Come migliorare il monitoraggio delle spedizioni per gli ordini transfrontalieri
Per migliorare il monitoraggio delle spedizioni per gli ordini transfrontalieri, crea visibilità lungo l'intera catena di consegna invece di fare affidamento sulla pagina di un singolo vettore. Acquisisci tempestivamente un identificativo di tracciamento valido, collega gli eventi di ogni vettore coinvolto, normalizza gli stati incoerenti, rileva le spedizioni bloccate e fornisci ai clienti aggiornamenti chiari quando le operazioni doganali o i passaggi tra vettori interrompono il flusso degli eventi.
Per i commercianti, la sfida principale raramente è l'assenza di dati di tracciamento. È la frammentazione di tali dati tra operatori postali, vettori commerciali, consolidatori, procedure doganali e partner dell'ultimo miglio. Un piano di miglioramento pratico deve affrontare sia il processo logistico sottostante sia il modo in cui le informazioni di tracciamento vengono presentate ai clienti.
Perché il tracciamento transfrontaliero è più difficile di quello nazionale
Un pacco nazionale spesso rimane all'interno della rete di un singolo vettore. Un ordine internazionale può passare attraverso un venditore, un magazzino, un consolidatore del trasporto, un vettore di esportazione, un'autorità doganale, un operatore postale del paese di destinazione e un fornitore locale di consegna. Ogni partecipante può utilizzare nomi di eventi, numeri di riferimento, procedure di scansione e programmi di trasmissione dei dati differenti.
Questo crea diverse lacune comuni nella visibilità:
- Lacune prima della spedizione: Esiste un numero di tracciamento, ma il vettore non ha ancora ricevuto fisicamente o scansionato il pacco.
- Lacune nel passaggio tra vettori: Il vettore di origine smette di pubblicare eventi prima che il vettore di destinazione inizi a segnalarli.
- Lacune doganali: Un pacco può rimanere in una procedura di importazione o esportazione senza una nuova scansione visibile al cliente.
- Cambiamenti dell'identificativo: Un consolidatore o un vettore dell'ultimo miglio può assegnare un altro numero di riferimento.
- Incoerenza degli stati: Eventi simili possono apparire come spedito, partito, inoltrato, partenza del trasporto principale o consegnato alla compagnia aerea.
- Scambio dati ritardato: Uno spostamento fisico può avvenire prima che il relativo evento elettronico diventi visibile.
Il tracciamento non è quindi una mappa continua della posizione di un pacco. La maggior parte dei sistemi visualizza eventi fondamentali generati da etichette, scansioni fisiche, sistemi operativi o scambi elettronici di dati. L'assenza di un evento recente non significa automaticamente che il pacco sia smarrito.
Inizia con dati di spedizione affidabili
La qualità del tracciamento dipende dalle informazioni create prima che il pacco lasci il magazzino. Se identificativi, codici del vettore, indirizzi o dati doganali sono incompleti, il software successivo non può risolvere completamente il problema.
Convalida il numero di tracciamento e il vettore
Memorizza il numero di tracciamento come dato strutturato invece di inserirlo soltanto in una nota, un'e-mail o un'immagine dell'etichetta di spedizione. Associalo all'ordine, alla spedizione, al vettore selezionato, al servizio, alla data di spedizione, all'origine, alla destinazione e a qualsiasi riferimento noto dell'ultimo miglio.
Il nome di un vettore non dovrebbe essere dedotto esclusivamente dall'aspetto visivo di un numero di tracciamento. I formati possono sovrapporsi, mentre le spedizioni postali possono essere gestite da operatori designati diversi nelle varie fasi. Se un magazzino, un marketplace o un partner logistico fornisce l'identificativo, richiedi che fornisca anche il vettore o il fornitore logistico corrispondente ogni volta che è possibile.
Separa i record di ordine, spedizione e pacco
Un ordine non corrisponde sempre a una sola spedizione. Un commerciante può dividere un ordine perché i prodotti sono conservati in magazzini diversi, soggetti a restrizioni di trasporto differenti o disponibili in momenti diversi. Ogni pacco fisico dovrebbe avere il proprio record di tracciamento.
