Πλατφόρμες Πληροφοριών Εφοδιαστικής

Τι είναι οι πλατφόρμες πληροφοριών logistics;

Οι πλατφόρμες πληροφοριών logistics είναι ψηφιακά συστήματα που συλλέγουν, ανταλλάσσουν, οργανώνουν και παρουσιάζουν πληροφορίες σχετικά με τη μετακίνηση και την αποθήκευση αγαθών. Συνδέουν πληροφορίες από δραστηριότητες όπως η εκτέλεση παραγγελιών, η αποθήκευση σε αποθήκες, η μεταφορά, η τελωνειακή επεξεργασία, η παράδοση και οι επιστροφές, ώστε οι εξουσιοδοτημένοι συμμετέχοντες να μπορούν να συντονίζουν την εργασία και να παρακολουθούν την πρόοδο. Στο ηλεκτρονικό εμπόριο και το διασυνοριακό εμπόριο, μπορούν να βοηθήσουν στη σύνδεση της παραγγελίας ενός πελάτη με τα λειτουργικά αρχεία που δημιουργούνται καθώς τα αγαθά κινούνται μέσα στην αλυσίδα εφοδιασμού.

Ο όρος περιγράφει μια ευρεία λειτουργική κατηγορία και όχι έναν καθολικά τυποποιημένο τύπο προϊόντος. Μπορεί να αναφέρεται στο εσωτερικό περιβάλλον πληροφοριών ενός οργανισμού, σε μια κοινόχρηστη πλατφόρμα που συνδέει εμπορικούς εταίρους ή σε μια υπηρεσία που επικεντρώνεται σε μια συγκεκριμένη δραστηριότητα, όπως η ορατότητα αποστολών. Επομένως, η σημασία του εξαρτάται από τις διαδικασίες, τους συμμετέχοντες και τις ανταλλαγές δεδομένων που υποστηρίζει η πλατφόρμα.

Ο ρόλος στα logistics και το ηλεκτρονικό εμπόριο

Τα φυσικά logistics περιλαμβάνουν αγαθά, οχήματα, αποθήκες, εξοπλισμό διαχείρισης και ανθρώπους. Μια πλατφόρμα πληροφοριών logistics παρέχει ένα επίπεδο πληροφοριών γύρω από αυτές τις δραστηριότητες. Μπορεί να καταγράψει μια αποστολή από αποθήκη, να λάβει ενημέρωση αποστολής από μεταφορέα, να συσχετίσει αυτή την ενημέρωση με μια παραγγελία και να καταστήσει την προκύπτουσα κατάσταση διαθέσιμη σε έναν έμπορο ή μια ομάδα εξυπηρέτησης πελατών. Η ίδια η πλατφόρμα δεν μετακινεί τα αγαθά.

Διαφορετικοί οργανισμοί μπορεί να κατέχουν διαφορετικά τμήματα του λειτουργικού αρχείου. Ο έμπορος διατηρεί τα στοιχεία της παραγγελίας, η αποθήκη καταγράφει τη συλλογή και τη συσκευασία, ο μεταφορέας καταγράφει τα γεγονότα μεταφοράς και μια τελωνειακή αρχή εκδίδει αποφάσεις εντός της δικαιοδοσίας της. Μια πλατφόρμα μπορεί να συνδέει ορισμένα από αυτά τα αρχεία, αλλά δεν πρέπει να θεωρείται ότι περιέχει κάθε γεγονός ή ότι αντικαθιστά τα συστήματα που είναι υπεύθυνα για τις αρχικές συναλλαγές.

Οι χρήστες μπορεί να συναντούν αυτές τις πλατφόρμες μέσω συστημάτων διαχείρισης εμπόρου, διεπαφών αποθήκης, πυλών μεταφορέων, χώρων εργασίας διαχείρισης εμπορευματικών μεταφορών, πινάκων ελέγχου αποστολών ή σελίδων παρακολούθησης για πελάτες. Η διεπαφή είναι μόνο ένα στοιχείο: οι ενσωματώσεις, τα μοντέλα δεδομένων, οι επιχειρηματικοί κανόνες και οι έλεγχοι πρόσβασης καθορίζουν ποιες πληροφορίες μπορεί πραγματικά να παρέχει η πλατφόρμα.

