Scegliere gli strumenti di tracciamento delle spedizioni per una migliore visibilità delle consegne
Lo strumento giusto per il monitoraggio delle spedizioni dovrebbe fare più che mostrare l'ultima scansione di un pacco. Dovrebbe aiutare la persona responsabile delle operazioni di consegna a rispondere a tre domande pratiche: dove si trova un ordine, cosa probabilmente accadrà dopo e quale azione è necessaria. La scelta migliore dipende dal volume delle spedizioni, dal mix di corrieri, dalle esigenze di comunicazione con i clienti, dalle integrazioni di sistema e dal livello di controllo operativo di cui il tuo team ha bisogno.
Un consumatore che controlla un singolo pacco, un commerciante ecommerce che gestisce l'esperienza post-acquisto e un team operativo che collega un sistema di gestione degli ordini possono avere tutti bisogno del “tracking”, ma non necessitano dello stesso prodotto. Inizia definendo il flusso di lavoro, quindi confronta gli strumenti in base alle informazioni e alle azioni richieste da tale flusso.
Quali problemi è progettato per risolvere il software di monitoraggio delle spedizioni
Il software di monitoraggio delle spedizioni raccoglie le informazioni sullo stato dai corrieri e le presenta in una forma utilizzabile dalle persone o dai sistemi connessi. A seconda del prodotto, ciò può significare una pagina pubblica di tracking, una dashboard per commercianti, notifiche ai clienti, un'interfaccia di programmazione delle applicazioni (API) o avvisi relativi alle eccezioni per consegne in ritardo o non riuscite.
Il principale problema aziendale di solito non è la mancanza di eventi di tracking. È la difficoltà di trasformare gli aggiornamenti frammentati dei corrieri in un'esperienza di consegna chiara. Un rivenditore può spedire ordini tramite diversi corrieri, mentre i clienti possono ricevere etichette di stato, stime di consegna e formati di notifica differenti. Uno strumento di tracking può ridurre questa incoerenza, ma solo se è in linea con il modello operativo del rivenditore.
La visibilità delle spedizioni ha anche dei limiti. Una piattaforma di tracking generalmente comunica le informazioni ricevute dai corrieri; non controlla fisicamente il pacco, non garantisce una data di consegna e non corregge un indirizzo, a meno che tali azioni non siano supportate da un flusso di lavoro separato del corriere o della logistica. Una buona valutazione mantiene chiari questi limiti.
Prima decidi chi utilizzerà lo strumento
Il responsabile dell'azione dovrebbe determinare i criteri di selezione. Utenti diversi hanno bisogno di output diversi dagli stessi dati di spedizione.
- Consumatori di solito hanno bisogno di un luogo semplice in cui inserire un numero di tracking e comprendere l'ultimo evento, il corriere e l'avanzamento della consegna.
- Team del servizio clienti hanno bisogno di un accesso rapido alla cronologia della spedizione e di informazioni chiare sulle eccezioni, così da poter rispondere senza controllare diversi siti dei corrieri.
- Commercianti ecommerce possono avere bisogno di un tracking degli ordini personalizzato con il proprio brand, notifiche agli acquirenti, visibilità a livello di ordine e un modo per ridurre i contatti del tipo “dov'è il mio ordine?”.
- Responsabili delle operazioni hanno bisogno di monitoraggio consolidato, flussi di lavoro per le eccezioni, filtri, esportazioni e dati affidabili tra corrieri e regioni.
- Sviluppatori e responsabili tecnici hanno bisogno di API documentate, dettagli sull'autenticazione, formati degli eventi, limiti di frequenza, webhook se disponibili e un processo di test prevedibile.
Se l'acquirente non è chiaramente identificato, il reparto acquisti può scegliere facilmente uno strumento che sembra valido in una demo ma non si adatta al flusso di lavoro quotidiano. Metti per iscritto l'utente principale, le decisioni che deve prendere e il momento in cui le informazioni di tracking diventano utili.