Una gerarchia utile è:
- Ordine: L'acquisto commerciale del cliente.
- Spedizione: Uno spostamento logistico da una specifica origine.
- Pacco: Il collo fisico che utilizza il proprio identificativo di tracciamento.
Ciò impedisce che un pacco consegnato modifichi erroneamente l'intero ordine in stato consegnato mentre un altro pacco è ancora in movimento.
Migliora i dati relativi all'indirizzo e alla dogana
Gli errori di indirizzo e le informazioni doganali incomplete possono causare ritardi che sembrano problemi di tracciamento. Convalida i campi obbligatori dell'indirizzo per la destinazione, conserva i caratteri locali quando i sistemi li supportano e raccogli un numero di telefono o un indirizzo e-mail utilizzabile del cliente quando il vettore o la procedura della destinazione richiedono un contatto.
I dati doganali devono descrivere accuratamente le merci e includere le informazioni richieste per la spedizione e la destinazione. I requisiti variano in base a tratta, prodotto, vettore, modalità di trasporto e regime normativo. I commercianti dovrebbero utilizzare le istruzioni aggiornate del proprio vettore, intermediario, operatore postale e autorità doganale competente, invece di copiare una dichiarazione generica da un altro mercato.
Collega l'intera catena dei vettori
La visibilità transfrontaliera migliora quando il sistema di tracciamento segue sia la rete di origine sia quella di consegna della destinazione. Il commerciante dovrebbe identificare chi è responsabile di ogni fase e come i relativi eventi entreranno nei propri sistemi.
Registra le relazioni tra i passaggi
Per ogni servizio di spedizione, documenta la catena prevista:
- Chi ritira il pacco?
- Chi gestisce il trasporto internazionale principale?
- Chi lo presenta per lo sdoganamento?
- Chi esegue lo smistamento nella destinazione?
- Chi completa la consegna dell'ultimo miglio?
- L'identificativo di tracciamento può cambiare durante un passaggio?
Questa mappa del percorso non deve prevedere ogni struttura fisica. Il suo scopo è mostrare quale parte dovrebbe produrre il prossimo evento significativo. Quando una spedizione si blocca, il personale di assistenza può rivolgersi all'operatore corretto invece di contattare ripetutamente il vettore di origine dopo che la responsabilità è passata a valle.
Utilizza il tracciamento multi-vettore quando riduce la frammentazione
Aprire i singoli siti dei vettori può funzionare per spedizioni personali occasionali, ma non è facilmente scalabile per i commercianti che gestiscono diversi servizi o paesi di destinazione. Un'interfaccia di tracciamento multi-vettore può consolidare gli eventi e ridurre la necessità di determinare manualmente quale vettore detiene attualmente un pacco.
17TRACK Tracking, ad esempio, offre un'interfaccia rivolta ai consumatori per inserire gli identificativi delle spedizioni e visualizzare le informazioni di tracciamento. Le aziende che necessitano di dati di tracciamento all'interno di un sistema di gestione degli ordini, di una piattaforma di assistenza o di una dashboard interna possono inoltre valutare le funzionalità documentate di 17TRACK Tracking API. Prima dell'implementazione, verifica la compatibilità dei vettori, la disponibilità degli eventi, il comportamento degli aggiornamenti, i requisiti tecnici e le condizioni commerciali per le tratte effettivamente utilizzate.
Nessun servizio di aggregazione può creare una scansione fisica che un vettore non ha mai eseguito o pubblicato. Il suo valore consiste nel raccogliere, associare e presentare i dati disponibili dei vettori in modo più coerente.
Normalizza gli eventi senza nascondere i dettagli originali
I messaggi grezzi dei vettori sono utili ai team logistici, ma spesso confondono i clienti. Un livello di normalizzazione traduce le diverse descrizioni dei vettori in un insieme più ristretto di fasi standard della spedizione.