Πληροφορίες που διαχειρίζεται μια πλατφόρμα

Οι πληροφορίες που περιλαμβάνονται εξαρτώνται από το πεδίο εφαρμογής της πλατφόρμας και τις συνδέσεις της με άλλα συστήματα. Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει συνήθεις κατηγορίες πληροφοριών και δεν αποτελεί υποχρεωτική προδιαγραφή για κάθε πλατφόρμα.

Αυτά τα αρχεία αντιπροσωπεύουν διαφορετικά επιχειρηματικά αντικείμενα. Μια παραγγελία δεν είναι απαραίτητα μια αποστολή: μία παραγγελία μπορεί να εκτελεστεί μέσω πολλαπλών αποστολών και μία μετακίνηση μεταφοράς μπορεί να μεταφέρει αγαθά που σχετίζονται με πολλές παραγγελίες. Ομοίως, μια αποστολή επιστροφής καταγράφει μια φυσική μετακίνηση, ενώ μια επιστροφή χρημάτων καταγράφει μια οικονομική ενέργεια. Η αξιόπιστη ερμηνεία εξαρτάται από τη διατήρηση αυτών των διακρίσεων.

Πώς λειτουργούν οι πλατφόρμες πληροφοριών logistics

1. Λήψη πληροφοριών από λειτουργικές πηγές

Τα δεδομένα μπορούν να φτάσουν μέσω διεπαφών προγραμματισμού εφαρμογών, μηνυμάτων ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων, μεταφορτωμένων αρχείων, χειροκίνητων καταχωρίσεων ή ροών γεγονότων. Η πηγή μπορεί να είναι ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης, ένα σύστημα διαχείρισης μεταφορών, ένα σύστημα μεταφορέα, ένα σύστημα εμπόρου ή η πλατφόρμα άλλου συμμετέχοντα. Κάθε σύνδεση έχει τις δικές της απαιτήσεις δεδομένων, συμπεριφορά ενημερώσεων και δικαιώματα.

2. Αναγνώριση και σύνδεση σχετικών αρχείων

Η πλατφόρμα συσχετίζει τις εισερχόμενες πληροφορίες με τη σχετική παραγγελία, αποστολή, δέμα, τοποθεσία ή εμπορικό εταίρο. Αυτό απαιτεί προσεκτική διαχείριση αναγνωριστικών. Μια εσωτερική αναφορά αποστολής, ένας αριθμός παρακολούθησης μεταφορέα και ένας αριθμός εγγράφου μεταφοράς μπορεί να αναφέρονται σε σχετικές δραστηριότητες χωρίς να είναι εναλλάξιμα. Η εσφαλμένη αντιστοίχιση μπορεί να συνδέσει ένα έγκυρο γεγονός με λάθος αρχείο.

3. Επικύρωση και ερμηνεία των δεδομένων

Η επικύρωση μπορεί να ελέγχει υποχρεωτικά πεδία, μορφές αναγνωριστικών, διπλά μηνύματα και ασυνεπείς χρονικές σημάνσεις. Η κανονικοποίηση μπορεί να μεταφράζει διαφορετικές περιγραφές πηγών σε μια κοινή παρουσίαση, αλλά πρέπει να διατηρεί τις σημαντικές διακρίσεις. Για παράδειγμα, η λήψη ηλεκτρονικών στοιχείων αποστολής δεν είναι το ίδιο με τη φυσική αποδοχή των αγαθών.

Τα πρότυπα μπορούν να βοηθήσουν στη δομή των ανταλλαγών. Το Electronic Product Code Information Services της GS1, ή EPCIS, παρέχει ένα πλαίσιο για την κοινή χρήση δεδομένων γεγονότων ορατότητας μεταξύ εφαρμογών και επιχειρήσεων. Τα πρότυπα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων της GS1 υποστηρίζουν δομημένα επιχειρηματικά μηνύματα. Αυτά τα πρότυπα αντιμετωπίζουν συγκεκριμένες ανάγκες διαλειτουργικότητας· η ύπαρξή τους δεν σημαίνει ότι κάθε πλατφόρμα logistics τα εφαρμόζει.

