дали корисниците можат да ја идентификуваат тековната верзија на нарачката и да утврдат дали откажувањето пристигнало пред обработката во магацинот?
- Пристап и следливост: Дали деловниот субјект може да утврди кој поднел или изменил нарачка и да ги ограничи чувствителните активности на овластени корисници?
Ова се прашања за проценка, а не можности загарантирани со терминот EOS. Нивната важност зависи од деловниот процес, обемот на трансакциите и последиците од неточна нарачка.
ЧПП
Што значи EOS во е-трговијата?
Во овој контекст, EOS значи електронски систем за нарачки или електронски систем за нарачување: софтвер што се користи за електронско евидентирање и комуницирање на нарачки. Неговиот прецизен опсег треба да се провери во документацијата каде што се појавува терминот.
Дали EOS е исто што и систем за управување со нарачки?
Не нужно. Електронското нарачување го нагласува внесувањето и пренесувањето на нарачката. Управувањето со нарачки може да опфаќа распределба, исполнување, промени и исклучоци. Една апликација може да ги обезбедува двете функции.
Дали електронската нарачка потврдува дека стоката е испратена?
Не. Поднесувањето и прифаќањето се одделни од испраќањето. Потврдата за испорака бара информации од процесот на исполнување или испорака, а не само постоење на запис за нарачката.
Дали EOS бара EDI?
Не. EOS може да користи портал, API, размена на датотеки, EDI или комбинација од методи. EDI обезбедува структурирана размена на пораки таму каде што е имплементиран.
Извори
- Економска комисија на Обединетите нации за Европа: Вовед во UN/EDIFACT — Го поддржува објаснувањето на стандардизираната електронска размена на деловни податоци, наместо да го дефинира EOS како посебна категорија софтвер.
- GS1: Електронска размена на податоци — Ја поддржува улогата на стандардизираните деловни пораки во нарачувањето, испораката и поврзаните трговски процеси.
- Светска царинска организација: Модел на податоци на WCO — Ја поддржува разликата помеѓу информациите за комерцијалната нарачка и усогласените барања за податоци за прекуграничните регулаторни постапки.