Un modello pratico di stato rivolto al cliente potrebbe includere:
- Informazioni sulla spedizione ricevute
- Accettato dal vettore
- In transito
- Operazioni doganali
- Arrivato nel paese o nella regione di destinazione
- In consegna
- Consegnato
- Eccezione di consegna
- Disponibile per il ritiro
- In restituzione al mittente
Conserva l'evento originale del vettore, il timestamp, la posizione, il vettore e la fonte insieme allo stato normalizzato. I team di assistenza e operativi potrebbero aver bisogno di questi dettagli per distinguere una partenza per l'esportazione da un arrivo nella destinazione o uno svincolo doganale da un passaggio all'ultimo miglio.
Evita di tradurre ogni evento sconosciuto in un ritardo. Ad esempio, un evento relativo a un manifesto elettronico non dimostra necessariamente che il pacco sia stato accettato fisicamente. Analogamente, le operazioni doganali non costituiscono di per sé una prova di un problema. Contrassegna un evento come eccezione solo quando il vettore segnala un'eccezione o quando è stata soddisfatta una regola operativa definita.
Rileva i problemi con regole di eccezione specifiche per la tratta
I clienti generalmente non hanno bisogno di più notifiche; hanno bisogno di notifiche più tempestive e accurate quando è necessaria un'azione. La gestione delle eccezioni dovrebbe concentrarsi sulle spedizioni che si discostano dal modello previsto.
Le regole di rilevamento utili includono:
- È stata creata un'etichetta, ma nessun evento di accettazione del vettore è apparso entro la finestra prevista per il ritiro dal magazzino.
- Non è apparso alcun nuovo evento dopo un normale punto di passaggio.
- Il vettore ha segnalato un problema relativo a indirizzo, pagamento, dogana, danni, ritiro o consegna.
- Un pacco è stato contrassegnato come consegnato, ma il cliente ha segnalato di non averlo ricevuto.
- Una spedizione ha iniziato a essere restituita al mittente.
- Un pacco di un ordine diviso è stato consegnato mentre un altro ha smesso di aggiornarsi.
Le soglie temporali dovrebbero essere specifiche per il servizio e la tratta. Una pausa insolita per un servizio espresso può essere normale per un servizio postale economico o durante una procedura doganale. Evita di applicare una definizione universale di spedizione bloccata a tutti i paesi e vettori.
| Condizione osservata | Cosa può significare | Prima verifica | Probabile responsabile dell'azione |
|---|---|---|---|
| Etichetta creata senza scansione di accettazione | Esistono dati elettronici, ma la ricezione fisica non è confermata | Registri della spedizione dal magazzino e del ritiro da parte del vettore | Commerciante, magazzino o vettore incaricato del ritiro |
| Gli eventi si interrompono dopo la partenza per l'esportazione | Il pacco potrebbe essere nel trasporto principale, in attesa delle operazioni di importazione o di una scansione nella destinazione | Operatore della destinazione e tempistiche previste della tratta | Vettore, consolidatore, intermediario o operatore della destinazione |
| Eccezione doganale segnalata | Potrebbero essere necessarie informazioni, documenti, dazi o un'ispezione | Messaggio esatto del vettore o dell'intermediario | Commerciante, destinatario, intermediario, vettore o autorità doganale, a seconda della richiesta |
| Tentativo di consegna non riuscito | Potrebbe essere necessaria un'azione del destinatario o la conferma dell'indirizzo | Istruzioni del vettore dell'ultimo miglio | Destinatario e vettore dell'ultimo miglio |
Fornisci ai clienti informazioni utili, non un volume di eventi grezzi
Una buona esperienza di tracciamento spiega ciò che è noto, ciò che non è ancora noto e se il cliente deve agire. La pagina o il messaggio di tracciamento dovrebbe mostrare l'identificativo del pacco, lo stato normalizzato attuale, l'ultimo evento del vettore, l'orario dell'evento, la posizione disponibile, il vettore e una stima della consegna adeguata alla tratta quando è disponibile una stima affidabile.