4. Παρουσίαση πληροφοριών και υποστήριξη ενεργειών

Μόλις συνδεθούν τα αρχεία, μια πλατφόρμα μπορεί να εμφανίζει ορόσημα αποστολών, να δημιουργεί ειδοποιήσεις, να προετοιμάζει αναφορές ή να δρομολογεί εξαιρέσεις σε μια λειτουργική ομάδα. Ορισμένες πλατφόρμες υποστηρίζουν επίσης συναλλακτικές ενέργειες, όπως τη δημιουργία αιτημάτων μεταφοράς ή την ανταλλαγή εγγράφων. Άλλες παρουσιάζουν μόνο πληροφορίες. Δεν πρέπει να θεωρείται ότι μια διεπαφή ορατότητας περιλαμβάνει την εξουσία αλλαγής κράτησης, τροποποίησης δήλωσης ή ανακατεύθυνσης αποστολής.

5. Διατήρηση ελεγχόμενου αρχείου

Τα χρήσιμα αρχεία διακρίνουν πότε συνέβη ένα γεγονός από το πότε το έλαβε η πλατφόρμα. Επίσης, προσδιορίζουν την πηγή και, όπου απαιτείται, τις μεταγενέστερες διορθώσεις. Αυτό βοηθά τους χρήστες να ερμηνεύουν τις καθυστερημένες ενημερώσεις και να διερευνούν διαφωνίες μεταξύ συστημάτων. Ένα μήνυμα που έφτασε αργότερα δεν περιγράφει απαραίτητα ένα μεταγενέστερο φυσικό γεγονός.

Σχετικά συστήματα και ορολογία

Οι πλατφόρμες πληροφοριών logistics μπορεί να επικαλύπτονται με αρκετές καθιερωμένες κατηγορίες συστημάτων. Οι παρακάτω διακρίσεις περιγράφουν τον κύριο λειτουργικό τους σκοπό και όχι αυστηρά όρια προϊόντων. Μια ενιαία υλοποίηση μπορεί να συνδυάζει πολλές λειτουργίες.

Η Σύσταση αρ. 33 της UNECE περιγράφει την έννοια της ενιαίας θυρίδας σε σχέση με τυποποιημένες πληροφορίες και έγγραφα που υποβάλλονται μέσω ενός ενιαίου σημείου εισόδου για την εκπλήρωση κανονιστικών απαιτήσεων που σχετίζονται με το εμπόριο. Μια εμπορική πλατφόρμα logistics μπορεί να ανταλλάσσει πληροφορίες με μια τέτοια διάταξη, όπου υποστηρίζεται, αλλά αυτή η σύνδεση δεν καθιστά τα δύο συστήματα ισοδύναμα.

Χρήση στο διασυνοριακό ηλεκτρονικό εμπόριο

Μια παραγγελία διασυνοριακού ηλεκτρονικού εμπορίου μπορεί να περάσει από μια αποθήκη εκτέλεσης, έναν μεταφορέα προέλευσης, έναν πάροχο διεθνών μεταφορών, τελωνειακές διαδικασίες και έναν μεταφορέα παράδοσης προορισμού. Διαφορετικοί συμμετέχοντες μπορούν να εκχωρούν διαφορετικές αναφορές και να περιγράφουν τα ορόσημα με διαφορετικό τρόπο. Μια πλατφόρμα πληροφοριών logistics μπορεί να βοηθήσει στη συσχέτιση αυτών των αρχείων χωρίς να υπονοεί ότι ένας οργανισμός ελέγχει ολόκληρη τη διαδρομή.

