Come monitorare i resi internazionali dalla richiesta alla ricezione in magazzino
Per tracciare accuratamente un reso internazionale, segui il pacco attraverso cinque fasi distinte: richiesta di reso, autorizzazione, accettazione da parte del corriere, movimentazione transfrontaliera e ricezione in magazzino. La richiesta di reso viene generalmente registrata nel sistema del commerciante per gli ordini o i resi, mentre la movimentazione fisica del pacco viene tracciata dal corriere utilizzando un'etichetta di reso o un numero di spedizione.
Un processo affidabile collega questi due dati. Senza questo collegamento, un reso può risultare approvato ma essere ancora in attesa di consegna al corriere, oppure può raggiungere il Paese di destinazione senza essere associato all'ordine originale.
Cronologia del tracciamento del reso
I resi internazionali generano spesso diversi tipi di eventi. Alcuni vengono creati dal rivenditore o dalla piattaforma per i resi, mentre altri provengono dall'operatore postale, dal corriere espresso, dall'autorità doganale o dal magazzino ricevente.
| Fase | Registrazione tipica | Cosa verificare |
|---|---|---|
| Reso richiesto | Pratica di reso, numero d'ordine, motivo | La richiesta è stata inviata ed è collegata all'ordine corretto |
| Reso autorizzato | Approvazione, istruzioni o autorizzazione alla restituzione della merce | Il cliente dispone di una destinazione e di un metodo di reso validi |
| Etichetta creata | Numero di tracciamento del reso o ID dell'etichetta | Il numero è associato a questo reso, non all'ordine in uscita |
| Accettazione da parte del corriere | Scansione di accettazione o primo evento di movimentazione | Il pacco è entrato nella rete del corriere |
| Movimentazione internazionale | Eventi di esportazione, transito, importazione o dogana | Il pacco sta seguendo il percorso previsto |
| Ricezione in magazzino | Scansione in entrata, ispezione o registrazione della ricezione | Il magazzino ha ricevuto fisicamente e identificato l'articolo |
Un evento di consegna del corriere non equivale sempre a una ricezione in magazzino. Una spedizione può essere consegnata a un edificio, a un punto di consolidamento o a una struttura logistica di terze parti prima che il team dei resi scansioni l'articolo e lo registri nell'inventario.
Passaggio 1: registrare la richiesta di reso
Inizia dalla registrazione dell'ordine originale. Acquisisci il numero d'ordine, l'identificativo del cliente o dell'acquirente, l'articolo o SKU, la quantità, il motivo del reso, la data della richiesta, il Paese di destinazione e la soluzione richiesta, come rimborso, cambio o sostituzione.
Non considerare una richiesta come prova che un pacco sia stato spedito. A questo punto potrebbe non esserci alcun numero di tracciamento del corriere. Lo stato corretto è uno stato del reso come richiesto o in attesa di autorizzazione.
Passaggio 2: confermare l'autorizzazione e le istruzioni per il reso
Dopo aver esaminato la richiesta, registra se il reso è approvato, rifiutato o in attesa di ulteriori informazioni. Se approvato, conserva l'indirizzo di reso, le istruzioni per l'etichetta, i requisiti dell'imballaggio, le istruzioni doganali e qualsiasi scadenza prevista dalla politica del commerciante.
I resi internazionali richiedono particolare attenzione perché la destinazione del reso può differire dal luogo di spedizione originale. Al cliente potrebbe essere chiesto di inviare il pacco a un centro di elaborazione regionale invece che all'indirizzo aziendale registrato del venditore. Utilizza l'indirizzo e le istruzioni emessi per quello specifico reso.
Passaggio 3: acquisire il numero di tracciamento corretto
Salva il numero di tracciamento non appena viene emessa l'etichetta di reso e identifica il corriere o l'operatore postale che lo accetterà. Mantieni separato il numero di tracciamento della spedizione in uscita da quello del reso. Descrivono percorsi diversi e possono essere gestiti da corrieri diversi.
La creazione di un'etichetta non dimostra che il pacco sia entrato nella rete. Attendi un evento di accettazione o di prima scansione del corriere prima di descrivere il reso come spedito. I portali dei corrieri come USPS Tracking, DHL Tracking e Royal Mail Tracking possono essere utili quando il corriere responsabile è noto.