Le notifiche dovrebbero essere attivate da cambiamenti significativi. Esempi tipici includono l'accettazione da parte del vettore, un ritardo o un'eccezione rilevante, l'arrivo nella destinazione, lo stato in consegna, una consegna non riuscita, la disponibilità per il ritiro, la consegna e l'avvio della restituzione. Inviare un messaggio per ogni scansione ordinaria presso una struttura può oscurare gli aggiornamenti di cui i clienti hanno effettivamente bisogno.
Usa un linguaggio prudente riguardo alla dogana. Un commerciante può comunicare che un vettore ha indicato il pacco come sottoposto a operazioni doganali, ma non dovrebbe affermare che la dogana ha approvato, respinto o smarrito la spedizione a meno che una fonte affidabile non dichiari esplicitamente tale esito. Se potrebbero essere necessari dazi, documenti o un'azione del destinatario, indirizza il cliente alle istruzioni ufficiali del vettore o dell'intermediario associate a quel pacco.
Crea un manuale operativo per i casi di tracciamento
Gli operatori dell'assistenza hanno bisogno di più del semplice accesso alla stessa pagina pubblica di tracciamento che il cliente ha già consultato. Fornisci loro un flusso di lavoro conciso e specifico per la tratta.
- Conferma il record: Verifica l'ordine, il pacco, l'identificativo di tracciamento, il vettore, il servizio, la destinazione e la data di spedizione.
- Identifica l'ultimo traguardo fisico: Distingui l'accettazione da parte del vettore e le scansioni presso le strutture dalle informazioni elettroniche sulla spedizione.
- Verifica l'operatore attivo: Determina se il vettore di origine, il consolidatore, l'intermediario doganale, l'operatore della destinazione o il fornitore dell'ultimo miglio è attualmente responsabile del passaggio successivo.
- Verifica le azioni richieste: Cerca correzioni dell'indirizzo, istruzioni per il ritiro, documenti, dazi o richieste di contatto da parte del vettore.
- Applica la regola della tratta: Confronta la spedizione con la sequenza di eventi prevista dal commerciante e con la soglia di escalation.
- Comunica il passaggio successivo: Spiega al cliente cosa è successo, chi sta agendo, cosa deve fare il cliente e quando il commerciante esaminerà nuovamente il caso.
- Registra la risoluzione: Classifica la causa affinché i problemi ricorrenti possano essere ricondotti a una tratta, un vettore, un magazzino, un campo dati o una categoria di prodotto.
Non promettere una data di consegna che il vettore o il commerciante non possono garantire. Un impegno specifico per il successivo controllo, ad esempio esaminare il caso dopo il prossimo traguardo previsto, è più utile di una rassicurazione infondata sul fatto che il pacco arriverà presto.
Misura la qualità del tracciamento come processo operativo
Il solo tempo di consegna non mostra se il tracciamento funziona bene. Misura la completezza e l'utilità della catena di eventi.
Le metriche interne rilevanti includono:
- Tasso di tracciamento valido: Pacchi con un identificativo di tracciamento utilizzabile divisi per i pacchi spediti.
- Visibilità dell'accettazione: Pacchi che ricevono un evento di accettazione del vettore dopo l'evasione.
- Visibilità dei passaggi: Pacchi transfrontalieri che mostrano un evento della rete di destinazione dopo aver lasciato la rete di origine.
- Latenza degli eventi: Tempo tra un evento operativo e la sua comparsa nel sistema del commerciante, quando sono disponibili entrambi i timestamp.
- Tempo di rilevamento delle eccezioni: Intervallo tra un'eccezione che richiede un'azione e la creazione di un avviso interno.
- Tasso di consegna senza visibilità precedente: Pacchi che risultano consegnati nonostante l'assenza dei traguardi intermedi previsti.
- Tasso di contatti relativi al tracciamento: Richieste dei clienti sulla posizione della spedizione rispetto agli ordini spediti.
Segmenta i risultati per vettore, servizio, origine, destinazione, magazzino e partner logistico. Una media complessiva può nascondere una tratta specifica in cui gli identificativi vengono caricati in ritardo o i passaggi verso la rete di destinazione mancano sistematicamente.