Για παράδειγμα, ένας έμπορος μπορεί να αποστείλει μια παραγγελία ως δύο δέματα. Το ένα δέμα μπορεί να λάβει αναφορά μεταφορέα προορισμού μετά από διεθνή παράδοση, ενώ το άλλο παραμένει στο αρχικό δίκτυο παράδοσης. Μια πλατφόρμα μπορεί να διατηρεί τη σχέση μεταξύ της παραγγελίας, και των δύο δεμάτων και των αντίστοιχων αναφορών τους. Το προσωπικό εξυπηρέτησης πελατών μπορεί έτσι να διακρίνει μια μερικώς παραδοθείσα παραγγελία από μια παραγγελία που δεν παραδόθηκε καθόλου.

Οι τελωνειακές πληροφορίες απαιτούν ιδιαίτερη προσοχή. Μια κατάσταση που περιγράφει την υποβολή εγγράφων δεν αποδεικνύει από μόνη της την τελωνειακή αποδέσμευση. Η πλατφόρμα πρέπει να διακρίνει ένα μήνυμα που αναφέρθηκε από έναν συνεργάτη logistics από μια επίσημη απόφαση, όπου αυτή η διάκριση είναι διαθέσιμη. Η πρόσβαση σε γεγονότα αποστολής επίσης δεν αποδεικνύει ότι έχουν καταβληθεί δασμοί, ότι μια δήλωση είναι νομικά ορθή ή ότι τα αγαθά πληρούν τις απαιτήσεις εισαγωγής.

Για τις επιστροφές, το ίδιο επίπεδο πληροφοριών μπορεί να συνδέσει μια έγκριση επιστροφής με την αποστολή επιστροφής και την παραλαβή στην αποθήκη. Οι αποφάσεις ελέγχου και επιστροφής χρημάτων παραμένουν ξεχωριστές διαδικασίες, εκτός εάν περιλαμβάνονται ρητά στη ροή εργασίας. Η καταγραφή της παράδοσης ενός δέματος επιστροφής δεν επιβεβαιώνει απαραίτητα την κατάσταση ή το περιεχόμενο των επιστρεφόμενων αγαθών.

Ποιότητα, πρόσβαση και περιορισμοί δεδομένων

Η χρησιμότητα μιας πλατφόρμας εξαρτάται από την ποιότητα και το πεδίο εφαρμογής των εισόδων της. Η ενσωμάτωση από μόνη της δεν μπορεί να δημιουργήσει γεγονότα που μια πηγή δεν καταγράφει ή δεν αποκαλύπτει. Ελλείψεις σε σαρώσεις, καθυστερημένες μεταδόσεις, ασυνεπή αναγνωριστικά και ελλιπείς συνδέσεις με συνεργάτες μπορούν να περιορίσουν την τελική εικόνα.

• Κάλυψη: Καθορίστε ποιοι μεταφορείς, εγκαταστάσεις, σκέλη μεταφοράς και επιχειρηματικές διαδικασίες παρέχουν πραγματικά δεδομένα.
• Έγκαιρη ενημέρωση: Διακρίνετε τον χρόνο γεγονότος, τον χρόνο λήψης και τον πιο πρόσφατο επιτυχή συγχρονισμό.
• Σημασία: Ελέγξτε πώς αντιστοιχίζονται οι καταστάσεις της πηγής και αν παραμένουν διαθέσιμες οι αρχικές περιγραφές.
• Αρμοδιότητα: Προσδιορίστε ποιο σύστημα ελέγχει κάθε αρχείο και ποιοι συμμετέχοντες μπορούν να το διορθώσουν.
• Πρόσβαση: Περιορίστε τα εμπορικά έγγραφα, τα στοιχεία πελατών και τα λειτουργικά αρχεία στους κατάλληλους χρήστες.
• Αξιοπιστία: Καθορίστε τον τρόπο διαχείρισης αποτυχημένων μεταφορών, διπλών μηνυμάτων και αντικρουόμενων ενημερώσεων.