I criteri più importanti
1. Compatibilità con corrieri e aree geografiche
Inizia dai corrieri e dalle tratte che utilizzi realmente. Un lungo elenco di corrieri non è una prova sufficiente che uno strumento funzionerà allo stesso modo per ogni servizio, destinazione o tipo di evento. Verifica se i corrieri rilevanti sono supportati, se il supporto copre i servizi che utilizzi e se lo strumento è in grado di distinguere formati simili dei numeri di tracking.
Testa spedizioni rappresentative per ogni tratta importante tra origine e destinazione. Includi, ove pertinente, spedizioni nazionali, transfrontaliere, economiche, espresse, postali ed etichette generate dai marketplace. Verifica come il sistema gestisce eventi in lingue diverse, aggiornamenti relativi alla dogana, passaggi tra corrieri e spedizioni che sono state create ma non ancora ricevute da un corriere.
2. Qualità degli stati e gestione delle eccezioni
Uno strumento utile dovrebbe rendere comprensibili le informazioni sullo stato senza nascondere l'incertezza. Cerca una cronologia coerente degli eventi, il messaggio originale del corriere o un equivalente normalizzato chiaro, i timestamp, le informazioni sulla posizione quando disponibili e una distinzione tra normale movimentazione ed eccezioni.
Le eccezioni importanti possono includere un problema con l'indirizzo, un tentativo di consegna non riuscito, un ritardo doganale, una spedizione restituita al mittente, una spedizione danneggiata o un periodo prolungato senza una nuova scansione. Chiedi se le eccezioni possono essere filtrate, esportate, assegnate o inviate al team responsabile della risoluzione. Se il prodotto mostra solo una pagina di stato, può essere adatto alla visibilità, ma non alla gestione attiva delle eccezioni.
3. Esperienza rivolta ai clienti
Per un negozio online, il tracking fa parte dell'esperienza post-acquisto. Valuta come i clienti accedono alle informazioni, se la pagina funziona bene sui dispositivi mobili, se la lingua è comprensibile e se l'esperienza mantiene i clienti orientati quando una spedizione cambia corriere.
Se il tracking personalizzato con il brand o le notifiche automatizzate sono importanti, verifica le esatte opzioni di configurazione invece di presumere che siano incluse. Controlla i canali di notifica disponibili, le condizioni di attivazione, l'identità del mittente, i link, il supporto linguistico e i controlli per sopprimere i messaggi non necessari. Una notifica tecnicamente recapitata ma difficile da comprendere può creare più lavoro per il supporto invece di ridurlo.
4. Integrazioni e accesso ai dati
I requisiti di integrazione dovrebbero essere valutati prima del prezzo. Uno strumento può essere utile come pagina di tracking autonoma, ma inadatto a un sistema di gestione degli ordini, a un flusso di lavoro di magazzino, a una piattaforma di assistenza clienti o a un data warehouse.
Per un progetto basato su API, consulta la documentazione ufficiale per verificare endpoint disponibili, campi delle richieste e delle risposte, autenticazione, gestione degli errori, interrogazione degli eventi, comportamento dei webhook se offerti e restrizioni d'uso. Conferma che i dati restituiti includano i campi necessari alla tua applicazione, come corriere, numero di tracking, stato normalizzato, ora dell'evento, posizione dell'evento e informazioni sulla consegna stimata quando disponibili. Crea una piccola prova di concetto con casi di test reali prima di assumere un impegno in produzione.
Per un flusso di lavoro no-code o ecommerce, esamina la connessione alla piattaforma supportata, il processo di installazione, le regole di associazione degli ordini, le autorizzazioni e il comportamento della sincronizzazione dei dati. Un'app nativa può ridurre l'impegno di implementazione, ma il proprietario del negozio dovrebbe comunque verificare come i dati di tracking vengono associati agli ordini e cosa vedono i clienti.
5. Controlli operativi
La visibilità diventa più preziosa quando un team può agire sulla base di essa. Verifica la ricerca per ordine o numero di tracking, i filtri per corriere e stato, le viste salvate, le esportazioni, i ruoli utente, la cronologia degli audit e i modi per identificare le spedizioni che richiedono attenzione. Questi dettagli possono essere più importanti dell'aspetto della dashboard.