Una sequenza pratica di implementazione
I commercianti non devono sostituire contemporaneamente tutti i sistemi logistici. Un approccio graduale di solito produce risultati più chiari:
- Analizza le recenti spedizioni transfrontaliere e identifica i punti in cui la catena degli eventi si interrompe più spesso.
- Definisci i campi relativi a ordine, spedizione, pacco, vettore e tracciamento che ogni sistema deve conservare.
- Documenta la catena prevista dei vettori per le tratte con i volumi o i rischi più elevati.
- Collega le fonti dei vettori necessarie direttamente o tramite un servizio di tracciamento multi-vettore.
- Crea un modello di stato normalizzato conservando al contempo gli eventi grezzi dei vettori.
- Imposta regole specifiche per la tratta per mancata accettazione, passaggi bloccati, eccezioni del vettore e resi.
- Progetta i messaggi ai clienti intorno all'azione e all'incertezza, invece di fornire dettagli eccessivi sulle scansioni.
- Assegna ai team di assistenza regole di responsabilità e percorsi di escalation.
- Esamina le metriche per tratta e risolvi i problemi ricorrenti relativi a dati, vettori o magazzini.
La migliore operatività di tracciamento non è quella che visualizza il maggior numero di eventi. È quella che conserva identificativi affidabili, collega ogni operatore responsabile, rileva le eccezioni significative e offre ai clienti un passaggio successivo accurato.
Domande frequenti
Perché un numero di tracciamento internazionale non mostra aggiornamenti?
L'etichetta potrebbe essere stata creata prima che il vettore ricevesse il pacco, la spedizione potrebbe essere in movimento tra punti di scansione oppure un evento di passaggio potrebbe non essere ancora stato pubblicato. Innanzitutto conferma l'accettazione fisica da parte del vettore. Poi verifica se è stato assegnato un vettore di destinazione o un secondo riferimento di tracciamento.
È possibile monitorare in tempo reale le operazioni doganali?
Di solito no, non come processo continuo. Il tracciamento rivolto al cliente può mostrare determinati traguardi o eccezioni forniti da un vettore, un operatore postale o un intermediario. Il livello di dettaglio varia. Un periodo senza aggiornamenti durante le operazioni doganali non dimostra di per sé che la spedizione sia stata smarrita o respinta.
I commercianti dovrebbero mostrare ai clienti gli stati grezzi dei vettori?
Gli eventi grezzi dovrebbero rimanere disponibili per le verifiche, ma le pagine rivolte ai clienti traggono vantaggio da fasi normalizzate e spiegazioni in linguaggio semplice. Conserva il messaggio originale, il vettore, la posizione e il timestamp affinché i team di assistenza possano esaminare i dettagli della fonte.
Come può un commerciante monitorare ordini gestiti da diversi vettori?
Mantieni un record a livello di pacco in grado di memorizzare l'identificativo originale, il vettore, gli identificativi dei passaggi successivi e l'operatore della destinazione. Le connessioni ai vettori o un servizio di tracciamento multi-vettore possono quindi riunire gli eventi disponibili in un unico flusso di lavoro. La compatibilità deve essere verificata rispetto ai vettori e alle tratte effettivamente utilizzati dal commerciante.
Quando una spedizione dovrebbe essere considerata smarrita?
Non esiste una regola universale basata sul tempo trascorso. Utilizza le procedure di indagine e di reclamo del vettore, il servizio selezionato, l'ultimo evento fisico, la tratta e qualsiasi politica applicabile del commerciante. L'assenza di scansioni recenti dovrebbe avviare un'indagine quando supera il modello previsto della tratta, ma non dovrebbe essere automaticamente presentata come perdita confermata.
Qual è la differenza tra tracciamento della spedizione e tracciamento GPS?
La maggior parte del tracciamento dei pacchi si basa su traguardi. Segnala eventi generati quando vengono creati i dati della spedizione, quando un pacco viene scansionato o quando un sistema operativo invia un aggiornamento. Generalmente non fornisce una posizione GPS continua e in tempo reale per un singolo pacco.