Passaggio 4: tracciare il percorso transfrontaliero
Esamina il reso sia a livello di spedizione sia a livello di eccezione. Gli eventi importanti possono includere accettazione, partenza dal Paese di origine, elaborazione dell'esportazione, arrivo in un Paese di transito, elaborazione dell'importazione, ritardo doganale, consegna a un operatore locale, tentata consegna e consegna.
La formulazione degli eventi e la frequenza delle scansioni variano in base al corriere, al percorso, al servizio e agli accordi di consegna. Un periodo senza nuove scansioni non dimostra di per sé che un pacco sia andato perso. Prima di procedere con un'escalation, verifica l'ultima posizione confermata, la pagina di tracciamento del corriere, le condizioni di servizio previste e qualsiasi problema doganale o relativo all'indirizzo.
Per le spedizioni gestite da più corrieri, una piattaforma di tracciamento come 17TRACK può offrire un unico punto in cui controllare gli eventi di tracciamento quando il corriere è supportato. Utilizza i dati del corriere come riferimento principale per una richiesta formale o una controversia.
Passaggio 5: distinguere la consegna dalla ricezione in magazzino
Quando il tracciamento mostra la consegna, aggiorna il reso a consegnato a destinazione invece di contrassegnarlo automaticamente come ricevuto a magazzino. Il magazzino ricevente dovrebbe creare un proprio evento di entrata contenente la data di consegna, l'identificativo del pacco, il riferimento dell'ordine o del reso, le condizioni dell'imballaggio e il risultato a livello di articolo, se disponibile.
Gli stati di magazzino utili includono:
- Consegnato, in attesa di presa in carico: il corriere segnala la consegna, ma il magazzino non ha completato la scansione di ricezione.
- Ricevuto, ispezione in sospeso: il magazzino ha identificato il pacco, ma non ha completato l'ispezione del prodotto.
- Ricezione parziale: il pacco è arrivato, ma la quantità o il contenuto non corrispondono alla registrazione del reso.
- Ricevuto e approvato: l'articolo ha superato il processo di ricezione o ispezione applicabile.
- Eccezione: il pacco o il suo contenuto richiedono un'indagine.
Questa distinzione previene rimborsi prematuri, aggiornamenti errati dell'inventario e controversie evitabili con i clienti.
Come indagare su un reso che sembra bloccato
Utilizza l'ultimo evento confermato per decidere cosa fare successivamente. L'azione corretta dipende dal punto in cui il processo si è interrotto.
- Nessuna etichetta o numero di tracciamento: conferma se il reso è stato autorizzato e se il cliente ha ricevuto le istruzioni di spedizione.
- Etichetta creata ma nessuna scansione di accettazione: chiedi se il pacco è stato consegnato al corriere e verifica il numero dell'etichetta e il corriere.
- Accettato ma senza movimentazione internazionale: controlla la struttura di origine, il tipo di servizio, l'elaborazione dell'esportazione e qualsiasi problema relativo all'indirizzo o alla documentazione.
- Fermo in dogana: esamina il messaggio di eccezione del corriere e richiedi le informazioni o il pagamento specificamente necessari. Non presumere il motivo basandoti soltanto sull'assenza di scansioni.
- Consegnato ma non ricevuto dal magazzino: fornisci la registrazione della consegna, il numero del pacco e il riferimento del reso al magazzino o al team di ricezione del 3PL.
- Ricevuto ma articolo non associato: confronta il numero d'ordine, l'autorizzazione al reso, la distinta di imballaggio, lo SKU, la quantità e le fotografie del pacco, se disponibili.
Una registrazione pratica del tracciamento dei resi
Per ogni reso, mantieni un'unica cronologia invece di note separate nelle email, nel portale del corriere e nel sistema di magazzino. Come minimo, registra:
- Numero d'ordine originale e riferimento del reso
- Stato dell'autorizzazione al reso
- Corriere del reso e numero di tracciamento
- Paese e struttura associati all'ultimo evento
- Data e ora e formulazione esatta dell'ultimo evento del corriere
- Eccezioni doganali o di consegna
- Eventi di consegna, presa in carico, ispezione e destinazione in magazzino
- Comunicazioni con il cliente e prossimo responsabile della pratica
Per le operazioni più grandi, un sistema di gestione dei resi può collegare le richieste dei clienti, le etichette, gli aggiornamenti dei corrieri e gli esiti di magazzino. 17RETURNS è un esempio di prodotto progettato per i flussi di lavoro dei resi ecommerce; consulta le sue attuali informazioni ufficiali sul prodotto per determinare se il flusso di lavoro corrisponde alla tua attività. L'idoneità del prodotto deve essere verificata in base ai corrieri, ai negozi, ai sistemi di magazzino e alle regole di approvazione richiesti.