Chiedi come lo strumento gestisce numeri di tracking duplicati, numeri riutilizzati, ordini suddivisi, ordini con più pacchi, sostituzioni e resi. Questi casi sono fonti comuni di aggiornamenti fuorvianti per i clienti. Se il prodotto non è in grado di rappresentare accuratamente la struttura dei tuoi ordini, un'interfaccia curata non risolverà il problema dei dati sottostante.
6. Prezzi e costo totale
Confronta il modello di prezzo, non solo il prezzo iniziale pubblicizzato. Le unità rilevanti possono includere spedizioni monitorate, richieste API, utenti, negozi, notifiche o livelli mensili dell'account. Individua anche il lavoro di configurazione, lo sviluppo delle integrazioni, il supporto premium, gli ambienti aggiuntivi, i costi per eccedenza e gli impegni contrattuali.
I prezzi pubblici possono cambiare e potrebbero non descrivere ogni accordo commerciale. Considera la pagina ufficiale dei prezzi come punto di partenza e richiedi una conferma scritta per il modello di utilizzo previsto. Chiedi cosa accade quando il volume è stagionale e se la capacità inutilizzata scade. Uno strumento con un prezzo indicato più alto può comunque essere più conveniente se evita i controlli manuali sui siti dei corrieri o riduce i contatti evitabili con il supporto, ma questo caso aziendale dovrebbe essere misurato e non dato per scontato.
Abbina il tipo di strumento al flusso di lavoro
Non esiste un unico strumento di tracking “migliore” per ogni programma di spedizione. Una selezione pratica può essere organizzata in base al compito che lo strumento deve svolgere.
| Esigenza principale | Profilo di strumento adatto | Verificare prima della scelta |
|---|---|---|
| Cercare singoli pacchi | Tracker multi-corriere rivolto ai consumatori | Riconoscimento del corriere, eventi leggibili, usabilità su dispositivi mobili e supporto internazionale |
| Fornire aggiornamenti sugli ordini ai clienti del negozio | Soluzione ecommerce per il tracking e il post-acquisto | Associazione degli ordini, esperienza personalizzata con il brand, notifiche e integrazione con la piattaforma |
| Monitorare molte spedizioni | Dashboard operativa con viste delle eccezioni | Filtri, ruoli, esportazioni, logica degli avvisi e gestione di più pacchi |
| Integrare il tracking nel software | API di tracking o piattaforma per sviluppatori | Documentazione, autenticazione, modello degli eventi, limiti, affidabilità e supporto |
17TRACK offre diversi percorsi di prodotto corrispondenti a questi differenti casi d'uso. Il suo servizio pubblico di tracking è progettato per il monitoraggio dei pacchi, mentre la sua app Shopify è pensata per il tracking degli ordini dei negozi. L'azienda pubblica inoltre una Tracking API e documentazione per sviluppatori destinata alle integrazioni software. Queste opzioni dovrebbero essere valutate secondo gli stessi criteri di qualsiasi altra soluzione: conferma i corrieri, i campi, il flusso di lavoro, i termini commerciali e l'idoneità dell'implementazione necessari attraverso i materiali ufficiali pertinenti del prodotto e un test controllato.
Questa distinzione è importante perché una pagina di tracking per consumatori, un'app ecommerce e un'API non sono prodotti intercambiabili. Scegliere il prodotto che corrisponde al responsabile dell'azione è più utile che selezionare un fornitore basandosi solo sul riconoscimento generale del suo brand.
Un processo di valutazione pratico
- Documenta il flusso di lavoro attuale. Elenca corrieri, Paesi, tipi di spedizione, sistemi degli ordini, punti di contatto con i clienti, procedure di supporto ed eccezioni ricorrenti.
- Definisci il successo in termini osservabili. Gli esempi includono il consolidamento dei controlli sui corrieri, la fornitura ai clienti di un'unica destinazione per il tracking, l'identificazione delle spedizioni bloccate o la disponibilità degli eventi di tracking all'interno di un altro sistema.
- Crea un set di test equilibrato. Includi pacchi consegnati con successo, pacchi in transito, tentativi di consegna non riusciti, resi, spedizioni transfrontaliere, ordini con più pacchi e numeri di tracking di ogni corriere importante.