Οι ισχυρισμοί για ορατότητα σε πραγματικό χρόνο πρέπει να ερμηνεύονται σε σχέση με τον υποκείμενο μηχανισμό ενημέρωσης. Ένας πίνακας ελέγχου μπορεί να ανανεώνεται αμέσως, ενώ η πηγή του παρέχει γεγονότα μόνο μετά από καθυστέρηση. Ομοίως, μια εκτιμώμενη ημερομηνία παράδοσης είναι πρόβλεψη και όχι επιβεβαιωμένο γεγονός παράδοσης. Η ξεχωριστή παρουσίαση των εκτιμήσεων και των παρατηρημένων γεγονότων βοηθά στην αποφυγή παραπλανητικών συμπερασμάτων.

Η κεντρική παρουσίαση επίσης δεν εγγυάται τη διαλειτουργικότητα. Δύο συστήματα μπορεί να ανταλλάσσουν επιτυχώς ένα μήνυμα ενώ ερμηνεύουν διαφορετικά ένα πεδίο. Τα κοινά αναγνωριστικά, οι συμφωνημένοι ορισμοί μηνυμάτων, οι τεκμηριωμένες αντιστοιχίσεις καταστάσεων και η σαφής ευθύνη για διορθώσεις είναι επομένως εξίσου σημαντικά με την τεχνική σύνδεση.

Συχνές ερωτήσεις

Είναι μια πλατφόρμα πληροφοριών logistics το ίδιο με έναν ιστότοπο παρακολούθησης;

Όχι. Ένας ιστότοπος παρακολούθησης επικεντρώνεται στην κατάσταση της αποστολής. Μια πλατφόρμα πληροφοριών logistics μπορεί επίσης να συνδέει παραγγελίες, απόθεμα, δραστηριότητα αποθήκης, έγγραφα, ροές μεταφοράς και επιστροφές. Ωστόσο, ορισμένες πλατφόρμες έχουν σκόπιμα περιορισμένο πεδίο παρακολούθησης.

Ελέγχει μια πλατφόρμα τη φυσική αποστολή;

Όχι απαραίτητα. Η λήψη και η παρουσίαση πληροφοριών δεν παρέχει λειτουργικό έλεγχο. Ενέργειες όπως η αλλαγή μιας κράτησης μεταφοράς ή η ανακατεύθυνση ενός δέματος απαιτούν υποστηριζόμενες λειτουργίες, δικαιώματα και αποδοχή από το υπεύθυνο μέρος.

Μπορεί να εμφανίσει κάθε στάδιο μιας διασυνοριακής αποστολής;

Μόνο όταν υπάρχουν διαθέσιμα και σωστά συνδεδεμένα σχετικά δεδομένα. Οι παραδόσεις μεταξύ μεταφορέων, οι τελωνειακές διαδικασίες και η παράδοση στον προορισμό μπορεί να περιλαμβάνουν ξεχωριστά συστήματα, ενώ ορισμένα γεγονότα μπορεί να καθυστερούν ή να μην είναι διαθέσιμα.

Τι καθιστά αξιόπιστες τις πληροφορίες της πλατφόρμας;

Η αξιοπιστία βασίζεται σε αναγνωρίσιμες πηγές, σωστή αντιστοίχιση αρχείων, σαφείς σημασίες γεγονότων, κατάλληλες χρονικές σημάνσεις και τεκμηριωμένη διαχείριση σφαλμάτων. Μια ενοποιημένη οθόνη είναι χρήσιμη, αλλά από μόνη της δεν αποδεικνύει ότι οι υποκείμενες πληροφορίες είναι πλήρεις ή τρέχουσες.

Πηγές

• GS1: EPCIS — Υποστηρίζει τη συζήτηση σχετικά με τυποποιημένα δεδομένα γεγονότων ορατότητας και την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ επιχειρήσεων.
• GS1: Electronic Data Interchange — Υποστηρίζει την εξήγηση της ανταλλαγής δομημένων επιχειρηματικών μηνυμάτων μεταξύ εμπορικών εταίρων.
• UNECE: Trade Facilitation Recommendations, Recommendation No. 33 — Υποστηρίζει την έννοια της ενιαίας θυρίδας και τη διάκρισή της από τον γενικό συντονισμό πληροφοριών logistics.