Quando deve essere emesso un rimborso?
Non esiste un criterio universale per l'emissione di rimborsi applicabile a ogni commerciante o destinazione. Alcune aziende rimborsano dopo un evento di consegna del corriere, mentre altre attendono la presa in carico o l'ispezione in magazzino. La decisione dovrebbe seguire la politica di reso pubblicata dal commerciante e il livello di rischio del prodotto.
Qualunque regola venga utilizzata, definiscila esplicitamente. Una politica chiara dovrebbe stabilire quale evento costituisce una prova del reso, come vengono gestiti i pacchi danneggiati o incompleti e cosa accade quando il tracciamento si interrompe prima della consegna. I team operativi non dovrebbero dedurre la politica da uno stato di tracciamento.
Errori comuni nel tracciamento
- Utilizzare il numero della spedizione in uscita: il reso può avere una nuova etichetta e un numero di tracciamento diverso.
- Contrassegnare un'etichetta come spedita: la creazione dell'etichetta non equivale all'accettazione da parte del corriere.
- Equiparare la consegna alla ricezione in magazzino: una scansione di consegna a destinazione può precedere la ricezione interna.
- Ignorare i passaggi ai corrieri locali: l'operatore dell'ultimo miglio può pubblicare eventi separatamente dal corriere internazionale.
- Tracciare solo il pacco: senza l'ordine e il riferimento del reso, il magazzino potrebbe non sapere come gestirlo.
- Promettere una tempistica fissa senza dati sul servizio: dogana, passaggi di consegna e condizioni locali possono influire sul percorso.
Il flusso di lavoro affidabile più semplice
L'approccio più affidabile consiste nel mantenere due cronologie collegate: una cronologia del reso per autorizzazione, comunicazioni con il cliente, rimborso e destinazione, e una cronologia della spedizione per scansioni del corriere, dogana, consegna ed eccezioni. Chiudi il reso solo dopo che si è verificato l'evento aziendale richiesto dalla politica.
Per un singolo reso, possono essere sufficienti la pagina ufficiale di tracciamento del corriere e la registrazione del magazzino. Per le attività ecommerce internazionali che gestiscono più corrieri e destinazioni, il tracciamento consolidato e i riferimenti strutturati dei resi possono ridurre i controlli manuali, ma non sostituiscono la conferma di ricezione del magazzino.
FAQ
Una richiesta di reso ha un numero di tracciamento?
Non necessariamente. Una richiesta di reso è normalmente una registrazione dell'ordine o del servizio clienti. Un numero di tracciamento del corriere è generalmente disponibile solo dopo la creazione di un'etichetta di reso e la movimentazione viene solitamente confermata dopo che il corriere registra un'accettazione o una prima scansione.
Perché un reso risulta consegnato ma non ricevuto?
Il corriere potrebbe aver consegnato il pacco a una banchina di ricezione, a una sala posta, a una struttura logistica di terze parti o a un punto di consolidamento. Il magazzino potrebbe doverlo ancora identificare, aprire, ispezionare e scansionare. Condividi la prova di consegna e il riferimento del reso con il team di ricezione.
Un solo numero di tracciamento può coprire l'intero reso internazionale?
A volte, ma non sempre. I passaggi tra corrieri, gli accordi postali o le etichette sostitutive possono generare riferimenti aggiuntivi o fonti di eventi diverse. Conserva insieme il numero originale e qualsiasi numero locale o sostitutivo correlato.
Quanto dovrebbe durare un reso internazionale?
Non esiste una tempistica unica e affidabile per tutti i resi internazionali. Il Paese di origine, la destinazione, il livello di servizio, l'elaborazione doganale, i passaggi tra corrieri e le regole di presa in carico del magazzino possono influire sul processo. Utilizza le informazioni sul servizio del corriere selezionato e l'ultimo evento confermato invece di una stima generica.
Il rimborso dovrebbe attendere l'ispezione in magazzino?
Dipende dalla politica di reso del commerciante e dal rischio del prodotto. La regola operativa dovrebbe essere documentata in anticipo, comprese le prove necessarie per consegna, presa in carico, ispezione ed eccezioni.