- Confronta le stesse dimensioni per ogni strumento selezionato. Utilizza supporto dei corrieri, qualità degli eventi, integrazioni, esperienza cliente, controlli, requisiti di sicurezza, supporto e costo totale. Non colmare le lacune con supposizioni quando un fornitore non ha dichiarato pubblicamente un dettaglio.
- Esegui una prova di concetto. Testa il flusso di lavoro reale dalla creazione della spedizione alla consegna o alla risoluzione dell'eccezione. Per le API, testa autenticazione, richieste non valide, tentativi ripetuti, eventi duplicati e mappatura dei campi. Per gli strumenti rivolti ai clienti, esamina l'esperienza su un telefono e nelle lingue utilizzate dai tuoi clienti.
- Stabilisci regole di revisione dopo il lancio. Monitora l'aggiornamento dei dati, le eccezioni irrisolte, le prestazioni delle notifiche, i contatti con il supporto, gli errori di integrazione e il costo per spedizione. Rivaluta lo strumento quando cambiano il mix di corrieri, i mercati o il volume degli ordini.
Errori comuni nella scelta
Il primo errore è considerare il numero di corrieri come una misura completa della qualità. La copertura è utile solo quando include i servizi e le tratte importanti per la tua attività. Il secondo è presumere che uno stato normalizzato sia sempre più utile dell'evento originale del corriere. I team dovrebbero poter comprendere sia lo stato semplificato sia un contesto sufficiente per analizzare un'eccezione.
Un altro errore è acquistare una pagina di tracking rivolta ai clienti quando il vero problema è la gestione interna delle eccezioni. Al contrario, un'integrazione aziendale può essere superflua per un piccolo team che ha solo bisogno di un modo affidabile per cercare gli ordini. Definisci l'ambito dello strumento in base alla decisione operativa, non all'elenco di funzionalità più ampio.
Infine, non promettere ai clienti più certezza di quella supportata dai dati del corriere. Le date di consegna stimate, l'avanzamento doganale e le spiegazioni delle eccezioni possono variare a seconda del corriere e della tratta. Una formulazione chiara e un timestamp visibile sono spesso più affidabili di una previsione eccessivamente precisa.
FAQ
Qual è la differenza tra un sito web di tracking e un software di monitoraggio delle spedizioni?
Un sito web di tracking di solito consente a una persona di cercare manualmente una spedizione. Il software di monitoraggio delle spedizioni può aggiungere dashboard, notifiche, associazione degli ordini, monitoraggio delle eccezioni, esportazioni o accesso API. La scelta giusta dipende dal fatto che l'utente principale sia un singolo destinatario, un team di supporto, un operatore ecommerce o uno sviluppatore.
Un piccolo negozio ecommerce dovrebbe utilizzare un'API?
Non necessariamente. Un'app ecommerce o un'esperienza di tracking ospitata può essere più rapida da implementare quando il negozio ha bisogno di aggiornamenti per i clienti senza creare un sistema personalizzato. Un'API diventa più rilevante quando i dati di tracking devono essere integrati in un'applicazione esistente, in un flusso di lavoro di magazzino, in uno strumento di assistenza clienti o in un ambiente dati.
Come posso verificare se uno strumento di tracking supporta i miei corrieri?
Controlla le informazioni ufficiali del fornitore sui corrieri, quindi invia numeri di tracking rappresentativi di ogni corriere e servizio importante. Testa più di uno stato della spedizione, includendo un pacco in transito, un pacco consegnato e un'eccezione. Chiedi al fornitore di confermare qualsiasi corriere o servizio che rimanga poco chiaro.
Uno strumento di tracking può garantire le date di consegna?
Uno strumento di tracking può mostrare gli eventi forniti dal corriere e, quando disponibili, le stime di consegna. Da solo non può garantire che un pacco arrivi in una determinata data. Le comunicazioni ai clienti dovrebbero distinguere gli eventi confermati dalle stime e spiegare quando l'ultimo aggiornamento del corriere non è ancora disponibile.
